ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Glostrup - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Glostrup er kommet i almindelig drift. Retten behandler sine sager med et tempo, der opleves tilfredsstillende og forståeligt, selv om behandlingstiderne endnu ikke helt lever op til målene. Retten får mange tilbagemeldinger fra samarbejdspartnere og brugere, der giver udtryk for, at de oplever, at retten fungerer godt, og at de generelt er tilfredse med behandlingen. Rettens medarbejdere har også generelt den oplevelse, at de har mulighed for at udføre deres arbejde og løse deres opgaver på en måde som både brugerne og de selv kan være tilfredse med. Dette hænger sammen med, at Retten i Glostrup også i 2011 har gennemgået en positiv udvikling. Det drejer sig navnlig om, at sagsbehandlingstiderne er gået ned, at antallet af verserende sager er faldet, og at mange medarbejdere nu har opnået et kompetenceniveau, der betyder, at de føler sig sikre i udførelsen af alle almindeligt forekommende sagsområder. 2. Resultater i 2011 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.
3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Strategi og planlægning Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet God ressourceudnyttelse Fogedret Driftsledelse og organisering Strafferet Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Glostrup har i 2011 øget antallet af afsluttede straffesager med godt 10 % målt i absolutte tal, eller med 2,5 % målt i vægtede tal. Antallet af verserende straffesager er nedbragt fra 5.316 ved udgangen af 2010 til 3.054 ved udgangen af 2011. Antallet er yderligere nedbragt i 2012, således at Retten i Glostrup ved udgangen af marts 2012 havde 2.090 verserende straffesager. Retten i Glostrup har i 2011 afsluttet ca. 12 % færre civile sager end i 2011, uanset om det måles i absolutte tal eller vægtede tal. Der har været et tilsvarende fald i antallet af modtagne sager. Antallet af verserende civile sager er nedbragt fra 3.108 ved udgangen af 2010 til 2.858 ved udgangen af 2011. Antallet er yderligere nedbragt i 2012, således at Retten i Glostrup ved udgangen af marts 2012 havde 2.728 verserende civile sager. Retten i Glostrup har i 2011 afsluttet ca. 7 % færre fogedsager end i 2011 målt i absolutte tal eller ca. 8 % færre fogedsager end i 2011 målt i vægtede tal. Der har været et fald i antallet af modtagne sager på ca. 14 %. Det betyder, at antallet af verserende fogedsager er nedbragt fra 9.827 ved udgangen af 2010 til 5.947 ved udgangen af 2011. Antallet er yderligere nedbragt i 2012, således at Retten i Glostrup ved udgangen af marts 2012 havde 4.578 verserende fogedsager. Retten i Glostrup har afsluttet et næsten uændret antal skiftesager i 2011 sammenlignet med 2010, og antallet af verserende sager er nedbragt fra 1.818 ved udgangen af 2010 til 1.746 ved udgangen af 2011. Det bemærkes i den forbindelse, at Retten i Glostrup kun behandler dødsboer og ægtefælleskifter, idet insolvensskifter hører under Sø- og Handelsretten.
4 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Antallet af verserende sager er som anført foran nedbragt på alle områder. Sagsbehandlingstiderne for straffesager er også nedbragt. Således er f.eks. den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager nedbragt fra 224 dage i 2010 til 204 dage i 2011. En nærmere gennemgang af statistikkerne viser, at sagsbehandlingstiderne er faldet henover 2011. Faldet er fortsat i 2012. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager i de tre første måneder af 2012 har således været 146 dage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for andre typer af straffesager er faldet endnu mere. Samtidig er berammelsestiden faldet, det vil sige den tid, der går, fra en sag modtages, og til den kan foretages i retten. En domsmandssag, der blev modtaget i begyndelsen af januar 2011, blev berammet til foretagelse godt 5 måneder senere. Berammelsestiden i begyndelsen af april 2012 er godt 3 måneder, og berammelsestiden er stadig faldende. Sagsbehandlingstiden for civile sager er ikke blevet markant forbedret i 2011. For nogle typer af civile sager er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid faldet, og for andre er den steget. Samlet set er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid steget lidt. Det skal ses i lyset af, at Retten i Glostrup de seneste år har udarbejdet og fulgt planer for nedbringelse af sagsbunker og dermed nedbringelse af sagsbehandlingstider. Retten har prioriteret indsatsen således, at der først er gjort en særlig indsats på straffesager og fogedsager, og således at indsatsen vedrørende civile sager, der hovedforhandles, først er blevet intensiveret i 2012. Sagsbehandlingstiden for fogedsager er faldet markant for alle sagstyper, som det fremgår af nøgletallene. For eksempel var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige fogedsager 87 dage i 2011 mod 115 dage i 2010. Og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for betalingspåkrav var 71 dage i 2011 mod 108 i 2010. Behandlingstiden er fortsat faldet i 2012, således at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i de første tre måneder i 2012 var 60 dage for almindelige fogedsager og 57 dage for betalingspåkrav. Sagsbehandlingstiden i skiftesager er stort set uændret fra 2010 til 2011. Fordi den væsentligste del af skiftesagerne er dødsboer, er der tale om en meget stor stabilitet såvel i sagsmængde, som i sagsbehandlingstid. Sagsbehandlingstiderne er således generelt faldende. Det betyder, at målopfyldelsen er stigende. Retten har således afsluttet 92,3 % af nævningesagerne inden for 6 måneder, hvor målet er 80 %. Retten har afsluttet 83 % af ægteskabssagerne indenfor 6 måneder målet er netop 83 %. Endelig har retten afsluttet 66,1 % af betalingspåkravene inden for 2 måneder, og 87,1 % inden for 4 måneder, hvor målet er henholdsvis 55 % og 85 %. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten i Glostrup har i 2011 arbejdet med udvikling af den faglige kvalitet. Retten har således holdt temadage for juristerne om faglig kvalitet, der bl.a. udmøntede sig i vejledninger om evaluering af retsledelsen efter afslutningen af hovedforhandlinger i flerdommersager og ordning med mentordommere også til dommerfuldmægtige, der har afsluttet grunduddannelsen. Retten har desuden arbejdet med forbedring - herunder ensretning - af den civile forberedelse ved retten.
5 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Danmarks Domstole har ikke foretaget brugerundersøgelse i 2011. Retten i Glostrup har heller ikke foretaget nogen egen brugerundersøgelse. Som det blev anført i embedsregnskabet for 2010 var brugerne ved Retten i Glostrup ifølge brugerundersøgelsen i 2010 navnlig tilfredse med dommerne/mødelederne, som er kompetente, neutrale, har passende autoritet og behandler de almindelige brugere venligt og ordentligt medarbejdernes hjælpsomhed rettens lokaler at der er en tryg atmosfære i retten Brugerne ved Retten i Glostrup var i 2010 navnlig utilfredse med sagsbehandlingstiden tiden fra indkaldelse til afholdelse af møder i retten telefonservice Sagsbehandlingstiden er som det fremgår ovenfor nedbragt. Retten har stadig en udfordring med hensyn til sagsbehandlingstider og dermed også berammelsestider for civile hovedforhandlinger. Der går historier i advokatkredse om, at berammelsestiden ved Retten i Glostrup er 2 år. Det er ikke tilfældet, og så lang har berammelsestiden ikke været på noget tidspunkt. Men der er aktuelt april 2012 civile sager, der er berammet til hovedforhandling så langt frem som i juni 2013. Der er imidlertid også stadig enkelte ledige tider til berammelse af hovedforhandlinger allerede i maj juni 2012 og mange ledige tider i resten af året 2012. Retten har i november 2011 udarbejdet en plan for nedbringelsen af sagsbehandlingstid for civile sager. Et af målene er, at vi i juni 2012 skal kunne tilbyde berammelse af civile hovedforhandlinger senest i maj 2013. Det kan allerede nu konstateres, at det mål vil blive nået uden problemer. Et andet mål er, at retten i december 2012 skal kunne tilbyde berammelse af civile hovedforhandlinger senest i september 2013. Der er aktuelt ikke noget, der giver anledning til at tro, at dette mål ikke også skulle blive nået. Tiden fra indkaldelse til afholdes af møder i retten er naturligvis reduceret i takt med, at berammelsestiderne er reduceret væsentligt. Telefonservice har retten også arbejdet med. Skifteafdelingen, fogedafdelingen og straffesagsafdelingen har oprettet særskilte telefonrum, hvor medarbejdernes hovedopgave er telefonbetjening. Der er desuden oprettet mobiltelefonnumre til en række specialfunktioner, der sikrer en bedre telefonbetjening. Det er derfor rettens vurdering, at telefonbetjeningen er forbedret væsentligt i forhold til situationen, da brugerundersøgelsen blev foretaget i 2010. Desuden mindsker de reducerede sagsbehandlingstider behovet for telefonbetjening. Men det kunne være ønskeligt, hvis der i højere grad var mulighed for digital selvbetjening, således at brugerne i mindre omfang havde behov for telefonisk kontakt med retten. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal
6 Sygefraværet ved Retten i Glostrup er faldet fra 2010 til 2011. Det ser dog ikke sådan ud, når man kigger på nøgletallene, som viser en mindre stigning i fraværet. Nøgletallene stammer imidlertid fra Isolas rapport over afsluttede sygeperioder, hvor alle sygedagene i en periode tæller med på det tidspunkt, hvor sygeperioden afsluttes. Retten i Glostrup havde nogle medarbejdere, der fratrådte i begyndelsen af 2011 efter langvarigt sygefravær, som altså var begyndt langt tilbage i 2010, og det kan forklare den tilsyneladende stigning i fraværet. Retten gør selv fraværet op måned for måned på grundlag af registreringen i TimeSag systemet. Det fremgår af denne registrering, at sygefraværet i første halvår 2011 var lidt højere end fraværet i samme periode 2010. Fra sommeren 2011 har retten arbejdet målrettet med nedbringelse af sygefraværet, og sygefraværet i andet halvår 2011 er faldet så kraftigt, at det samlede resultat opgjort på denne måde viser et fald i sygefraværet for hele året fra 9,26 dag pr. medarbejder i 2010 til 8,03 dag pr. medarbejder i 2011. Den positive udvikling fortsætter, således at sygefraværet i de første 3 måneder af 2012 omregnet til helårstal har været 8,41 dag pr. medarbejder, mens sygefraværet i de første 3 måneder af 2011 omregnet til helårstal var 12,44 dag pr. medarbejder altså et fald på 32 %. Retten har i 2011 udarbejdet en ny sygefraværspolitik og arbejder aktivt med sygefraværssamtaler, omsorgssamtaler og opmærksomhedssamtaler. Retten arbejder derudover også aktivt med at hjælpe medarbejdere med at blive på arbejdspladsen eller med tidlig tilbagevenden ved delvis syge- /raskmelding. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har for 4. år i træk deltaget i Glostrups kulturnat, som holdes en lørdag aften. Kulturnatten blev afholdt i samarbejde med Kriminalforsorgen, der i dagligdagen har udstationeret en fængselsfunktionær i retten. Der blev arrangeret fiktive retssager og rundvisninger, og der var meget stor interesse fra publikum. Retten i Glostrup har i 2011 afviklet flere store straffesager, der har givet anledning til megen omtale i medierne. Der har været tale om sager, som retten selv behandlede, og der har været tale om sager, som henholdsvis Retten på Frederiksberg og Københavns Byret har afviklet i lokaler i Retten i Glostrup. Retten har modtaget mange positive tilbagemeldinger på den praktiske tilrettelæggelse fra samarbejdsparterne det vil sige både de besøgende retter, anklagemyndighed, forsvarere, bevogtningspersonale og mediernes repræsentanter. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Retten i Glostrup arbejder i 2012 fortsat med nedbringelse af sagsbehandlingstiderne i overensstemmelse med den plan, der er lagt. Retten har også i 2012 fået tildelt ekstra resurser, navnlig i form af personale med henblik herpå, således at sagsbehandlingstiderne kan være normaliseret og de sidste sagsbunker være væk ved udgangen af 2012.
7 Retten i Glostrup arbejder på tilvejebringelse af og indretning af flere retssale. Formålet er at smidiggøre berammelser og mindske resurseforbruget i forhold til de planlægningsmæssige vanskeligheder, som de begrænsede fysiske rammer medfører, når Retten i Glostrup skal afvikle store sikkerhedskrævende nævningesager både egne sager og sager, hvor andre retter låner lokaler i Retten i Glostrup. Retten i Glostrup har tidligere i fællesskab med anklagemyndigheden på Københavns Vestegn gennemført et LEAN-projekt vedrørende behandlingen af domsmandssager. Retten planlægger nu i samarbejde med anklagemyndigheden på tilsvarende måde at gennemgå arbejdsgangene i grundlovssager. Retten i Glostrup har ikke herudover planlagt nye udviklingsprojekter. Retten fortsætter arbejdet, der blev indledt i sommeren 2011, med nedbringelse af sygefraværet, og retten fortsætter arbejdet med at udvikle og sikre kvaliteten i arbejdet.