Hedensted Byråd Tofteskovvej Juelsminde. Henvendelse om aktindsigt til Hedensted Kommune

Transkript

1 Hedensted Byråd Tofteskovvej Juelsminde TILSYNET Henvendelse om aktindsigt til Hedensted Kommune A har ved brev af 8. september 2008 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Statsforvaltningen forstår As henvendelse således, at han ikke finder, at Hedensted Kommune var berettiget til at meddele afslag på begæring om aktindsigt i nogle betalingsdatoer vedrørende salg af grunde på Neptunvej. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Hedensted Kommune ikke kan afvise anmodningen om aktindsigt med henvisning til, at anmodningen ikke i tilstrækkeligt omfang identificerer, hvad der ønskes aktindsigt i, eller med henvisning til, at oplysningerne er omfattet af offentlighedslovens 12. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING JOURNAL NR.: /415 SAGSBEHANDLER: VJEMID DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR midtjylland@statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG TORSDAG FREDAG Sagens baggrund Den 26. august 2008 anmodede A om aktindsigt i nogle konkrete betalingsdatoer for grundsalg på Neptunvej. Der er tale om 12 byggegrunde solgt af Hedensted Kommune til en række entreprenører med overtagelsesdag den 1. september Købesummen for grundene skulle berigtiges således, at kr. forfaldt ved ansøgning om byggetilladelse, og restkøbesummen forfaldt ved salg af de enkelte huse, dog senest 30. december 2007.

2 Den 29. august 2008 informerede Hedensted Kommune A om salgsbetingelserne for grundsalgene, og oplyste, at indbetalingerne på restkøbesummerne var indgået som aftalt. Den 2. september 2008 fastholdt A over for kommunen, at han ønskede aktindsigt i, på hvilke datoer de enkelte grunde var færdigbetalt. I brev af 3. september 2008 afslog kommunen aktindsigt i de konkrete indbetalingsdatoer. Som begrundelse herfor skrev kommunen, at betalingsdatoerne ikke fremgik af sagerne. I brev af 19. september 2008 uddybede kommunen sin afvisning af aktindsigt med følgende begrundelse: Grunden til, at du ikke har fået aktindsigt skyldes, at betalingsdatoerne ikke ligger som en akt på sagerne. Retten til aktindsigt gælder kun eksisterende dokumenter. Kommunen er ikke pligtig til at udfærdige en opgørelse over betalingsdatoerne, når sådanne oplysninger ikke ligger på sagerne, jf. 5 i offentlighedsloven Kommunen oplyste, at alle indbetalingerne, på nær én, var sket inden fristen den 30. december På baggrund af As henvendelse til Statsforvaltning Midtjylland den 8. september 2008, anmodende statsforvaltningen den 15. oktober 2008, Hedensted Kommunen om en redegørelse. I brev af 12. november 2008 til statsforvaltningen, oplyste Hedensted Kommunen, at der efter dens vurdering var udleveret de dokumenter, der var omfattet af offentlighedslovens 4. Kommunen henviste desuden til, at der ønskedes generel indsigt i flere sager om salg af parceller på Neptunvej. Der var givet indsigt i den generelle salgssag, men kommunen fandt ikke, at den i henhold til vejledningen til offentlighedsloven var forpligtet til at give aktindsigt, når der ikke var nævnt en konkret sag. Af vejledningen til offentlighedsloven (vejledning nr af 3. november 1986, punkt 17) fremgår: forvaltningen har altså ikke pligt til at imødekomme begæringer om at få lejlighed til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager der, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. Det var kommunens opfattelse, at den pågældende anmodning om aktindsigt kunne sidestilles hermed. Kommunen havde i øvrigt vurderet, at oplysninger om salg af den enkelte parcel var omfattet af undtagelsesbestemmelsen i offentlighedslovens 12, da den enkelte sag eller dokumentet om salg af boligparcellen, kunne indehol- SIDE 2

3 de oplysninger om købernes private og økonomiske forhold. I brev af 25. november 2008 til statsforvaltningen anførte A, at den pågældende ansatte hos kommunen der havde udfærdiget redegørelsen af 12. november 2008, var inhabil. Grunden hertil var, at den pågældende havde været involveret i grundsalgene og været medunderskriver på købsaftalerne, og dermed været omfattet af en anden tilsynssag hos Statsforvaltning Midtjylland vedrørende de solgte grunde. Retsgrundlag Uddrag af offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer 1. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jfr. dog 2 og Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt mv. Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller den virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. SIDE 3

4 Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Uddrag af forvaltningsloven (lov nr. 571 af 19. december 1985 med senere ændringer) 3. Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse. 5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Stk. 2. Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens styrke eller den pågældendes funktioner med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uvedkommende hensyn. Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedsloven gælder efter 1 for al forvaltningsvirksomhed, og er således ikke begrænset til sager, hvori der vil blive truffet en afgørelse. Den omfatter derfor som udgangspunkt ikke alene egentlige afgørelsessager, men enhver form for virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder eksempelvis køb og salg af grunde. Efter offentlighedslovens 5, stk. 1, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt alle dokumenter, der vedrører sagen. Udtrykket dokument skal forstås i en meget vid betydning, som ikke blot omfatter egentlige skriftstykker, men også andre aktstykker såsom tegninger, kort m.v. På hvilken måde myndigheden opbevarer dokumenterne, er derfor uden betydning for retten til aktindsigt. Kvitteringer eller andre dokumenter, der indeholder oplysninger om f.eks. betalte beløb eller betalingsdatoer, falder derfor efter statsforvaltningens opfattelse, inden for lovens anvendelsesområde. Efter offentlighedslovens 4, stk. 3, er det en betingelse for ret til aktindsigt, at begæringen herom skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Dette identifikationskrav betyder, at der må være et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens. Baggrunden herfor er, at det skal være muligt for myndighe- SIDE 4

5 den uden brug af usædvanligt store ressourcer at lokalisere dokumentet, og at der ikke er adgang til at gennemgå en forvaltningsmyndigheds materiale med henblik på herigennem at finde frem til sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. 4, stk. 3, kan ikke berettiget et afslag på udlevering af bestemte oplysninger under henvisning til manglende angivelse af sagstilhørsforhold, hvis myndigheden på andet grundlag kan identificere det eller de konkrete dokumenter, der ønskes udleveret (jf. i øvrigt Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist og Økonomiforbundets, Forlag 1998, side 126ff) Kommunen henviser i sin redegørelse af 12. november 2008 til, at den efter vejledningen til offentlighedsloven, ikke har pligt til at imødekomme begæringer om at få lejlighed til at gennemse alle sager af en bestemt art eller alle sager, der er blevet journaliseret i en bestemt periode. Det, der ønskes aktindsigt i, er 12 kvitteringer eller andet, der kan dokumentere, på hvilke datoer de 12 restindbetalinger af købesummer på de pågældende byggegrunde, der forfaldt senest den 30. december 2007, er indbetalt. Det er kommunens opfattelse, at denne anmodning om aktindsigt kan sidestilles med en anmodning, hvori der ikke nævnes en konkret sag. I kommunens afslag af 19. september 2008 på aktindsigt, anfører kommunen, at betalingsdatoerne ikke ligger som en akt på sagerne, og at der derfor ikke eksisterer en dokument, der udviser en opgørelse over betalingsdatoerne. Da dokumentet ikke eksisterer, er det kommunens opfattelse, at den ikke er forpligtet til at udarbejde opgørelsen. Til en sag - i offentlighedslovens forstand - hører alle dokumenter. Det er uden betydning for retten til aktindsigt om dokumenterne rent teknisk er akteret på sagen, og dermed uden betydning, hvordan kommunen vælger at opbevare og registrere sine dokumenter. På baggrund af det oplyste, er statsforvaltningens opfattelse, at anmodningen om aktindsigt er tilstrækkeligt identificeret efter kravet i offentlighedslovens 4, stk. 3. Der er her lagt vægt på, at de pågældende grundes beliggenhed og antal er identificeret, at det bør være muligt uden større besvær at identificere oplysningerne uanset, at de ikke formelt ligger som akter i de pågældende sagsomslag og at det ikke er nødvendig at udarbejde en egentlig opgørelse over betalingsdatoerne, men at f.eks. en kopi af de pågældende kvitteringer vil være tilstrækkelig. SIDE 5

6 Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at anmodningen om aktindsigt ikke kan afvises med henvisning til, at anmodningen ikke i tilstrækkeligt omfang identificerer hvilke dokumenterer, der ønskes aktindsigt i. Kommunen henviser endvidere til, at oplysningerne kan være omfattet af offentlighedslovens 12, stk. 1, og dermed være undtaget fra aktindsigt, da sagen eller dokumentet kan indeholde oplysninger om købers private økonomiske forhold. Efter 12, stk. 1, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. For at der i relation til 12, stk. 1, nr. 1, kan være tale om oplysninger om enkeltpersoners økonomiske forhold, er det en forudsætning, at disse forhold angår eller i øvrig afslører noget om vedkommendes privatøkonomi. Statsforvaltningen har noteret sig, at der er tale om en oplysning om, på hvilken dato kommunen har fået et på forhånd aftalt beløb, af på forhånd kendte købere. Statsforvaltningen ser ikke grundlag for at antage, at oplysningerne om, at de pågældende købere har betalt et skyldigt beløb den pågældende dato, vil angå eller afsløre noget om vedkommendes privatøkonomi. Køberne af de pågældende grunde er desuden ikke enkeltpersoner, men derimod selskaber, og deres forhold er ikke beskyttet af offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1. Efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, er oplysninger om drifts- og forretningsforhold undtaget fra aktindsigt i det omfang, det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller den virksomhed, oplysningen angår. Bestemmelsen forudsætter en konkret afvejning og det afgørende er, om der er nærliggende risiko for, at der påføres den oplysningerne vedrører et tab. Da beløbsstørrelserne på betalingerne er kendte og det fremgår af købsaftalerne, hvem de pågældende købere er, og anmodningen om aktindsigt kun angår hvilke datoer indbetalingerne er sket, ser statsforvaltningen ikke, at der kan være tale om oplysninger, der vil kunne påføre de pågældende entreprenører et tab. Statsforvaltningen finder således heller ikke, at anmodningen om aktindsigt i oplysninger om betalingsdatoer kan afvises med henvisning til offentlighedslovens 12. Endelig skal det bemærkes, at selvom der i sagerne om de enkelte grundsalg, kan være oplysninger der er omfattet af 12, stk. 1, er det ikke hele sagen som sådan, der er SIDE 6

7 undtaget fra aktindsigt, men kun de pågældende oplysninger, jf. 12, stk. 2. Vedrørende inhabilitet Det er af A anført, at underskriveren på kommunes brev af 12. november 2008 til statsforvaltningen er inhabil. A har henvist til, at den pågældende har været med i salgsforløbet af grundene, der har medført en udtalelse fra Statsforvaltning Midtjylland, hvorefter grundene ikke kunne sælges uden forudgående offentligt udbud uden tilladelse hertil, og at det heraf ikke kunne udelukkes, at kommunen havde lidt et tab. Det forhold, at en person som indehaver af flere offentlige hverv træffer afgørelse eller deltager i en sags behandling i forskellige faser af en sags forløb, vil i almindelighed ikke medføre inhabilitet. Statsforvaltningen finder ikke, at der efter det oplyste er grundlag for at antage, at den pågældende ved udfærdigelsen af brevet til statsforvaltningen skulle have en særlig person eller økonomisk interesse i sagens udfald efter forvaltningslovens 3, stk. 1, nr. 1, eller, at der er andet der tyder på, at der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnet til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed efter 3, stk.1, nr. 5, ved udfærdigelsen af redegørelsen omhandlende aktindsigt. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til A. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Martin Basse /Vibeke Jensen SIDE 7