Kravspecifikation Leasing af tjenestebiler NaturErhvervstyrelsen (Leasingtager) Side 1 af 21
Indhold 1. Introduktion og omfang... 3 2. Omsætning... 3 3. Opgavebeskrivelse og formål med rammeaftalen... 3 4. Leasingtagers mindstekrav og krav... 4 4.1 Pris... 4 4.2 Bilernes specifikationer... 8 Teknik... 8 Udstyr... 10 Ergonomi og komfort... 13 4.3 Services... 15 Service og vedligeholdelse... 15 Flådestyring, herunder puljeordning... 18 Levering og tilbagelevering mm.... 20 Side 2 af 21
1. Introduktion og omfang NaturErhvervstyrelsen (Leasingtager) ønsker at lease 100-140 biler i 48 måneder gennem en 2-årig rammeaftale med en option for yderligere forlængelse af aftalen i to perioder af hvert et års varighed. Hovedleverancen forventes at skulle leveres ultimo 2015 primo 2016 og vil udgøre en stor del af rammeaftalens omfang. Der vil være tale om efterfølgende mindre leverancer i bølger. Bilerne forudsættes leveret af flere omgange og på forskellige lokkationer i Danmark. Nærmere tidspunkt og omfang af første leverancer fastsættes i forbindelse med opstartsmøde. Udover levering af de leasede køretøjer, ønsker Leasingtager, at Leasinggiver gør det muligt at foretage effektiv flådestyring af alle biler, samt leverer servicepakke inkl. bl.a. skift af vinter- og sommerdæk og vejhjælp mm. Nærværende kravspecifikation er udformet for at understøtte denne aktivitet. 2. Omsætning Leasingtager har ikke tidligere leaset biler, og har derfor ikke konkret viden om, hvad der kan forventes omsat på aftalen. 3. Opgavebeskrivelse og formål med rammeaftalen Bilerne skal indgå i Leasingtagers daglige drift, hovedsagligt indenfor jordbrugskontrol, hvor kontrollører foretager kontrol af marker og andre arealer over hele landet. Bilerne skal anvendes til transport af kontrollørerne samt deres udstyr, fra udkørselspunkt til skiftende kontroladresser. Kørslen vil dække over såvel motor- og landevejskørsel samt kørsel på markveje samt let terræn, f.eks. græsmarker. Bilerne vil samtidig fungere som mobilt kontor for kontrollørerne. Bilerne vil være fast bookede af hver enkelt kontrollør og skal udelukkende anvendes til tjenestekørsel. Bilerne skal for at løse opgaven have den rette balance mellem gode køreegenskaber over længere distancer samt i let terræn, kabinekomfort og funktionalitet ift. udstyrstransport. Dertil lægges der vægt på forhold som sikkerhed, miljø og god brændstoføkonomi samt øvrige driftsrelaterede omkostninger. Leasingtager forventer, at van-versioner af biler inden for cross-over segmentet vil give bedste kombination af de ønskede køreegenskaber, lasteevne og krævet frihøjde, og udbudsmaterialet er udformet ud fra denne betragtning. Denne type biler forventes at udgøre langt størstedelen af omsætningen på rammeaftalen. Ud over hovedleverancen til jordbrugskontrol, ønsker Leasingtager at rammeaftalen giver mulighed for leasing af biler til personbefordring med henblik på løsning af øvrige myndighedsopgaver samt transport af ansatte i styrelsen mellem styrelsens regionale kontorer, kørsel til møder mv. Kravene til disse biler er Side 3 af 21
mindre udspecificerede, idet der ønskes fleksibilitet til at imødekomme forskellige behov. Der kan over kontraktperioden f.eks. opstå et behov for en bil til bykørsel, en til langturskørsel, en til multipersontransport og en med 4-hjulstræk til særlige kontrolopgaver. Bilerne skal leveres i bølger. Leasingtagers medarbejdere anvender i dag egen bil, og nogle medarbejdere vil kunne få dispensation til at udskyde overgang til tjenestebil til senest oktober 2017. Alle medarbejdere forventes at skulle overgå til tjenestebil inden for rammeaftalens kontraktperiode. Afklaring med hensyn til blandt andet antal biler pr. levering, tidspunkt for første levering mv. sker i forbindelse med et opstartsmøde. Det forventes, at den indledende levering ultimo 2015 primo 2016 vil udgøre størstedelen af det samlede antal biler vedr. hovedleverancen. Udrulningsplan aftales i forbindelse med kontraktindgåelse. 4. Leasingtagers mindstekrav og krav Nærværende kravspecifikation vedrører leasing af 100-140 biler inkl. flådestyring, servicepakke, GPSlogningsudstyr, mm. Hver enkelt bilaftale løber i 48 måneder fra første leveringsdato uanset at bilen evt. erstattes i perioden pga. defekter el. lign. Mindstekrav: Krav som tilbudsgiver skal opfylde. Disse er markeret (MK). Besvarer Leasinggiver et mindstekrav MK med et nej, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og Leasingtager vil være forpligtet til at afvise tilbuddet. Krav: Krav som tilbudsgiver skal beskrive i dennes. Disse er markeret (K). 4.1 Pris Nr. Krav til pris Ja/Nej Leasinggivers K1 Leasinggiver skal angive den samlede leasingafgift pr. bil pr. måned inkl. alle ydelser og herefter udspecificere prisen på ydelserne. Leasingafgiften skal baseres på en 48 måneders leasingaftale, og være inkl. alle vilkår angivet i n (udstyr, serviceaftale, flådestyring, GPS, vejhjælp mm.), samt eventuelle leveringsog startomkostninger. Leasingtager har ikke mulighed for at overføre statens afgiftsfritagelse vedr. betaling af registreringsafgift til Samlet leasingafgift pr. måned pr. bil (blå bil): Samlet leasingafgift pr. måned pr. bil (hvid bil): I den samlede leasingafgift ovenfor er medregnet: Pris for serviceaftale: Side 4 af 21
Nr. Krav til pris Ja/Nej Leasinggivers leasinggiver. Fastsættelse af registreringsafgift på de tilbudte biler er et forhold mellem Leasinggiver og SKAT. Leasinggiver skal søge om afgiftsfritagelse jf. rammeaftalens bestemmelser. Leasingafgift skal angives inkl. omkostninger til registreringsafgift. Pris for flådestyring, inkl. tracking og GPS logning: Pris for vejhjælp: Pris for eventuelle leveringstilbageleverings- og startomkostninger: Pris for eventuelle øvrige omkostninger: K2 (Krav indgår ikke i evaluerin gen af kriteriet pris) K3 (Krav indgår ikke i evaluerin gen af kriteriet pris) Leasinggiver skal angive udgiften til registreringsafgift pr. bil pr. måned. Leasinggiver skal angive den årlige grønne ejerafgift pr. bil, samt angive om beløbet er indeholdt i leasingafgiften eller om Leasingtager vil blive opkrævet separat af SKAT. Side 5 af 21
Nr. Krav til pris Ja/Nej Leasinggivers K4 Leasinggiver skal angive estimeret brændstofforbrug ved blandet kørsel (2004/3/EF) for 15.000 km. Skal angives i liter og brændstoftype. Herunder angives km/l ved blandet kørsel. Leasingtager omregner forbruget til DKK til brug for tilbudsevaluering baseret på listepriser d. 3. august 2015, på den angivne brændstoftype. K5 (Krav indgår ikke i evaluerin gen af kriteriet pris) K6 (Krav indgår ikke i evaluerin gen af kriteriet pris) For enkelte biler, kan det være relevant med anhængertræk. Leasinggiver skal angive ekstra pris pr. bil for montering af anhængertræk. Leasingtager kan få behov for at erhverve enkelte biler til personbefordring som ikke skal indgå i kontrolopgaver, men til almindelig transport i forbindelse med øvrige myndighedsopgaver. Her tænkes på biler til transport af fire til fem personer samt biler som kategoriseres som minibusser (størst tilladte bil som kan køres med lille kørekort). Leasingtager kan ligeledes få behov for at erhverve van-biler med 4-hjulstræk til særlige kontrolopgaver. Leasinggiver bedes derfor angive leasingafgift pr. bil pr. måned for bilmodeller til dækning af disse behov. Der kan angives flere modeller af forskellig type til forskellige behov, jf. formålsafsnit. Side 6 af 21
Nr. Krav til pris Ja/Nej Leasinggivers Krav til personbil: Der stilles ikke særlige krav vedr. Bilernes specifikationer. Minimumskrav vedr. Teknik skal dog opfyldes, med undtagelse af MK5, MK7, MK8 og MK9. K8 skal beskrives. Krav til 4-hjulstræk: Der stilles ikke særlige krav vedr. Bilernes specifikationer. Minimumskrav vedr. Teknik skal dog opfyldes, med undtagelse af MK2 og MK3. K8, K9 og K11 skal beskrives. Justeres prisen, skal den angives ud fra forudsætningerne og specifikationerne under K1. Prisforhold beskrevet i K2, K3 og K4 skal angives separat. K7 K8 (Krav indgår ikke i evaluerin gen af kriteriet pris) Leasinggiver skal oplyse satserne for under- og overkilometer ved et puljeregnskab på grundlag af en forventet kørsel på 60.000 km pr. bil i 48 mdr., jf. K28. Leasinggiver skal, såfremt det tilbydes, beskrive prisstruktur for at stille parkeringskapacitet til rådighed, jf. K33 Side 7 af 21
4.2 Bilernes specifikationer Teknik Nr. Mindstekrav til teknik Ja/Nej Leasinggivers MK1 Bilerne skal kunne leveres i både en mørkeblå nuance og i hvid. NaturErhvervstyrelsens logo skal vederlagsfrit monteres af leasinggiver på bilerne inden levering. NaturErhvervstyrelsen tilvejebringer logo. MK2 Bilerne skal leve op til minimum euronorm 5 MK3 Bilerne skal som minimum være energiklasse A MK4 Bilerne skal som minimum have fem stjerner på euro ncap hvis testet i 2013 eller før, og minimum fire stjerner hvis testet senere. MK5 MK6 Bilerne skal leveres på gule plader med bagage-/varerum og være indregistreret som varebil. Dette gælder kun hovedleverancen. Bilerne skal have plads til minimum to personer. Side 8 af 21
Nr. Mindstekrav til teknik Ja/Nej Leasinggivers MK7 Bilerne skal have 5 døre, og bagage- /varerum skal have adgang via bagdøre og bagklap. Der ønskes ikke fløjdøre/kassebil. MK8 Bilerne skal have sideruder i bagage- /varerum MK9 Bilerne skal have en frihøjde på mindst 170 mm målt fra laveste sted over jorden MK10 Bilerne skal have kørelys bagpå Nr. Krav til teknik Ja/Nej Leasinggivers K9 Leasinggiver skal angive hvilken bilmodel der er tale om, herunder drivmiddel, motorstørrelse og evt. udstyrsklasse mm. Der skal vedlægges generelt beskrivende materiale vedr. den specifikke model inkl. fotos. Det bemærkes, at dette materiale ikke indgår direkte i evalueringen, og at visse oplysninger eksplicit skal angives i n ved relevante krav. Side 9 af 21
Nr. Krav til teknik Ja/Nej Leasinggivers K10 Leasinggiver skal angive bilens frihøjde målt fra laveste sted over jorden. K11 Leasinggiver skal beskrive modellens bagage-/varerum, herunder dimensioner, volumen (liter) og gulvarealets udformning, herunder om der er niveauforskelle i gulvarealet. Leasinggiver skal derudover beskrive mulighederne for opdeling af bagage- /varerum mht. opbevaring af udstyr i f.eks. ruminddeling samt mulighed for fastspænding af udstyr i den valgte model. Beskrivelsen kan både vedrøre indretning som tilbydes monteret af Leasinggiver eller Leasingtagers mulighed for selv at fastspænde f.eks. kasser o. lign. K12 Leasinggiver skal beskrive øvrigt relevant inkluderet teknik udover de allerede stillede krav. Udstyr Nr. Mindstekrav til udstyr Ja/Nej Leasinggivers MK11 Bilerne skal have aircondition eller klimaanlæg. Side 10 af 21
Nr. Mindstekrav til udstyr Ja/Nej Leasinggivers MK12 Bilerne skal have ratbetjent radio. MK13 Bilerne skal have indbygget bluetooth og være klar til håndfri betjening af mobiltelefon. MK14 Bilerne skal have navigationssystem, inkl. årlig opdatering af kortgrundlag. MK15 MK16 Bilerne skal have minimum ét 12v strømudtag eller USB-stik i kabinen mht. opladning af mindre elektroniske apparater, f.eks. bærbar computer Bilerne skal have lys i bagage- /varerummet. MK17 Bilerne skal have tågelygter foran MK 18 Bilerne skal have fartpilot Side 11 af 21
Nr. Krav til udstyr Ja/Nej Leasinggivers K13 Leasinggiver skal beskrive om der er dobbelt strømudtag eller dobbelt USB-stik i kabinen. Der kan være behov for opladning af flere apparater samtidigt. K14 Leasinggiver skal beskrive hvorvidt der er 12V strømudtag eller USB-stik i bagage- /varerum. Bilerne transporterer elektrisk udstyr som kræver opladning under transport og opbevaring. K15 Leasinggiver skal beskrive funktionaliteten af bilernes navigationssystem. Er betjeningssproget på dansk eller engelsk? Hvor ofte og hvordan foregår opdatering af kortgrundlaget? K16 Leasinggiver skal beskrive lyskilder i kabinen. Der skal læses rapporter o. lign.i bilen i forbindelse med kontrolbesøg, hvilket kræver belysning. K17 Leasinggiver skal beskrive om bilerne har aircondition eller klimaanlæg K18 Leasinggiver skal beskrive øvrigt relevant inkluderet udstyr udover de allerede stillede krav. (fx kabinevarmer, parkeringscensor mm.) Side 12 af 21
Ergonomi og komfort Nr. Mindstekrav til ergonomi og komfort Ja/Nej Leasinggivers MK19 Bilerne skal have mulighed for højde- og dybdeindstilling af rat MK20 Bilerne skal have højdejusterbare sikkerhedsseler foran MK21 Bilerne skal have højdejusterbare nakkestøtter foran MK22 Bilerne skal have mulighed for justering af førersædets højde og horisontale position, samt ryglænets hældning. MK23 Bilerne skal have varme i forsæder Nr. Krav til ergonomi og komfort Ja/Nej Leasinggivers K19 Leasinggiver skal beskrive muligheden for justering af førersædets lændestøtte. Side 13 af 21
K20 Der er ønske om, at bilerne har armlæn på førersædet. Leasinggiver skal beskrive hvorvidt bilerne leveres med armlæn på førersædet K21 Leasinggiver skal i centimeter angive bilernes; - indstigningshøjde - maksimale sæderyg-til-rat afstand - maksimale længde for speeder-til-ryg ved førersædet - maksimale sæde-til-loft højde - maksimale sæderyg-til-konsol afstand ved passagersæde Side 14 af 21
4.3 Services Service og vedligeholdelse Leasingtager ønsker en aftale omkring service, hvor service og vedligehold i videst mulige omfang administreres af Leasinggiver. Aftalen skal sikre at service og vedligehold af bilerne bliver ordnet så smidigt og nemt som muligt for de faste brugere af bilerne samt Leasingtagers centraladministration. Nr. Mindstekrav til service Ja/Nej Leasinggivers. MK24 Alle biler skal være omfattet af en serviceaftale. Serviceaftalen skal omfatte serviceeftersyn i overensstemmelse med fabrikantens til enhver tid gældende forskrifter, herunder særlige indkaldelser vedr. fabrikationsfejl meddelt efter påbegyndt leasingaftale. Leasinggiver skal til dette formål levere en serviceorganisation med mindst ét tilknyttet værksted pr. region. Service og vedligeholdelse skal være inkluderet i leasingafgiften. MK25 Serviceaftalen skal inkludere sommer- og vinterdæk inkl. udskiftning og opbevaring (ikke helårsdæk) samt vejhjælpsaftale og lånebilsaftale. MK26 Leasinggiver skal kunne levere reparationer, der ikke er dækket af serviceaftalen. Side 15 af 21
Nr. Krav til service Ja/Nej Leasinggivers K22 Leasinggiver skal beskrive den tilbudte serviceaftale vedr. bilernes drift og vedligehold. Leasingtager ønsker en aftale der sikre et minimum af ekstra udgifter, ved tilbagelevering af bilerne. Serviceaftale skal ikke indeholde ansvars- og kaskoforsikring. Leasingtager bærer selv risikoen for skader jf. statens selvforsikringsordning. Nedenstående er eksempler på, hvad der kunne være omfattet af service- og vedligeholdsaftalen. Service og vedligeholdelse i henhold til fabrikantens forskrifter, inkl. olie og væsker mv. Udskiftning af defekte mekaniske dele, f.eks. motor, gearkasse, differentiale, bremser, kobling, tandrem, batteri, støddæmpere osv. Udskiftning af pærer og viskerblade Omskiftning af dæk (sommer- og vinterdæk inkl. omskiftning og opbevaring) Service og udskiftning af ekstraudstyr monteret af Leasinggiver Skader på dæk (herunder punktering), lygter, spejle og glas Lånebil til rådighed i forbindelse med serviceeftersyn og reparation. Ovenstående kan danne grundlag for en service- og vedligeholdelsesaftale. Leasinggiver skal angive hvilke elementer, som indgår i service- og vedligeholdelsesaftale Side 16 af 21
Nr. Krav til service Ja/Nej Leasinggivers K23 Leasinggiver skal oplyse adresser på tilknyttede værksteder pr. region. Og angive det samlede antal værksteder i Danmark. K24 K25 Leasinggiver skal beskrive den tilbudte lånebilsaftale. Leasinggiver skal herunder beskrive hvordan og i hvilke tilfælde lånebil stilles til rådighed i forbindelse med serviceeftersyn og reparation. Leasinggiver skal beskrive den tilbudte vejhjælpsaftale. Nedenstående er eksempler på hvad der kunne være omfattet af vejhjælpsaftalen: Førstehjælpskasse og sikkerhedspakke Starthjælp Udbringning af brændstof Oplukning af døre Fritrækning Hjulskifte Transport af bil og passager ved driftstop til nærmeste autoriseret værksted. Ovenstående kan danne grundlag for en vejhjælpspakke. Leasinggiver skal angive hvilke elementer, som indgår i vejhjælpspakke. K26 Leasinggiver skal beskrive øvrigt relevant indhold og vilkår i service- og vedligeholdsaftale samt vejhjælpsaftale og lånebilsaftale. Side 17 af 21
Flådestyring, herunder puljeordning NaturErhvervstyrelsen forventer en løsning, hvor bilerne i udgangspunktet, er fast tilknyttet en medarbejder men, at der kan skiftes mellem medarbejderne for at udligne kilometertal. Biler med kørselsmønster som medfører at bilen formentlig kommer over det aftalefastsatte loft på 15.000 km årligt, skal kunne observeres i rette tid til at foretage omskiftning af biler. Nr. Mindstekrav til flådestyring Ja/Nej Leasinggivers MK27 Leasinggiver påtager sig at sikre flådestyring på alle de til enhver tid leasede køretøjer. Se i øvrigt K23, K24, K25, K26. MK28 Leasinggiver skal levere og installere tracking/gps-logningssystem i alle biler til flådestyringsaftalen. Nr. Krav til flådestyring Ja/Nej Leasinggivers K27 Leasinggiver skal beskrive det tilbudte koncept for flådestyring, herunder processer, rapporteringsmuligheder, eventuel systemunderstøttelse og fleksibiliteten for Leasingtager mht. central vs. decentral styring. Leasinggiver skal i videst mulig omfang assistere Leasingtager med relevant administration ift. at indkalde biler til service og varsle om behov for omskiftning af biler mht. puljeordningen. Nedenstående områder forventes at være Side 18 af 21
Nr. Krav til flådestyring Ja/Nej Leasinggivers omfattet i flådestyringsaftalen. Leasinggiver skal kunne levere flådestyring som en del af leasingaftalen, hvor en puljeordning er en del af flådestyringen. Leasinggiver skal stille kørselsdata på bilerne til rådighed (evt. via online portal eller via tilsendte Excel udtræk el.lign.) og overblik over leasingaftalen generelt, herudover omsætning og forbrugsdata. Informationerne skal leveres eller være tilgængelige på en måde som muliggør at Leasingtager kan have såvel et centralt overblik over flåden samt en decentral styring over de regionale afdelingers tildelte biler. Leasinggiver skal kunne levere et brændstofkort, som en del af flådestyringsaftalen. Rabatter og anvendelsesmuligheder skal angives. Leasingtager skal have mulighed for til/fravælge brændstofkortet, idet Staten pt. har en alternativ aftale på køb af brændstof (SKI 06.01). Til/fravalg af brændstofkort vil således bero på, om der opnås større rabat end via eksisterende eller fremtidige aftaler på området. K28 Leasinggiver skal beskrive funktionen af deres puljeordning. Leasingtager ønsker at modtage opgørelse over udregningen af over- og underkilometer for hver enkelt bil min. hver 3. mdr. i leasingaftalernes løbetid. Således at der kan byttes om på bilerne blandt brugerne og man kan få udlignet det kørte antal kilometer bilerne imellem. Side 19 af 21
Nr. Krav til flådestyring Ja/Nej Leasinggivers K29 Leasinggiver skal beskrive funktionaliteten af GPS-logningssystemet, herunder hvad der logges, adgangen til data (datasikkerhed) og udtræksmuligheder mht. dokumentation af kørsel. Data skal kunne bruges som dokumentation over for SKAT m.fl. K30 Hvad kan Leasinggiver tilbyde udover de allerede stillede krav til flådestyringsaftalen? Levering og tilbagelevering mm. Leasingtager ønsker en nem og overskuelig levering og tilbagelevering af bilerne. Da Leasingtagers jordbrugskontrollører geografisk er spredt ud over hele landet, ønskes der en hensyntagen til dette ved tildelingen af leveringssteder. Nr. Krav til levering Ja/Nej Leasinggivers K31 Bilerne skal kunne leveres på Leasingtagers regionale adresser. Bestilling af nye biler under rammeaftalen skal kunne afgives via e-mail, telefon eller onlinebestilling. Leasinggiver skal beskrive proces og vilkår for levering af nye biler under rammeaftalens gyldighed, herunder forhold vedr. udgåede modeller, krav til varsel for ændringer og leveringstider. Side 20 af 21
Nr. Krav til levering Ja/Nej Leasinggivers K32 Ved leasingaftalens ophør som følge af udløb, opsigelse eller misligholdelse skal Leasingtager kunne tilbagelevere bilerne på minimum én adresse per region, angivet af Leasinggiver. Leasinggiver skal beskrive hvor oversigten over Leasinggivers afleveringssteder kan findes. Leasinggiver skal beskrive processen for tilbagelevering af bilerne, hvori skadesvurderingerne af de enkelte biler skal udføres af en uafhængig 3. part. Biler omfattet af serviceaftalen skal kunne leveres retur efter leasingperioden uden at blive mødt af ekstra udgifter udover til dækning af selvforskyldte skader. Leasinggiver bedes beskrive vilkår og proces for tilbagelevering af biler før udløb af leasingaftale, under hensynstagen til de opstillede vilkår i rammeaftalen. K33 Tilbudsgiver skal beskrive om der er mulighed for inkludere parkeringskapacitet på samarbejdsadresser rundt om i landet, f.eks. ved forhandlere eller private parkeringsfaciliteter. NaturErhvervstyrelsens kontrollører bor over hele landet. Da kontrollerne ofte sker i kontrollørernes lokalområde ønsker NaturErhvervstyrelsen at afdække om lokale parkeringsmuligheder, f.eks. via forhandlernetværk, kan inkluderes i rammeaftalen, af hensyn til kontrollører, der ikke kan have bil stående på bopælsadressen og som bor i stor afstand fra fast tjenestested Side 21 af 21