NOTAT om beregningsgrundlaget mv. ved fastlæggelse af årsnøgletal

NOTAT om beregningsgrundlaget mv. ved fastlæggelse af årsnøgletal Marts 2014

2 1. Generelt Siden 2001 har Domstolsstyrelsen i samarbejde med de enkelte retter hvert år udarbejdet et embedsregnskab med nogle af de væsentligste resultater fra året. Et væsentligt element har været produktivitetsberegninger, målopfyldelse i forhold til mål for sagsbehandlingstider samt oversigt over den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for udvalgte sagstyper. Efterfølgende er der også kommet oplysninger om brugeroplevet kvalitet, faglig kvalitet, trivsel og motivation samt omdømme med ind i embedsregnskabet, idet rammen om det er blevet den såkaldte DOMHUS-model (model om kvalitetsudvikling) og de resultattemaer, som er del af denne. Det oprindelige koncept blev justeret i 2012, således at der udarbejdes en række årsnøgletal for byretterne, som præsenteres i et oversigtsark i en fil. Udover dette oversigtsark er der en række andre ark med data for samtlige 24 byretter om produktivitet, årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv., aktivitet, målopfyldelse på de enkelte sagsområder, gennemsnitlige sagsbehandlingstider, HR-nøgletal og årsværksopgørelser. I tilknytning til årsnøgletallene er det ligeledes muligt at sammenligne de enkelte retter med en anden udvalgt ret. Hovedformålet med årsnøgletallene og den tilhørende årsberetning er fortsat at understøtte dialogen mellem retten og styrelsen om rettens resultater, udfordringer og muligheder. Materialet er også tænkt som et supplement til årsrapporten for Danmarks Domstole, hvorved domstolenes brugere kan få et indtryk af nøgleresultaterne ved de enkelte byretter. Den enkelte ret udarbejder en årsberetning med bemærkninger til årsnøgletallene samt de øvrige resultattemaer i DOMHUS-modellen, ligesom de væsentligste udviklingsaktiviteter for det kommende år også kan beskrives. I dette notat beskrives beregningsgrundlaget og de beregningsmetoder, der anvendes ved fastlæggelse af årsnøgletal, herunder særligt vægtning af sager og årsværk. 2. Vægtning af sager Der foretages en vægtning af de forskellige sager og årsværk ved retterne. Vægtningen af sager tager hensyn til den forskellige arbejdsbelastning, der ligger i sagerne, og forskelle i sagssammensætningen mellem retterne, således at sagstallene gøres sammenlignelige over årene og mellem retterne. Vægtningen af årsværk tager hensyn til forskelle i personalesammensætning mellem retterne og eventuelle ændringer i personalesammensætningen inden for den enkelte ret over tid. Der er følgende tre vægtningsmodeller: 1. Vægtning indenfor det enkelte sagsområde f.eks. domsmandssager i forhold til sager uden domsmænd indenfor straffesagsområdet. 2. Vægtning mellem sagsområder f.eks. straffesager i forhold til civile sager. 3. Vægtning af årsværk f.eks. jurister i forhold til kontorpersonale. De tre vægtningsmodeller beskrives nærmere nedenfor.

3 Ad 1 Denne vægtningsmodel vægter sagerne indenfor de enkelte sagsområder på baggrund af sagsvægte fastlagt i 2010. I 2010 skete der en forenkling af sagsvægtningsmodellen for byretterne. Grundlaget for forenklingen var vægtningsdata for 2008 og 2009 efter den tidligere model. Modellen blev taget i brug med virkning fra 1. januar 2011. Der foreligger i øvrigt et særskilt notat, hvor den forenklede vægtningsmodel er nærmere beskrevet. Ad 2 Den anden vægtningsmodel har til formål at vægte sagsområderne straffesager, civile sager, fogedsager, skiftesager og notarialforretninger overfor hinanden. Vægtene anvendt fra 1. januar 2011 og fremefter tager udgangspunkt i forholdet mellem den gennemsnitlige lønudgift (2008-2009) pr. vægtet sag på de enkelte sagsområder. Vægtene er dels beregnet særskilt for henholdsvis kontorpersonale og juridisk personale og dels samlet for alle personalegrupper. Ved genberegningen af 2010-tallene er de nye vægte for de enkelte sagsområder anvendt. Vægtene fremgår af tabellen nedenfor. Sagsområde Jurister Kontorfunktionærer Samlet Civile sager 3,7684 2,4333 3,1393 Straffesager 1,6753 1,2739 1,4847 Fogedsager 0,2883 0,5156 0,3965 Skiftesager 1,3991 2,2057 1,7768 Notarialforretninger 0,0464 0,2568 0,1448 De sagstal, der er vægtet samlet på tværs af sagsområder, fremgår af kolonnen samlet i arket Aktivitet. De indgår ved beregningen af rettens samlede produktivitet. Der foretages tilsvarende en opgørelse af den samlede aktivitet for henholdsvis jurister og kontorpersonale, som anvendes til at fastlægge den samlede produktivitet og produktiviteten på de enkelte sagsområder for disse personalegrupper. Ad 3 Den sidste vægtningsmodel er vægtningen af årsværk. Denne vægtningsmodel tager hensyn til forskelle i personalesammensætningen mellem retterne og de hermed forbundne lønomkostninger. Vægtene for de forskellige personalegrupper henholdsvis juridisk personale, kontorpersonale, og øvrigt personale beregnes som den relative lønforskel mellem personalegrupperne. Det er valgt ikke at foretage en vægtning af elever og ansatte i beskæftigelsesordning mv. De anvendte vægte fremgår af tabellen.

4 Grpnr. Gruppe Vægt 1 Jurister 1,54 2 Kontorfunktionærer 0,71 3 Elever 0 4 Beskæftigelsesordn. mv. 0 5 Øvrige ansatte 0,77 Et eksempel til illustration: To retter har nøjagtig samme antal sager og ens sagssammensætning og derudover har de nøjagtig samme årsværksforbrug. Den eneste forskel på de to retter er, at den ene ret har en personalesammensætning, hvor der er forholdsmæssigt flere jurister end i den anden ret. Hvis produktiviteten beregnes som antal årsværk i forhold til antal vægtede sager, vil to retter få præcis det samme resultat. Men hvis produktiviteten beregnes som antal vægtede sager pr. vægtede årsværk, vil den ret med forholdsvis flere jurister få en lavere produktivitet end den anden ret. Dette er udtryk for, at lønomkostninger pr. vægtet sag er højere. Årsværksvægtene er ligeledes opdateret i forbindelse med forenklingen af sagsvægtene i 2010, herunder ved genberegning af 2010. 3. Årsværk De årsværk (baseret på bevillingstimer), der anvendes ved udarbejdelsen af årsnøgletal, jf. arket Årsværk Personalekategorier er korrigeret for en række forhold. Der kompenseres for følgende forhold ved opgørelse af årsværksforbruget: Langtidssygdom (og efterfølgende deltidssygemelding) Lønnet barselsorlov og øvrige orlovsforløb med løn Deltagelse i møder i Hovedsamarbejdsudvalget, udvalg nedsat af DHA (Domstolenes Hovedsamarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg) og udvalg nedsat af Domstolsstyrelsen mv. Organisationsformænd (Dommerforeningen, Dommerfuldmægtigforeningen, HK Landsklubben for Danmarks Domstole og Domstolenes Tjenestemandsforening). Dommerfuldmægtige under uddannelse (indgår kun med 2/3 årsværk) Udlån af personale til andre retter Uoverensstemmelser i forhold til årsværksforbrug konstateret ved uddatakontrol Fritstillinger Følgende forhold medfører tillæg ved opgørelse af årsværksforbruget: Bistand fra sættedommere mv. Lån af personale fra andre retter I forhold til byretter med et eller flere afdelingskontorer kompenseres der med henholdsvis 1 juristårsværk og 2 kontorfunktionærsværk pr. afdelingskontor. Denne kompensation svarer til det ekstra antal årsværk, som de pågældende retter får tildelt ved udmøntning af lønsummen.

5 Ved beregning af den samlede produktivitet ved retten, for juristerne og for kontorpersonalet indgår også årsværk til generel ledelse og administration mv. Ved beregning af rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder i arket Produktivitet. Samlet, er de årsværk, der er registreret under generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner mv. nøgletalsfordelt på sagsområderne. Formålet hermed er at gøre produktiviteten uafhængig af forskelle mellem retterne for så vidt angår det antal årsværk, der anvendes til ledelse og administration mv. Årsværkene er fordelt i henhold til den procentvise fordeling af årsværk mellem sagsområderne ved den enkelte ret. Ved beregning af produktiviteten for jurister og kontorpersonale på de enkelte sagsområder indgår ikke årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. Som følge af årsværkskorrektionerne kan årsværksforbruget ikke sammenlignes med opgørelserne i årsrapport, SLS og SOL mv. 4. HR-data mv. Der er medtaget centrale HR-data i årsnøgletallene for at give et mere nuanceret billede. Disse data om gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder og personaleomsætning er alle trukket i Isola3, som Moderniseringsstyrelsen står for driften af. Forudsætningerne i forhold til tilblivelsen af disse tal kan ses på Isola3, men er også beskrevet neden for i bilag A. Retten skal være opmærksom på, at sammenligningstallene for 2012 er behæftet med usikkerhed for flere byretter grundet problemer med indberetningen i 2012 og den manglende mulighed for beregning i ISOLA som følge heraf. I 2013 sammenlignes det gennemsnitlige sygefravær ved den enkelte byretter med det gennemsnitlige sygefravær samlet for byretterne. Der er som følge heraf også foretaget en beregning af det gennemsnitlige sygefravær samlet for byretterne i 2012. Herudover er der medtaget oplysninger om det samlede lønsumsforbrug ved de enkelte retter med henblik på, at man kan danne sig et indtryk af, hvad det koster at drive et velfungerende retsvæsen. 5. Beregninger Nedenfor beskrives hvilke tal, der indgår i de enkelte beregningsark i årsnøgletallene, herunder hvilke beregninger der er foretaget. Overblik. Der er tale om et oversigtsark med udvalgte data. Alle data kan genfindes i efterfølgende ark, hvorfor beskrivelsen af tal og udregning mv. fremgår neden for under de enkelte ark. Produktivitet samlet. Den samlede produktivitet for retten beregnes ved at holde den samlede aktivitet målt som afsluttede vægtede sager op mod det samlede vægtede årsværksforbrug inkl. årsværk anvendt til generel ledelse og administration mv. På de enkelte sagsområder fremkommer rettens samlede produktivitet ved at holde den samlede aktivitet målt ved de vægtede afsluttede sager inden for sagsområdet op mod det samlede vægtede årsværksforbrug på området med tillæg af en forholdsmæssig andel af det årsværksforbrug, der anvendes til generel ledelse og administration mv. ved retten. Retssager er en fælles beregning af produktivitet for civile sager og straffesager efter samme princip. Resultatet er indekseret, så den gennemsnitlige produktivitet ved

6 byretterne i 2011 svarer til indeks 100. Det er valgt at fastholde byretternes gennemsnit for 2011 som indeks 100, idet det giver mulighed for at sammenligne 2012- og 2013-tallene direkte med produktivitetstallene for 2011. Det er muligt at foretage en sammenligning i forhold til gennemsnittet for byretterne og den 5. bedste byret. Produktivitet jurister. Den samlede produktivitet for juristerne beregnes ved at holde den samlede juristaktivitet målt som afsluttede vægtede sager op mod det samlede vægtede årsværksforbrug for juristerne inkl. årsværk anvendt til generel ledelse og administration mv. På de enkelte sagsområder fremkommer juristernes produktivitet ved at holde aktiviteten målt som vægtede afsluttede sager inden for sagsområdet op mod det samlede juristårsværksforbrug på området. Der tillægges ikke en forholdsmæssig del af juristernes årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. Retssager er en fælles beregning af produktivitet for civile sager og straffesager efter samme princip. Resultatet er indekseret, så den gennemsnitlige produktivitet ved byretterne i 2011 svarer til indeks 100. Det er valgt at fastholde byretternes gennemsnit for 2011 som indeks 100, idet det giver mulighed for at sammenligne 2012- og 2013-tallene direkte med produktivitetstallene for 2011. Det er muligt at foretage en sammenligning i forhold til gennemsnittet for byretterne og den 5. bedste byret. Produktivitet kontorpersonale. Den samlede produktivitet for kontorpersonalet beregnes ved at holde den samlede aktivitet for kontorpersonalet målt som afsluttede vægtede sager op mod det samlede vægtede årsværksforbrug for kontorpersonalet inkl. årsværk anvendt til generel ledelse og administration mv. På de enkelte sagsområder fremkommer kontorpersonalets produktivitet ved at holde aktiviteten målt som vægtede afsluttede sager inden for sagsområdet op mod det samlede årsværksforbrug for kontorpersonalet på området. Der tillægges ikke en forholdsmæssig del af kontorpersonalets årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. Retssager er en fælles beregning af produktivitet for civile sager og straffesager efter samme princip. Resultatet er indekseret, så den gennemsnitlige produktivitet ved byretterne i 2011 svarer til indeks 100. Det er valgt at fastholde byretternes gennemsnit for 2011 som indeks 100, idet det giver mulighed for at sammenligne 2012- og 2013-tallene direkte med produktivitetstallene for 2011. Det er muligt at foretage en sammenligning i forhold til gennemsnittet for byretterne og den 5. bedste byret. Generel ledelse og administration. Ved årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. forstås årsværksforbrug tidsregistreret under kategorierne ledelse og administration, hjælpefunktioner og transport. Dette årsværksforbrug er opgjort for de enkelte personalegrupper og samlet for retten. Samtidig sammenholdes årsværksforbruget til generel ledelse og administration mv. med rettens årsværksforbrug, hvorved der fremkommer en procentandel anvendt til generel ledelse og administration mv. Det er muligt at sammenligne den enkelte ret i forhold til det samlede årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. ved byretterne samt procentdelen til dette. Aktivitet ved retten. Aktiviteten måles som vægtede afsluttede sager. Ved opgørelse af den samlede aktivitet sker der en vægtning inden for de enkelte sagsområder og derefter en samvægtning af aktiviteten på de enkelte sagsområder. Dette ud fra den gennemsnitlige tyngde af sagerne på de enkelte sagsområder. På de enkelte sagsområder opgøres aktiviteten for både jurister og kontorpersonale. Målopfyldelse straffesager. Tabellen viser rettens målopfyldelse for de mål, der i fællesskab med byretspræsidenterne er fastsat for sagsbehandlingstiden opdelt på bestemte tidsintervaller. Målene vedrørende voldssager og voldtægtssager er eksternt fastsat. Den enkelte byret kan

7 sammenligne sig i forhold til målsætningen for det enkelte år, den gennemsnitlige målopfyldelse for byretterne og målopfyldelsen for den 5. bedste byret. Målopfyldelse civile sager og målopfyldelse fogedsager. Se under målopfyldelse straffesager. Alle mål for civile sager og fogedsager er fastsat sammen med byretspræsidenterne. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid straffesager. Tabellen viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper på straffesagsområdet. Det er muligt at sammenligne i forhold til gennemsnittet for byretterne og 5. bedste byret. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid civile sager. Tabellen viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper på civilsagsområdet. Det er muligt at sammenligne i forhold til gennemsnittet for byretterne og 5. bedste byret. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid fogedsager. Tabellen viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for almindelige fogedsager, særlige fogedsager, betalingspåkrav og tvangsauktioner, der alle indeholder forskellige underliggende sagstyper. Det er muligt at sammenligne i forhold til gennemsnittet for byretterne og 5. bedste byret. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid skiftesager. Tabellen viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper på dødsboskifteområdet. Det er muligt at sammenligne i forhold til gennemsnittet for byretterne og 5. bedste byret. HR-nøgletal og lønsumsforbrug. Det gennemsnitlige sygefravær opgøres i dage pr. ansat (årsværk). Sygefravær inkluderer deltidssygdom, men ikke barns sygdom, omsorgsdage og særlige feriedage. Ansatte under socialt kapitel indgår ikke i opgørelsen. Personaleomsætningen viser andelen af afgåede medarbejdere i forhold til det gennemsnitlige antal årsværk over året. Lønsumsforbruget er angivet i mio. kr. og inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag. Det er muligt at foretage en sammenligning med gennemsnittet for byretterne og 5. bedste byret. Det giver dog ikke mening at tale om 5. bedste byret i forhold til personaleomsætning og lønsumsforbrug. Årsværksforbrug for de enkelte personalegrupper. I denne tabel angives rettens årsværksforbrug for de enkelte personalegrupper absolut og indekseret. Det er muligt at sammenligne i forhold til det samlede årsværksforbrug ved byretterne. Årsværkene er korrigeret for de forhold, der nævnes oven for under pkt. 2. Årsværksforbruget kan derfor ikke umiddelbart stemmes af i forhold til årsrapport, SLS og SOL mv. Årsværksforbrug på de enkelte sagsområder. I denne tabel angives rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder og opgøres samtidig procentuelt i forhold til rettens samlede årsværksforbrug. Som følge af, at der også er årsværksforbrug til generel ledelse og administration mv. er det ikke muligt at summere op til 100 % i tabellen. Endvidere er årsværkene korrigeret for de forhold, der nævnes oven for under pkt. 2. Årsværksforbruget kan derfor ikke umiddelbart stemmes af i forhold til SLS.

8 I Isola3 er fraværsstatistikken, fraværstyper, defineret således: 1BILAG A Fraværstyper er den statistik i ISOLA, hvor du kan trække oplysninger fordelt på forskellige fraværsårsager. Statistikken over fraværstyper er velegnet til at følge virksomhedens fravær fordelt på forskellige fraværsårsager. Fraværstyper giver samtidig adgang til at sammenligne fravær mellem statslige virksomheder på en let tilgængelig måde. Der er følgende fraværsårsager: Sygefravær (inkl. arbejdsskade). Delvis sygemelding med nedsat tid. (*) Barns 1. sygedag. Barsel og adoption. Særlige feriedage. (**) (*) Denne fraværsårsag optræder første gang i 1. kvt. 2005. (**) Denne fraværsårsag indeholder også feriefridage indtil 2004. Du har mulighed for at vælge en, flere eller samtlige fraværsårsager som grundlag for statistikken. I Fraværstyper er fraværet opgjort i gennemsnitligt antal fraværsdage pr. ansat for den opgørelsesperiode, som du vælger. Der optræder både fraværsperioder, der er afsluttet og uafsluttet ved det valgte kvartals/års udgang. Der er mulighed for at fravælge ansatte på beskæftigelsesordninger under socialt kapitel i statistikken, hvis du vælger en periode fra 2. kvt. 2004 og frem. Der er forskel på datagrundlaget for Fraværstyper og Fraværsperioder. Fraværstyper indeholder både afsluttede og uafsluttede perioder, mens fraværsperioder kun indeholder afsluttede perioder. Læs mere om forskellen mellem Fraværstyper og Fraværsperioder. Endvidere er der anført følgende om personaleomsætning i Isola3: Med Personaleomsætningsstatistikkerne kan du følge og analysere udskiftningen af personale på forskellige måder. Du har mulighed for at få medarbejderudskiftningen opgjort som personaleomsætning og nettotilgang eller som reel tilgang og afgang i årsværk. Personaleomsætnings- og nettotilgangsprocenterne angiver udskiftningen af personale sat i forhold til det analyserede områdes samlede personale. Personaleomsætningen viser andelen af afgåede i forhold til det gennemsnitlige antal årsværk, mens nettotilgangen også viser, i hvilken retning udskiftningen foregår. Den kan altså fortælle, om der er blevet flere eller færre i en virksomhed i løbet af en periode. Tilgang og afgang angiver derimod de reelle bevægelser opgjort i årsværk. Statistikken er årlig. Fra 2003 og frem løber den fra 31. december ét år til 31. december det efterfølgende år. Tidligere blev statistikken opgjort for perioden 31. maj ét år til 31. maj det efterfølgende år.