Vejledning: Bruger-/rettighedsstyring i ISOLA og Finansministeriets Forhandlingsdatabase Juni 2016
Indhold Vejledning: Bruger-/rettighedsstyring i ISOLA og Finansministeriets Forhandlingsdatabase (FHDB) 3 1. Systembeskrivelse 3 2. Brugeradministration 3 3. Adgangsdefinition 3 4. Brugerens ansvar 4 5. Virksomhedens ansvar 4 6. Passwords 5 7. Offentligt tilgængelige statistiktal 5
Side 3 af 6 Vejledning: Bruger-/rettighedsstyring i ISOLA og Finansministeriets Forhandlingsdatabase (FHDB) Vejledningen gennemgår principperne for bruger-/rettighedsstyring i ISOLA og Finansministeriets Forhandlingsdatabase (herefter benævnt FHDB), samt brugernes og institutionernes lokale ansvar i forbindelse hermed. ISOLA og den beskyttede del af FHDB kan vise personoplysninger og personhenførbare oplysninger, og er derfor (1) beskyttet af brugernavn/password, og (2) adgangsbegrænset for den enkelte bruger, således at der kun er adgang til oplysninger i henhold til administrative, tjenestelige behov. 1. Systembeskrivelse ISOLA og FHDB er web-baserede værktøjer til udtræk og analyse på løn-, personale- og fraværsoplysninger for ansatte i staten, herunder selvejeområderne, selvstændige offentlige virksomheder med mere. Oplysningerne er statistisk behandlede i forhold til kildesystemerne (lønanvisningsystemer, tidsregistreringssystemer m.v.), men kan trækkes på individniveau og er således underlagt persondataloven. 2. Brugeradministration Beskyttede adgange til ISOLA og FHDB administreres centralt af Moderniseringsstyrelsens kontor for Strategi, Analyse og Rapporteringssystemer. Adgang opnås ved udfyldelse og indsendelse af ansøgningsblanket, der kan findes på Moderniseringsstyrelsen hjemmeside under Systemer ISOLA. Adgang gives kun til personer med et tjenesteligt formål, som f.eks. personaleadministration for en virksomhed eller paragrafansvar for et ministerormåde. 3. Adgangsdefinition Adgang til systemerne er personlig, og den er individuelt opsat til at give adgang til personoplysninger for nærmere afgrænsede områder af staten ud fra ministerområder, finanslovshovedkonti og/eller delregnskaber, der definerer det administrative område, som brugerne har tjenesteligt formål med og hjemmel til at kunne se personoplysninger for. Adgangsdefinitionen har også en tidsdimension, således at adgangen kan tage højde for f.eks. ressortændringer ved udtræk af historiske perioder helt tilbage til 1996. Adgangsdefinitionen afgører også hvilke statistikområder i ISOLA, der er adgang til, og om der er adgang til ISOLA og/eller FHDB.
Side 4 af 6 4. Brugerens ansvar Brugere af ISOLA og Finansministeriets Forhandlingsdatabase skal være opmærksomme på følgende vilkår og retningslinjer, som også er anført på ansøgningsblanket og på velkomstbrev ifm. oprettelse af brugeradgang: Adgang til ISOLA og Forhandlingsdatabasen kan kun ske med anvendelse af gyldigt brugernavn og password, og det er fortrinsvist for personaleansvarlige og personalemedarbejdere i staten. Adgang til ISOLA og Forhandlingsdatabasen er personlig og må ikke benyttes af eller videregives til andre. Har din virksomhed brug for flere adgange, er I altid velkomne til at søge om flere passwords. ISOLA og Forhandlingsdatabasen giver adgang til personoplysninger. Videregiv eller offentliggør ikke oplysninger, der er personlige eller direkte personhenførbare uden udtrykkeligt samtykke fra de registrerede parter. Statistikker og øvrig information fra ISOLA og Forhandlingsdatabasen må kun offentliggøres med Moderniseringsstyrelsen som kilde, såfremt informationernes indhold ikke er ændret væsentligt fra de oprindelige informationer eller Moderniseringsstyrelsen har givet samtykke hertil. Som bruger af ISOLA og Forhandlingsdatabasen er du ansvarlig for ITsikkerheden omkring visning og opbevaring af downloadede personoplysninger og anden personhenførbar information fra ISOLA eller Forhandlingsdatabasen. Omvendt sørger Moderniseringsstyrelsen for, at uvedkommende ikke kan tilgå kildedata, og at al dataoverførsel til og fra ISOLA og Forhandlingsdatabasen sker krypteret. Som bruger er du ansvarlig for at informere Moderniseringsstyrelsen om ændrede stamoplysninger, som for eksempel ændret email-adresse, ansættelsesophør eller virksomhedsskift. I henhold til persondataloven og Dansk Standard DS484:2005 (Standard for informationssikkerhed) registrerer og gemmer Moderniseringsstyrelsen information om alle statistikudtræk og overførsler af persondata fra ISOLA i op til 6 måneder. Anvendes din adgang ikke i 12 måneder, lukkes adgangen med forudgående varsel. Kontakt da Moderniseringsstyrelsen for at få forlænget/genåbnet din adgang. Ved oprettelse af adgang til ISOLA tilmeldes du automatisk til ISOLA Nyhedsservice. Dette er en email-service, hvor du får besked, når der er nye tal i statistikkerne, eller hvis der sker større ændringer i ISOLA og HRmeter. Hvis du ikke ønsker at modtage disse beskeder, kan du framelde dig ISOLA Nyhedsservice inde i ISOLA. 5. Virksomhedens ansvar Ansøgninger om adgang til ISOLA eller FHDB godkendes og attesteres af ansøgers personaleleder eller HR-chef. Det er virksomhedens ansvar at afgøre, hvem i organisationen, der kan give denne tilladelse.
Side 5 af 6 Afhængigt af virksomhedens adgangstyper vil der hvert kvartal eller hvert halvår blive udsendt brugerlister til opfølgning på aktuelle adgange. Dette er for at sikre, at personer, der på grund af fratræden, afskedigelse, arbejdspladsrokering eller ændrede opgaver ikke længere har tjenesteligt formål med adgang til personoplysninger for virksomhedens/områdets medarbejdere. Det er virksomhedens ansvar at afgøre hvem i organisationen, der skal følge op på aktuelle brugeradgange og eventuelt melde tilbage til Moderniseringsstyrelsen om ændringer i adgange. Ansvaret for denne opgave påhviler typisk HR- eller administrationschefen. Brugerlisterne udsendes til den af virksomheden oplyste email-adresse eller funktionspostkasse for HR/administrationsafdelingen. 6. Passwords Brugernavn (logins) og passwords (koder) genereres centralt. Passwords udskiftes med faste mellemrum og sendes til den af ansøgeren oplyste email-adresse. Bortkommer dit password, eller mistænkes det, at det strengt personlige brugernavn/password er kompromitteret, rettes henvendelse til Moderniseringsstyrelsen. Adgangene er personlige, og har virksomheden brug for adgang til flere medarbejdere, indsendes blot flere ansøgningsblanketter. 7. Offentligt tilgængelige statistiktal Ud over de beskyttede statistiksystemer, tilbyder Moderniseringsstyrelsen flere statistikområder uden adgangsbegrænsning: www.lønoverblik.dk er et let tilgængeligt værktøj til at trække oversigtstabeller over lønniveauer for statslige virksomheder og personalegrupper. Værktøjet er primært tænkt som støtte og benchmarkingværktøj til de lokale lønforhandlinger Årlige fraværsstatistikker fordelt på ministerområder og finanslovshovedkonti offentliggøres på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside Finansministeriets Forhandlingsdatabase har også en offentlig tilgængelig adgang til tværgående benchmarking og analyse på løn- og årsværkssummer, primært i forbindelse med de statslige overenskomstforhandlinger.
modst.dk