november 2010 Den nye selskabslov medarbejderrepræsentation I store træk er reglerne om medarbejderrepræsentation uændrede ved den nye selskabslov, der i relation til reglerne om medarbejderrepræsentation trådte i kraft 1. marts 2010. Det er dog i langt højere grad blevet muligt at fravige reglerne ved aftale mellem medarbejderne og selskabet, og reglerne er dermed blevet betydelig mere fleksible end tidligere. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har i en ny bekendtgørelse gennemskrevet det meget detailregulerede regelsæt om medarbejderrepræsentation med det resultat, at reglerne dels er blevet nemmere at forstå og anvende, og dels reflekterer den praksis, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen gennem årene har anlagt på området. Hvad De danske regler om medarbejderrepræsentation giver medarbejdere mulighed for at vælge repræsentanter blandt medarbejderne til selskabets øverste ledelsesorgan (selskabsrepræsentation) og repræsentanter til moderselskabets øverste ledelsesorgan (koncernrepræsentation). Et selskab kan have selskabsrepræsentation eller koncernrepræsentation eller begge dele. Det er også muligt for et selskabs medarbejdere og ledelse at beslutte at etablere en frivillig ordning om medarbejderrepræsentation i det øverste ledelsesorgan, der ikke følger selskabslovens regler. Dette gælder også, hvor medarbejderne opfylder selskabslovens krav og derfor har ret til at udpege medarbejderrepræsentanter. Er der etableret en frivillig ordning, skal det fremgå af selskabets vedtægter. Hvornår Retten til at vælge medarbejderrepræsentanter tilkommer medarbejdere i kapitalselskaber (aktie- og anpartsselskaber) og koncerner af disse, hvor der de sidste tre år har været beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere. Skæringsdagen for beregningen af det gennemsnitlige antal beskæftigede er den dag, hvor medarbejderne fremsætter krav om en ja/nej-afstemning om henholdsvis selskabs- eller koncernrepræsentation. 1 medarbejderrepræsentation november 2010
nyvalgte medarbejderrepræsentanter indtræder i det øverste ledelsesorgan umiddelbart efter den førstkommende ordinære generalforsamling efter gennemførsel af et valg til medarbejderrepræsentation. Hvor mange medarbejderne har ret til at vælge et antal medlemmer til det øverste ledelsesorgan svarende til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer, dog altid mindst to medlemmer ved selskabsrepræsentation eller tre medlemmer ved koncernrepræsentation. Hvis antallet ikke bliver et helt tal, rundes opad. Antal generalforsamlingsvalgte medlemmer Halvdelen udgør Antal selskabsrepræsentanter Antal koncernrepræsentanter 3 1,5 2 3 * 4 2 2 3 5 2,5 3 3 6 3 3 3 7 3,5 4 4 8 4 4 4 * For aktieselskaber gælder dog en ufravigelig regel om, at flertallet af det øverste ledelsesorgans medlemmer skal vælges af generalforsamlingen. i anførte tilfælde betyder det, at antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer skal være minimum 4. i tabellen ovenfor er forudsat, at der enten er etableret selskabsrepræsentation eller koncernrepræsentation. er der etableret begge dele, gælder særlige regler om fordelingen mellem selskabs- og koncernrepræsentanter. er der selskabsrepræsentation i moderselskabet, har moderselskabets medarbejdere ret til at vælge to selskabsrepræsentanter. det antal koncernrepræsentanter, som koncernens medarbejdere kan vælge, reduceres som konsekvens heraf med to repræsentanter det vil sige til én repræsentant, da der ved koncernrepræsentation minimum skal være tre medarbejdervalgte medlemmer. medarbejderne kan vælge et lavere antal, end de har ret til efter loven. For medarbejderne betyder det, at de ikke udelukkes fra at etablere en ordning, alene fordi de ikke kan finde det fornødne antal repræsentanter, der ønsker at opstille. For selskabet har reglen den fordel, at man alene får medarbejdere ind i det øverste ledelsesorgan, der frivilligt har ønsket at opstille. Hvor medarbejderrepræsentanterne har sæde i det øverste ledelsesorgan. i praksis betyder det, at medarbejderrepræsentanterne sidder i bestyrelsen. i selskaber, hvor man beslutter at implementere en ledelsesmodel bestående af en direktion og et tilsynsråd, har medarbejderrepræsentanter sæde i tilsynsrådet. det har fra flere sider været fremhævet, at medarbejderrepræsentanternes indflydelse på selska- 2 medarbejderrepræsentation november 2010
bets ledelse begrænses, når de placeres i et tilsynsråd frem for en bestyrelse, idet tilsynsrådet ikke som en bestyrelse har ledelseskompetencen i selskabet, men alene en tilsynsfunktion i forhold til direktionen, der varetager den fulde ledelse. i anpartsselskaber, hvor medarbejderne opfylder kravene til medarbejderrepræsentation og vælger at udnytte denne ret, er der pligt til at etablere en ledelsesmodel med enten en bestyrelse eller et tilsynsråd. Hvordan muligheden for at vælge medarbejderrepræsentanter er en ret, men ikke en pligt, for medarbejderne. er kravene til, at medarbejderne har ret til medarbejderrepræsentation, opfyldt, kan medarbejderne fremsætte krav om en afstemning, hvor medarbejderne afgør, om de ønsker at benytte muligheden for medarbejderrepræsentation (en såkaldt ja/nej-afstemning). når kravet om afstemning om medarbejderrepræsentation er fremsat, nedsættes et valgudvalg. valgudvalget er et stående udvalg sammensat af repræsentanter for medarbejderne og det centrale ledelsesorgan (bestyrelsen, dog direktionen ved tilsynsrådsmodellen). valgudvalget forestår gennemførelsen af ja/nej-afstemningen, men kan dog i enighed beslutte at undlade denne og i stedet gå direkte til valg af medarbejderrepræsentanter. ved ja/nej-afstemningen skal mindst 50 % af de stemmeberettigede medarbejdere (ikke blot dem, der stemmer) stemme for medarbejderrepræsentation. valgudvalget drager omsorg for gennemførelse af selve valget. valget kan foregå elektronisk, forudsat at det kan ske anonymt. der er mulighed for fredsvalg. 3 medarbejderrepræsentation november 2010
Hvem medarbejderne vælger, hvilke medarbejdere der blandt de opstillede kandidater skal indgå som medarbejderrepræsentanter i det øverste ledelsesorgan. valget af kandidater kan for såvel selskabsrepræsentanter som koncernrepræsentanter ske ved et direkte valg, men kan også for koncernrepræsentanters vedkommende ske via et valgmandskollegium. medarbejdere i udenlandske datterselskaber har som udgangspunkt ingen ret til eller indflydelse på medarbejderrepræsentation i et dansk selskab. et dansk moderselskabs generalforsamling kan imidlertid beslutte at udvide kredsen af de medarbejdere, der er stemmeberettigede, har valgret og er valgbare, til også at omfatte medarbejderne i et eller flere af selskabets udenlandske datterselskaber. medarbejderne i de danske datterselskaber skal dog altid kunne vælge mindst én repræsentant, og hvis medarbejderne i de danske datterselskaber udgør mere end 10 % af de medarbejdere, der kan deltage i valget, skal de kunne vælge mindst to repræsentanter. Udenlandske medarbejdere ligestilles således ikke med danske medarbejdere, men de nye regler er et skridt på vejen. Hvilke rettigheder og pligter medarbejderrepræsentanterne har og skal have samme rettigheder, pligter og ansvar som det øverste ledelsesorgans øvrige medlemmer. det gælder i alle sammenhænge, herunder i relation til stemmevægt, ret til indblik i selskabets forhold, tavshedspligt, habilitet, ledelsesansvar og aflønning. Heller ikke i forhold til selskabets tegningsregel kan der i princippet skelnes mellem medarbejderrepræsentanter og andre medlemmer af bestyrelsen eller tilsynsrådet. på aflønningsområdet foreligger en række afgørelser, der fastslår ligebehandlingsprincippet. Forskellig aflønning skal således være saglig begrundet. det er fx muligt at vederlægge formanden anderledes end de øvrige medlemmer af bestyrelsen eller tilsynsrådet, hvis det er begrundet i arbejdets omfang. For at sikre, at medarbejderrepræsentanterne kan give deres mening til kende i det øverste ledelsesorgan uden risiko for sanktion fra selskabets øvrige ledelse, er de beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af deres forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for deres område. sprogkundskaber er en væsentlig faktor for at kunne give sin mening til kende i det øverste ledelsesorgan. møder i det øverste ledelsesorgan skal som udgangspunkt holdes på dansk. møderne kan imidlertid foregå på andet sprog end dansk, hvis medlemmerne tilbydes simultantolkning. simultantolkning er imidlertid ikke nødvendig, hvis selskabets koncernsprog efter vedtægterne er engelsk. 4 medarbejderrepræsentation november 2010
Der kan ikke stilles særlige krav til en medarbejders kvalifikationer. Hvor længe Den ordinære valgperiode for medarbejderrepræsentanterne er fire år, men der kan aftales en anden periode. Antallet af medarbejderrepræsentanter fastholdes som udgangspunkt gennem hele valgperioden, selvom der sker ændringer i antallet af øvrige medlemmer i det øverste ledelsesorgan. Dog skal der som nævnt ovenfor altid i aktieselskaber være flertal af generalforsamlingsvalgte medlemmer i det øverste ledelsesorgan, og der kan derfor blive tale om tvangsreduktion af medarbejderrepræsentanter, hvis dette ikke er opfyldt. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder af det øverste ledelsesorgan i utide, indtræder en suppleant. Fleksibiliteten i de nye regler giver mulighed for i langt videre omfang at undgå suppleringsvalg, når en medarbejderrepræsentant udtræder før valgperiodens udløb, fx som følge af at den pågældende fratræder sin stilling i selskabet. Medarbejderrepræsentationsordningen ophører, hvis selskabet/koncernen ved valgperiodens udløb ikke i de sidste tre år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, eller hvis det vedtages ved afstemning blandt medarbejderne, at ordningen skal ophøre. Koncernrepræsentationsordningen ophører desuden umiddelbart, hvis der ikke længere foreligger en koncern i henhold til selskabslovens regler, eller hvis der ikke længere er ansat medarbejdere i koncernens datterselskaber. En koncern foreligger i denne sammenhæng, når et moderselskab faktisk udøver den bestemmende indflydelse i et eller flere datterselskaber. Kilde: Selskabsloven, lov nr. 470 af 12. juni 2009 om aktie- og anpartsselskaber, som ændret ved lov nr. 159 af 16. februar 2010. Bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber nr. 806 af 28. juni 2010. Kontakt Bech-Bruun rådgiver om alle aspekter i relation til medarbejderrepræsentation, herunder de selskabsretlige og ansættelsesretlige forhold. Vi hjælper blandt andet med at etablere medarbejderrepræsentationsordninger og bistår ved ændringer i eksisterende ordninger. Vi indgår også i tilrettelæggelse af processen omkring valg, ligesom vi ofte er involveret i tilfælde af ændringer undervejs i valgperioden eller i tilfælde af virksomhedsoverdragelser eller andre omstruktureringer, som får betydning for medarbejderrepræsentationen. Du er altid velkommen til at kontakte advokat Monica Reib eller advokat Mette Klingsten for en uforpligtende drøftelse. Monica Reib Partner T 72 27 35 82 E mre@bechbruun.com Mette Klingsten Partner T 72 27 35 20 E mkl@bechbruun.com 5 medarbejderrepræsentation november 2010