Ofte stillede spørgsmål vedr. EOJ-systemer og dataleverancer til Danmarks Statistik

Danmarks Statistik Socialministeriet Kommunernes Landsforening 26. oktober 2010 Ofte stillede spørgsmål vedr. EOJ-systemer og dataleverancer til Danmarks Statistik I forbindelse med projektet for Ældredokumentation skal der leveres data til Danmarks Statistik via kommunernes EOJ-systemer. Dataleverancerne er nærmere beskrevet i dokumenterne: Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation (Danmarks Statistik, 27. februar 2009) Vejledning til kommunerne vedr. etablering og drift af filoverførsel til Danmarks Statistik (Danmarks Statistik, 11. december 2007) I det følgende gives svar på de spørgsmål, der er stillet af kommuner og EOJleverandører. Yderligere information kan fås ved at kontakte Specialkonsulent Anne Vibeke Jacobsen i Danmarks Statistik (aeldredok@dst.dk) 1 Dataleverancer til Danmarks Statistik... 2 1.1 Fremtidige indberetninger til Sociale ressourcer...2 1.2 Kompensation til kommunen... 2 1.3 Genfremsendelse af månedsleverancer... 3 1.4 Central FTP-server... 3 1.5 Aftaler om system til dataoverførsel... 3 1.6 Validering af data... 3 1.7 Validering af CPR-numre i overførsler Danmarks Statistik... 4 1.8 Status for hjemmehjælp... 5 1.9 Tilgængelighed til indsendte data... 5 1.10 Navngivning af XML-filer der sendes til Danmarks Statistik... 5 1.11 Værdisæt for SurveyID (metadata)... 5 1.12 Værdisæt for dst:period (metadata)... 6 1.13 Format for visiterede minutter... 6 1.14 Præcisering af FormVersion (metadata)... 6 2 EOJ-systemerne... 7 2.1 Leverancer fra private leverandører... 7 2.2 Private leverandørers adgang til EOJ... 7 2.3 Manglende boligmodul i EOJ-systemet... 7 2.4 Frigivelse af nye versioner af EOJ-systemerne... 8 Bilag 1. Uddybende svar vedr. private leverandører... 9

1 Dataleverancer til Danmarks Statistik 1.1 Fremtidige indberetninger til Sociale ressourcer Vil de nye indberetninger erstatte de eksisterende skemabaserede indberetninger til Danmarks Statistiks ressourcetælling (uge 10 tællingen)? Svar: De oplysninger der er indeholdt i de nye indberetninger udgår af de skemabaserede indberetninger i den Sociale ressourcetælling. Det vil sige, at store dele af Blanket 75 udgår. Det anbefales, at EOJ-leverandørerne bibeholder de nuværende systemer til indberetning af Blanket 75, indtil de nye systemer er introduceret i kommunerne. Følgende indberetninger til ressourcetællingen udgår: Antal timers hjemmehjælp (frit valg) Antal timers hjemmehjælp (ikke frit valg) Antal modtagere af hjemmehjælp (frit valg) Antal modtagere af genoptræning/vedligeholdelsestræning Antal der benytter privat leverandør Antal der skifter leverandør 1.2 Kompensation til kommunen Anskaffelse af det nødvendige programmel koster X-antal kr. pr. kommune. Hertil kommer ressourcer til indberetning, vedligeholdelse og kvalitetssikring af de nødvendige data. Har kommunen fået kompensation for denne opgave eller er det frivilligt at tilslutte sig? Svar: Der er med aftalen om dokumentationsprojektet afsat midler til de engangsudgifter, som kommunerne har, i forbindelse med overgangen til de nye data-indberetninger. Disse er overført til kommunerne over bloktilskuddet. Derudover bliver kommunerne kompenseret for de løbende driftsomkostninger i perioden 2007 til 2010. Desuden er leverandørerne blevet kompenseret direkte, for det arbejde, de har haft i forbindelse med udviklingen af systemet. Leverandørerne laver løbende nye udgaver/versioner af EOJ-systemerne. Vi kan derfor fra centralt hold ikke vide, om der i den pågældende udgave også er tale om ændringer, der ligger ud over, hvad dokumentationsprojektet omfatter. Der er fra centralt hold, og efter aftale med KL, truffet aftale om, at data for indsatsen på ældreområdet i fremtiden skal indberettes via EOJ-systemerne for at sikre valide og aktuelle data for området. 1.3 Genfremsendelse af månedsleverancer Der er lagt op til månedlige leverancer af data med en frist på 14 dage efter månedens udløb. Kan kommunerne indberette efterfølgende rettelser til Danmarks Statistik? Der kan fx være tale om, at fejl i visitationerne først opdages flere måneder efter månedens udløb. Svar: Det vil være muligt at genfremsende månedsleverancer. Alle leverancer indeholder et timestamp og versionsnummer og Danmarks Statistik bruger den senest modtagne månedsleverance i statistikken. Danmarks Statistik kan modtage månedsleverancer vedr. referenceår x frem til 31. januar i år x+1. Efter denne dato vil det ligge fast, hvilke versioner der skal ligge til grund for den offentliggjorte statistik. 1.4 Central FTP-server 2

Vil det ikke være en fordel med en central server som alle kommuner skal benytte i forbindelse med indberetninger til dette projekt? Svar: Overførsel til Danmarks Statistik sker via en central server der administreres af KMD. Detaljer vedr. filoverførsel fremgår af Vejledning til kommunerne vedr. etablering og drift af filoverførsel til Danmarks Statistik (Danmarks Statistik, 11. december 2007). 1.5 Aftaler om system til dataoverførsel Hvad skal kommuner og EOJ-leverandører gøre i forhold til indgåelse af aftaler vedr. dataoverførsel? Svar: Kommuner og EOJ-leverandører skal som udgangspunkt ikke gøre noget, da Danmarks Statistik er ansvarlig for indgåelse af aftaler om drift og vedligeholdelse af system til filoverførsel til Danmarks Statistik. Således har Danmarks Statistik indgået en samarbejdsaftale med KMD om brug af KMD s løsning til overførsel af data fra kommunerne. Kommunens opgave består i, at sikre at dataleverancerne placeres korrekt i et givet katalog på kommunens filserver inden en given tidsfrist jf. Vejledning til kommunerne vedr. etablering og drift af filoverførsel til Danmarks Statistik (Danmarks Statistik, 11. december 2007) 1.6 Validering af data Hvilke krav er der til validering af data inden afsendelse til Danmarks Statistik? Svar: Data skal opfylde kravene til indhold og form, som beskrevet i Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation (Danmarks Statistik, 27. februar 2009). Kommunen har formelt set ansvaret for rigtigheden af data, som overføres til Danmarks Statistik. Valideringen af, at dataleverancerne overholder formelle format-krav som fx XML-standarder og filnavngivning varetages i praksis af EOJ- leverandøren. XML-standarderne er præcist beskrevet på Infostrukturbasen. Infostrukturbasen består bl.a. af en fælles database, hvor primært offentlige myndigheder kan lægge grænsesnittet for XML-leverancer, som den pågældende myndighed modtager. Det påhviler kommunen at sikre, at dataindhold i dataleverancen er korrekt fx: at hjemmehjælpsydelser er korrekt opdelt mellem hhv. praktisk hjælp og personlig pleje, at boligtyper er korrekt angivet og at træning er opdelt på genoptræning og vedligeholdelsestræning. at private underleverandører er oprettet med korrekt CVR-nummer at systemet ikke indeholder CPR-numre med bogstaver og lignende. En nærmere beskrivelse af fejlmuligheder findes i Vejledning til kommunerne vedr. etablering og drift af filoverførsel til Danmarks Statistik (Danmarks Statistik, 11. december 2007). 1.7 Validering af CPR-numre i overførsler Danmarks Statistik Der er blev rejst spørgsmål om, hvorvidt Danmarks Statistik i overførslerne fra kommunerne vil acceptere CPR-numre, som indeholder bogstaver Svar: Det er i denne sammenhæng blevet undersøgt, i hvilke tilfælde CPR-numre kan 3

indeholde bogstaver. CPR numre vil i følge Danmarks Statistiks kontor for Befolkningsstatistik kun indeholde bogstaver, når der er tale om midlertidige CPR numre for personer, som ikke er permanent bosiddende i Danmark, dvs. fx turister, der behandles på hospital og lign. Ifølge Socialministeriet vil personer med disse typer CPR-numre ikke være modtagere af hjemmehjælp mv., og de bør således ikke optræde i dataleverancerne til ældredokumentation. Danmarks Statistik vil derfor fastholde kontrollen af, om dataleverancerne fra kommunerne indeholder CPR-numre med bogstaver. Dette betyder, at såfremt en given dataleverance fra en kommune indeholder CPR-numre indeholdende bogstaver, så vil denne dataleverance blive afvist. Danmarks Statistik og Socialministeriet opfordrer derfor alle kommuner til at sørge for at basen over borgere i kommunens EOJ-system ikke indeholder CPR-numre med bogstaver. Uddybende svar vedr. OIOXML-standarder: Ved overførsel og kontrol af CPRNR bruger Danmarks Statistik de centralt fastsatte OIOXML-standarder. Det er IT- og Telestyrelsen der sætter standarder for udveksling af data mellem offentlige myndigheder. I den sammenhæng er CPRNR en såkaldt kernekomponent som er sanktioneret af den danske X M L -komité. Der er således meget tungtvejende grunde til, at Danmarks Statistik fastholder den nuværende kontrol af CPRNR. Personnummeret består af to dele. Første del er en gyldig fødselsdato på formen DDMMÅÅ. Anden del er et serienummer på fire cifre. Personnummeret kan også have værdien 0000000000. Denne værdi bruges hvor personnummeret er påkrævet men ukendt. Med baggrund i ovenstående bliver en dataleverance til Danmarks Statistik afvist hvis blot ét CPRNR i leverancen: indeholder bogstaver ikke indeholder en gyldig fødselsdato i de første 6 cifre. ( 000000 accepteres dog jf. ovenfor). 1.8 Status for hjemmehjælp Hvordan skal man forstå statusoplysninger i leverance L2.1 og L2.1? Er det kun de aktive ultimo måneden eller skal man også medtage inaktive dvs. brugere der midlertidigt ikke modtager varig hjemmehjælp? Svar: Det drejer sig kun om dem der er aktive ultimo måneden. 1.9 Tilgængelighed til indsendte data Hvordan bliver data tilgængelige for kommunerne? De er ansvarlige for kvaliteten af data, og de vil meget gerne have mulighed for at se data - evt. både før og efter, at de indberettes til Danmarks Statistik. Svar: Alle data indsamlet i forbindelse med projektet vil blive samlet i Danmarks Statistik, hvor de vil være offentligt tilgængelige via Statistikbanken. Såfremt der ønskes mulighed for særlige datakørsler, er det muligt mod betaling. Parterne (Socialministeriet, KL og Danmarks Statistik) i projektet overvejer dog løbende, hvordan data og resultater kan stilles til rådighed for kommunerne. Danmarks Statistik og Servicestyrelsen forventer således, at indlede en dialog med i første omgang pilottestkommunerne om behov, ønsker og muligheder i denne sammenhæng. 1.10 Navngivning af XML-filer der sendes til Danmarks Statistik 4

Er der nogle regler for hvordan løbenummeret i filnavnet på XML-filerne skal opbygges? Svar: Filnavnet for leverancer fra kommuner skal bygges op efter følgende model: KXXXDYYYYMMDDTHHmmssLZZ.xml, hvor K er tegnet K, XXX er det trecifrede kommunenummer D er tegnet 'D' og står for date/dato, YYYY er årstallet, MM er månednummer, DD er dagens nummer, T er tegnet 'T' og står for time/tid, HH er timetallet (mellem 00 og 23), mm er minuttallet og ss er sekundttallet. Alle tal har evt. foranstillet 0. L er tegnet L og står for løbenummer. ZZ et løbenummer mellem 01 og 99, og extension på filerne er '.xml'. Løbenummeret (ZZ) skal være fortløbende med start på 1 for filer, der genereres i samme sekund. En fil som EOJ-systemet i Københavns kommune har genereret 4 okt. 2007 kl. 15:37:19, vil f.eks. komme til at hedde: K101D20071004T153719L01.xml. Genereres en fil mere indenfor samme sekund, vil den komme til at hedde K101D20071004T153719L02.xml. 1.11 Værdisæt for SurveyID (metadata) Hvad skal indsættes som værdisæt i dst:surveyid?. Svar: Af Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation" (Danmarks Statistik, 27. februar 2009) fremgår: dst:surveyid Beskrivelse: Entydig ID for dataleverancen hos Danmarks Statistik Værdisæt: Dxxxxxx, hvor xxxxxx genereres af Danmarks Statistik og meddeles efterfølgende. Det entydige ID for leverancen i Dst er D283000. "xxxxxx" i teksten ovenfor skal derfor erstattes af D283000. D283000 skal indsættes i metadelen i leverancerne før de placeres til afhentning på kommunens server. 1.12 Værdisæt for dst:period (metadata) I værdisæt på side 13 vises 2007 (årsindberetning) eller 2007M01 (månedsindberetning), mens der i eksempelfilen på side 28 står: 2007A01? Hvad er korrekt værdisæt? Det angivne værdsæt for dst: Period på side 13 i dokumentet Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation af 27. februar 2009 er ikke korrekt. Det skal være 2007A01 for år 2007. Den generelle model for udfyldelse af periode oplysninger er følgende: [årstal][frekvens][løbenummer] De 2 eneste mulige værdier p.t. er eksempelvis: 2007A01 - som angiver at der er tale om en årlig leverance i 2007. 2007M02 - angiver at det er 2. måned i året 2007 altså februar 2007. 1.13 Format for visiterede minutter I "Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation" (Danmarks Statistik, 27. februar 2009) er der en uoverensstemmelse mellem beskrivelsen af dataelementerne og skemadefinitionen for følgende dataelementer: PersonligPlejeVisiteretMinutter PraktiskHjaelpVisiteretMinutter 5

TidVisiteretMinutter I beskrivelsen angives formatet som 0, Positivt heltal og i skemadefinitionen angives formatet Ikke negativt kommatal. Hvilket format er det rigtigste? Svar: Det er skemadefinitionen der er gældende dvs. at formatet er Ikke negativt kommatal. 1.14 Præcisering af FormVersion (metadata) Danmarks Statistik har præciseret Metadataelementet FormVersion som er beskrevet på side 13 i "Beskrivelselse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation" (Danmarks Statistik, 6. juli 2007) Feltet formversion (version af dataleverancen) er indført for at give Dst information om, hvorvidt der er tale om første leverance eller om der e r tale om en genfremsendelse fra kommunen/eoj-systemet. Feltet forventes således at indeholde '1' for første leverance '2' for første genfremsendelse, '3' for anden genfremsendelse osv. Feltet skal med andre ord tælles op, hver gang kommunen gør brug af genfremsendelsesfunktionen. 2 EOJ-systemerne 2.1 Leverancer fra private leverandører Skal private leverandører af hjemmehjælp udlevere data på personniveau/besøgsniveau til Danmarks Statistik via kommunens EOJ-system? Det vil dels være praktisk besværligt for de leverandører der arbejder i flere kommuner og dels give kommunens myndighed adgang til deltaljerede data om leverandørerne som de kan udnytte til egen fordel. Svar: Se uddybende svar i bilag 1. 2.2 Private leverandørers adgang til EOJ De private leverandører har ikke i alle kommuner adgang til at bruge kommunernes EOJ-systemer. Spørgsmålet er diskuteret gentagne gange, men kommunerne vil ikke give adgang pga. it-sikkerhed. Kan vi forlange at private leverandører får adgang? Svar: Se uddybende svar i bilag 1. 2.3 Manglende boligmodul i EOJ-systemet Ikke alle EOJ-leverandører har et boligmodul og det er derfor ikke muligt at trække data til L3 automatisk. (spørgsmålet blev rejst af EOJ-leverandørerne i forbindelse med de løsningsbeskrivelser som hver af de 4 EOJ-leverandører har udarbejdet til Servicestyrelsen). Svar: I forhold til dataleverance L.3 (Boligtilbud), som udgøres af én årlig indberetning af tre tal vedr. ventetiden på kommunens generelle boligventeliste, så er der i løbet af møderne med EOJ-leverandørerne kommet forskellige tilbagemeldinger om dette punkt. Servicestyrelsen ønsker at præcisere forventningerne til alle leverandører på dette punkt: 6

Uanset at visse leverandører på nuværende tidspunkt ikke har et bolig(venteliste)modul i deres EOJ-system, og derfor ikke kan trække data til L.3 automatisk, så er kommunerne stadig pligtige til at levere data til L.3 til Danmarks Statistik. De kommuner, som ikke har et boligmodul i deres EOJ-system, skal derfor manuelt beregne de tal, som udgør L.3. Derfor ønsker Servicestyrelsen, at alle leverandører via deres systemtilpasning som minimum kan bistå deres respektive kunder med at danne en XML-fil på basis af data, som kommunen selv leverer. Denne XML-fil skal: 1) Overholde de formelle krav, som er opstillet i dokumentet "Beskrivelse af dataleverancer og dataudveksling vedr. ældredokumentation" side 28-29 (Danmarks Statistik, 27. februar 2009). 2) Kunne overføres til Danmarks Statistik via den snitflade, hvor de øvrige XML-filer også overføres. Dvs. at files skal kunne placeres på kommunens server, således at den på lige fod med de andre filer, er tilgængelig for KMD s KFS-LAN løsning. Servicestyrelsen ønsker, at dette kommer til at fremgå af alle fire løsningsbeskrivelser. 2.4 Frigivelse af nye versioner af EOJ-systemerne Nye versioner af EOJ-systemerne frigives kun et par gange om året efter nøje aftale med kommunerne. Skal nye krav fra ældredokumentationsprojektet indpasses i disse aftaler? Svar: med dette projekt sikres det, at de krav der stilles med ældredokumentationsprojektet til EOJ-systemerne på nuværende tidspunkt - dels med hensyn til indholdet og omfanget af dataleverancer og dels med hensyn til overførsel af data til Danmarks Statistik - vil blive indarbejdet. Eventuelle fremtidige ændringer i disse krav vil ikke være omfattet af dette projekt, men skal aftales efterfølgende med EOJ-leverandører. 7

Bilag 1. Uddybende svar vedr. private leverandører EOJ-leverandørerne har spurgt, om private leverandører af hjemmehjælp skal udlevere data på person- og besøgsniveau via kommunens EOJ-system. Leverandørerne er bekymret for følgende: a) Da de private leverandører skal kunne levere data til op til fire forskellige EOJ-systemer såfremt de leverer i flere kommuner skal der skabes en mulig løsning for leverandørerne, så de ikke skal anskaffe op til fire systemer. b) Den kommunale myndighed vil få adgang til detaljerede data vedr. private leverandørers kundegrundlag og kan derved udnytte data. c) I visse kommuner ønsker den kommunale myndighed af itsikkerhedsmæssige årsager ikke at lade private leverandør få adgang til kommunens EOJ-system. Dette forhindrer en udveksling af data. Svar: a) De private leverandører af hjemmehjælp skal kunne levere data til den kommunale myndighed, ligesom de må forventes at kunne det i dag, uanfægtet de er godkendt som leverandører i flere kommuner. I prisberegningen af den kommunale leverandørs timepriser, som danner udgangspunkt for kommunale myndigheds priskrav og afregning, er desuden indregnet udgifter til it 1[1], hvorfor private leverandører må forventes selv at dække evt. it-omkostninger. b) Opdelingen i BUM-modellen betyder, at den kommunale myndighed er adskilt fra den kommunale leverandør. Det betyder bl.a., at den kommunale myndighed skal agere upartisk over for alle leverandør uanset ejerform, herunder behandle data ens. Det må i den forbindelse forventes, at data fra den kommunale leverandør vil være af lige så stor interesse for den kommunale myndighed, som data fra en privat leverandør. c) Den kommunale myndighed er forpligtet af 82-84 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, kap. 12, til at levere de omtalte oplysninger på foranledning af Socialministeriet. Oplysningerne kan indsamles gennem EOJ-systemet, der i forvejen er rustet til at modtage og levere oplysninger. Leverandørers evt. misbrug af data er reguleret efter persondataloven og det forventes derfor ikke at være et problem, at private leverandører har adgang til EOJ-systemet. Endvidere betyder persondataloven, at der kun må udveksles oplysninger elektronisk, hvis det sker ved brug af en såkaldt sikker forbindelse. Hvis private leverandører opretter egne kartoteker, skal disse anmeldes og godkendes hos datatilsynet. Der er ikke problemer i overførslen af data, ej heller fra den private leverandør, når overdragelse af materialet er en vigtig del af sagsbehandlingen. I forbindelse med videregivelse af oplysninger fra den private leverandør til kommunen, gælder 43, stk. 3, i retssikkerhedsloven. Bestemmelsen siger, at 28 i forvaltningsloven gælder ved udveksling af oplysninger mellem kommunen og en privat leverandør. Se punkt 358 i retssikkerhedsvejledningen. Efter 28 i forvaltningsloven kan fortrolige oplysninger videregives, hvis borgeren har givet sit samtykke eller hvis videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling. Hvis der er tale om andre fortrolige oplysninger end oplysninger om helbredsforhold og væsentlige sociale problemer, kan oplysningerne også videregives, 1[1] Se evt. KL og Socialministeriets pjece om prisberegning (2006). 8

hvis oplysningen er af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed. Hvis der er tale om videregivelse af data fra en sundhedsperson i sundhedslovens forstand, gælder reglerne om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger i sundhedslovens kapitel 9. Her er der også en hovedregel om samtykke til videregivelse af oplysninger. Leverandøren må ikke få adgang til oplysninger om andre personer, medmindre disse personer utvetydigt har givet samtykke til det. Det følger af 8, stk. 3 i persondataloven, hvorefter myndigheder inden for det sociale område ikke må videregive personfølsomme oplysninger til andre medmindre den registrerede har givet samtykke eller videregivelsen er et nødvendigt led i sagens behandling eller nødvendig for at myndigheden kan gennemføre tilsyns- eller kontrolopgaver 10