Rundskrivelse nr. 6/02 26. februar 2002 Finsensvej 78 2000 Frederiksberg Tlf. 38 10 60 11 Fax 38 19 38 90 adir@adir.dk www.adir.dk Medlems- og efterlønsbidragsregistrering opsamling, orientering mv. Indhold: Side: A. Et år hvordan opgøres et år i forhold til anciennitetsreglerne for ret til efterløn 1 B. Dokumentationsbekendtgørelsen vejledning, fortolkningsbidrag mv 2 1. 3 og 5 i dokumentationsbekendtgørelsen oversigt 2 2. 7 i dokumentationsbekendtgørelsen fortolkning. 3 3. Opbevaring af medlemsoplysninger indhentet på AR 287. 4 4. Rykkerprocedure. 4 C. AR 260 (vandreblanketten).. 4 1. Hyppige spørgsmål om udfyldelse af den historiske del på AR 260 (side 1) (vandreblanketten) 4 2. Hvilke oplysninger skal oplyses under Medlemsperioder mv. på AR 260 (side 2) 6 3. Overflytning 7 D. Orientering. 7 1. Statistik over fremdriften i efterlønsregistreringen 7 2. B-vejledning om kvitteringer og ML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger 8 Vores sag 01-22-0006 EBN Kontor T4 Gennemgangen af ovennævnte emner er et supplement til tidligere udsendte rundskrivelser om emnet (rundskrivelserne nr. 77/01, nr. 73/01, nr. 68/01, nr. 37/01 og nr. 24/01). A. Et år hvordan opgøres et år i forhold til anciennitetsreglerne for ret til efterløn Der har fra a-kassernes side været et ønske om nogle ensartede retningslinier med hensyn til opgørelsen af et år i relation til anciennitetskravene for ret til efterløn. Efterlønsbidragsregistreringsprojektet har aktualiseret dette, da a- kasserne skal tage stilling til medlemmernes fremtidige ret til efterløn for så vidt angår opfyldelse af anciennitetskravet. 1/8
A-kassernes opgørelse af anciennitetskravene for ret til efterløn skal tage udgangspunkt i hele år (et helt år går f.eks. fra den 15. februar 2002 til og med den 14. februar 2003). Hertil kommer eventuelle medlemsperioder, der ikke dækker hele år. Disse medlemsperioder lægges sammen. Hvis medlemsperioden sammenlagt udgør 366 dage, er der tale om et helt år, der kan medregnes til anciennitetskravet. Hvis den sammenlagte medlemsperiode udgør 365 dage, skal a-kassen forelægge sagen for direktoratet, hvis medlemmet har brug for at kunne medregne den sammenlagte periode som et helt år for at gå på efterløn. Direktoratet tager herefter konkret stilling til, om medlemmet kan medregne perioden som et helt år. Hvis den sammenlagte medlemsperiode udgør mindre end 365 dage, er det ikke muligt at medregne perioden som et helt år. Eksempel: Medlemmet er født den 1. maj 1944. Han er ikke medlem af en a-kasse pr. 31. marts 1992. Han kan ikke opfylde anciennitetskravet med medlemskab i 10 år inden for 15 år, jf. 74 a, stk. 2, i loven. Medlemmet skal derfor mindst have medlemskab i 20 år inden for 25 år, jf. 74 a, stk. 3, i loven, og medlemmet skal desuden betale efterlønsbidrag uafbrudt fra den 1. april 1999. Medlemmet har en medlemsperiode fra den 1. maj 1980 til den 31. oktober 1987. Denne periode kan i alt opgøres til 7 år og 184 dage. Medlemmet har også en medlemsperiode fra den 1. januar 1988 til den 3. juli 1988. Denne periode kan opgøres til 185 dage. Medlemmet bliver optaget i a-kassen igen den 1. maj 1992 og medlemmet betaler efterlønsbidrag fra den 1. april 1999 og indtil medlemmets 60-års-dag den 1. maj 2004. Denne medlemsperiode kan opgøres til 12 år. Medlemmets samlede anciennitet på 60-års-dagen kan herefter opgøres til 7 år + 12 år = 19 år. Medlemmet har herudover 184 dage + 185 dage = 369 dage eller 1 år og 3 dage. Der er således tilstrækkelig anciennitet for ret til efterløn på 60-års-dagen. B. Dokumentationsbekendtgørelsen vejledning, fortolkningsbidrag mv. 1. 3 og 5 i dokumentationsbekendtgørelsen oversigt 3 og 5 i bekendtgørelse nr. 669 af 9. juli 2001 om dokumentation for medlemsanciennitet og indbetaling af efterlønsbidrag mv. fastlægger hvilke persongrupper der er omfattet af den bagudrettede undersøgelsesperiode og den løbende registrering, og hvilken dato, der skiller de bagudrettede oplysninger fra den løbende registrering (skæringsdatoen). 2/8
Skemaet giver en oversigt over dette: Skæringsdato= 1. okt. 01 Skæringsdato= den dato sagen rejses Løbende reg., jf. 5, fra 1. okt. 01 3, stk. 1 betaler e-bidrag 1. okt. 01 3, stk. 1 Betaler ikke e-bidrag 1. okt. 01, men har betalt tidligere 3, stk. 2 Har betalt e-bidrag, men udmeldt i perioden 1. juli - 30. sept. 01 3, stk. 3 30 40 årige betaler ikke e-bidrag 3, stk. 4 Fra OY, udlandet mv. og begynder at betale e- bidrag 5, stk. 3 Fylder 30 år 1. okt. 01 eller senere Løbende reg.,jf. 5, fra sagen rejses Løbende reg., jf. 5, ved fyldt 30. år 2. 7 i dokumentationsbekendtgørelsen fortolkning Dokumentationsbekendtgørelsen fastlægger i 7, stk. 1 og stk. 2, hvilke medlemsoplysninger, AR 260 (vandreblanketten) skal indeholde. Det skal i den forbindelse præciseres, at stk. 2 skal fortolkes således, at oplysningerne nævnt i stk. 1 som udgangspunkt skal være indeholdt i henholdsvis den historiske del og den fremadrettede del, alt efter om medlemsoplysningerne knytter sig til perioden før eller efter skæringsdatoen. En oplysning om en medlemsperiode før skæringsdatoen vil således indirekte være registreret på AR 260 ved a-kassens stillingtagen til, om medlemmet har ret til efterløn på et givet tidspunkt før det 65. år. Hvis en a-kasse på et tidspunkt skal bruge de underliggende oplysninger, der har gjort det muligt at tage stilling til medlemmets fremtidige efterlønsret, kan a-kassen få oplysningerne ved at rekvirere disse fra den a-kasse, der har udfyldt vandreblankettens historiske del. 3/8
3. Opbevaring af medlemsoplysninger indhentet på AR 287 En a-kasse, der har taget stilling til et medlems fremtidige ret til efterløn på baggrund af egne og/eller andre a-kassers oplysninger (AR 287), skal opbevare disse oplysninger, jf. 9, stk. 2, 3. pkt., i dokumentationsbekendtgørelsen. Disse oplysninger udgør således den underliggende dokumentation. Disse oplysninger skal opbevares i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvori medlemmet fylder 65 år, jf. 11, stk. 1 og stk. 3, i bekendtgørelsen. Hvis a-kassen har registreret de oplysninger, der fremgår af en indhentet AR 287 i eget revisorgodkendt edb-systen, skal de underliggende oplysninger i form af den indhentede AR 287 dog kun opbevares i 5 år, jf. 11, stk. 2, i bekendtgørelsen. Det samme gælder for egne underliggende oplysninger, der er blevet registreret i a-kassens revisorgodkendte edb-system. 4. Rykkerprocedure Det er vigtigt, at a-kasserne administrerer ens i forbindelse med registreringen af efterlønsoplysningerne. Alle a-kasser skal derfor følge retningslinierne i de udsendte B-vejledninger mv. (B-vejledning nr. 152 af 17. august 2001 om efterløns- og medlemsbidragsregistrering mv., B-vejledning nr. 197 af 29. november 2001 om kvitteringer og ML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger). Som en hjælp til a-kassernes ensartede administration skal det præciseres, at rykkerproceduren, i tilfælde af en a-kasses manglende besvarelse i form af en kvittering inden 1 uges fristen i B-vejledning om kvitteringer og MLfiler mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger, er, at afsender a-kassen ringer til den driftansvarlige i modtager a-kassen for at få afklaret, om der er tale om tekniske problemer i forhold til at modtage/afsende. Hvis dette ikke er tilfældet, genfremsendes rekvisitionen blot. C. AR 260 (vandreblanketten) 1. Hyppige spørgsmål om udfyldelse af den historiske del på AR 260 (side 1) (vandreblanketten) På AR 260 skal der i de felter, der vedrører de historiske oplysninger (side 1), tages stilling til, om et medlem ved indbetaling af medlems- og efterlønsbidrag vil kunne opfylde kravene til medlemsperiode og indbetalt efterlønsbidrag for ret til efterløn. 4/8
Dette gælder for alle medlemmer, der er omfattet af den bagudrettede undersøgelsesperiode, jf. 3 i bekendtgørelse nr. 669 af 9. juli 2001 om dokumentation for medlemsanciennitet og indbetaling af efterlønsbidrag mv. 1. Et medlem har betalt efterlønsbidrag den 1. oktober 2001, men kommer i kontingentrestance og bliver slettet i marts 2002 før a-kassen har lavet registreringen på AR 260 (side 1). Skal a-kassen besvare side 1 ud fra forholdene den 1. oktober 2001 eller ud fra forholdene i marts 2002? Svar: A-kassen skal besvare side 1 ud fra forholdene den 1. oktober 2001. 2. Skal et medlem, der ikke betaler efterlønsbidrag på skæringsdatoen, men som har indbetalt efterlønsbidrag uden at få dette tilbagebetalt, også have udfyldt de historiske oplysninger (side 1)? Svar: Ja. Eksempel: Et 32-årigt medlem, der har indbetalt efterlønsbidrag fra det 30. til det 31. år, skal den 1. marts 2002 overflyttes fra kasse A til kasse B. Kasse A skal sætte i feltet ja under de historiske oplysninger vedrørende spørgsmålet, om et medlem ved indbetaling af medlems- og efterlønsbidrag vil kunne opfylde kravene til medlemsperiode og indbetalt efterlønsbidrag for ret til efterløn. Dette medlem har således en potentiel ret til efterløn, blot medlemmet i tide begynder at betale efterlønsbidrag igen, og det er denne potentielle ret som a-kassen hér tager stilling til. 3. Skal de historiske oplysninger (side 1) rettes af a-kassen, når et medlems status ændrer sig efter den 1. oktober 2001 og efter a-kassen har foretaget den bagudrettede registrering? Svar: Nej. Eksempel: Et 40-årigt medlem, der har indbetalt efterlønsbidrag siden den 1. juli 1999, kommer i restance med indbetaling af medlemsbidraget herunder efterlønsbidrag pr. 1. september 2001. A-kassen har i dette tilfælde foretaget den bagudrettede registrering før udløbet af den frist, som medlemmet har til at genoprette medlemskabet, og a-kassen har derfor sat i feltet ja til efterløn under de historiske oplysninger. Selv om medlemmet ikke indbetaler restancebeløbet tids nok til at genoprette medlemskabet, skal a-kassen ikke rette feltet ja til efterløn under de historiske oplysninger til et nej. Hvis medlemmet senere bliver indmeldt i en a-kasse, skal a-kassen tage stilling til om medlemmet vil kunne opnå ret til efterløn. Medlemmet i eksemplet er omfattet af overgangsordningen i 74 a, stk. 3, i loven, og kan derfor ikke 5/8
tåle et afbrud i medlemsperioden. A-kassen skal træffe afgørelse om, at medlemmet ikke på noget tidspunkt vil kunne gå på efterløn. 4. Skal a-kassen under rubrikken Ret til efterløn oplyse den dato, hvor et medlem tidligst vil kunne gå på efterløn? Svar: Ja. Dette gælder også for et medlem, der har indbetalt efterlønsbidrag, men som ikke betaler efterlønsbidrag på skæringsdatoen den 1. oktober 2001. A-kassen skal tage udgangspunkt i, at medlemmet i princippet kan vælge at betale efterlønsbidrag igen dagen efter skæringsdatoen. Dette gælder også, selv om a-kassen på nuværende tidspunkt kan konstatere, at medlemmet ikke har genoptaget indbetalingen af efterlønsbidrag dagen efter skæringsdatoen. Eksempel: Et 37-årigt medlem har indbetalt efterlønsbidrag i 1 år. Medlemmet betaler ikke efterlønsbidrag på skæringsdatoen den 1. oktober 2001. A- kassen ved ikke, hvornår/om medlemmet igen begynder at indbetale efterlønsbidrag. A-kassen skal tage stilling til medlemmets ret til efterløn under de historiske oplysninger på AR 260. Da medlemmet skal have indbetalt efterlønsbidrag i 25 år inden for 30 år, jf. 74 a, stk. 1, i loven, og da medlemmet har indbetalt efterlønsbidrag i 1 år, skal medlemmet betale efterlønsbidrag i yderligere 24 år for at få ret til efterløn. Dette har medlemmet tidligst gjort som 61-årig. A-kassen skal herefter registrere den dato, hvor medlemmet tidligst vil kunne få efterløn, under den forudsætning, at medlemmet genoptager indbetaling af efterlønsbidrag den 2. oktober 2001. 2. Hvilke oplysninger skal oplyses under Medlemsperioder mv. på AR 260 (side 2) Udover medlemsoplysningerne fra skæringsdatoen og frem skal a-kassen også registrere en række andre medlemsoplysninger på AR 260 (side 2): 1. Alle perioder, der er indbetalt efterlønsbidrag for, skal registreres på AR 260 (side 2). Dette gælder både perioder, hvor efterlønsbidraget ikke er tilbagebetalt på skæringsdatoen, og perioder, hvor efterlønsbidraget er tilbagebetalt på skæringsdatoen. Hvis efterlønsbidraget et tilbagebetalt, skal dette blot fremgå ved at registrere dette i det relevante felt. 2. Alle forsikringsperioder fra et andet EØS-land, der er medregnet ved opgørelsen af den nødvendige medlemsanciennitet på skæringsdatoen, skal også registreres på AR 260 (side 2). 6/8
Det er kun de nødvendige perioder, der skal registreres. Hvis forudsætningerne om et medlems a-kasseliv senere ændres (på grund af afbrud i medlemskabet og indbetaling af efterlønsbidrag), kan det være nødvendigt, at a-kassen indhenter yderligere oplysninger om forsikringsperioden i et andet EØS-land hos et medlems tidligere a-kasse. Det bemærkes, at dette ikke skal ske via en AR 287R/AR 287 men derimod manuelt, eventuelt i form af en udskrift. 3. Herudover skal samtlige anciennitetsoplysninger fra det fyldte 30. år for medlemmer, som har ret til efterløn efter reglen i 74 a, stk. 1, i loven (25 år inden for 30 år), også registreres. Dette gælder såvel medlemmer, der er omfattet af den bagudrettede undersøgelsesperiode og for medlemmer, der fylder 30 år fra den 1. oktober 2001, uanset om medlemmet betaler efterlønsbidrag eller ej. Det er således ikke alle medlemsoplysninger, som a-kassen har modtaget på AR 287, der skal fremgå af AR 260 (side 2), men derimod kun oplysningerne nævnt i pkt. 1 3, samt naturligvis de fremadrettede oplysninger. 3. Overflytning Ved overflytninger skal den fraflyttede a-kasse automatisk sende AR 260 til tilflytter a-kassen. Rekvisitionen AR 260R er beregnet til de tilfælde, hvor medlemmet bliver genoptaget i en anden a-kasse end den oprindelige. Den oprindelige a-kasse er typisk ikke i denne situation klar over, at medlemmet er genoptaget i en ny a-kasse. Den nye a-kasse er derfor nødt til at rekvirere AR 260 ved at sende AR 260R. D. Orientering 1. Statistik over fremdriften i efterlønsregistreringen Det følger af B-vejledning nr. 152 af 17. august 2001 om efterløns- og medlemsbidragsregistrering mv, at a-kasserne ved månedens afslutning skal aflevere en fortegnelse til Arbejdsløshedskassernes Samvirke over: - antallet af afsendte rekvisitioner - antallet af manglende besvarelser (fra andre a-kasser) - antallet af modtagne rekvisitioner - antallet af ubesvarede rekvisitioner - antallet af egne medlemmer, som betalte efterlønsbidrag pr. den 1. oktober 2001, og som a-kassen mangler at undersøge ancienniteten på. A-kasserne skal aflevere denne fortegnelse til Arbejdsløshedskassernes Samvirke hver den 10. i måneden. 7/8
Den første gang a-kasserne skal aflevere opgørelsen er den 10. februar 2002. Opgørelsen skal indeholde oplysningerne for perioden fra den 1. oktober 2001 til den 31. januar 2002. Herefter afleveres de akkumulerede oplysninger ved månedens udgang. For eksempel vil opgørelsen, som a-kasserne skal aflevere til Samvirke pr. 10. marts 2002, indeholde oplysningerne for perioden fra den 1. oktober 2001 til og med den 28. februar 2002. Formålet er at vise udviklingen i udvekslingen af medlemsoplysningerne, og a-kasserne kan orientere sig herom på AK-net under menupunktet Lidt om tal. Alle sagsbehandlere i a-kassen har adgang til AK-net via password AK- LOV. 2. B-vejledning om kvitteringer og ML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger B-vejledningen har nr. 197 af 29. november 2001. B-vejledningens titel er B-vejledning om kvitteringer og ML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger. Dette er en ændring i forhold til den titel, der fremgår af tidligere udsendt rundskrivelse nr. 77 af 22. oktober 2001. Indholdsmæssigt er der ingen ændringer. Dog er automatisk slettet under pkt. 6 Kvitteringer på modtagne e-mails via SIK i andet afsnit. Det kan i øvrigt oplyses, at B-vejledning nr. 197 af 29. november 2001 om kvitteringer og ML-filer mv. ved udveksling af elektroniske oplysninger er ved at blive gennemgået for eventuelle uhensigtsmæssigheder af den arbejdsgruppe i a-kasseregi, som i det væsentlige har udarbejdet vejledningen. Dette arbejde tager udgangspunkt i de praktiske erfaringer, som arbejdsgruppen siden har fået. Med venlig hilsen Edith Berggren Nielsen fuldmægtig direkte tlf. 38 14 83 15 8/8