fremtiden starter her... Gode råd om... Rekruttering
INDHOLD Indledning 3 Stillingsannoncen 4 Ansættelsessamtalen og de forbudte spørgsmål 6 Rekruttering og persondata 7 Referencer, personlighedstest, straffeattest og informationssøgning på nettet 9 Afslag og opbevaring af ansøgninger og informationer 12 Udgivet af Dansk Erhverv 1. udgave 1. oplag, februar 2016
Gode råd om rekruttering I Danmark kan virksomheder frit rekruttere medarbejdere, herunder vurdere, hvem der er bedst egnet til en given stilling. Rekrutteringsprocessen er dog underlagt en række juridiske begrænsninger, som vil blive behandlet i denne pjece. Pjecen omhandler også de mere formelle regler om, hvordan virksomheder indsamler og opbevarer oplysninger om en ansøger. Formålet med pjecen er dels at give et overordnet overblik over de vigtigste juridiske rammer og faldgrupper i rekrutteringsprocessen, dels give gode råd om forskellige HR-overvejelser i processen. Du finder mere information i HR-værktøjet Rekruttering og ansættelse, som findes på www.danskerhverv.dk. Rekruttering / Dansk Erhverv 3
Stillingsannoncen Med det formål at tiltrække de rette kandidater til en given stilling, bør en stillingsannonce indeholde en præcis beskrivelse af den konkrete stilling, herunder en beskrivelse af de væsentligste og afgørende kvalifikationer for at kunne bestride stillingen. Ikke alle kvalifikationer er lovlige at tillægge vægt i rekrutteringsprocessen. Stillingsannoncen bør fx forholde sig neutralt til følgende forhold: Køn Det frarådes at anvende udtryk som stuepige, altmuligmand eller servitrice, medmindre stillingsannoncen klart tilkendegiver, at stillingen kan besættes af både mænd og kvinder. Kønsspecifikke stillingsbetegnelser må kun anvendes, hvis betegnelsen er defineret i en lov, eller hvis virksomheden er omfattet af en overenskomst, der angiver en sådan stillingsbetegnelse. Hvis det er afgørende, at en stilling besættes af enten en mand eller en kvinde, kan virksomheden søge Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling om dispensation til at ansætte en medarbejder af et bestemt køn. Det kan fx være tilfældet, hvis man skal ansætte en medarbejder på et krisecenter for voldsramte kvinder eller mænd. Hvis et køn er underrepræsenteret i et konkret jobområde, er det også tilladt at opfordre det underrepræsenterede køn til at søge ansættelse. Det er dog en betingelse, at det fremgår af stillingsannoncen, at alle ansøgere vil blive taget i betragtning, og at det underrepræsenterede køn ikke har fortrinsstilling. EKSEMPEL En virksomhed, som havde en generel politik om at arbejde for en ligelig fordeling af kønnene, blev i 2014 dømt i Ligebehandlingsnævnet, fordi de i en stillingsannonce havde skrevet: Vi er mange kvinder, så det er en fordel, hvis du er mand!. 4 Dansk Erhverv / Rekruttering
Alder, religion, race mv. Forskelsbehandlingsloven forbyder enhver form for forskelsbehandling på arbejdsmarkedet på grund af: race, hudfarve eller etnisk oprindelse religion eller tro seksuel orientering national eller social oprindelse politisk anskuelse alder og handicap De nævnte forhold må hverken direkte eller indirekte indgå som et kriterium for ansættelse. Hovedparten af lovens kriterier giver sjældent anledning til problemer. De fleste ved, at det ikke er tilladt at annoncere efter en kristen dansk bogholder eller en butikschef med et politisk ståsted hos de konservative. Det er typisk kriteriet alder, der udfordrer. Det er ulovligt at annoncere efter medarbejdere med en given alder eller inden for en defineret alderskategori, fx mellem 30 og 40 år. Dog kan virksomheder omfattet af en kollektiv overenkomst lovligt annoncere efter ungarbejdere, såfremt overenskomsten tillader at aflønne medarbejdere under 18 år med en lavere løn, og hvis stillingsannoncen tydeligt angiver, at stillingen er forbeholdt unge under 18 år. Omvendt er det lovligt at annoncere efter medarbejdere med en given erfaring, fx på 3-5 år. Forbud mod indirekte diskrimination De nævnte forhold må heller ikke indirekte indgå som et kriterium for ansættelse. Det vil fx være tilfældet, hvis en virksomhed annoncerer efter en rengøringsassistent, der taler og skriver fejlfrit dansk, idet det at kunne tale og skrive fejlfrit dansk som oftest ingen betydning har for det konkrete arbejde. Med andre ord må en stillingsannonce ikke være formuleret på en måde, så den indirekte angiver at foretrække medarbejdere med en specifik race, religion, alder mv. Heller ikke selvom det kriterium, der er angivet, umiddelbart virker sagligt. De krav en virksomhed stiller til en potentiel ansøger, skal være saglige, og må ikke have til formål at afskære en bestemt gruppe personer fra at søge stillingen. Overtrædelse af forskelsbehandlingsloven kan straffes med godtgørelse eller bøde. Rekruttering / Dansk Erhverv 5
Ansættelsessamtalen og de forbudte spørgsmål En ansættelsessamtale vil typisk have til formål dels at afdække ansøgerens motivation for at søge stillingen, dels at vurdere, hvorvidt ansøgerens faglige og personlige kvalifikationer matcher den ledige stilling. Samtidig vil ansøgeren have mulighed for at søge yderligere information om stillingens indhold samt vilkårene for ansættelsen. En veldisponeret og planlagt samtale indeholder: Indledende snak Spørgsmål til ansøgeren om faglige og personlige kvalifikationer Præsentation af virksomheden og stillingen Ansøgerens spørgsmål til virksomheden Praktiske forhold Det videre forløb Som udgangspunkt er der fri adgang til at stille spørgsmål til ansøgeren, også om private forhold. Dog frarådes det at spørge ind til bl.a. følgende forhold, medmindre ansøgeren selv italesætter emnet: Race, hudfarve, religion eller tro Social eller etnisk oprindelse Seksuel orientering Politisk anskuelse Alder eller handicap Medlemskab af fagforbund Spørgsmål inden for et af disse emner kan skabe en formodning for, at emnet har påvirket beslutningen om ansættelse negativt. Da emnerne er beskyttet i lovgivningen, vil en virksomhed kunne få bevisproblemer ved at stille spørgsmål herom. Jo mere grundigt et emne har været drøftet under en ansættelsessamtale, jo større er formodningen for, at emnet også har haft betydning ved beslutningen om ansættelse. Samtidig vil den ansøger, der bliver spurgt om et emne, der er beskyttet i loven, have ret til at lyve om forholdet. Ansøgers svar kan derfor vise sig at være uden værdi for virksomheden. 6 Dansk Erhverv / Rekruttering
Under en ansættelsessamtale frarådes det tillige at spørge ind til: Graviditet og potentiel familieforøgelse Det er ulovligt at lægge vægt på, om ansøger står over for en potentiel, igangværende eller forestående familieforøgelse. Undgå spørgsmål som: Skal du have flere børn? Ansøgers oprindelige nationalitet For at sikre, at en ansøger har den fornødne opholds- og arbejdstilladelse, vil det dog som udgangspunkt være lovlig at spørge til ansøgers statsborgerskab. Statsborgerskab kan være afgørende for, om der skal indhentes opholds- og arbejdstilladelse. Helbredsoplysninger En virksomhed har ikke krav på alle informationer om ansøgers helbred. Kun oplysninger om sygdomme/symptomer, som kan have væsentlig betydning for det konkrete arbejde, har virksomheden krav på at blive orienteret om. Ved ansættelse af en flyttemand, må virksomheden gerne spørge til ansøgers ryg eller knæ. Derimod frarådes spørgsmål om ansøgers generelle helbredstilstand, fx Hvor mange sygedage havde du sidste år? Generelle helbredstjek og gentest er heller ikke tilladt i rekrutteringssammenhænge. Rekruttering og persondata Mange af de oplysninger der kommer frem under en rekrutteringsproces, er omfattet af persondataloven. Det kan være oplysninger fra en ansøgning, der fx identificerer ansøger, eller beskriver ansøgers kvalifikationer. Også oplysninger om ansøgers evt. etniske baggrund, politiske eller religiøse overbevisning, helbredsforhold, fagforeningsmæssige tilhørsforhold mv. kan være beskrevet eller kan komme frem under en ansættelsessamtale. Rekruttering / Dansk Erhverv 7
Hertil kommer de oplysninger, som virksomheden selv vælger at indsamle, forud for en evt. ansættelsessamtale. Persondataloven sætter bl.a. rammerne for, hvordan en virksomhed kan anvende oplysninger om en ansøger, hvilke krav der gælder, hvis en virksomhed, uden om ansøger, vil indhente oplysninger, samt hvor længe en virksomhed må beholde oplysninger om en ansøger. Hvornår gælder persondataloven? Persondataloven gælder, når en virksomhed håndterer personoplysninger i en af 3 former: I et register Elektronisk Ved anden systematisk behandling (fx en samling af ansøgninger) Loven opdeler personoplysninger i kategorierne; almindelige oplysninger og semi-/følsomme oplysninger. Der gælder forskellige regler for de forskellige kategorier. ALMINDELIGE OPLYSNINGER ER FX Identifikationsoplysninger som medarbejderens navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato Oplysninger om ansøger uddannelse, erfaringer, tidligere beskæftigelse og arbejdsopgaver, udtalelser mv. En virksomhed kan normalt lovligt bruge de almindelige oplysninger, som en ansøger har givet i en ansøgning. SEMI-/FØLSOMME OPLYSNINGER ER FX Helbredsforhold, herunder fx misbrug af alkohol Fagforeningsforhold Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning Seksuelle eller strafbare forhold Væsentlige sociale problemer Andre private forhold, fx om ansøger tidligere er blevet bortvist. 8 Dansk Erhverv / Rekruttering
Som hovedregel kan en virksomhed kun registrere semi-/følsomme oplysninger med ansøgers samtykke. For alle oplysninger gælder det, at disse skal behandles efter god databehandlingsskik. Det betyder bl.a., at en virksomhed kun må registrere, indhente og bruge de oplysninger, der har relevans, når virksomheden skal vurdere, om en ansøger er kvalificeret til stillingen. Overtrædelse af persondataloven kan medføre erstatnings- og strafansvar, ligesom grove overtrædelser kan medføre torterstatning til ansøger. Referencer, personlighedstest, straffeattest og informationssøgning på nettet Referencer, Det kan ofte være relevant at tage referencer på en ansøger. En reference kan afeller bekræfte et indtryk fra en ansættelsessamtale, ligesom en reference kan give et mere nuanceret billede af en ansøger. Det vil i mange situationer kræve ansøgers samtykke, hvis en virksomhed vil tage en reference på ansøger. Ofte vil et samtykke være uproblematisk for den ansøger, der gerne vil tages i betragtning til stillingen. Et uspecificeret samtykke fra ansøger til at tage reference, omfatter som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger. Tilsvarende må en tidligere arbejdsgiver ikke, uden den tidligere ansattes samtykke, videregive følsomme oplysninger til en potentiel ny arbejdsgiver. EKSEMPEL: Under en konkret sag blev en virksomhed dømt til at betale en tort-godtgørelse på 25.000 kr. til en tidligere ansat. Virksomheden havde telefonisk oplyst en potentiel ny arbejdsgiver om, at de havde haft en mistanke om at ansøger havde et alkoholmisbrug. Rekruttering / Dansk Erhverv 9
Også mundtlige referencer kan være omfattet af persondataloven. Det gælder fx, hvis en tidligere arbejdsgiver mundtligt videregiver oplysninger fra en ansøgers tidligere elektroniske personalesag. En tidligere arbejdsgiver har ikke pligt til at give referenceoplysninger om en tidligere medarbejder, selvom medarbejderen har givet sit samtykke til referencen. Personlighedstest Det kræver samtykke fra ansøger at bruge personlighedstests under rekrutteringen. Det skyldes, at personlighedstests som ofte indeholder følsomme oplysninger. Deltager ansøger frivilligt i en test, vil der ofte være givet samtykke. Virksomheder, der bruger personlighedstests under rekrutteringen, skal anmelde dette til Datatilsynet. Se nærmere på www.datatilsynet.dk. Straffeattest Straffeattester hentes i Rigspolitiets Centrale Kriminalregister og findes i tre forskellige former: straffeattester til offentlig brug, private straffeattester og børneattester. Private virksomheder kan få adgang til ansøgers private straffeattest enten med ansøgers samtykke eller ved at bede ansøger selv skaffe staffeattesten. Private straffeattester indeholder kun oplysninger om overtrædelser af straffeloven, narkotikalovgivningen og lov om tilhold. Oplysningerne på straffeattesten slettes efter 2-5 år, alt afhængig af hvilket forhold der er tale om. Som udgangspunkt har private virksomheder ikke pligt til at se ansøgers straffeattest. Dog skal en række specifikke brancher indhente børneattester forud for en ansættelse. Det gælder ved ansættelse af en medarbejder, der skal have direkte kontakt med børn under 15 år. En børneattest indeholder oplysninger om seksuelle krænkelser af børn under 15 år mv. Oplysninger i en børneattest slettes først efter mindst 10 år. Særlige alvorlige oplysninger slettes først efter personens død. En virksomhed må spørge efter en ansøgers private straffeattest, hvis det har et sagligt formål. Ved ansættelse af en bogholder, vil det fx være sagligt at undersøge, om pågældende tidligere har været straffet for tyveri, bedrageri eller lignende. 10 Dansk Erhverv / Rekruttering
Straffeattester er omfattet af persondataloven. Det betyder bl.a., at oplysninger om strafbare forhold i mange tilfælde kræver anmeldelse til Datatilsynet. Kreditoplysninger En virksomhed må kun indhente kreditoplysninger om en ansøger, hvis denne skal ansættes i en særlig betroet stilling. Særligt betroet Ikke særligt betroet Supermarkedskæde Varehuschef Butikschef Souschef / afdelingsleder Flaskedreng Servicemedarbejder Butiks- eller salgsassistent Kontorpersonale og andre administrative medarbejdere Ledende medarbejder med økonomiansvar Bogholder Opgaver af praktisk karakter, som fx pakning af post, journaliseringsarbejde, telefonomstilling mv. Informationssøgning på nettet Internettet giver ofte rig mulighed for at indhente oplysninger om en ansøger. Søgninger på Google, LinkedIn og Facebook kan efterlade et givent indtryk af en ansøger. For eksempel kan en ansøger have en larmende Facebook-profil eller uhensigtsmæssige forbindelser på LinkedIn, der kan friste til at gøre kort proces. Det er som udgangspunkt tilladt at screene internettet for relevante oplysninger om ansøger, hvis persondataloven i øvrigt overholdes. Har ansøger offentliggjort oplysninger om sig selv på nettet, kan virksomheden, efter Dansk Erhvervs vurdering, som udgangspunkt frit og uden samtykke fra ansøger bruge disse oplysninger, så længe oplysningerne er saglige og relevante i forhold til den konkrete stilling. Rekruttering / Dansk Erhverv 11
Findes der derimod oplysninger om en ansøger på nettet, som ansøger ikke selv har offentliggjort, vil virksomheden skulle have ansøgers samtykke til at bruge oplysningerne. Dette medmindre virksomhedens interesse i oplysningerne vejere tungere end hensynet til ansøgerens integritet. Oplysningspligt Hvis en virksomhed har indsamlet oplysninger om en ansøger, og oplysningerne er samlet i elektronisk form eller i et register, skal virksomheden, medmindre oplysningerne allerede er kendt af ansøger, informere ansøger om bl.a.: hvilke oplysninger der er indsamlet hvad formålet med indsamlingen har været at ansøger har ret til indsigt i og ret til at berigtige oplysningerne. Ren mundtlig indsamling af oplysninger, falder uden for informationspligten. Afslag og opbevaring af ansøgninger og informationer Når en virksomhed har udvalgt en kandidat, bør de resterende ansøgere have afslag på stillingen. Et afslag udgør en del af en employer branding, og hvis afslaget opleves som rimeligt og begrundet, vil de ansøgere, der ikke fik jobbet, formodentlig fortsat tale pænt om virksomheden. Et afslag bliver ofte begrundet i, at stillingen er besat til anden side. Denne begrundelse dækker over, at virksomheden har vurderet den valgte ansøger, som den bedst kvalificerede, ud fra de saglige kriterier, som har været afgørende for stillingen, fx uddannelse, erhvervserfaring, faglige kvalifikationer, personlighed mv. Har en virksomhed fravalgt en ansøger på grund af fx køn, alder, handicap, politisk overbevisning eller lignende, kan det koste virksomheden en godtgørelse på ca. 25.000 kr. 12 Dansk Erhverv / Rekruttering
En virksomhed kan gemme oplysninger om ansøgere, så længe det har et sagligt formål. Et sagligt formål kan fx være at sikre sig dokumentation, hvis en ansøger protesterer imod et afslag. Hvis formålet med at gemme en ansøgning er at kunne besætte en fremtidig stilling, vil det i flere tilfælde kræve ansøgers samtykke. Det gælder fx hvis ansøger har fået udarbejdet en personlighedstest. Det bemærkes, at der gælder særlige skærpede regler om behandling af persondata for rekrutteringsbureauer. Kontakt Dansk Erhverv for yderligere rådgivning. KONTAKT Medlemmer af Dansk Erhverv kan få rådgivning om ansættelsesretlige emner på T.33 74 60 00 eller på www.danskerhverv.dk. Rekruttering / Dansk Erhverv 13
Vækstgrundlaget for dansk økonomi udgøres i stadig stigende grad af virksomheder inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service. Dansk Erhverv er sat i verden for at skabe optimale vilkår for netop disse virksomheder og brancher, som Danmark skal leve af i fremtiden. DANSK ERHVERV BØRSEN 1217 KØBENHAVN K T. +45 3374 6000 F. +45 3374 6080 WWW.DANSKERHVERV.DK INFO@DANSKERHVERV.DK