Retningslinjer for brugen af UCL Apps

Transkript

1 Retningslinjer for brugen af UCL Apps Retningslinjerne i dette afsnit gælder brugen af CLOUD-løsningen UCL Apps, som er afgrænset til alene at kunne bruges af UC Lillebælts i forvejen registrerede itbrugere, idet UC Lillebælt søger for brugeroprettelserne og i øvrigt administrerer den afgrænsede løsning. UCL Apps Se i øvrigt: UCL Apps er et afgrænset område på CLOUD-løsningen Google Apps for Education, som Google Inc. tilbyder uddannelsesinstitutioner at anvende gratis og reklamefrit. UCL Apps er et supplerende tilbud til UC Lillebælts it-brugere. UCL Apps målgruppe er primært undervisere, studerende og eksterne samarbejdspartnere (fx medarbejdere på praktiksteder). UCL Apps administreres af UC Lillebælt på grundlag af Googles vilkår Aftale om Google Apps for Education : Googles principper for beskyttelse af personlige oplysninger : Googles overordnede politik: UCL Apps og andre studierelaterede it-systemer Som udgangspunkt gælder følgende for de studierettede it-systemer i UC Lillebælt: SIS Fronter UCL Apps Anvendelse Registrering af studieadministrative data og løsning af studieadministrative opgaver. Koordinering, videndeling og samarbejde i uddannelsesaktiviteter. Videndeling, samarbejde og (sam-) produktion af studieprodukter i studieaktiviteter og i praktik. Primære brugere Studieadministrative medarbejdere. Studieadministrative medarbejdere, undervisere og Undervisere, studerende og eksterne samarbejdspartnere (fx medarbejdere på praktiksteder) Side 1 af 5

2 studerende. Bruges til persondata 1 )? Ja Ja Nej Bruges til fortrolige informationer 2 )? Ja Ja Nej Side 2 af 5

3 1) Hvad er persondata? Hvis data, dvs. informationer eller oplysninger om fx elever eller patienter, kan bruges til at indkredse, hvilken begrænset personkreds eller enkeltperson de omhandler, er der tale om persondata. 2) Hvad er fortrolige data? Fortrolige data omfatter: Informationer om personers helbred, politiske overbevisning, seksuelle orientering, ægteskabelige status, fagforeningstilhørsforhold, religiøse overbevisning, etniske oprindelse, psykiske eller sociale tilstand, økonomi eller strafferegistrerede forhold. Informationer, som i forbindelse med en politisk, økonomisk eller administrativ proces først må offentliggøres på et senere tidspunkt. Eksempler: Udbudsforretninger, eksamensopgavers indhold før eksamens afholdelse, organisatoriske ændringer i en organisation, regnskab før det er revideret. Informationer, hvor en studerende eller medarbejder pålægges tavshed samtidig med en begrundelse og de nærmere vilkår for fortroligheden. UC Lillebælts regler for brugen af UCL Apps Ledelsen Det påhviler ledelsen af den enkelte uddannelse og/eller afdeling i UC Lillebælt, at informere brugerne om hvad UCL Apps må og kan bruges til. Uddannelsens ledelse skal respektere hvis en bruger ikke ønsker at anvende UCL Apps, og således ikke ønsker at blive oprettet som registreret bruger på UCL Apps. Brugerne HUSK! Brugerne skal være opmærksomme på de krav og retningslinjer som UC Lillebælts respektive uddannelser og tilhørende studieadministration stiller til undervisernes og de studerendes brug af Fronter, herunder hvilke typer informationer og dokumenter som kræves udvekslet på denne platform, fx afleveringsopgaver o.lign. Brugerne skal desuden være opmærksomme på følgende: Side 3 af 5

4 UC Lillebælt har sørget or at brugerne kan logge ind på UCL Apps, dvs. at brugerne kan anvende samme log-in og password som på UC Lillebælts netværk og øvrige it-systemer. UC Lillebælt lægger til dette formål disse brugerdata op på UCL Apps til verifikation af brugerne: <brugernavn> <bruger-id> <adgangskode> <skal yderligere præciseres!> UC Lillebælt har ikke nødvendigvis fuld kontrol over data om brugerne eller over de brugergererede informationer og dokumenter som brugerne gemmer, udveksler og/eller publicerer i og via UCL Apps. UC Lillebælt påtager sig i konsekvens heraf ikke ansvaret for: o Google s evt. videreudnyttelse af brugerdata. o Evt. driftsforstyrrelser på UCL Apps. o Sikkerhedskopiering og evt. genetablering af informationer og dokumenter på UCL Apps. UC Lillebælts generelle retningslinjer i it-politikken for anvendelsen af vores it-systemer gælder også for UCL Apps, herunder at anvendelsen skal understøtte UC Lillebælts aktiviteter. UC Lillebælt har adgang via administratorrettigheder til UCL Apps, og der gælder samme vilkår for UC Lillebælts tilgang til brugernes konti i UCL Apps som for UC Lillebælts øvrige it-systemer fx i forbindelse med driftproblemer eller mistanke om misbrug af UCL Apps. UC Lillebælt skal respektere hvis en bruger ikke ønsker at anvende UCL Apps. I givet tilfælde skal brugeren give studieadministrationen besked herom. NEJ! 1: UCL Apps må ikke anvendes til persondata! Med mindre der foreligger skriftligt samtykke hertil se under Ja. Det betyder, at brugerne af UCL Apps ikke må gemme, dele eller publicere data, informationer og dokumenter som indeholder persondata - hverken i tekst, billeder, lyd, eller i andre former. 2: UCL Apps må ikke anvendes til fortrolige oplysninger! JA! Side 4 af 5

5 1: UCL Apps må anvendes af brugerne, enkeltvis eller i grupper, til understøttelse af videndeling, samarbejde og produktion af studieprodukter i studieaktiviteter og i praktik - i UC Lillebælts uddannelser. 2: UCL Apps må anvendes til persondata, HVIS der foreligger specifikt skriftligt samtykke fra de berørte personer (eller berørtes forældre hvis der er tale om børn). Det indhentede samtykke skal angive, til hvilket formål persondata må anvendes, og der skal udtrykkeligt tages stilling til lyd og billeder. På UCL Apps skal personhenførende oplysninger som navn, cpr, adresse, indlæggelsesafdeling, skoleklasse, etc. altid fjernes, uanset om der foreligger skriftligt samtykke eller ej. Side 5 af 5