GUIDE Foreningens økonomi Udskrevet: 2016
Foreningens økonomi Denne guide er for bestyrelsesmedlemmer i foreninger og andre, der gerne vil vide mere om foreningers økonomi. Denne guide henvender sig til bestyrelsesmedlemmer i foreninger og andre, der gerne vil vide mere om de grundlæggende forhold, som man skal være opmærksom på, når man arbejder med foreningers økonomi. I guiden kan I finde svar på: Hvad er bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til foreningens økonomi? Hvilke opgaver uddelegerer bestyrelsen typisk til kassereren? Hvordan udarbejder foreningen budget og årsregnskab? Hvordan styrer I økonomien i foreningen? Guiden henvender sig til foreninger, der ikke har erhvervsmæssige aktiviteter, og derfor ikke er skattepligtige. I kan evt. læse mere om skat og moms i almennyttige foreninger i vores guide: Skat og moms for frivillige foreninger. Bestyrelsens ansvar På foreningens generalforsamling vælger medlemmerne en bestyrelse, der har ansvaret for foreningens daglige drift. Det er den samlede bestyrelse, der har ansvaret for foreningens drift og dermed også for beslutninger om og kontrol med foreningens økonomi. Vi anbefaler at I udarbejder nogle overordnede retningslinjer for, hvordan I administrerer økonomien i foreningen. I kan læse mere om bestyrelsesansvar i vores guide Bestyrelsens opgaver og ansvar (LINK) Tegningsret Bestyrelsen skal tage stilling til, hvem der kan tegne og dermed kan forpligte foreningen udadtil, hvis ikke dette allerede er bestemt i foreningens vedtægter. Det kan fx være formanden og to bestyrelsesmedlemmer eller formanden og kassereren i forening. Ideelt set bør der altid være mindst to underskrifter til at tegne foreningen. I må prøve at finde en balance mellem det at sikre foreningen mod misbrug og samtidig modvirke ufleksible tegningsregler, der gør det umuligt for jer at lede foreningen i dagligdagen. I kan vælge at indføre en gradueret tegningsret, hvor kasseren fx har lov til at hæve beløb op til en vis grænse på egen hånd. Ved beløb over grænsen skal der en underskrift mere på. 2 Guide
Tilsvarende kan I også tage stilling til, om I vil indføre et "loft" for, hvor store udbetalingerne må være, uden at de først skal godkendes af hele bestyrelsen. Det vil typisk også være en bestyrelsesopgave at beslutte, hvordan foreningens aktiver skal placeres (på en bankkonto, i obligationer osv.), hvilken bankforbindelse I vil bruge, og hvilke betalingsformer I vil anvende (netbank, girokort osv.). I skal være opmærksom på, at mange pengeinstitutter kræver skriftlig dokumentation for, at bestyrelsen har taget stilling til fx tegningsretten i foreningen, når de skal oprette en konto for foreningen. Samtidig vil de også ofte kræve navn og en række personoplysninger for alle bestyrelsesmedlemmerne. Uddelegering af opgaver Bestyrelsen kan uddelegere det daglige arbejde med økonomien til en enkelt person (typisk kassereren), som så er ansvarlig over for bestyrelsen. I skal dog være bevidste om, at ansvaret for, at tingene fungerer som de skal, stadig falder tilbage på den samlede bestyrelse. Derfor bør I hver gang, I uddelegerer et arbejdsområde - fx økonomien - til en enkeltperson, tage stilling til, hvilke konkrete opgaver det drejer sig om, hvad I bemyndiger personen til, og hvordan I skal holdes underrettede. På det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, hvor bestyrelsen typisk konstituerer sig og fordeler opgaver, kan I overveje at udarbejde en opgave- og kompetencebeskrivelse for de forskellige poster i bestyrelsen. Hvis I har en forretningsorden for bestyrelsen, kan I gøre opgave- og kompetencefordelingen til en del af denne eller udarbejde den som et tillæg. Samtidig bør I beslutte, hvordan og hvor tit den samlede bestyrelse skal orienteres om de forskellige arbejdsområder - herunder økonomien. Det bør være en fast regel, at kassereren med jævne mellemrum orienterer den øvrige bestyrelse om foreningens aktuelle økonomiske situation. I mange foreninger sker det på hvert bestyrelsesmøde. Vi anbefaler, at det som minimum sker en gang i kvartalet. Kassererens typiske opgaver Det varierer fra forening til forening, hvilke opgaver bestyrelsen vælger at uddelegere til kassereren, men typisk er det fx at: opkræve kontingent (og evt. ajourføre medlemsregister). betale regninger. have ansvar for foreningens pengemæssige beholdninger. administrere bilag. bogføre indtægter og udgifter. Foreningens økonomi 3
Opkrævning af kontinget De fleste medlemsbaserede foreninger opkræver kontingent af medlemmerne en eller flere gange om året. Der er ikke et generelt krav om, at foreninger skal opkræve kontingent. Her er det kassererens opgave at opkræve kontingentet, registrere om betaling finder sted og rykke medlemmer, som ikke betaler. I forlængelse af disse opgaver er det også tit kassereren, der ajourfører medlemsregistret, men denne opgave kan I også gives til en anden i bestyrelsen. I forbindelse med opkrævningen af kontingent er det en god idé, at bestyrelsen er enige om, hvad I vil gøre med de medlemmer, der ikke betaler kontingent til tiden. Hvor lang tid skal der gå, før I sender en rykker? Hvor mange rykkere sender I? Hvornår sletter I dem af medlemslisten? Betaling af regninger Det er som regel kassererens opgave at betale foreningens regninger. Det betyder, at I skal sørge for, at regningerne bliver sendt direkte til kassereren eller givet videre til vedkommende så hurtigt, at de kan blive betalt til tiden. De fleste foreninger bruger en netbank-løsning til at betale regninger både fordi det giver et godt overblik, som gør det lettere at udarbejde regnskab mv., men også fordi de fleste netbank-løsninger indeholder en række tekniske muligheder, som gør det let og sikkert at arbejde med. Fx er det muligt at sætte de fleste systemer op således, at der skal to elektroniske underskrifter på, for at en udbetaling kan finde sted. Kasseren og fx formanden kan altså sidde hjemme ved hver deres PC og få ordnet foreningens betalinger, samtidig med at I fastholder den sikkerhed, der ligger i, at foreningen altid skal tegnes af to personer i forening. Læs mere om netbank i guiden Sådan opretter I NemKonto, E-boks, CVR nummer/registrering og NemID Ansvar for foreningens pengebeholdning Af sikkerhedsmæssige grunde er det vigtigt at I sørge for, at foreningen ikke ligger inde med en alt for stor kontant kassebeholdning. Det kan selvfølgelig være nødvendigt for kasseren at have kontanter, hvis foreningen fx står for aktiviteter, hvor deltagerne betaler kontant, eller hvis der skal udbetales rejserefusion eller lignende. Beholdningen bør dog ikke være større, end der aktuelt og konkret er brug for. De fleste foreninger har kun en almindelig bankkonto, hvor eventuelle likvide midler placeres. Hvis foreningen har en lidt større formue, som ikke skal anvendes inden for den nærmeste 4 Guide
fremtid, kan I overveje, om midlerne skal placeres i andre former for investeringer, som kan give lidt mere i afkast. I princippet er der ingen begrænsninger for, hvordan en forening må investere sine midler, men i de fleste foreninger vil man være forsigtig med fx aktieinvesteringer, så foreningen ikke pludselig risikerer at opleve et stort tab. Det er bestyrelsen, der skal beslutte, hvordan foreningens midler kan og må investeres. Administration af bilag Kassereren skal sørge for, at der findes bilag for alle foreningens indtægter og udgifter. Det er vigtig for jeres eget overblik over økonomien, men det er også vigtigt, fordi mange tilskudsgivere (både offentlige og private) forlanger dokumentation for, hvad I har brugt deres penge til. Bilag er fakturaer, regninger, kvitteringer, kontoudtog, indbetalingskort og lignende. Ved at have bilag på alle foreningens økonomiske handlinger, kan I forhindre, at der opstår tvivl om, hvad foreningens midler er brugt til. Bilagene er også grundlaget for foreningens bogføring og dermed for regnskabet. Alle de originale, daterede bilag skal gemmes i mindst 5 år. I bestyrelsen bør I beslutte, hvem der kan godkende de enkelte bilag. I kan f.eks. beslutte, at der altid er mindst et bestyrelsesmedlem ud over kassereren, som skal skrive under på at have set og godkendt et bilag. Kassereren bør løbende sammenholde bilagene med foreningens konti og beholdninger, så det sikres, at der er overensstemmelse. Bogføring af indtægter og udgifter Kassereren bør løbende bogføre indtægter og udgifter, så I undgår at komme bagud og risikerer at miste overblikket over foreningens økonomi. Når man bogfører, forsyner man hvert enkelt udgifts- eller indtægtsbilag med et fortløbende bilagsnummer, og bilaget skrives ind i et bogføringsprogram (eller i en kassebog, hvis man er af den gamle skole). Der findes mange forskellige bogføringsprogrammer nogle skal købes og andre er gratis. I kan finde et udvalg af danske programmer på Startbase.dk. Bogføringen tjener to formål. Det ene er at give bestyrelsen mulighed for at skaffe sig overblik over, hvordan foreningens økonomi udvikler sig. Det andet er dokumentation for, hvilke udgifter og indtægter I har haft i årets løb. Dokumentationen er nødvendig, for at I kan udarbejde et retvisende årsregnskab, og den kan også være et krav fra kommunen eller andre, der støtter jer økonomisk. Foreningens økonomi 5
Ud over ovennævnte opgaver har kassereren ofte også ansvaret for at udarbejde udkast til budget og årsregnskab. Årets gang - den økonomiske cyklus Arbejdet med foreningens økonomi kan ses som en cyklus. En cyklus der begynder, når bestyrelsen udarbejder budgettet for det kommende år og fremlægger det til godkendelse på generalforsamlingen. Den fortsætter med løbende budgetopfølgning og -revision og slutter med årsregnskabet, der typisk bliver fremlagt for medlemmerne på det følgende års generalforsamling. Budgetlægning Et budget er et overslag over de udgifter og indtægter, som I forventer at have i en given periode (typisk et år). Budgettet er bestyrelsens oversigt over og prioritering af, hvilke planer den har for det kommende år udtrykt i kroner og ører. En del især mindre foreninger arbejder ikke med budgetter, men hvis en bestyrelse undlader at udarbejde et budget, fraskriver den sig i virkeligheden et af de allervigtigste redskaber til at styre foreningen i en bestemt retning. Det er derfor vigtigt, at I inden foreningsårets start har lavet et gennemarbejdet og realistisk budget. For at I kan gøre det, skal forudsætningerne og målsætningerne være klare, og I skal have en plan for det kommende års aktiviteter. I skal vide, hvad I vil: Hvilket aktivitetsniveau forventer vi? Skal foreningen arbejde med særlige indsatsområder? Når de ting er på plads, kan I begynde at vurdere, hvilke udgifter og indtægter der knytter sig til de enkelte aktiviteter. Det er tit kassereren, der står for det praktiske arbejde med at udarbejde budgettet og fremlægge budgetforslaget til godkendelse i bestyrelsen. I nogle foreninger er det generalforsamlingen, som skal godkende budgettet, men i de fleste foreninger er det bestyrelsen bl.a. fordi generalforsamlingen oftest ligger om foråret. Udgifter til drift og udvikling I arbejdet med et budgetudkast kan det være en god idé at skelne mellem drift- eller basisudgifter og udviklings- eller projektudgifter. Eksempler på drifts- eller basisudgifter kan være: 6 Guide
foreningens faste aktiviteter transportudgifter kontorhold husleje lønninger kontingent til andre foreninger. Eksempler på udviklings- eller projektudgifter kan være: nye projekter særlige tiltag i det kommende år enkeltstående arrangementer (f.eks. et jubilæum). Indtægter Når der tales om indtægter i foreningsregi, kan det eksempelvis være: medlemskontingenter andre former for medlemsbidrag kommunalt tilskud andre former for offentligt tilskud tilskud fra private fonde lotterier, bankospil, indsamlinger fester, koncerter, loppemarkeder o.l. sponsorering og reklame salg af forskellige produkter renter og udbytte Der kan være stor forskel på, hvor sikre de forskellige indtægter er. Medlemskontingent vil normalt være ret konstant fra år til år, mens tilskud fra private fonde til gengæld kan svinge meget. Kommunalt tilskud vil afhænge af, hvilken tilskudsordning der er tale om. Generelt kan man sige, at det er hensigtsmæssigt, hvis I kan finansiere jeres basisudgifter med forholdsvis sikre indtægter og så lade udviklingsprojekterne afhænge af om det lykkes at skaffe ekstra finansiering. Fokus på resultater Det er vigtigt at slå fast, at et budget ikke er en facitliste men et arbejdsredskab for bestyrelsen. Forudsætningerne vil næsten altid ændre sig i løbet af året, og derfor ændrer de enkelte poster i budgettet sig også. Bestyrelsens opgave er løbende at følge op og sørge for, at det endelige resultat (overskud/ underskud) kommer så tæt på det budgetterede som muligt. Normalt vil man gerne undgå Foreningens økonomi 7
underskud, men i en forening kan et alt for stort overskud være et næsten lige så stort problem, fordi det fortæller medlemmer, tilskudsgivere med flere, at midlerne ikke bliver brugt til at opfylde foreningens formål men i stedet bliver sparet op. Aktivitetsbudgetter Ud over det samlede årsbudget kan I vælge at udarbejde mere detaljerede aktivitetsbudgetter for de enkelte aktiviteter, som foreningen planlægger at gennemføre i løbet af året. Det kan især være en god idé ved større aktiviteter, som potentielt kan have en stor indflydelse på foreningens samlede økonomi. Et aktivitetsbudget fastsætter den økonomiske ramme, som de ansvarlige for en enkelt aktivitet skal arbejde inden for. Ved at arbejde med detaljerede aktivitetsbudgetter kan I som bestyrelse sikre, at økonomien ikke løber løbsk, men på den anden side skal I også have med i jeres overvejelser, at frivillige, der står for en aktivitet, ofte gerne vil have en eller anden form for økonomisk råderum, hvor de selv kan bestemme. Hvis de skal tilbage og spørge bestyrelsen hver gang, de fx vælger at bruge 200 kr. på at købe juice i stedet for sodavand, bliver det både tungt og surt at arbejde med. Budgetopfølgning og budgetrevision Bestyrelsen bør løbende (og mindst en gang i kvartalet) foretage en budgetopfølgning og om nødvendigt en budgetrevision. Budgetopfølgning betyder, at I sammenligner de forventede indtægter og udgifter med det, der er realiseret indtil nu og hvis der er store afvigelser, kan I vælge at foretage en budgetrevision, så I kan få styret økonomien ind på ret spor igen. Hvis I fx kun har fået en fjerdedel af de forventede kontingentindtægter ind i løbet af det første halve år (og kontingentet plejer at komme fordelt over hele året), må I overveje, hvordan I kan reagere, så I kompenserer for de manglende indtægter. Kan der skaffes andre indtægter, eller skal der skæres ned på udgifterne i resten af året? Husk: Bestyrelsens vigtigste opgave, når det kommer til økonomien, er at sikre, at regnskabets resultat ligger så tæt på det budgetterede som muligt. Likviditetsbudget Hvis jeres indtægter og udgifter fordeler sig ujævnt i løbet af et år, kan det være en god idé at udarbejde et likviditetsbudget. Likviditet betyder betalingsdygtighed. Foreningen skal have likvide midler (f.eks. en kassebeholdning eller indestående på bankkonti) så regningerne kan blive betalt til tiden. Kommer indtægterne ikke i samme takt som udgifterne, kan det give problemer. Et likviditetsbudget er en oversigt over de udbetalinger og indbetalinger, I forventer at have måned for måned. Sammenholdt med jeres likvide beholdninger fortæller det, om foreningen 8 Guide
har likvide midler nok hver enkelt måned, eller om det på nogle tidspunkter vil være nødvendigt at låne penge. Et likviditetsbudget er derfor et nødvendigt redskab, hvis bestyrelsen f.eks. skal tage stilling til størrelsen af foreningens kassekredit. Årsregnskab Ved regnskabsårets udløb skal I udarbejde et årsregnskab - også kaldet en årsrapport. Årsregnskabet skal give et dækkende og retvisende billede af foreningens økonomi, men hvis I ikke er skatte- eller momspligtige (hvad de fleste almennyttige foreninger ikke er), er der ikke konkrete lovgivningsmæssige krav, som I skal leve op til. Hvis I modtager offentlige tilskud, kan der dog godt i tilskudsbetingelserne være særlige krav til regnskabet. Læs mere om skat og moms i guiden Skat og moms for frivillige og foreninger Resultatopgørelse Et årsregnskab består typisk af en resultatopgørelse (kaldet driftsregnskab) og en balance (kaldet status). Resultatopgørelsen viser foreningens indtægter og udgifter i det forgangne regnskabsår og foreningens økonomiske resultat. Hvor mange eller hvor få konti indtægter og udgifter er delt op på, vælger foreningen som udgangspunkt selv. I sidste ende er princippet det samme: Man trækker udgifterne fra indtægterne og når dermed frem til årets resultat. Balance og egenkapital Balancen eller status viser foreningens aktiver og passiver den sidste dag i regnskabsåret. Aktiver består typisk af indestående på bankkonti, kontantbeholdning, værdipapirer, tilgodehavender, ejendele (f.eks. fast ejendom, inventar, aktivitetsredskaber osv.). Passiver består typisk af gæld, forudbetalte indtægter og egenkapital. Man kan også sige det på den måde, at foreningens egenkapital fremkommer ved at tage det, som foreningen ejer og har til gode, og herfra trække det, som den skylder. Egenkapitalen er altså et udtryk for, hvor økonomisk solid foreningen er hvor meget den er værd. Hvis en forening har en negativ egenkapital, er det noget, som bestyrelsen skal tage meget alvorligt, for det viser, at foreningen har større forpligtelser overfor omverdenen, end den aktuelt er i stand til at leve op til. Hvis ikke bestyrelsen hurtigt får rettet op på den situation, kan det ende med, at foreningen bliver erklæret konkurs. Foreningens økonomi 9
Formålet med årsregnskabet Formålet med årsregnskabet er dels at give medlemmerne mulighed for at få overblik over foreningens økonomi og at informere omverdenen om, hvordan foreningen har brugt sine midler. Det handler derfor om at finde det rette informationsniveau. Regnskabet skal ikke være så detaljeret, at læserne mister overblikket pga. en masse mindre væsentlige detaljer, men samtidig må det heller ikke være så kortfattet, at det ikke giver et reelt billede af økonomien i foreningen. I mange regnskaber bruger man et system, hvor man knytter noter til enkelte regnskabsposter, og hvor man så efter det egentlige regnskab kan gå i dybden og forklare disse poster mere grundigt. I praksis er det oftest kassereren, der fremlægger årsregnskabet på generalforsamlingen. Men det sker på vegne af den samlede bestyrelse, og derfor bør bestyrelsen inden generalforsamlingen have gennemgået regnskabet grundigt, så man er sikre på, at alle bestyrelsesmedlemmer kan stå inden for, at regnskabet er rigtigt. Revision og generalforsamling Inden regnskabet fremlægges på den årlige generalforsamling, skal det revideres. I mindre foreninger uden stor økonomisk aktivitet vælger man ofte at lade lægfolk valgt på generalforsamlingen stå for den opgave. Det vil sige, at man vælger en eller to revisorer på den årlige generalforsamling, som kontrollerer regnskabet og sikrer sig, at der er bilag som dokumentation for alle udgifter og indtægter, og at foreningens økonomiske beholdninger er til stede. Revisorerne vil normalt lave en påtegning på regnskabet, hvor de skriver under på, at de har gennemgået det. Det er typisk også her, at de vil gøre opmærksom på, hvis de har fundet problemer i forbindelse med gennemgangen. Revisorerne er medlemmernes tillidsfolk, som følger og kontrollerer regnskabet på medlemmernes vegne. Derfor bør de ikke have tilknytning til foreningens ledelse eller bestyrelse. I større foreninger med en vis økonomisk aktivitet vælger man ofte en ekstern professionel revisor ofte ved siden af de interne revisorer. Hvis foreningen både har interne revisorer og en ekstern professionel revision, er det vigtigt at få fastlagt en fornuftig arbejdsdeling med dem. I den situation er der ikke megen idé i, at de interne revisorer bruger tid på at gennemgå bogføring og beholdninger her vil deres rolle ofte mere handle om at kontrollere, hvorvidt bestyrelsen handler efter generalforsamlingens beslutninger, om foreningens midler generelt bliver brugt til at fremme dens formål osv. 10 Guide
Foreningen bør i sine vedtægter præcisere, om den bruger intern eller ekstern revision eller begge dele. Gode råd om foreningens økonomi 1. Hvis det ikke fremgår af foreningens vedtægter, så beslut i bestyrelsen og skriv ned, hvem der kan tegne foreningen økonomisk og juridisk. Tag også stilling til, hvilken bankforbindelse foreningen skal have, og hvordan dens midler skal placeres. 2. Diskuter og vedtag et budget for det kommende regnskabsår det er et af jeres vigtigste styringsredskaber som bestyrelse. 3. Lav løbende budgetopfølgningen og eventuelt budgetrevisioner i bestyrelsen. Mindst en gang i kvartalet bør I tjekke, om økonomien er på ret spor. 4. Sørg for at behandle årsregnskabet grundigt i bestyrelsen. Det er hele bestyrelsen, der er ansvarlig for foreningens økonomi, så det er hele bestyrelsen, der skal stå inde for oplysningerne i regnskabet. 5. Beslut, om foreningen har brug for en professionel, ekstern revisor, eller om den kan klare sig med interne valgt blandt medlemmerne. Aftal med revisorerne, hvordan de rapporterer til bestyrelsen. Læs mere om foreningens økonomi Læs mere om foreningers økonomi i: Flemming Agervold: Foreningskassereren, Nordisk Forlag A/S, 2001. I bogen er der en detaljeret gennemgang af, hvordan man bogfører med tilhørende opgaver og vejledende løsninger. Senest revideret: Lørdag, 12. marts 2016 Foreningens økonomi 11
Vil du vide mere? Denne guide er udarbejdet af Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA). Har du spørgsmål vedr. guidens emne eller brug for yderligere vejledning, er du velkommen til at kontakte os på telefon: 66 14 60 61 eller mail: info@frivillighed.dk. Du kan finde andre gode råd om frivilligheden og foreningsliv i vores onlineguider på www.frivillighed.dk her kan du også melde dig til vores faglige nyhedsbrev det er gratis og udkommer en gang om måneden. Center for Frivilligt Socialt Arbejde Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA) er det nationale videns, kompetence- og udviklingscenter om den sociale frivillighed i Danmark. CFSA opbygger og formidler viden, der styrker frivilligheden og civilsamfundet i Danmark. Centret tilbyder rådgivning, kompetenceudvikling, analyser og konsulentbistand baseret på praktisk og analytisk viden. CFSA løser opgaver for blandt andre foreninger, landsorganisationer, kommuner, ministerier og virksomheder, hovedsageligt på social- og sundhedsområdet. Centret er en selvejende institution under Social- og Indenrigsministeriet og har sin egen bestyrelse. Centret er etableret i januar 1995 og har godt 20 ansatte. Læs mere om CFSA på www.frivillighed.dk Center for Frivilligt Socialt Arbejde Albanigade 54 1. sal 5000 Odense C + 45 66 14 60 61 info@frivillighed.dk www.frivillighed.dk