ÅRSBERETNING 2015 (bemærkninger til årsnøgletal) [retten i Odense]

ÅRSBERETNING 2015 (bemærkninger til årsnøgletal) [retten i Odense] - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Marts 2016

2 1. Indledning kort præsentation af retten Vi har her ved retten opnået rigtig gode resultater i 2015. Samtidig med at vi skulle tilpasse os faldende bevillinger og forholde os til et dyk i vores produktivitet fra 2014, er det lykkedes os at afvikle vores sager inden for rimelig tid og med en god kvalitet. Hertil kommer, at vi har opnået en klar forbedring på vores sygefravær. Der er grund til at rose medarbejderne for en stor indsats. De har bevaret fokus på god og effektiv sagsbehandling under vanskelige betingelser. Den samlede produktivitet for retten er steget fra indeks 97,5 til 107,8, og vi er dermed tilbage på samme niveau som i 2013 og årene forud herfor. For så vidt angår sagsbehandlingstiden har vi med stor tilfredshed kunnet konstatere, at vi for stort set alle vores sagskategorier opfylder de mål, som Domstolsstyrelsen har fastlagt. For retssagsområdet er målopfyldelsen generelt på et tilfredsstillende meget højt niveau. Vi mener også, at vi for så vidt angår faglig kvalitet kan være vores indsats bekendt. Faglig kvalitet er et kerneområde for vores virke, som vi har fokus på i vores daglige arbejde, blandt andet i den løbende drøftelse af faglige spørgsmål mellem kollegaer. En god kontakt til vores brugere lægger vi stor vægt på først og fremmest i forbindelse med sagernes behandling. Men vi har også holdt møder med repræsentanter for vores brugere i årets løb. Trivslen og motivationen hos vores medarbejdere har efter ledelsens opfattelse været god. Sygefraværet er faldet fra 10,7 dage gennemsnitligt pr. medarbejder til 8,4 og er dermed under gennemsnittet for Danmarks Domstole og for statsansatte. 2015 har også været året, hvor vi som andre byretter har fortsat med at forbedre sikkerheden i retsbygningerne, ikke mindst for de mest udsatte medarbejdere i fogedretten. Hvis du er interesseret i at læse mere om retten i Odense med flere detaljer og statistiske oplysninger om året, der gik, kan du fortsætte læsningen i det følgende afsnit 2, hvor vi viser resultaterne på følgende områder: 1. Effektivitet 2. Sagsbehandlingstider 3. Faglig kvalitet 4. Brugeroplevet kvalitet 5. Trivsel og motivation 6. Omdømme Hvis du alene er interesseret i en oversigt over resultaterne, henvises der til årsnøgletallene for 2015, der kan ses som bilag 1. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2016.

3 2. Resultater i 2015 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2015 har det samlede antal afsluttede, vægtede sager været stort set uændret i forhold til 2014. I de enkelte sagsområder har det været beskedne fald for de civile sager, fogedsager og notarialforretninger. Det er mere end opvejet af en stigning for straffesagerne på ca. 10 % og en relativ beskeden stigning for skiftesagerne. Det samlede årsværksforbrug er i årets løb faldet fra 77,1 til 69,3 og afspejler dermed den tilpasning til lavere aktivitet, som vi fik i 2014. Og det er dermed også forklaringen på, at vi er tilbage på sporet for så vidt angår produktivitet. Tabel 1. Oversigt over antal sager ved retten i perioden 2014-2015 - VÆGTEDE SAGER - Afsluttede 2014 2015 Straffesager 8.888 9.820 Civile sager 2.348 2.104 Fogedsager 18.469 17.138 Skiftesager 1) 4.343 4.497 Notarialforretninger 3.663 3.285 Samlet 36.744 36.812 1) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager. Tabel 2. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2014 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2015 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2014 2015 Samlet produktivitet ved retten 97,5 107,8 101,4 107,0

4 Figur 1. Samlet produktivitetindeks for 2014 og 2015 (gennemsnit for byretterne 2014 = indeks 100) Samlet produktivitetsindeks 2014-2015 107,0 2015 101,4 107,8 104,9 2014 100,0 97,5 65 70 75 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125 Top-5 Gnst. byretterne Retten Tabel 3. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2014 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2015 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste 2014 2015 Retssager samlet 102,5 108,3 101,0 105,9 -straffesager 107,6 120,7 101,7 108,5 -civile sager 95,9 91,8 99,8 105,6 Fogedsager 84,5 102,0 100,0 110,2 Skiftesager 104,1 108,3 100,0 115,6

5 Tabel 4. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner mv. Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. Årsværk % -del til LedAdm mv. 2013 2014 2015 2013 2014 2015 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Jurister 1,2 2,2 2,2 5,3% 9,1% 9,6% 36,4 37,3 35,6 8,1% 8,4% 8,3% % % Kontorfunktionærer 5,7 5,1 4,1 12,6% 11,7% 11,1% 155,3 135,8 123,1 18,1% 16,5% 15,4% Elever 0,4 0,2 0,2 10,8% 7,5% 7,7% 15,7 10,6 7,2 18,2% 12,6% 9,0% Beskæftigelsesordning 2,0 2,0 2,1 100,0% 100,0% 93,3% 23,0 21,5 21,7 46,9% 42,6% 44,0% Øvrigt personale 4,7 4,8 4,4 97,2% 100,0% 99,5% 74,8 71,8 70,9 81,3% 82,6% 81,1% Samlet for retten 14,0 14,3 13,0 18,0% 18,5% 18,8% 305,1 276,9 258,6 16,5% 18,1% 17,4% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Transport indgår under ledelse og administration mv. Tabel 5. Årsværksforbrug 2014-2015 efter korrektion af uddata (ekskl. tinglysningsårsværk) - årsværk - - indeks - 2014 2015 2014 2015 Jurister 23,7 22,7 100 96 Kontorfunktionærer 43,9 37,2 100 85 Elever 2,6 2,7 100 103 Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 2,0 2,3 100 114 Øvrigt personale 4,8 4,4 100 93 Samlet for retten 77,1 69,3 100 90 Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme.

6 Tabel 6. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder i 2015 samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 8,6 38,0% 7,4 32,0% 2,4 11,0% 2,1 9,0% 0,0 0,0% Kontorfunktionærer 8,9 24,0% 6,6 18,0% 9,5 25,0% 7,3 20,0% 0,8 2,0% Elever 0,2 8,0% 0,9 34,0% 0,2 6,0% 1,2 45,0% 0,0 0,0% Beskæftigelsesordning mv. 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,2 7,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Øvrigt personale 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Samlet for retten 17,7 25,5% 14,9 21,5% 12,3 17,7% 10,6 15,3% 0,8 1,2% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. 1) Procenten er beregnet i forhold til det samlede årsværksforbrug ved retten inkl. generel ledelse og administration, hvorfor der ikke kan summes op til 100 % for retten. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) For så vidt angår sagsbehandlingstiderne for retssagerne har der både for straffesagerne og for de civile sager været tale om i det væsentlige fastholdelse af den høje målopfyldelse i 2014. En undtagelse er udviklingen for voldssagerne. Selvom det er et felt, hvor vi gør os store anstrengelser for tidlig berammelse, har det været svært at leve op til måltallet. En væsentlig faktor er fortsat problemet med forsvarerskift, som nødvendiggør udsættelse af sagen. En anden undtagelse er udviklingen for forældreansvarssagerne. På dette område har vi i april 2016 påbegyndt en fælles forberedelse af forældreansvarssagerne, der på længere sigt gerne skulle forbedre sagsbehandlingstiderne. Den væsentligste grund til den fælles forberedelse har dog været ønsket om at sikre større ensartethed i forhold til brugerne.

7 Straffesager Målsætning Resultat 2014 2015 Alle byretter Resultater i 2015 Gennemsnit Alle alm. straffesager 80 % under 4 mdr. 85,4% 84,2% 79,9% Nævninge- og domsmandssager (hfh) 72 % under 3 mdr. 84,6% 79,6% 66,2% Tilståelsessager 75 % under 2 mdr. 90,1% 86,1% og sager uden domsmænd Voldssager under 37 dg. 45,7% 37,3% 68,1% 39,7% Voldtægtssager under for 37 dg. 30,8% 21,1% 32,6% Civile sager Alle alm. sager, boligsager, 70 % under 6 mdr. 72,7% 72,1% småsager og forbud/påbudssager Hfh. almindlige sager og boligsager 62 % under 15 mdr. 71,5% 65,1% 68,5% 61,8% Hfh. småsager 65 % under 9 mdr. 64,5% 69,2% 62,9% Alle forældreansvars- og 80 % under 6 mdr. 84,6% 69,3% ægteskabssager 74,5% Fogedsager Alm. fogedsager og 80 % inden for 3 mdr. 86,5% 84,2% betalingspåkrav Særlige fogedsager 80 % inden for 2 mdr. 80,3% 78,8% 81,9% 82,1% Tvangsauktion solgt efter 1. auktion 80 % inden for 5 mdr. 80,1% 79,2% 83,3% Skiftesager Udlevering af bo 80 % inden for 2 mdr. 81,0% 76,2% 81,3% Tvangsopløsningssager 70 % inden for 3 mdr. 84,8% 89,8% (eksklusive likvidation) Gældssanering 72 % inden for 9 mdr. 85,6% 77,6% (kun indledte sager) 91,1% 79,4%

8 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i 2013-2015. Alle byretter Resultater i 2015 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste 2013 2014 2015 Nævningesager 140 112 92 132 81 Domsmandssager 97 92 91 126 89 Sager uden domsmænd 17 16 19 27 20 Tilståelsessager 68 56 60 82 55 Alm. hovedfhl. civile sager 460 411 444 496 431 Hovedforhandlede boligretssager 344 347 279 439 306 Hovedforhandlede småsager 280 259 255 265 207 Alle civile sager m. forh.maksime 166 167 158 180 158 Alle ægteskabssager 138 110 166 130 94 Alle forældreansvarssager 151 120 157 148 114 Alm. fogedsager 50 61 64 64 48 Særlige fogedsager 42 44 45 42 36 Betalingspåkrav 52 57 71 66 51 Tvangsauktioner 84 81 87 84 70 Boudlæg 47 46 57 45 37 Uskiftet bo 80 75 75 85 69 Privat skifte 353 365 366 352 336 Forenklet privat skifte 71 69 74 71 59 Resultat 3: Faglig kvalitet Der har i 2015 ikke været mange forkromede projekter omkring den faglige kvalitet. I øvrigt har vi haft det sædvanlige fokus på at sikre den faglige kvalitet. Det sker blandt andet ved, at der holdes faste kontormøder i alle afdelinger og faste juristmøder og dommermøder, hvor der drøftes aktuelle faglige spørgsmål, og hvor der i øvrigt sker erfaringsudveksling. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Også dette punkt har været præget af den sædvanlige indsats. Der har været de faste møder med anklagemyndigheden, med advokatforeningen og med Statsforvaltningen og familieretsadvokater. Endvidere er der også afholdt faste møder med de autoriserede bobestyrere og de faste medhjælpere i gældssaneringssager. På disse møder er der udover den faglige udveksling af synspunkter også mulighed for at give konstruktiv kritik. Selv om vores faste brugere kan være noget tilbageholdende med kritik, har der også i 2015 været en dialog med brugerne, som har været nyttig. Blandt andet har det været vigtigt at høre synspunkter om sikkerheden i vores retsbygninger.

9 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Der er i 2015 ikke gennemført en måling af trivslen hos medarbejderne. Det er ledelsens indtryk ved den daglige omgang med medarbejderne og ved MUS-samtalerne, at medarbejderne generelt trives og virker særdeles motiverede i deres daglige arbejde. Det gennemsnitlige sygefravær har i 2015 ændret sig positivt fra 10,7 i 2014 til 8,4 dages gennemsnitlig fravær for medarbejderne, således at vi nu er på et niveau, der nærmer sig 2013 niveauet. Tabel 9. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i 2015 2013 2014 2015 Gennemsnit "5. bedste" Personaleomsætning (% ) 8,3 7,9 11,3 10,0 - Gnst. sygedage pr. medarbejder 7,7 10,7 8,4 9,1 5,9 Kilde: Is o la3 (P ers o nales tyrels en) Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi deltager i et landsdækkende fremstød over for navnlig gymnasieklasser, som vi tilbyder et samarbejde om at afvikle et processpil og give information om retsvæsenet dels på gymnasierne dels i forbindelse med klassernes overværelse af retssager. Vi udsender domsresumeer i vores nævningesager og i andre udvalgte sager. I 2015 var der ikke åbent hus, men der planlægges for 2016 et åbent-hus arrangement fælles med Arresten. 3. Udviklingsaktiviteter i 2016 Vores overordnede indsatsområder er Digitale retsmøder Den digitale retsproces Forberedelse til indførelse af JFS-civil Sikkerhed Flere detaljer fremgår af handlingsplanen, der kan ses som bilag 2.

10 HANDLINGSPLAN 2016 Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitaliseringen af de civile sager, JFS Civil 2. Digitale retsmøder 3. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne 4. Rets- og forligsmægling Retten vil i samspil med Domstols-styrelsen implementere digitaliseringen af de civile sager ved retten. Retten vil have fokus på snitflader med anklagemyndighed og forsvarere. Retten vil i lighed med tidligere, fastholde og udvikle allerede IT kyndige personale på IT kontaktperson - og superbruger niveau. Retten vil fortsat dele erfaring om rets- og forligsmægling blandt rettens jurister og projektets tovholdere. Retten vil støtte op om digitaliseringsprocessen og vil uddanne ansatte ved retten i brugen af systemet. Udbrede kendskab til rettens AV-udstyr til anklagemyndigheden og rettens professionelle brugere og på opfordring at tilbyde undervisning til disse faggrupper. Rettens ledelse vil have fokus på at de rette IT kompetencer er forankret lokalt ved retten og vil samtidig understøtte videreudviklingen af rettens personale i samspil med domstolsstyrelsen. Stadig fokus på videndeling om rets- og forligsmægling på juristmøder Fortsat støtte op og implementere de i projektet bruger- rettede kommunikationsplaner og kampagner. Fortsat drøftelse med Advokatforeningen om brugen af forligsmægling. At JFS Civil projektet forankres solidt lokalt At flere retsmøder bliver foretaget digitalt At retten til enhver tid har kompetencer ansat som vil kunne understøtte domstolenes digitale udvikling. At der ved årets udgang er løst flere retstvister uden retsafgørelse end i 2015 5. Sikkerhed Retten vil i lighed med tidligere år have fokus på sikkerhedsmæssige tiltag i rettens bygninger. At færdiggøre den lokale beredskabsplan At sikkerhedsgodkende rettens servicepersonale for at imødekomme eventuel fremtidig sikkerhedsskærpelse. At implementere ved retten de af domstolsstyrelsen fundne sikkerhedstiltag. At sikkerhedsniveaue t ved retten til stadighed er højt.

11 Bilag 1 ÅRSNØGLETAL 2015 2014 2015 Gnst. BR 2015 5. bedste 2015 Samlet produktivitet, retten (indeks) 97,5 107,8 101,4 107,0 Samlet produktivitet, jurister (indeks) 95,6 100,1 101,2 108,7 Samlet produktivitet, kontorfunktionærer (indeks) 100,4 118,6 102,0 109,9 Årsværksandel til generel ledelse og administration (procent) 16,7% 16,6% 17,4% Gnst. sagsbehandlingstid, domsmandssager (dage) 92 91 126 81 Gnst. sagsbehandlingstid, hovedforhandlet alm. civil sag (mdr.) 411 444 496 431 Gnst. sagsbehandlingstid, almindelig fogedsag (dage) 61 64 64 48 Målopfyldelse, voldssager 37-dages frist (procent) 45,8 56,6 44,5 37,0 Målopfyldelse, voldtægtssager 37-dages frist (procent) 30,8 21,1 32,6 50,0 Gnst. sygefravær pr. medarbejder (dage pr. år) 10,7 8,4 9,1 5,9 Personaleomsætningsprocent (procent) 7,9 11,3 10,0 Samlet årsværksforbrug, retten (årsværk) 77,1 69,3 60,4 Samlet årsværksforbrug, jurister (årsværk) 23,7 22,7 18,0 Samlet årsværksforbrug, kontorfunktionærer (årsværk) 43,9 37,2 33,4 Samlet lønsumsforbrug (mio. kr.) 38,6 37,6 31,3 Noter: 1) Ved beregningen af indeks for produktivitet samlet for retten, for jurister og kontor er indeks 100 lig gennemsnittet ved byretterne i 2011 2) Årsværksandel til generel ledelse og administration er samlet for retten og inkluderer alle personalegrupper. 3) Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for en hovedforhandlet almindelig civil sag inkluderer sagstypen almindelige sager. Boligretssager og småsager indgår ikke. 4) Ansatte under socialt kapitel indgår ikke i beregningen af det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder (årsværk). 5) Lønsumsforbruget inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag.