Digitaliseringsmodel for administrationen af 225- timersreglen - Inspiration til kommunerne og deres it-leverandører

Transkript

1 NOTAT April 2016 Digitaliseringsmodel for administrationen af 225- timersreglen - Inspiration til kommunerne og deres it-leverandører J. Nr. 16/05933 Digitalisering og Support Dette notat er tænkt som en inspiration til kommunerne og deres it-leverandører. Notatet anviser en mulig digitalisering af administrationen af 225-timersreglen i forbindelse med beregning af bortfaldsdatoer, varslingsbreve mv. Samtidig kan notatet anskueliggøre en række af de overvejelser, der har ligget bag udformningen af varslingsbekendtgørelsen. 1 Notatet er ikke en bindende retningslinje; det er derimod lovbestemmelserne og varslingsbekendtgørelsen. Notatet tager udgangspunkt i den dato-model, som følger af varslingsbekendtgørelsen, men beskrivelsen af digitaliseringsmodellen i notatet er mere teknisk end datomodellen i varslingsbekendtgørelsen. I notatet opereres endvidere med en såkaldt startdato, som kan danne udgangspunkt for en digitalisering af de nødvendige mellemregninger imellem overgangsdatoen og bortfaldsdatoen. Startdatoen er således ikke en del af varslingsbekendtgørelsens begrebsmodel, men en teknisk mellemregning, der giver mulighed for at tage hensyn til forlængelsesårsager, løbende optjening af arbejdstimer og forældelse af forlængelsesårsager i den løbende digitale beregning af bortfaldsdatoen. Datagrundlaget Administrationen af 225-timersreglen bygger på indhentningen af forskellige oplysninger om borgerens ydelses-, arbejds- og kontaktforløb. Disse oplysninger hentes fra forskellige kilder: Ydelseshistorik Til brug for beregningen er det først og fremmest nødvendigt at vide, i hvilke perioder den pågældende og for ægtepar også den pågældendes ægtefælle - har modtaget en ydelse (hjælp efter LAS 11), der gør den pågældende omfattet af reglerne. Denne oplysning forudsættes at være tilgængelig i de kommunale ydelsessystemer. Disse data kan eventuelt suppleres med oplysninger fra indkomstregisteret, men det vurderes, at en rent indkomstregisterbaseret beregningsmodel er uhensigtsmæssig så længe ydelsesadministrationen som helhed ikke bygger på indkomstregisteret. Døde perioder (forlængelsesgrunde) Beregningsperioden på 12 kalendermåneder, inden for hvilken der skal dokumenteres 225 timers arbejde, forlænges med perioder, hvor den pågældende har været omfattet af LAS 13 f, stk. 12. Disse perioder omtales i det følgende som døde 1 Bekendtgørelse nr. 310 af 30. marts 2016 om kommunernes pligt til varsling, vejledning m.v. af modtagere af integrationsydelse eller uddannelses- eller kontanthjælp, hvis hjælp kan bortfalde eller blive nedsat som følge af 225-timersreglen:

2 perioder. Samtidigt er det nødvendigt at vide, om og hvor længe den pågældende er eller har været undtaget fra reglerne på baggrund af 13 f, stk. 9. Oplysninger om forlængelsesgrunde registreres af det kommunale jobcenter i forbindelse med det almindelige kontaktforløb, og indberettes til Det Fælles Datagrundlag. Registreringen af, hvornår den pågældende har været omfattet af 13 f, stk. 9, er dog først mulig fra den 4. april Arbejdstimer For at undgå, at ydelsen nedsættes, skal den pågældende dokumentere 225 timers ordinært og ustøttet arbejde inden for de seneste 12 kalendermåneder. Ved administrationen skal der tages udgangspunkt i de oplysninger, som kommunen allerede har, og administrationen skal tilrettelægges sådan, at der ikke sendes varslingsbreve og partshøringer til borgere, som kommunen allerede på baggrund af de tilgængelige oplysninger kan se, ikke har udsigt til at få nedsat hjælpen. Oplysninger om arbejdstimer skal allerede indgå i administrationen af ydelsesudbetalingen, og derfor forudsættes det, at oplysningerne i de fleste tilfælde vil være tilgængelige i de kommunale ydelsessystemer. I nogle tilfælde vil det være nødvendigt at berige oplysningerne på baggrund af data fra indkomstregisteret (arbejdstimer), data fra Det Fælles Datagrundlag (oplysninger om løntilskud, der bevirker at arbejdstimerne ikke kan medregnes som ordinært og ustøttet arbejde) eller oplysninger fra borgeren selv. Det kan fx være tilfældet, hvis arbejdstimerne ligger i perioder, hvor borgeren ikke har modtaget hjælp. Centrale datoer Når en uddannelseshjælps-, kontanthjælps- eller integrationsydelsesmodtager (fremover: hjælpsmodtager) nærmer sig det tidspunkt, hvor de første skridt over for borgeren vil kunne blive relevante (typisk efter at der er modtaget hjælp i sammenlagt 6 måneder), beregnes en række centrale datoer. Da de fleste beregninger foretages på månedsbasis, vil de fleste datoer ligge den 1. i måneden: Overgangsdatoen Overgangsdatoen er den dato, hvor hjælpsmodtageren /ægteparret har, eller forventes at have, modtaget hjælp i sammenlagt 1 år inden for en periode på 3 år. - Hvis hjælpsmodtageren/ægteparret i 12 sammenhængende kalendermåneder ikke har modtaget hjælp, eller hvis hjælpsmodtageren har været omfattet af 13 f, stk. 9, i 12 sammenhængende måneder, opgøres perioden med modtagelse af hjælp fra det tidspunkt, hvor den/de pågældende igen begynder at modtage hjælp uden at være omfattet af 13 f, stk. 9. Startdatoen Startdatoen udgør starttidspunktet for beregningen af, hvorvidt hjælpsmodtageren/hver ægtefælle har præsteret 225 timers arbejde. Startdatoen beregnes som den seneste af tre datoer: - Et år før overgangsdatoen 2

3 - Den første dato i den første måned, efter hvilken hjælpsmodtageren/en ægtefælle ikke har dokumenteret 225 timers arbejde. - Den første dato i den første måned, efter hvilken hjælpsmodtageren ikke har været omfattet af en periode som nævnt i 13 f, stk. 12 (en død periode ) i sammenlagt 24 måneder (dette medfører, at der ikke vil blive medregnet perioder, som alligevel vil ende med at blive forældet på grund af begrænsningen i 13 f, stk. 13). Bortfaldsdatoen Bortfaldsdatoen ligger som udgangspunkt et år efter startdatoen. Dette år forlænges med de kendte perioder siden startdatoen, hvor den pågældende ikke har kunnet arbejde på grund af sygdom, barsel eller lignende (herunder perioder, hvor den pågældendes arbejdsevne har været vurderet så begrænset, at vedkommende ikke har kunnet opnå beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked), jf. 13 f, stk. 12 ( døde perioder ). Det bemærkes, at hvis der ikke er oplysninger om døde perioder eller om 225 timers arbejde, og hvis der ikke er sket forsinkelse af varslings- eller partshøringsbrev, vil bortfaldsdatoen og overgangsdatoen være identiske. - Hvis hjælpsmodtageren aktuelt er omfattet af en død periode uden kendt slutdato, beregnes ingen bortfaldsdato. Administrationsskridt, der tager udgangspunkt i bortfaldsdatoen, er ikke relevante, før der igen kan beregnes bortfaldsdato. - Et forsinket varslingsbrev eller en forsinket partshøring kan medføre, at bortfaldsdatoen bliver senere end denne beregning. Administration af 225-timersreglen Administrationsflowet tager sit udgangspunkt i varslingsbrevet. De senere trin i administrationen forudsætter, at der har været sendt varslingsbrev. Trin 1: Varslingsbrevet (senest 6 måneder før bortfald) Når en hjælpsmodtager nærmer sig 6 måneder før bortfaldsdatoen, sendes et varslingsbrev, hvor borgeren orienteres om reglerne og hvilken betydning, de har for den pågældende. I varslingsbrevet oplyses om, hvornår den pågældende forventes at få nedsat ydelse, hvis ikke forholdene ændrer sig. - Hvis den pågældende allerede har præsteret 225 timers arbejde siden startdatoen, beregnes ny bortfaldsdato, og der skal derfor ikke sendes et varslingsbrev. - Hvis hjælpsmodtageren tidligere har modtaget et varslingsbrev, sendes ikke et nyt varslingsbrev, medmindre den pågældende i mellemtiden har været ude af ydelsessystemet i en sammenhængende periode på 12 måneder, eller den pågældende har været undtaget efter 13 f, stk. 9, i 12 sammenhængende måneder. - Hvis varslingsbrevet forsinkes, så det først sendes, efter at der er 6 måneder til bortfaldsdatoen, udskydes bortfaldsdatoen, således at der fortsat er 6 måneder fra varslingsbrevet til bortfaldsdatoen. 3

4 Trin 1.1: Løbende orientering i forbindelse med kontaktforløb Hvis der i forbindelse med den pågældendes kontaktforløb opstår væsentlige ændringer i hjælpsmodtagerens forhold (eksempelvis hvis der registreres en død periode eller ophør af en død periode), orienteres den pågældende om konsekvenserne heraf i forhold til 225 timersreglen. - Hvis de nye forhold ændrer på bortfaldsdatoen og medfører, at der ikke længere kan beregnes en bortfaldsdato, eller medfører, at der igen kan beregnes en bortfaldsdato, skal borgeren vejledes om de nye forhold. - En registrering, som medfører, at der ikke kan beregnes en bortfaldsdato, medfører, at den pågældende er ude af administrationsflowet, indtil der igen er mulighed for at beregne en bortfaldsdato. Dette kan fx være tilfældet for en person, som har en død periode, hvor ophøret af perioden ikke er kendt. Trin 2: Partshøring eller skriftlig orientering om ny bortfaldsdato (senest 1 måned før varslet bortfaldsdato) Senest en måned før varslet bortfald skal der tages stilling til det videre forløb. I denne forbindelse er der to mulige videre skridt: Mulighed 1: Den (nyberegnede) bortfaldsdato er stadig så nært forestående, at der er grundlag for en partshøring. Der sendes et partshøring i form af en agterskrivelse. - Hvis partshøringen forsinkes, så der er mindre end en måned fra partshøringen til bortfaldsdatoen, udskydes bortfaldsdatoen tilsvarende, så hjælpsmodtageren har mindst en måned til at reagere på partshøringen, inden vedkommende omfattes af nedsættelsen eller bortfaldet af hjælpen. Mulighed 2: Den (nyberegnede) bortfaldsdato ligger længere ude i fremtiden, eller der kan ikke længere beregnes bortfaldsdato. Hjælpsmodtageren oplyses om den nye bortfaldsdato (eller den manglende bortfaldsdato), om begrundelsen for den nye bortfaldsdato og om betydningen heraf. Oplysning om ny bortfaldsdato skal være skriftlig. Trin 3: Afgørelse om bortfald eller nedsættelse af kontanthjælp (Umiddelbart inden bortfaldsdatoen) Umiddelbart inden bortfaldsdatoen træffes på baggrund af den udsendte partshøring og eventuelt indkomne svar afgørelse om, hvorvidt hjælpen skal nedsættes/bortfalde som følge af 225-timersreglen. Mulighed 1: Det afgøres, at hjælpen ikke skal bortfalde/nedsættes Hvis det på baggrund af høringssvar eller andre oplysninger konstateres, at kravet om 225-timers arbejde er opfyldt, eller at bortfaldsdatoen alligevel ikke er nært forestående, træffes afgørelse herom. Afgørelsen sendes til borgeren med relevant 4

5 begrundelse og oplysninger om en evt. ny bortfaldsdato. (Bemærk at der ikke sendes nyt varslingsbrev, selv om bortfaldsdatoen udskydes.) Mulighed 2: Hjælpen bortfalder eller nedsættes Hvis det efter partshøringen konstateres, at kravet om 225 timers arbejde ikke er opfyldt, og at bortfaldsdatoen fortsat er korrekt oplyst til borgeren i forbindelse med partshøringen, træffes afgørelse om bortfald eller nedsættelse af hjælpen. Trin 4: Genindtræden i fuld ydelse Når en hjælpsmodtager har fået ydelsen nedsat på grund af 225-timersreglen, kan genindtræden i fuld ydelse ske på forskellige måder: - Hvis hjælpsmodtageren kan dokumentere 225 timers arbejde i løbet af de seneste 12 kalendermåneder, efter at hjælpen blev nedsat/bortfaldt (idet der tages højde for nye døde perioder), beregnes en ny startdato og dermed en ny bortfaldsdato og hjælpsmodtageren/ægtefællen modtager igen fuld ydelse. - Hvis hjælpsmodtageren/begge ægtefæller i en sammenhængende periode på 12 måneder ikke har modtaget en ydelse omfattet af reglerne fastsættes en ny overgangsdato, hvis hjælpsmodtageren/ægtefællerne igen begynder at modtage hjælp. - Hvis hjælpsmodtageren undtages fra reglen med henvisning til LAS 13 f, stk. 9, generhverves retten til fuld ydelse fra det tidspunkt, hvor kommunen vurderer, at den pågældendes arbejdsevne er så begrænset, at den pågældende bliver omfattet af undtagelsen i 13 f, stk. 9. Inden et halvt år inde i hjælpsforløbet Overgangsdato, startdato og bortfaldsdato beregnes løbende eller efter behov Inden 6 måneder før beregnet bortfald Der sendes varslingsbrev med oplysninger om reglerne, og orienteres om beregnet bortfaldsdato. Inden 1 måned før varslet bortfaldsdato Hvis bortfaldsdatoen er uændret, sendes høring med agterskrivelse. Hvis bortfaldsdatoen har ændret sig, orienteres borgeren skriftligt med begrundelse for ændringen og ny beregnet dato. Umiddelbart før bortfaldsdato Hvis betingelserne for bortfald/nedsættelse af hjælpen fortsat er opfyldt, sendes afgørelse om bortfald/nedsættelse Hvis bortfaldsdatoen har ændret sig, træffes afgørelse om, at hjælpen ikke nedsættes. Efter bortfald Genindtræden i fuld ydelse når betingelserne er opfyldt Eksempler på tidslinjer Forløbet i en almindelig situation: 5

6 Hvis der er døde perioder før varslingsbrevet, udskydes varslingsbrev, høring og bortfaldsdato men ikke overgangsdatoen - tilsvarende (Røde punkter markerer måneder med undtagelses- eller forlængelsesgrunde): Hvis der opstår døde perioder efter varslingsbrevet, udskydes høring og bortfald men ikke overgangsdato tilsvarende. I så fald orienteres borgeren skriftligt om, at den oprindelige bortfaldsdato ikke længere er gældende: Perioder uden hjælp før overgangsdatoen, udskyder overgangsdatoen (og dermed resten af datoerne). Perioder uden hjælp efter overgangsdatoen har ingen betydning for datoerne (Grå cirkler indikerer perioder hvor hverken hjælpsmodtageren eller dennes ægtefælle modtager hjælp): 6

7 For at blive omfattet af reglerne, skal den pågældende have modtaget hjælp i sammenlagt 1 år inden for en periode på 3 år. Hvis hjælpsmodtageren (og dennes ægtefælle) har været uden for ydelsessystemet i længere perioder, sættes overgangsdatoen først til det tidspunkt, hvor den pågældende forventes at opfylde betingelsen: Når den pågældende har arbejdet 225 timer, flyttes startdatoen til den første dag i den første måned, efter hvilken der ikke er præsteret 225 timers arbejde. Bortfaldsdatoen (men ikke overgangsdatoen) flyttes tilsvarende (Grønne cirkler indikerer perioder med arbejde): 7

8 Kombineret beregningseksempel I tilfælde, hvor en række forskellige faktorer falder sammen, er det nødvendigt at beregne datoerne i den ovenfor beskrevnerækkefølge for at sikre, at beregningen sker korrekt. Det følgende eksempel illustrerer beregningen ved en hjælpsmodtager, der har både sporadisk arbejde, døde perioder og perioder uden hjælp: Først beregnes overgangsdatoen, som er det tidspunkt, hvor hjælpsmodtageren (og/eller dennes ægtefælle) har modtaget hjælp i sammenlagt 1 år: Derefter beregnes startdatoen. Denne lægges som udgangspunkt et år før overgangsdatoen. I dette eksempel er der præsteret 225 timers arbejde siden hjælpen begyndte, men da de første timer ligger mere end et år før overgangsdatoen, får dette ikke betydning for startdatoen: På baggrund af startdatoen beregnes bortfaldsdatoen, som ligger et år efter startdatoen, med tillæg af de 3 måneder, hvor hjælpsmodtageren har været omfattet af en død periode: 8

9 På baggrund af den beregnede bortfaldsdato, sættes datoer for varsling (senest 6 måneder før bortfald) og høring (senest 1 måned før bortfald): Hvis varslingen forsinkes for eksempel fordi kommunen ikke når at varsle, efter at det konstateres, at den pågældende ikke længere er omfattet af en undtagelsesgrund udskydes bortfaldsdatoen, så der fortsat er 6 måneder mellem varsling og bortfald: Hvis hjælpsmodtageren efter varslingen dokumenterer 100 timers arbejde, således at der nu ligger mere end 225 timer siden startdatoen, sættes en ny startdato, som danner udgangspunkt for en genberegning af bortfaldsdato og høringsdato. Der sendes ikke nyt varslingsbrev, da hjælpsmodtageren allerede er varslet. Senest en måned før beregnet bortfald, sendes en orientering om den nye bortfaldsdato: 9