Med afsæt i Hovedbestyrelsens årsplan er der udarbejdet dagsorden, der har været til forbehandling i Formandskabet den 7. februar 2018.

Transkript

1 Referat af hovedbestyrelsesmøde i Diabetesforeningen Tid: Torsdag den 22. februar 2018, kl Sted: Diabetesforeningen, Toldbodgade 33, København Tilstede: Truels Schultz, Torben Wied, Jørgen Andersen, Henning Nielsen, Mette D. Jensen, Thomas Skjellerup, John Arne Sørensen, Anja Dahl Østergren og Thomas Elgaard Larsen. Hovedkontoret: Henrik Nedergaard, Ane Eggert Jackson, Charlotte Rulffs Klausen og Gitte Thomsen Lippert (referent). Peer Steensbro deltog under pkt Gæster: Morten Petersen, Intenz og Lars Rasmussen, Bonnesen Advokater. 1. Godkendelse af dagsorden Med afsæt i Hovedbestyrelsens årsplan er der udarbejdet dagsorden, der har været til forbehandling i Formandskabet den 7. februar Hovedbestyrelsen gjorde opmærksom på følgende: Bilag til dagsordenen skal så vidt muligt udsendes rettidigt, således bestyrelsen har mulighed for at forberede sig til mødet (økonomisk afrapportering, Operates præsentation/analyse samt redegørelse omkring arvesager) Sker der forsinkelse af materiale orienteres herom. Formandskabet og adm. direktør gav udtryk for enighed heri. Der gjort opmærksom på, at Operates præsentation var ønsket omskrevet til en kortere version, hvilket var sket. Økonomisk afrapportering fandt sted som aftalt med aflevering på mødet, eftersom tallene ikke teknisk set kunne afleveres inden. Hovedbestyrelsen godkendte herefter dagsordenen. Formandskabet vil på kommende møde drøfte optimering, herunder rettidig udsendelse af dagsordensmaterialer til HB-møderne. 2. Opfølgning på Hovedbestyrelsesmøde Referat af hovedbestyrelsesmøde den 30. november 2017 blev godkendt uden bemærkninger. Hovedbestyrelsen tog referatet til efterretning. Ledelsessekretariatet 14. marts - 1

2 3. Opfølgning på Formandskabsmøde Formandskabet afholdt ordinært møde den 7. februar Referatet var vedhæftet som bilag. Herudover var der ekstraordinære møder i Formandskabet og HB Referencegruppen den 18. januar Referat fra disse møder blev udsendt den 19. januar Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. ØKONOMI 4. Årsresultat 2017 status 5. Økonomi Arvesager - redegørelse 6. Økonomi Persondataforordning orientering Peer Steensbro gav en kort introduktion til persondataforordningen, der træder i kraft den 25. maj 2018 og dens betydning for Diabetesforeningen. Formålet er ensartet anvendelse og håndhævelse af databeskyttelse i EU og beskyttelse af borgernes grundlæggende rettigheder. En skærpelse og rebranding af, hvordan man behandler persondata. Bevisbyrden vendes om i forhold til tidligere nu ligger den hos os. Vi skal beskytte rettighederne for de mennesker, hvis persondata foreningen opbevarer. Det er medlemmets data som vi låner i en begrænset periode og det er vores ansvar at tage vare på dataene. Evnen til at håndtere persondata ansvarligt vil i stigende grad blive et konkurrence-parameter og folkets dom kan ende med at være den hårdeste. Persondataforordningen vil også få betydning for den måde, vi behandler data på sammen med lokalforeningerne. Der skal laves databehandleraftaler og klare regler for, hvad lokalforeninger må med medlemsdata. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. På et af de kommende HB-møder gives en grundigere introduktion til persondataforordningen herunder infopjece om persondatasikkerhed sammen med en økonomisk redegørelse på indførelsen af persondataforordningen. Ledelsessekretariatet 14. marts - 2

3 BESLUTNINGSPUNKTER FORENINGSPOLITIK 7. Foreningsudvikling drøftelse Hovedbestyrelsen havde aftalt en workshop, faciliteret af Intenz. Formålet var en drøftelse i Hovedbestyrelsen, som gerne skulle munde ud i overordnede konkrete anbefalinger fra Hovedbestyrelsen til foreningsudvikling med afsæt i medlemsundersøgelsen (også ikkemedlemmer), stakeholderanalysen samt opsamling på stormøde. Advokat Lars Rasmussen fremlagde sine betragtninger fra stormødet på mulige vedtægtsændringer: Foreningen er i en konkurrencesituation i forhold til at genere indtægter, levere høj faglig kompetence og en generel professionalisering. I den forbindelse kan man gøre sig overvejelser om mere fleksibilitet, således foreningen er omstillingsparat til den verden og virkelighed, der hele tiden ændrer sig. Foreningens nuværende vedtægter er meget specifikke og detaljerede. Ændring af vedtægterne kan ske enten alene ved forenkling, eller fordi man også ønsker organisationsændringer. Ønskes organisationsændringer, kan det kombineres med forenkling. Begge dele kræver Hovedbestyrelsens beslutning, og særligt organisationsændringer (evt. med afsæt i ønsket om fleksibilitet), kræver en præcis instruks for at kunne omformulere vedtægterne. Herefter blev Operates kortfilm om analysernes hovedresultater vist. Filmen vises også på forårets regionsmøder. Operates analyse er resultatet af, hvordan vi opfattes i dag samt bedste bud på fremtiden. Hovedbestyrelsen arbejdede herefter i plenum med opgaver/spørgsmål for at nå nærmere, hvad der kan formidles videre ude på regionsmøderne. Hvad skal der til for at nå målet i 2028 Det at skue fremad til 2028 og bevæge sig op i et helikopterperspektiv gav gode drøftelser herunder blandt andet om: - begrebet politisk interessevaretagelse - kendskab til foreningen - kompetencer i Hovedbestyrelsen - vigtigt at besidde de nødvendige kompetencer for at fremstå professionel og kompetent - sammensætning af repræsentantskab og Hovedbestyrelse fremadrettet professionalisering Intenz afrundede punktet med en kort opsummering og videre plan for foreningsudviklingen ude på regionsmøderne: Status på arbejdet og processen Visning af Operates kortfilm med hovedkonklusionerne fra analyserne Præsentation af de to spor: Spor 1: Et ønske om en fleksibel projektorganisation - med professionel styring og konceptudvikling. Argumenterne herfor var bl.a. at det frivillige engagement/indsats kunne kobles op på de aktiviteter, den enkelte frivillige var motiveret for. Ligesom de frivilliges ressourcer kunne bruges målrettet til at understøtte fælles aktiviteter og sikre mere fælles fodslag til at styrke de strategiske målsætninger i særdeleshed kendskab & sympati, medlemshvervning. Ledelsessekretariatet 14. marts - 3

4 Spor 2: Et ønske om at fastholde organisationen, som den er dog med få undtagelser: kortere valgperioder, klarere roller for RU og LF, flere guidende initiativer fra HK mv. Argumenterne herfor var bl.a., at mange af de nuværende frivillige er godt tilfredse med organisationen, samt at flere lokalforeninger fungerer rigtigt godt, som det er. Intenz og hovedkontoret udarbejder præsentationsoplæg med afsæt i ovenstående. Hovedbestyrelsen modtager oplægget forud for regionsmøderne. 8. Delegeretmøde gæster beslutning I lige år afholdes Delegeretmøde med en temadag. Årets møde afholdes på Comwell Middelfart, lørdag den 26. maj Udover stemmeberettigede til Delegeretmødet, er der tradition for at invitere flere gæster end til et Repræsentantskab. Gæsterne inviteres med afsæt i temaet og det forventede udbytte, gæsterne kan få af deltagelsen. Det bemærkes, at ansatte deltager udover de nævnte i indstillingen nedenfor, og at æresmedlemmer ikke automatisk inviteres til Delegeretmødet. Tema og gæster: Temaet for Delegeretmødet er foreningsudvikling og følgende inviteres som gæster: Én ekstra fra hvert regionsudvalg Én ekstra fra hver ungegruppe Én ekstra fra hver børnefamiliegruppe Fra hver af de lokalforeninger, der dækker to kommuner, inviteres udover den stemmeberettigede delegerede én gæst (forventeligt 2 ekstra) Tre repræsentanter fra NUS (formanden og 2 som de selv udpeger) Statsautoriseret revisor Kritisk revisor Mødeleder Hovedbestyrelsen godkendte forslag temaet Foreningsudvikling og forslag til gæster til Delegeretmødet. 9. NUS rammeplan beslutning Punktet blev udsat til næste HB-møde i marts. Ledelsessekretariatet 14. marts - 4

5 ØVRIGE PUNKTER FORENINGSPOLITIK 10. IDF - status IDF Europe og Global afholdte generalforsamlinger i december 2017 i Abu Dhabi. Diabetesforeningen fik 6 af 8 ønskede kandidater valgt ind i IDF Global s bestyrelse, inklusiv Andrew Boulton som President Elect. Sagen følges løbende. Hovedbestyrelsen tog status til efterretning. EVENTUELT OG NÆSTE MØDE 11. Eventuelt Ekstra deltagere på forårets regionsmøder - Truels På baggrund af store ønsker om udvidet deltagerkreds og en formodet tidligere lovning herpå, besluttede Hovedbestyrelsen at udvide deltagerkredsen på forårets mødet, hvor foreningsudviklingen er til videre drøftelse. Som konsekvens heraf indsnævres deltagerkredsen på efterårets regionsmøder med to deltagere fra hver lokalforening. Skive Lokalforening Jørgen Andersen oplyste, at han havde trukket sig fra formandsposten i Skive Lokalforening. Der er valgt ny bestyrelse. 12. Næste møde Der afholdes ekstraordinære møde: Tirsdag den 20. marts Endeligt tidsrum afklares med Formandskabet. Ledelsessekretariatet 14. marts - 5