Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 5.4.2016 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Amager René Sjælland Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen (deltager kl. 8-9) Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 3. marts 2016 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Teamleder, Kvalitets- og udviklingsafd., Marie Louise Shee (punkt 2) Konsulent, Sekretariats- og Kommunikationsafd., Stine Filtenborg (punkt 3) Direktør Martin Lund (formand) Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Leanchef Jens Normand Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen
Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Forummets rolle ifm. implementeringen af Sundhedsplatformen (8.05-8.35) 3. Mini-evaluering af tværgående mødefora (8.35-9.00) 4. Orientering om proces vedr. DDKM-standarder (9.00-9.10) 5. Porteføljeoversigt og status (9.10-9.30) a. Evalueringsplan for FACT orientering og drøftelse b. A3 om HR-arbejdsgange: kort status 6. Mødeevaluering (9.30-9.35) 7. Evt. (9.35-9.40) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde (8.3) Kommentarer Referatet er godkendt Bilag Bilag 1. Referat FSEA 8.3 2016 Punkt 2 Forummets rolle ifm. implementeringen af Sundhedsplatformen (8.05-8.35) Peter Treufeldt holder et oplæg og herefter tid til spørgsmål og drøftelse Forummet tager sin rolle som reference/ekspertgruppe det kommende år hvor Sundhedsplatformen implementeres til efterretning At forummet i rollen som reference/ekspertgruppe godkender oplæg til udvidelse af gruppen med enkelte interne deltagere samt deltagelse af eksterne deltagere fra programmet, CIMT m.fl. (se bilag) Forummet tager, de af Sundhedsplatformsprogrammet fastlagte mødedatoer, til efterretning (overblik over møderække eftersendes) Peter holdt oplæg og orienterede bl.a. om at det nu er besluttet at hospitalsledelsen skal være styregruppe for Sundhedsplatformens implementering og at FSEA skal fungere som referencegruppe. Forummets rolle bliver at kvalificere implementeringen, pege på dilemmaer og komme med forslag til styregruppen. FSEA skal mødes som referencegruppe hver 8. uge med første møde 26.maj. Til disse møder udvides gruppen med en række eksterne og interne Side 2
medlemmer. Der blev spurgt til hvordan bruger-/pårørenderepræsentanter kan følge med i det materiale, som deles på intranettet, idet de ikke har adgang til intranettet. Det foreslås, at en sekretariatsmedarbejder får til ansvar at sende materialet videre ud. Det undersøges hvem. Den offentlige webportal sundhedsplatform.dk kan svare på en del spørgsmål. Herudover blev det kommenteret, at uddannelsesforløbene vil kunne give en del spild ifm. transport, hvilket vil betyde produktionstab. Det blev også kommenteret, at der er forskelle mellem centrene ift. hvilke faggrupper, der løser hvilke opgaver. Dette skal indgå i planlægning af uddannelsesmoduler, så der er fokus på opgaver/rolletilgang gennem gode analyser. Og så skal vi være opmærksomme på det for at undgå flaskehalse. Der blev spurgt til om VMU-deltagelsen i referencegruppen bør afspejles i de lokale implementeringsorganisationer. Det vil være godt at gøre det samme på alle centre. Det blev besluttet, at spørgsmålet om medinddragelse af LMU tages videre i hospitalsledelsen (Line, Henrik og Anne-Rose). Det besluttes, at Liv udarbejder et familiealbum over medlemmerne i referencegruppen med billede og oplysninger om stilling, ansættelsessted, mv.. Der foreslås et påklædningsmøde forud for d.26. maj hvor bruger- og pårørenderepræsentanter og andre interesserede fra referencegruppen klædes på inden opgaven som referencegruppe. Dette videregives til KUA. Det bemærkes, at referencegruppen skal huske at sikre brugerinddragelsen løbende er i fokus og hvordan de inputs bruges. Peter Treufeldt præsenterer RHP s implementeringsorganisation herunder FSEA rolle som reference/ekspertgruppe. Organiseringen i RHP bygger på høstede implementeringserfaringer fra HGH og RH og Sundhedsplatformprogrammets anbefalinger. Møderække for referencegruppen: Torsdage kl. 9.00 10.30 Der vil blive indkaldt til møderne via outlook kalenderen snarest. Bilag Bilag 2. Bemanding af reference/ekspertgruppen for Sundhedsplatformen (dir.godkendt) Notat vedr. implementeringsorganisationen eftersendes. Side 3
Punkt 3 Mini-evaluering af tværgående mødefora (8.35-9.00) Kort oplæg v. Stine Filtenborg, Sekretariats- og Kommunikationsafdelingen og herefter drøftelse i grupper. drøfter oplæg om resultaterne af evaluering af de tværgående mødefora og kommer med evt. idéer til foraenes arbejde. Mødeforummet drøftede de hidtidige erfaringer med forummøderne og input blev givet videre til SKA. En stor del af inputs (især om præcisering af mandat, udvidelse af deltagerkreds, mulighed for suppleanter, tværgående sammenhængskraft) skal tages videre i hospitalsledelsen og direktionen. Andre input er noget formandsskabet og sekretariatsbetjeningen kan gøre noget ved såsom udarbejdelsen af et familiealbum, inddragelse i udarbejdelse af dagsorden samt sikre tid til og formål med drøftelser. Det er vigtigt for forummet at det bruges aktivt og ikke kun orienteres. Man kan forudsætte, at materiale er læst på forhånd. I forberedelsesmateriale er der behov for en konkretisering af hvad der skal ske/opnås. Når punkter er vigtige, er der brug for god forberedelsestid: minimum 1 uge og ellers så hellere udskyde behandlingen af punktet. Hvis det skal forbi klinikere/bagland så kræver det 3 uger. Den 1. februar 2015 fik Region Hovedstadens Psykiatri en ny mødestruktur. Det første år i de nye fora er nu gået, og Region Hovedstaden Psykiatri har gennemført en mini-evaluering af den nye mødestruktur. ålet med gennemførelse af en mini-evaluering er primært at få input til justeringer af foraene, herunder mødeafvikling og sekretariatsbetjening. Der er også et særskilt formål med evalueringen at opsamle de foreløbige erfaringer med at have bruger- og pårørenderepræsentanter med i hospitalets besluttende fora. Det er endnu for tidligt at evaluere effekten af de nye fora. Der er udsendt et spørgeskema elektronisk til alle medlemmer af de seks tværgående fora og til medlemmerne af administrationschefforum. Foraenes sekretariater er også blevet bedt om at besvare spørgeskemaet. Spørgeskemaet er udviklet i et samarbejde mellem Region Hovedstaden Psykiatri og Videnscenter for Brugerinddragelse. Desuden er spørgeskemaet og processen for evalueringen drøftet med repræsentanter for medarbejdere, ledere og bruger- og pårørenderepræsentanter fra mødeforaene forud for mini-evalueringen. Side 4
Bilag Bilag 3. Mini-evaluering af de tværgående mødefora (slides) Punkt 4 Orientering om proces vedr. DDKM-standarder (9.00-9.10) Mette Bertelsen orienterer. Tager orienteringen og oversigtsskemaet til efterretning Mette Bertelsen var pga. sygdom ikke tilstede under mødet. Drøftelsen kom til at dreje sig om forummets ønsker til det kommende punkt: Punktet er vigtigt og kræver god forberedelse se ovenfor. Punktet kræver en god forklaring og indførsel i historikken: hvad vil hvilke beslutninger betyde? Hvem ville man gå op imod? Hvilken betydning får Sundhedsplatformen? Hvad anvendes og hvad er for syns skyld? Dette bør beskrives for hver standard/vejledning/instruks. Forslag om at bruge en temadag på det FSEA ønsker et forslag til proces, da det er vigtigt at få de klinikere, der dagligt skal bruge indikatorerne med i processen. Skal de høres inden FSEA eller omvendt? Telefonmøde om processen med Mette Bertelsen, Rikke Høgsted, Birgitte Bugge og Mette Rindom. Ved sidste møde i Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange blev der fremlagt et overbliksskema, der beskriver hvilke vejledninger, der er blevet harmoniseret med Reg SJ. i forbindelse med Sundhedsplatformen, samt oversigt over de indikatorer fra DDKM, der indtil videre fra regionalt hold er ændret eller udgået. Næste skridt vil være, at RHP gennemgår alle i indikatorer i RHP s monitoreringsplan, der ikke er lovkrav, med henblik på at beslutte hvilke indikatorer og mål vi vil fastholde og hvilke vi vil ændre i en opdateret monitoreringsplan. Oplæg til en ændret monitoreringsplan planlægges fremlagt for Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange ved næstkommende forummøde (3. maj). Det indstilles, at Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange tager oversigtsskema til efterretning. Side 5
Bilag Bilag 4. Oversigtskema DDKM-standarder Punkt 5 Porteføljeoversigt og status (9.10-9.30) Forummet følger med i porteføljens fremdrift og drøfter aktuelle delleverancer og nye ideer. Tager orienteringen om porteføljen til efterretning Drøfter evalueringsplanen for FACT Tager orienteringen om A3 om HR-arbejdsgange til orientering For Sundhedsplatformen er 4 ud af 5 gule, men er ifølge Peter på vej i grøn. Det bemærkes, at der er behov for klare begreber/ord ift. de mange forskellige roller (tovholder, parathedsgruppe, nøgleperson). Vedr. FACT beder forummet om en præcisering af deres rolle. Det er vigtigt, at evalueringen muliggør sammenligning med ACT, og at ressourceforbrug er en del af evalueringen (da den skal ligge til grund for en evt. udrulning/implementering). Dette videregives til projektlederen. Status for projekter i porteføljen: Grundet påske er nye statusrapporteringer for projekterne i forummets portefølje ikke klar. a. Evalueringsplan for FACT orientering og drøftelse Evalueringsplan for FACT blev efterspurgt på et tidligere forummøde. Den foreligger nu, godkendt af koordinationsgruppen for FACT. Der indstilles til at forummet orienteres og drøfter evalueringsplanen b. A3 om HR-arbejdsgange: kort status Forummet har tidligere drøftet HR-arbejdsgange, som del af forummets tiltag overfor generende arbejdsgange. Der blev nedsat en arbejdsgruppe, som har afholdt første møde, hvor der blev foretaget en værdistrømsanalyse. Arbejdsgruppen mødes igen i starten af april med henblik på at komme et skridt videre og lave en anbefaling til forummet. Ane fra arbejdsgruppen giver en kort status på arbejdet. Side 6
Bilag Bilag 5. Porteføljestatusoversigt (ingen ændringer siden sidst) Bilag 6. Evalueringsplan for FACT Punkt 6 Mødeevaluering (9.30-9.35) I forlængelse af mini-evalueringen hvor uklarhed om mandat spillede en central rolle, blev det kommenteret, at centercheferne bør teste rammerne for forummets behandling af punktet om kvalitetsstandarder med hospitalsledelsen Punkt 7 Eventuelt (9.35-9.40) Givet forummets nye rolle som referencegruppe for implementeringen af Sundhedsplatformen med første møde torsdag d.26.maj aflyses forummødet d.24.maj. Mødet d.3. maj fastholdes. John foreslog, at forummet tager et punkt om teleløsninger (som mulighed for at have videokontakt fra sengeafsnit, patient og ambulant behandler) op. Der er erfaringer fra Region Sjælland, som kunne holde oplæg. John kan arrangere dette. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 7