Lolland Kommunes Arrangørguide Indhold Kom godt i gang... 2 1. Tilladelse fra kommunen... 3 Offentlig vej, privat fællesvej eller privat vej... 3 2. Tilladelse fra Politiet... 3 Cykelløb... 4 Sikkerhedsplan... 4 3. Andre tilladelser og anmeldelser... 4 Opsætte tribuner, telte eller scener (midlertidige konstruktioner)... 4 Opstille telte, boder eller pavilloner som kræver brandvæsenets godkendelse... 5 Spærre trafikken... 5 Afholde kræmmermarkeder, hvor der også sælges nye varer... 6 Parkere i parker samt på torve og pladser... 6 Anmeldelse til det præ-hospitale beredskab... 6 4. Salg af alkohol... 7 5. Salg af mad og fødevarer... 7 Relevante vejledninger og regler fra Fødevarestyrelsen... 7 6. Musik og lyd... 8 7. Strøm og vand... 8 Strøm... 8 Vand... 8 8. Renhold og oprydning... 9 9. Informer om dit arrangement... 9 10. Inddrag din omverden... 10 11. Økonomisk støtte til dit arrangement... 10 1
Kom godt i gang Det er nemt at få lov til at afholde arrangementer i Lolland Kommune, men der er mange små ting at overveje undervejs. Derfor har vi lavet denne guide med de vigtigste punkter, der bl.a. leder dig igennem de myndighedsgodkendelser, du skal have i hus, inden du kan afholde dit arrangement. Her er også vejledning om de mere praktiske aspekter ved et arrangement, som f.eks. hvordan du skaffer dig adgang til strøm og vand, hvordan du organiserer renholdelse under og efter arrangementet, eller hvor du kan søge frivillige hjælpere. Rigtig god fornøjelse med dit arrangement! 2
1. Tilladelse fra kommunen For at få tilladelse til at afholde et arrangement på en af kommunens pladser, veje eller parker skal du ansøge Lolland Kommune, Park og Vej om lov til at bruge arealet. Arrangementerne skal være åbne for offentligheden og af almen interesse. Du kan derfor ikke låne pladser, veje og parker til ren kommerciel brug eller rent private arrangementer. Du skal indsende din ansøgning digitalt via www.virk.dk Vær opmærksom på, at de populære steder kan være reserveret, så søg i god tid. Du får automatisk en mail som kvittering på, at din ansøgning er modtaget. Selve tilladelsen til arrangementet kommer senere på mail. Ved enkle arrangementer er sagsbehandlingstiden normalt 14 dage, men ofte kortere. Ved større arrangementer, hvor der fx er behov for at afspærre trafikken eller sætte podie, scene, telt op mv. er sagsbehandlingstiden ofte længere. Søg derfor altid i god tid. For yderligere information kan du kontakte Park og Vej, Lolland Kommune, på mail: parkogvej@lolland.dk og telefon: 54 67 72 00. Offentlig vej, privat fællesvej eller privat vej Hvis dit arrangement skal afholdes på offentlig vej, skal du have tilladelse til at bruge arealet fra Lolland Kommune. Hvis dit arrangement skal afholdes på en privat fællesvej, skal du lave en aftale med de lokalen grundejer om at låne arealet. Lolland Kommune sender derefter forespørgslen i høring hos de øvrige berørte grundejere. I begge tilfælde søger du tilladelsen fra Lolland Kommune på virk.dk Hvis dit arrangement skal afholdes på private veje eller grunde er det udelukkende grundejeren, du skal kontakte for tilladelse. Via Den Offentlige Informationsservice kan du finde oplysninger om ejeren. 2. Tilladelse fra Politiet Du skal altid have tilladelse fra Politiet til at afholde dit arrangement. Du finder ansøgningsblanketten her. 3
Ansøgningen sendes pr. mail ssj@politi.dk eller post til: Politiets Tilladelsessektion, Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi, Tilladelsessektionen, Parkvej 50, 4700 Næstved Ved mindre arrangementer skal ansøgningen skal være politiet i hænde senest 14 dage inden arrangementets afholdelse. Ved større arrangementer er fristen 4-6 uger før afholdelsen. Hvis politiet vurderer, at dit arrangement vil påvirke trafikken eller byen meget, vil du blive kontaktet for yderligere oplysninger. Cykelløb Bemærk, at du også skal ansøge politiet om tilladelse til at afholde cykelløb. Du finder ansøgningsblanketten til cykelløb her. Sikkerhedsplan Hvis du ansøger om tilladelse til at afholde større arrangementer fx en koncert, festival, event eller til en demonstration med opbygning af scene og afholdelse af optræden/musik kan Politiet af sikkerhedsmæssige årsager kræve, at du senest 14 dage før afholdelsen af arrangementet fremsender en sikkerhedsplan. På Kulturministeriets hjemmeside kan du læse vejledningen til, hvordan du udarbejder en sikkerhedsplan. Du kan kontakte poltiet på mail: ssj@politi.dk eller du kan ringe til Politiets Tilladelsessektion på telefon 55 77 65 38 lokal 25 25 mellem kl. 8.00 og kl. 12.00 for at få uddybende vejledning om de nødvendige tilladelser. 3. Andre tilladelser og anmeldelser Foruden tilladelserne fra Lolland Kommune og Politiet skal du i nogle tilfælde også søge byggetilladelse, hvis du i forbindelse med dit arrangement vil Opsætte tribuner, telte eller scener (midlertidige konstruktioner) Scener, telte og podier kan være certificerede, og hvis de er det, behøver du som hovedregel ikke en byggetilladelse for at bruge dem til dit arrangement. Dog skal også certificerede telte, hvor flere end 150 personer skal opholde sig, anmeldes til kommunen af hensyn til brandsikkerheden. 4
Er konstruktionerne ikke certificerede, skal du som oftest have en egentlig byggetilladelse fra kommunen, inden de kan anvendes. Det betyder, at ikkecertificerede telte, som er større end 50 m2 i grundplan og skal anvendes til offentligt brug, skal godkendes som byggesag. Alle tribuner, scener og podier, som ikke er certificerede, skal ligeledes godkendes. Obs! Scener og podier under 1 m i højden kræver ikke en tilladelse. Du søger om tilladelse til at opsætte tribuner, telte og eller scener her. Du kan finde nærmere information om, hvornår du skal søge byggetilladelse til opstilling på www.lolland.dk/byggeri under fanen Telte og andre transportable konstruktioner Ansøgningen behandles som en byggesag, og Lolland Kommune opkræver betaling for behandling af byggesager. Der afregnes efter timeforbrug. Opstille telte, boder eller pavilloner som kræver brandvæsenets godkendelse Du skal søge brandvæsenet om tilladelse til større arrangementer, hvis der skal opstilles boder, telte, pavilloner eller lignende, som kræver brandveje m.v. Du søger tilladelsen her. Det er under alle omstændigheder en god idé at kontakte Lolland-Falsters Brandvæsen for at få råd og vejledning om brandsikkerheden, når du planlægger dit arrangement. Du kan kontakte afdelingsleder Morten Andersen på mail: moan@lolland.dk Spærre trafikken Du skal altid have tilladelse, hvis du vil afspærre gader eller pladser. Tilladelsen til at afspærre gader eller pladser søges hos kommunen sammen med arrangementstilladelsen. Politiet skal også give samtykke til en eventuel afspærring, så du skal sende en kopi af din ansøgning til Politiets Tilladelsessektion: mail ssj@politi.dk eller post Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi, Tilladelsessektionen, Parkvej 50, 4700 Næstved. 5
Skal du afspærre trafikken, skal du lave en skilteplan, som skal godkendes af både Lolland Kommune og Politiet. En skilteplan redegør for, hvordan trafikken skal afvikles under arrangementet. Hvis du ikke selv kan udarbejde en skilteplan, kan et rådgivende ingeniørfirma hjælpe dig mod betaling. Afholde kræmmermarkeder, hvor der også sælges nye varer Tilladelsen søges hos Erhvervsstyrelsen, og den er kun obligatorisk ved salg af nye varer eller genstande. Tilladelse til at afholde kræmmermarked med salg af nye varer søges her. Parkere i parker samt på torve og pladser Parkering er forbudt i parker samt på torve og pladser, hvor ikke andet er angivet. Du kan i særlige tilfælde få en parkerings tilladelse, hvis det er nødvendigt for afholdelsen af dit arrangement. Eksempelvis en kølevogn til salg af madvarer. Anmeldelse til det præ-hospitale beredskab Hvis du planlægger et større arrangement eller et arrangement, som kan medføre skader på deltagerne, f.eks. et cykelløb, skal du desuden melde dit arrangement til det præ-hospitale beredskab, så beredskabet er forberedt på, at der kan komme flere skader end sædvanligt. Beredskabet skal bruge oplysninger om kontaktpersoner (mail og telefonnummer) på dagen, deltagerantal og eventuelt antal frivillige/hjælpere, f.eks. samaritter, ved arrangementet. Du melder dit arrangement til beredskabet ved at sende en kopi af den arrangementsansøgning, du har sendt til kommunen. Ansøgningen skal sendes til mail: Praehospitaltcenter@regionsjaelland.dk 6
4. Salg af alkohol Du skal have en tilladelse fra Politiets Tilladelsessektion, hvis du vil sælge alkohol til dit arrangement. Den kan fås til din virksomhed eller forening eller indhentes som en lejlighedstilladelse. Søg om lejlighedstilladelse til salg af alkohol. Ansøgningen sendes pr. mail til ssj@politi.dk eller pr. post til Sydsjællands og Lolland-Falsters Politi, Tilladelsessektionen, Parkvej 50, 4700 Næstved. Se Politiets vejledning til hvordan du søger lejlighedstilladelsen. Du kan få yderligere information og vejledning hos Politiets Tilladelsessektion på mail: ssj@politi.dk eller på telefon 55 77 65 38 lokal 25 25 mellem kl. 8.00 og kl. 12.00. 5. Salg af mad og fødevarer Hvis dit salg er under Fødevarestyrelsens bagatelgrænse, behøver du ingen særlig tilladelse til at sælge mad eller fødevarer til et arrangement. Du kan maksimalt sælge mad 10 gange på 1 år eller i 30 dage i løbet af et år, hvis din virksomhed skal holde sig indenfor bagatelgrænsen. Du skal dog stadig have en tilladelse af Lolland Kommune til at sælge fødevarer som en del af din arrangementstilladelse. Du har også stadig ansvaret for, at aftagerne af din mad ikke bliver syge, og derfor skal du overholde de hygiejneregler, der findes. Relevante vejledninger og regler fra Fødevarestyrelsen Hvornår salg af fødevarer er under bagatelgrænsen? Regler du skal følge, selv om din virksomhed er under bagatelgrænsen Eksempler på fødevarevirksomheder under bagatelgrænsen Har du brug for flere oplysninger, kan du kontakte Fødevarestyrelsen. 7
6. Musik og lyd Indeholder dit arrangement forstærket musik, speak eller anden form for lyd, skal du oplyse om det i din arrangementsansøgning til Lolland Kommune. 7. Strøm og vand Strøm På nogle få pladser har kommunen installeret strømudtag, som du mod betaling kan få adgang til. Prisen er afhængig af dit forbrug, om du skal leje udstyr, og om du har behov for praktisk hjælp til at få adgang til udtaget. Skriv i din arrangementsansøgning til kommunen, hvis du har behov for tilslutning til strøm. Så vil Park og Vej angive i tilladelsen, hvordan du kan få adgang. Det sker typisk enten gennem en lokal el-installatør eller kommunens el-udbyder. I de fleste tilfælde er der ingen adgang til strøm, og du må selv finde en løsning. Du kan f.eks. lave en aftale med de lokale butikker eller erhvervsdrivende om at få lov til at trække strøm fra dem mod afregning. Du kan også leje en generator. Ulempen er, at den larmer og derfor kan være en udfordring i forbindelse med teater, musik eller lignende aktiviteter. Af hensyn til stød- og snublefare må kabler og ledninger ikke ligge frit på jorden. De skal trækkes i 2,5 meters højde over gangniveau og 4,5 meter over kørebanen af hensyn til trafikkens sikkerhed. Ledninger kan også placeres forsvarligt i kabelbakker med tilhørende godkendt skiltning. Få en autoriseret elektriker til at trække ledninger rundt på en forsvarlig måde og til hjælp med det praktiske angående strøm. Vand De fleste pladser er uden adgang til vand, og du må selv finde en løsning. Men på enkelte pladser kan du få adgang til vand fra haner, offentlige toiletter osv. Disse må dog ikke anvendes, hvis dit arrangement skal bruge vand til udskænkning, toiletter og lignende større forbrugssteder. 8
En lokal vvs-installatør eller det lokale vandværk kan fortælle dig om mulighederne. Oplysninger om vandværk og deres distrikter kan findes på kommunens digitale kort under fanen Grundvand og drikkevand. Mange allierer sig med en lokal butik eller restauration for at sikre adgang til rent vand hele dagen. Hvis der handles med fødevarer, skal personalet have umiddelbar adgang til varmt og koldt vand. 8. Renhold og oprydning Som arrangør er det dit ansvar at sørge for at fjerne affald efter arrangementet samt at der løbende bliver holdt rent under arrangementet. Pladsen skal efterlades fri for affald, uanset hvordan du fandt den. Hvis kommunen er nødt til at gøre byens parker og pladser rent efter et arrangement, sendes afregningen til arrangøren. Både gæsterne og selve arrangementet producerer affald, som du skal sørge for at bortskaffe. Sorter affaldet. Bestil containere med rigelig plads og aftal med leverandøren at få dem tømt mindst en gang om dagen også i weekenden. Vi anbefaler samtidig, at du løbende holder affaldsmængden nede. Sørg for en pantordning for bæger, flasker, service osv. Og brug miljørigtig emballage. Aftal at få afhentet toiletter, affald, containere mm, så det passer med oprydningen. Køb evt. oprydningshjælp fra et professionelt firma eller frivillige organisationer. Park og Vej kan mod betaling hjælpe til med renholdelse, f.eks. ved at sende en fejevogn eller et hold snappere forbi et par gange om dagen. Skriv det i din ansøgning, hvis du behøver hjælp til renholdelse, så kan Park og Vej give forslag til, hvordan du løser opgaven med at holde rent under og efter arrangementet. 9. Informer om dit arrangement Dit arrangement er på besøg i en by eller et område og kan påvirke mange 9
menneskers dagligdag. Det er dit ansvar som arrangør at sørge for, at folk er informeret om, hvad der skal foregå, samt hvilke gener det kan give. Det kan du bl.a. gøre med informationsskilte sedler i politikker og postkasser, lokalaviser, sociale medier osv. Du kan søge om tilladelse til at informere om dit arrangement ved at hænge plakater op i stil med de plakater, cirkus hænger op. Du ansøger om tilladelse til at hænge plakater op i din ansøgning om tilladelse til at afholde arrangementet (se punkt 1). 10. Inddrag din omverden Vi anbefaler altid, at du inddrager arrangementets omverden som deltagere, partnere eller hjælpere. FrivilligCenter Lolland informerer gerne deres frivillige om, at du søger hjælpere til dit arrangement via deres hjemmeside og Facebook-side. Foreningen kan kontaktes her En anden mulighed er at søge frivillige på landets ungdomsuddannelser, som ved minimum 20 timers frivilligt arbejde kan opnå et frivilligbevis, som de kan vedlægge deres cv. 11. Økonomisk støtte til dit arrangement Lolland Kommune og mange andre aktører yder økonomisk støtte til sportslige, kulturelle og oplysende arrangementer. Det kan være svært at få overblik over alle støttemuligheder, men et godt sted at starte kan være kommunens oversigt over kultur- og projektstøtte. Se oversigten over muligheder for økonomisk støtte fra Lolland Kommune. 10