Med afsæt i hovedbestyrelsens årsplan var der udarbejdet dagsorden, der havde været til forbehandling i Formandskabet den 8. september 2016.

Transkript

1 Referat af Hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Tid: Mandag den 3. oktober 2016, kl Sted: Diabetesforeningen, Toldbodgade 33, København Tilstede: HB: Truels Schultz, Jørgen Andersen, Torben Wied, Henning Nielsen, Anja Dahl Østergren, Thomas Skjellerup, Thomas Elgaard Larsen, John Arne Sørensen og Mette D. Jensen. Hovedkontoret: Henrik Nedergaard, Ane Eggert Jackson og Gitte Thomsen Lippert (referent). Peer Steensbro og Dorte Jensen deltog i pkt. 4-6 Henrik Fagerholt deltog i pkt Godkendelse af dagsorden Med afsæt i hovedbestyrelsens årsplan var der udarbejdet dagsorden, der havde været til forbehandling i Formandskabet den 8. september Hovedbestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde Referat af hovedbestyrelsesmødet den 20. maj 2016 blev godkendt med en enkelt kommentar den 13. juni Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning. 3. Opfølgning på Formandskabsmøde Referat af Formandskabets ekstraordinære møde den 20. juni og ordinære møder den 18. august og 8. september blev udsendt henholdsvis den 1. juli, 31. august og 23. september til orientering. Hovedbestyrelsen tog referaterne til efterretning. Spørgsmål til referatet af 18. august 2016 vedr. ny organisering af hovedkontoret tages under pkt. 13. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 1

2 ØKONOMI 4. Afrapportering til hovedbestyrelsen beslutning Med afsæt i hovedbestyrelsens input til behov for afrapportering på økonomi og andre større sager samt en forhåndsdrøftelse med formandskabet fremlagde Peer Steensbro forslag til fremtidig afrapportering. Den økonomiske afrapportering vil ske pr. kvartal og bestå af 1-3 siders økonomisk afrapportering opdelt i tre områder: Flash: Visuel grafisk visning af områder/emner, der er aktuelle for perioden Regnskab/økonomi: Relevante uddrag/nøgletal fra regnskabet, der vil være de samme fra periode til periode. Her vises samtidig budgettal for indeværende år og sammenligningstal fra regnskabet for året før Kommentarer: Afvigelsesforklaringer på væsentlige budgetafvigelser med fokus på hvorfor og hvad der gøres ved dem, opfølgning på strategiske projekter og ikke mindst direktørens strategiske bemærkninger til afrapporteringen. Afrapporteringen vil være kort og kontant og afspejle, hvad virkeligheden er. Med hensyn til afrapportering på større projekter er det hensigtsmæssigt at starte med afrapportering på Vækstplan III og de projekter, som vi har modtaget større donationer til. Afrapporteringen træder i kraft fra første kvartal HB godkendte forslaget til økonomisk afrapportering. 5. Halvårsregnskab Vækstplan III/Forretningsanalyse formueforvaltning - status 6. Toldbodgade, stueetagen status Henrik Nedergaard gav en mundtlig status på mødet. Hovedkontoret havde forhandlet de sidste detaljer på plads med Nordea Ejendomme vedr. istandsættelse og etablering af diverse forbedringer i Toldbodgade, stueetage. Diabetesforeningens Hovedbestyrelse godkendte i marts 2016 at udvide lejemålet inkluderende stueetagen i Toldbodgade 33 til endelig overtagelse den 15. august Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. Der ønskes en kvartalsvis opfølgning på dette område. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 2

3 BESLUTNINGSPUNKTER FORENINGSPOLITIK 7. Strategi beslutning Henrik Nedergaard gav en kort status vedr. udvikling af ny Strategi Formandskabet besluttede på mødet den 18. august 2016 at indstille til hovedbestyrelsen at udskyde strategiprocessen inkl. visionsdrøftelsen, da formandskabet i samråd med hovedkontoret var enige om, at det ville være uhensigtsmæssigt at udvikle en ny strategi med en ny vision, nye strategiske målsætninger mv., som måske ikke ville være i samklang med den af bestyrelsens prioriterede Vækstplan III. Hovedbestyrelsen godkendte formandskabet og hovedkontorets forslag om at levetidsforlænge nuværende strategi til Der afrapporteres som vanligt på strategi, fokusområder og mærkesager. Den politiske del af strategien bør være dynamisk, for der kommer løbende sager til, f.eks. Steno Diabetes Centre, som vi også skal kunne agere på. Justeringer til strategien vil blive drøftet på HB-seminaret. 8. Foreningsudvikling beslutning Som bekendt har formanden annonceret en mulig organisationsjustering i foreningen på Delegeretmødet i maj Formandens leder i det forrige medlemsblad gjorde ligeledes opmærksom på dette. På de fire første regionsmøder september 2016 har der også været en indledningsvis dialog med de frivillige omkring en eventuel justering/tilpasning af foreningens organisation. Ved den seneste større drøftelse omkring dette emne (2007) blev der givet god tid til gode drøftelser. Det foreslås ligeledes denne gang. Drøftelse: Truels Schultz fremlagde punktet og anbefalede bestyrelsen at udvise rettidig omhu og igangsætte et serviceeftersyn af organisationen. Hovedbestyrelsen bidrog til drøftelsen med følgende input til en kommende brainstorm: Hvem vil vi gerne tiltrække medlemmer/ambassadører? Aktivitetsbaseret organisering Opdeling af større områder Forankringen af børnefamilie- og ungegrupper Vigtigt at se på andre måder at være frivillig på uden at være bundet for meget Hovedbestyrelsen ønskede et forslag til procesforløb og tidsplan fra hovedkontoret. De ønskede i den forbindelse en ekstern processtyring og involvering af organisationen overvejet på et niveau, der er til at arbejde med. Der stiles mod en organisatorisk tilpasning til godkendelse i Repræsentantskabet senest Ledelsessekretariatet 12. oktober - 3

4 9. Diabetesforeningens fællesmøder - beslutning Diabetesforeningen udvikler sig hastigt med medlemstilvækst, stigende indtægter, politisk indflydelse mv. og heraf voksende opgavekompleksitet. Fællesmøderne er et vigtigt element i at samle foreningens frivillige til orientering, menings- og erfaringsudveksling samt kompetenceudvikling. Evalueringer fra tidligere møder viser, at mange frivillige har et ønske om mere kompetenceudvikling. Derfor kan kompetenceudvikling og kurser med fordel indgå mere systematisk i fremtidens regionsmøder og HB/RU fællesmøder, set i forhold til konkrete mål. Der er opbakning fra Regionsudvalgene til nedenstående anbefalinger, dog særligt ønske om, at HB medlemmer skal have mulighed for at deltage hele dagen på HB/RU fællesmøder. Anbefalinger om fremtidens regionsmøder: Hovedkontoret foreslår på baggrund af de frivilliges input, at vi overgår til internatmøder en gang årligt (i lige år) med henblik på at skabe mere tid til kompetenceudvikling af frivillige. I lige år (fra 2018), hvor der ikke er valg til regionsudvalgene, afholdes 5 regionale internatmøder i marts og april måned, og ingen regionsmøder i efteråret. Foråret er valgt, eftersom forberedelserne til landsindsamlingen kan indgå på møderne De 5 regionale internatmøder kommer til at rumme mere kompetenceudvikling af frivillige og giver muligheden for at komme mere i dybden og bredden med udvalgte emner, der har strategisk betydning for Diabetesforeningen, f.eks. landsdækkende events som Verdens Diabetes Dag og landsindsamlingen 2018 bliver et prøve-år. Internatmodellen skal efterfølgende evalueres for at se, om vi er nået målet med de ønskede forbedringsmuligheder, og for at vurdere om det er en model, der kan blive permanent. Økonomi: Med 5 internatmøder (i lige år) skønnes økonomien at stige med kr., som p.t. ikke er afsat i budgettet. De midler kan hentes ind ved at flytte årets planlagte kurser og ERFA-møder til regionsmøderne, derved spares transportudgifter og nye kursussteder som højskoler med højere grad af selvbetjening. Anbefalinger om fremtidens HB/RU fællesmøder: Så længe Diabetesforeningen har vedtægtsbestemte regionsudvalg giver det også mening af mødes en gang årligt HB, hovedkontoret og regionsudvalgene. En overvejelse kan være, om HB skal være repræsenteret på hele mødet eller blot kortere tid, da hovedbestyrelsen har ansat en direktør til den daglige ledelse, jf. vedtægterne. På de seneste to møder er HB og regionsudvalgene kommet tættere på en afklaring af regionsudvalgenes fremtidige rolle, primært to opgaver støtte til lokalforeninger m.fl. samt politisk samarbejde. Således kan indhold på fremtidige HB/RU møder med fordel handle om mere kompetenceudvikling og støtte til regionsudvalgenes opgaver. Der kan f.eks. komme oplægsholdere udefra, som kan inspirere regionsudvalgene i deres konkrete arbejde. Således foreslås det: At fremtidens HB/RU fællesmøder bliver forkortet til et formiddagsmøde til gengæld ændres eftermiddagen til mere kompetenceudvikling, der kan understøtte regionsudvalgenes to primære opgaver; støtte til lokalforeninger og politisk vagthund med strategisk betydning for Diabetesforeningen. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 4

5 HB medlemmer har mulighed for at deltage hele dagen. Økonomi: Vil være uændret. Fremtidens regionsmøder: Hovedbestyrelsen bad om en ny beregning på ændringen af regionsmøder med internatmøder i lige år (fra 2018) med fokus på mere kompetenceudvikling. Der ønskes en pris på ét samlet internatmøde, hvor alle fem regioner deltager og en vurdering på, om det overhovedet er muligt for hovedkontoret at løfte opgaven i forhold til internatmødets mange elementer. HB/RU fællesmøde: Hovedbestyrelsen godkendte ændringen af fremtidens HB/RU fællesmøder, hvor eftermiddagen har fokus på kompetenceudvikling, der kan understøtte regionsudvalgenes primære opgaver. Der ses på den samlede mødeaktivitet igen, når vi kender udfaldet drøftelserne om organisationsudvikling. 10. Evaluering af Landsindsamling beslutning 11. IDF Europe regionalt møde beslutning Som bekendt har IDF fået nye vedtægter til generalforsamlingen 2015 og senest med resultatet af Postal Ballot, der desværre ikke faldt ud, som vi ønskede det. Derfor har bestyrelsen nu blandt andet mandat til ikke at ansætte en CEO. I den nye struktur har regionerne valg til deres bestyrelse hvert andet år. Valgene afholdes i samme år, som der er valg til IDF Global. I år, hvor der ikke er valg til bestyrelsen i IDF European Region, afholdes et statusmøde. Mødeformen er ikke endeligt udviklet, da implementeringer er igangsat i 2016; men som det ses af dagsordenen, er der primært fokus på programmer og aktiviteter under IDF, erfaringsudveksling og status fra underregionerne (Østeuropa og norden i vores tilfælde) samt andre mere operationelle emner. Det eneste, der skal stemmes om, er budget og regnskab for IDF Europe, som er kendt forud for mødet, hvorfor der kan laves sagsbehandling på forhånd. Møde i er et år uden valg til bestyrelsen. Mødet afholdes i Lissabon november Der har været uklarhed om, hvor mange deltagere man kunne sende. Vi har fået besked om, at vi kan få betalt to personer. Ønsker vi flere deltagere, skal vi selv dække alle udgifter. Den gældende rapport om internationalt arbejde afspejler ikke den nuværende situation ift. kadencer og fokus for IDF Global og Europes møder. Dertil kommer, at HB ikke har udpeget én person som ansvarlig for det internationale efter Michael Kriegbaum Skjødt trådte ud af bestyrelsen. Hovedbestyrelsen besluttede, at Truels Schultz som formand og Torben Wied med sin økonomiske baggrund deltager fra hovedbestyrelsen i Lissabon. Hovedkontoret er repræsenteret ved Charlotte Rulffs Klausen. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 5

6 ØVRIGE PUNKTER FORENINGSPOLITIK 12. Kulturmåling - Evaluering af hovedbestyrelsens arbejde i 2015/2016 orientering HR chef, Henrik Fagerholt gennemgik hovedbestyrelsens samlede resultat på baggrund af den gennemførte evaluering af hovedbestyrelsens arbejde i 2015 og Der var alene tale om en præsentation af resultaterne, idet bestyrelsen skal arbejde videre med resultaterne på det kommende HB-seminar i Målingen viste en positiv fremgang på mange af parametrene og betragtes som en forbedring i forhold til sidste måling. Hovedbestyrelsen ser frem til den videre dialog, hvor de kan gå i dybden med de enkelte indsatsområders resultater. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Hovedkontorets nye organisation pr. 1. januar orientering Henrik Nedergaard orienterede om hovedkontorets nye organisation, som officielt træder i kraft den 1. januar Diabetesforeningen er gennem de seneste år vokset kraftigt både i bredden og dybden og ikke mindst i kompleksitet, og der er ingen tvivl om, at den positive udvikling vil fortsætte de kommende år, hvilket også er formålet med implementeringen af Vækstplan III. Det daglige arbejde kræver mere speciel faglighed og tæt dialog end tidligere; f.eks. Steno Centre, diabeteshuse og politisk arbejde ligeledes også i den sammenhæng kræves der endnu mere af den daglige ledelse. Direktøren har efter aftale med formandskabet derfor besluttet at lave en større ændring i ledelsen af hovedkontoret. Målet er, at hovedkontoret skal være endnu bedre rustet til de kommende års vækst og udfordringer og mindske sårbarheden i topledelsen. Efter længere tids overvejelse og sparring med ledergruppen har direktøren besluttet at samle afdelingerne i tre større enheder. Med den nye organisering vil hovedkontoret bedst kunne imødekomme nye krav og behov og samtidig holde fokus på de ambitiøse mål om flere medlemmer, synlighed og politisk indflydelse i Vækstplan III. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 6

7 14. Steno Diabetes Centre - drøftelse 15. Forberedelse af HB-RU fællesmøde - drøftelse Det årlige planlagte HB/RU fællesmøde er den 5. november 2016 i Toldbodgade. Hovedbestyrelsen besluttede under pkt. 9 en ændring af fremtidens HB/RU fællesmøder, der betyder at selve fællesmødet afkortes til et formiddagsmøde. Om eftermiddagen vil der være kompetenceudvikling, der kan understøtte regionsudvalgenes to primære opgaver; støtte til lokalforeninger og politisk vagthund med strategisk betydning for Diabetesforeningen. Hovedbestyrelsen er naturligvis velkommen til at deltage hele dagen. Thomas Skjellerup og Jørgen Andersen kan desværre ikke deltage i mødet. Hovedbestyrelsen godkendte dagsordensforslaget til HB/RU fællesmødet. 16. Efterårets regionsmøder status Efterårets regionsmøder er netop afholdt i hver region. Møderne indeholdte generel orientering af aktuelle nyheder, dialog og erfaringsudveksling samt kompetenceudvikling af frivillige jf. vedtægterne. Det overordnede tema for møderne var denne gang kompetenceudvikling af frivillige i forhold til den nye risikotest. Målet var at gøre de frivillige fortrolige med den nye model forud for Verdens Diabetes Dag. På møderne blev der vist et filmklip, hvor Torsten Lauritzen i interview af Morten Jakobsen forklarede, hvorfor Diabetesforeningen har valgt at stoppe med at anvende priktesten, og hvad den nye test, der nu træder i stedet, kan. Derefter blev der vist en lille film, som var optaget på Roskilde Apotek, hvor Inge Margrethe Vollmer fra LF i Roskilde prøvede den nye test på apotekets besøgende. Der blev lyttet i fuld koncentration til Torstens forklaring. Filmen fra apoteket løftede stemningen, da den spejler oplevelser, som mange frivillige har i mødet med danskerne. Efter filmene var vist i plenum, var der præsentation ved Diabetesforeningens sundhedsprofessionelle af den nye test. Udstyret med omfangsmålere, tommestokke, vægte samt materialer, udarbejdet af Diabetesforeningen til formålet, oplærtes ca. 300 frivillige i screeningsmetoden. Alle lokalforeninger og grupper fik udleveret en lærredspose med opsporingsmaterialer og værktøjer på dagen. Regionsmøderne var forløbet godt og de umiddelbare tilbagemeldinger var, at det havde været nogle gode og inspirerende dage. Den samlede opsamling af regionsmøderne inkl. resultatet af evalueringsskemaerne præsenteres på HB/RU fællesmødet den 5. november Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. 17. HB Kompetencegruppen Internt drøftelsespunkt. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 7

8 EVENTUELT OG NÆSTE MØDE 18. Eventuelt HB/RU fællesmødet 5. november 2016 Datoen for det kommende HB/RU fællesmøde er udmeldt via flere udgaver af FrivilligNyt. Særskilt invitation til RU fremsendes i løbet af oktober. National Unge Styregruppe (NUS) Thomas Skjellerup gjorde opmærksom på, at der skal aflægges en rapport til hovedbestyrelsen omkring NUS arbejde. Dette vil ske på første hovedbestyrelsesmøde i Regionsmøderne Hovedbestyrelsen efterlyste invitationer til møderne, således de var orienteret omkring program og deltagere. Hovedkontoret tager det til efterretning. 19. Næste møde Næste møde er den 24. november 2016 i Toldbodgade. Ledelsessekretariatet 12. oktober - 8