Offentligt udbud Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Juli 2011
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 1 af 31 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1 UDBUDSBETINGELSER 3 1.1 Indledning 3 1.2 Udbudsform 3 1.3 Udbyder 3 1.4 Kontraktperiode 3 1.5 Grundlag for ydelserne 4 1.6 Spørgsmål 4 1.7 Aflevering af tilbud 5 1.8 Krav til tilbudet 5 1.9 Valg af tilbud 6 1.10 Alternative tilbud 6 1.11 Meddelelse om resultat 6 1.12 Vedståelsesfrist for tilbud 6 1.13 Udbyders forbehold 7 1.14 Tilbudsgivers forbehold 7 2 OPGAVEBESKRIVELSE 7 2.1 Ydelsens omfang 7 3 SÆRLIGE BETINGELSER 8 3.1 Materiel 8 3.1.1 Særlige forhold 8 3.1.2 Miljøtekniske forhold 8 3.2 Krav til mandskab 9 3.3 Arbejdsplads og adgangsveje 9 3.4 Dæksler 10 3.5 Arbejdsplan 10 3.5.1 Planlægning af tømningsopgaven 10 3.5.2 Korrekt tilmelding til ordningen 11 3.6 Arbejdstider 11 3.7 Sikkerhed og sundhed 11 3.8 Ejendomme med SPF-svinebesætning 11 4 ARBEJDSBESKRIVELSE 13 4.1 Arbejdets omfang 13 4.2 Database over ejendomme 14 4.3 Orientering af grundejeren 14 4.4 Udsendelse af tømningsvarsel til grundejeren 14 4.5 Tømning 14 4.5.1 Kvalitetskrav ved tømning af bundfældningstanke 15 4.5.2 Udarbejdelse af tømningsrapport og -attest 15 4.6 Transport og håndtering af slam 16 4.6.1 Modtageanlæg 16 4.7 Forgæves kørsel 16 4.8 Ekstra tømninger 17 4.9 Akuttømninger 17 4.10 Ekstraarbejder 17 4.11 Tømning med lille bil/traktortømninger 18 4.12 Størrelse af bundfældningstanke 18 4.13 Indmåling og registrering af tanke, samt registrering af tømningsmængde 18
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 2 af 31 4.13.1 Indmåling 18 4.13.2 Registrering 19 5 ADMINISTRATION OG SAMARBEJDE 20 5.1 EnviTrix 20 5.1.1 Krav til hardware 20 5.1.2 Database med omfattede ejendomme, ændringer mv. 21 5.1.3 Registrering og indberetning af tømninger 21 5.1.4 Manuel registrering 22 5.2 Installation af GPS/GSM-enhed 22 5.3 Varetagelse af henvendelser, information og kontakt 22 5.3.1 Daglig kontakt 23 5.4 Samarbejde mellem Billund Vand og entreprenøren 23 5.4.1 Opstart af opgaven 24 5.5 Klagehåndtering 24 5.6 Bodsystem 24 5.6.1 Kontraktstart og registreringsperiode 25 6 KONTRAKTLIGE FORHOLD 26 6.1 Kontraktens parter 26 6.2 Grundlag for kontrakten 26 6.3 Ydelse 27 6.4 Sikkerhedsstillelse 27 6.5 Ansvar og risiko 27 6.6 Betaling og fakturering 28 6.7 Prisregulering 28 6.8 Garantier 29 6.9 Lovgivnings- og myndighedskrav 29 6.10 Ændringer i opgavens omfang og karakter samt uklarheder mv. 29 6.11 Misligholdelse og ophævelse 30 6.12 Kontrol og tilsyn 30 6.13 Overdragelse af rettigheder 31 6.14 Tvister 31 6.15 Ikrafttrædelse og ophør 31 6.16 Kontraktudfærdigelse 31 BILAGSLISTE Bilag 1: Grafisk oversigt af områdeopdeling, med angivelse af modtageanlæg Bilag 2: Regulativ for tømningsordning for bundfældningstanke i Billund Vand A/S, herunder Billund Spildevand A/S forsyningsområde Bilag 3: Tro- og loveerklæring om forfalden gæld til det offentlig (skal anvendes) Bilag 4: Anbefalinger ved tømning af septiktanke på ejendomme med SPF-svin Bilag 5: Grafisk oversigt over antal tømninger fordelt i Billund Kommune Bilag 6: AB 92 (er gældende i det omfang der er henvist til specifikke paragraffer)
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 3 af 31 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Nærværende udbud vedrører tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune. Med bundfældningstanke menes der septik-, trix- eller flerkammertanke. Arbejdet udbydes som en samlet entreprise, hvorfor der skal afgives et samlet tilbud for tømning af bundfældningstanke dækkende hele Billund Kommune. Der er i Bilag 1 vedlagt et oversigtskort, hvilket illustrerer områdeopdelingen for tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune, samt modtageanlæg. 1.2 Udbudsform Arbejdet udbydes i offentligt udbud i henhold til Tilbudsloven. 1.3 Udbyder Udbyder er: Billund Vand A/S Grindsted Landevej 40 DK-7200 Grindsted Udbyder betegnes i det følgende som Billund Vand og tilbudsgiver betegnes som entreprenøren. Kontaktperson i udbudsfasen er: Henning L. Hansen Billund Vand A/S Grindsted Landevej 40 DK-7200 Grindsted Tlf.: 7972 7068 Mobil: 2963 5932 E-mail: hlh@billundvand.dk 1.4 Kontraktperiode Billund Vand ønsker at indgå kontrakt for perioden 1. september 2011 til 31. marts 2012. Såfremt Billund Vand ønsker det, er entreprenøren forpligtiget til at forlænge kontrakten i yderligere 1 år. Senest 1 måned før udløb af den pågældende kontraktperiode skal det være fastsat, om kontrakten skal videreføres. Dette sker på Billund Vands initiativ.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 4 af 31 1.5 Grundlag for ydelserne Grundlaget for tilbud og ydelser er: Dette udbudsmateriale med tilbudslister, bilag og evt. rettelsesblade. Det til enhver tid gældende regulativ for tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune (Bilag 2). De til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler (f.eks. regler om affaldshåndtering og arbejdsmiljømæssige regler), som finder anvendelse for nærværende arbejdsområde, herunder eksempelvis: o Miljøbeskyttelsesloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 879 af 26. juni 2010 med senere ændringer o Bekendtgørelse nr. 1448 af 11. december 2007 om spildevandstilladelser m.v. efter miljøbeskyttelseslovens kapitel 3 og 4 o Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 473 af 7. oktober 1983 om kloakarbejde mv. med senere ændringer o Færdselsloven o Lovbekendtgørelse nr. 1086 af 8. september 2010 af lov om godskørsel o Bekendtgørelse nr. 224 af 7. marts 2011 om affald med senere ændringer (affaldsbekendtgørelsen) o Politivedtægten gældende for Billund Kommune o De til enhver tid gældende leveringsbestemmelser og kvalitetskrav for affald til behandlingsanlæg, jf. dette udbudsmateriale. Ved modtagelse af udbudsmaterialet skal entreprenøren, ud over at sikre sig at udbudsmaterialet er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med indholdet af de nævnte love, regler, forskrifter, normer m.m. Entreprenøren skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for entreprisens udførelse, herunder tilladelse til godskørsel for fremmed regning. Entreprenøren er forpligtet til at gøre sig bekendt med forholdene i kørselsvej (herunder adgangs- og vejforhold, vejbelægning, brohøjder, bredde af veje og gader), inden tilbud afgives. Ekstra krav som følge af ukendskab til forholdene vil ikke blive honoreret. Entreprenøren skal indhente yderligere oplysninger om gældende forpligtigelser vedr. skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø ved relevante organer. Dette udbudsmateriale skal indgå som bilag til den endelige kontrakt, og alle stillede betingelser vil være kontraktmæssigt gyldige. 1.6 Spørgsmål Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal rettes skriftligt til: Billund Vand A/S Grindsted Landevej 40 DK-7200 Grindsted Att. Henning L. Hansen E-mail: hlh@billundvand.dk Spørgsmål skal være modtaget senest 12. august 2011, kl. 12.00.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 5 af 31 Eventuelle svar på spørgsmål og yderligere oplysninger sendes løbende og samtidigt til samtlige de entreprenører der har meddelt, at de agter at give tilbud på entreprisen. Svar på spørgsmål udsendes senest den 15. august 2011 i anonymiseret form. Det påhviler entreprenøren at sikre sig, at spørgsmålene og svar er modtaget. 1.7 Aflevering af tilbud Tilbudet skal fremsendes eller afleveres i 2 eksemplarer (1 original + 1 kopi) til Billund Vand A/S Att. Henning L. Hansen Grindsted Landevej 40 DK-7200 Grindsted, senest den 19. august 2011, kl. 12.00, hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de tilbudsgivere, der ønsker at være til stede. Kuverten skal mærkes Billund Vand tømning af bundfældningstanke må ikke åbnes af postafdelingen, og der kvitteres for modtagelsen af tilbuddet. Kuverten skal være påført entreprenørens navn, adresse og kontaktperson (evt. firmastempel). For sent modtagne tilbud vil blive returneret og indgår således ikke i vurderingen. 1.8 Krav til tilbudet Tilbudet skal afgives i form af udfyldt og underskreven tilbudsliste, samt den nedenfor anførte dokumentation. Tilbudet skal indeholde samtlige entreprenørydelser, der er nødvendige for udførelsen af de i udbudet beskrevne arbejder, herunder omkostninger i forbindelse med: Vejrligsforanstaltninger Miljøbeskyttelse Arbejdsmiljø og sikkerhed Kvalitetssikring Tilbudet samt alt vedlagt dokumentation skal være på dansk, ligesom alle betegnelser med hensyn til mønt, mål og vægt skal være danske. Entreprenøren skal udfylde alle poster/felter i tilbudslisten. Alle priser i tilbudet skal anføres ekskl. moms. Følgende dokumentation for retlig situation og teknisk formåen skal vedlægges tilbuddet: Retlig situation Tro- og loveerklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 (vedlagte tro- og love erklæring skal anvendes Bilag 3)
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 6 af 31 Teknisk formåen Referenceliste over de sammenlignelige ydelser entreprenøren har leveret i løbet af de seneste 3 år, med angivelse af udførelsesperiode, faktureret beløb og modtager. Såfremt entreprenøren ikke selv har udført alle de kontraktlige ydelser kan denne redegøre for, hvilke ydelser, der er udført af andre juridiske enheder (underentreprenør) Tilbud, der ikke vedlægges dokumentation for ovennævnte punkter, vil blive anset for ukonditionsmæssige og afvises. 1.9 Valg af tilbud Tildeling af ordre sker på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris for den samlede entreprise. 1.10 Alternative tilbud Billund Vand forbeholder sig ret til at antage alternative tilbud. Alternative tilbud skal kunne prissættes. Entreprenøren skal ved afgivelse af alternativt tilbud, også afgive tilbud på det ordinære tilbud. Ved et alternativt tilbud forstås et tilbud, som på væsentlige punkter afviger fra den udbudte opgave (f.eks med anden tømningsperiode, anden tømningsudførelse, andet materiel og IT system til tømningsregistrering mv.). Et sådan alternativ tilbud skal opfylde de krav, der er angivet ved entreprisen, i det omfang de er relevante for det alternative tilbud. Alternative tilbud skal ledsages af en kortfattet arbejdsbeskrivelse og nødvendig bilag, til vurdering af alternativet. Såfremt alternative tilbud antages, påhviler det entreprenøren forinden indgåelse af entrepriseaftale at levere samtlige de til den alternative udførelse nødvendige tegninger, procedurebeskrivelse, beregninger mv., uden udgift for Billund Vand. Alternative tilbud kan blive accepteret, såfremt det for Billund Vand er laveste pris for den samlede entreprise. 1.11 Meddelelse om resultat Billund Vand forventer at kunne give meddelelse til tilbudsgiverne om tildeling af ordre ultimo august 2011. Accept af tilbud gives først, når den underskrevne tro- og loveerklæring er godkendt af skattemyndighederne. 1.12 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet er bindende fra afgivelsen, og entreprenøren skal vedstå sit tilbud i 30 kalenderdage herefter. Der ydes ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud, og tilbuddet betragtes som Billund Vands ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 7 af 31 1.13 Udbyders forbehold Der tages forbehold for administrative/politiske beslutninger og ændringer af lovgivning som på afgørende vis eller i væsentligt omfang vil ændre den kommende kontrakts indholds- og udbudsmaterialemæssige grundlag. Der tages ligeledes forbehold som følge af beslutninger om udlicitering, omstrukturering, kapacitetstilpasninger eller ændret lovgivning. 1.14 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet, og skal kunne prissættes. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.6, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Billund Vand har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Billund Vand ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Billund Vand ret til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbudet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Billund Vand er berettiget til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2 OPGAVEBESKRIVELSE 2.1 Ydelsens omfang Billund Vand har fra den 1. januar 2011 overtaget administrationen af den kommunale tømningsordning for bundfældningstanke i Billund Kommune. Alle husstande tilknyttet den obligatoriske tømningsordning, skal have tømt bundfældningstanke minimum 1. gang om året. Nærværende udbud af tømningsordning omhandler den obligatoriske tømning i 2011, for tilmeldte ejendomme beliggende udenfor kloakerede områder i Billund Kommune. Der er registreret ca. 1.700 bundfældningstanke i kommunen, omhandlende helårsbeboelse (inkl. landbrug og industri) og sommerhuse. Alle disse tanke planlægges tømt 1. gang i perioden 1. september til 30. november 2011. Tankene skal bundtømmes, og husstanden skal selv efterfølgende påfylde vand. Dog skal der efterfyldes med vand ved mini renseanlæg (under 10 stk.). Slam fra bundfældningstankene køres til Grindsted Renseanlæg, som er det eneste modtageanlæg i kommunen. De administrative opgaver som entreprenøren skal udføre omhandler bl.a anvendelse af Billund Vands IT-system EnviTrix, heri inddatering om udførte tømninger og håndtering af tømningsvarsling.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 8 af 31 3 SÆRLIGE BETINGELSER 3.1 Materiel Entreprenøren skal selv stille med det nødvendige materiel og vedligeholde dette, så det er i arbejdsmiljømæssig korrekt og mekanisk/operativ fejlfri stand, (uden oliedryp og lignende). Antallet af materiel samt størrelsen af dette skal til enhver tid være af en sådan sammensætning, at tømningerne i alle henseender sker tilfredsstillende. Det er entreprenørens ansvar forud for tilbudet at gøre sig bekendt med forholdene i tømningsområderne. Entreprenøren skal endvidere ved udførelse af tømningen løbende vurdere adgangsforholdene, herunder vejenes beskaffenhed, for at sikre at det korrekte materiel indsættes. Det anvendte tømningsmateriel skal til enhver tid opfylde gældende miljø-, arbejdsmiljø-, sikkerheds- og trafiksikkerhedsmæssige forskrifter (Færdselsstyrelsen og Arbejdstilsynets regler). Al materiel skal være godkendt til transport på offentlig vej, og entreprenøren skal være i besiddelse af en gyldig vognmandstilladelse. Entreprenøren skal sikre, at alle vogne, der anvendes i forbindelse med nærværende entreprise er udstyret med mobiltelefon, så det er muligt for entreprenøren at kontakte mandskabet direkte. Entreprenøren skal ligeledes sikre, at alle vogne, der anvendes i forbindelse med nærværende entreprise er udstyret med Pc, hvorpå Billund Vands IT system til administration af tømningsordningen EnviTrix kan installeres, samt printer og GPS. Køretøjerne skal i størst muligt omfang fremstå med ens farve samt påmalet firmanavn og løbende renholdes således at de altid fremstår præsentabelt og vedligeholdt. Tømningsmateriellet skal være forsynet med en sugeslange, der skal kunne suge slammet og spildevandet fra en afstand op til 80 m fra køretøjet. 3.1.1 Særlige forhold Entreprenøren skal dog uden ekstra udgift for Billund Vand kunne stille med mindre slamsugere/traktor-slamsugere til tømning af tanke, hvor vejadgang eller andre forhold nødvendiggør dette. 3.1.2 Miljøtekniske forhold Alle køretøjer der anvendes i forbindelse med nærværende entreprise skal overholde nedenstående krav: Køretøjer være udstyret med en godkendt EURO II motor, eller derover, med godkendt katalysator eller partikelfiltre Hvis køretøjerne anvender diesel som brændstof, skal dieselen have et svovlindhold på <0,05 % Hvis køretøjerne er benzindrevne, skal der benyttes "grøn benzin" med lavt indhold af aromater, benzen og olefiner.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 9 af 31 3.2 Krav til mandskab Entreprenøren er frit stillet med hensyn til ansættelse af sit mandskab, men han er ansvarlig for, at personalet er fuldt kvalificeret til at udføre arbejdet, samt at de udviser høflig opførsel under arbejdet. Entreprenørens medarbejdere skal kunne forstå, skrive, tale og læse dansk i en sådan udstrækning, at de kan udfylde sedler med information til grundejerne samt kommunikere mundtlig med grundejeren i forbindelse med tømning af tankene. Entreprenørens mandskab skal have stort kørekort og minimum 1 måneds dokumenteret erfaring med tømning af bundfældningstanke eller lignende arbejde. Mandskabet skal endvidere have modtaget instruktion/uddannelse i henhold til gældende love om forhold, der er relevante for arbejdets udførelse. Instruktionen skal som minimum indeholde: Gennemgang af "Regulativ for tømningsordning for bundfældningstanke i Billund Vand A/S, herunder Billund Spildevand A/S forsyningsområde" Viden om de forskellige typer af tanke herunder kendskab til konstruktionen, funktionen og virkemåden Viden om den videre behandling af slammet og krav, som dermed er forbundet med slammet Viden om egne arbejdsmiljøforhold, inkl. mulige risici ved slamhåndteringen Vejledning i udarbejdelse af tømningsrapporten. Kunne betjene PC til registrering og indrapportering af tømningerne på brugerniveau (se afsnit 5.1, EnviTrix) Billund Vand har ret til ved gentagne klager over en eller flere af entreprenørens medarbejdere at få vedkommende fjernet fra nærværende entreprise. Dette forhold er ligeledes gældende ved manglende opfyldelse af ædruelighed. Entreprenørens mandskab skal klart kunne identificeres med navn og ansættelsessted. Entreprenørens mandskab har over for tredjemand tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de bliver bekendt med i forbindelse med udøvelse af deres arbejde. Dette gælder også eventuelle underentreprenører. Tavshedspligten ophører ikke ved entrepriseophør eller ved mandskabets eventuelle fratræden. Entreprenørens mandskab skal være ædrueligt, soigneret, samt fremtræde i pænt, ensartet arbejdstøj, og skal yde god og venlig service over for borgerne. 3.3 Arbejdsplads og adgangsveje Det kan forudsættes at bundfældningstankene som hovedregel lever op til bygge- og miljølovgivningens krav. For tanke, der ikke opfylder gældende Tømningsregulativ i Billund Vand eller byggeog miljølovgivningens krav eller hvor adgangsforholdene er vanskelige, skal entreprenøren foretage tømning, såfremt dette kan gøres uden risiko for entreprenørens medarbejdere.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 10 af 31 Entreprenøren skal i ovennævnte tilfælde straks rette henvendelse til Billund Vand og skal senest 5 dage efter, indsende fyldestgørende rapport om forholdene med digitalt billeddokumentation, pr. e-mail. Entreprenøren har adgang til alle ejendomme, der er tilmeldt den obligatoriske tømningsordning via ejendommens normale indkørsel. Der må ikke køres på græsplæne, i bede mv., ligesom træer, buske og anden beplantning ikke må beskadiges. Kørsel på agerjord må kun finde sted med grundejerens tilladelse. Entreprenøren skal i øvrigt afpasse brugen af tungt materiel med adgangsforholdene, herunder befæstelse. Af hensyn til kørsel med og betjening af slamsuger skal grundejeren på tilkørselsarealer normalt etablere et fritrumsprofil på 4 m i højden, hvad enten der er tale om køreareal på privat ejendom eller på tilkørselsveje, herunder privatvej. Der skal normalt kunne køres til en afstand af max. 50 m fra tankanlægget. I mindre omfang kan afstande være længere, indtil 80 m. I disse tilfælde skal disse tømmes af entreprenøren uden merudgift, idet dette skal være indeholdt i enhedsprisen for ordinære tømninger. Billund Vands krav til grundejere er, at ovennævnte fritrumsprofil skal være tilstede ind til ejendomsskel mod vej. Pladsen omkring tanken skal være uaflåst og holdes i ryddelig stand, således at tømning kan foregå uhindret. 3.4 Dæksler Entreprenøren kan forvente at dæksel er fritlagt og tilgængeligt, for at kunne udføre tømningen. Ved løft må tankdækslet højest veje 20 kg. Hvis dækslet overstiger 20 kg skal der anvendes godkendt løfteværktøj i henhold til Arbejdstilsynets krav og anvisninger. Hvis tankens ejer ikke har ført dæksel til terræn/frilagt dækslet, eller dækslet overstiger 50 kg, har entreprenøren ikke pligt til at tømme tanken. Der skal dog altid udfyldes tømningsattest, og årsagen til manglende tømning skal anføres. Der afregnes efter pris for forgæves kørsel. Der afregnes ikke efter pris for forgæves kørsel pga. frosne dæksler, da løft af frosne dæksler kan påføre skade på tankene. Tømning af tankene skal tilstræbes udført før frosten slår ind. Hvis dækslet ikke er fritlagt og tilgængeligt, eller hvis et dæksel overstiger 20 kg, skal entreprenøren registrere dette i EnviTrix til Billund Vands videre arbejde med korrekt arbejdsmiljø på de pågældende ejendomme. Alternativt registreres i Excel, efter aftale. 3.5 Arbejdsplan 3.5.1 Planlægning af tømningsopgaven Tømningsperiode for bundfældningstankene er i efteråret, i månederne september, oktober og november 2011. I den nævnte periode skal der for alle ejendomme ske tømning 1. gang. Tømningsliste udleveres af Billund Vand ved entreprisens opstart, samt fremgår af EnviTrix der installeres på entreprenørens Pc i tømningskøretøjerne.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 11 af 31 Entreprenøren tilrettelægger selv sit arbejde og sin tømningsrute. Den udarbejdede tømningsplan skal være inddelt på ugebasis og skal indsendes til Billund Vand til godkendelse senest 1 uge før igangsætningen af arbejdet. Tømningerne skal være jævnt fordelt i tømningsperioden. Undtaget er bestilte ekstraog akuttømninger. Grundejerens til- og afmelding til tømningsordningen sker til Billund Vand som efterfølgende meddeler ændringen skriftligt til entreprenøren. Billund Vand har ret til at udtage enkeltejendomme fra tømningsplanen senest 10 arbejdsdage inden planlagt tømning uden, at der skal betales for tømningen. Alle ændringer i forhold til den godkendte tømningsplan, kan kun ske efter aftale med Billund Vand. Aftalen skal træffes i så god tid, at Billund Vand om nødvendigt kan foretage annoncering i lokale medier. 3.5.2 Korrekt tilmelding til ordningen Konstateres der uoverensstemmelser mellem den gældende tømningsplan og de faktiske forhold, skal entreprenøren straks orientere Billund Vand. 3.6 Arbejdstider Tømning af bundfældningstanke må normalt kun foretages på hverdage i tidsrummet fra kl. 07.00 til senest 18.00. Entreprenøren skal have en vagtordning til akuttømninger udenfor normal arbejdstid. 3.7 Sikkerhed og sundhed Entreprenøren har ansvaret for, at alle sikkerheds- og sundhedsmæssige krav er overholdt i forbindelse med udførelsen af arbejdet. Entreprenøren skal være bekendt med gældende udgave af følgende regulativer, bekendtgørelser, normer og standarder, som skal følges under arbejdet: Arbejdstilsynets bekendtgørelse om kloakarbejde mv. Arbejdstilsynets folder om Sikkerhed og sundhed ved kloakarbejde Arbejdstilsynets meddelelse om vaccination af personale beskæftiget med spildevand og kloakslam Arbejdsministeriets bekendtgørelse om skiftende arbejdssteders indretning 3.8 Ejendomme med SPF-svinebesætning Visse ejendomme har svinebesætninger, der er erklæret frie for en række sygdomme, såkaldte SPF-svinebesætninger. SPF-sundhedsstyringen (www.spfsus.dk) har udarbejdet procedure for tanktømning på sådanne ejendomme. Betingelserne er vedlagt i Bilag 4. Ejendomme med SPF-svinebesætninger skal tømmes i særskilt rute. Enkelte besætninger har desuden "rød" status. Disse skal så vidt muligt besøges som første ejendom på ruterne. De særlige regler, der gælder for rengøring af slamsuger forud for tømning på en ejendom med SPF-svinebesætninger, fremgår ligeledes af Bilag 4. Entreprenøren kan samle ejendomme med SPF-svinebesætning sammen, og køre særskilte SPF-ture.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 12 af 31 Der er ca. 25 ejendomme med SPF-svinebesætninger i Billund Kommune. Ekstra forholdsregler, som er nødvendige for tømning af disse ejendomme skal være indeholdt i de generelle tømningspriser. Der ydes således ikke ekstra betaling for disse ejendomme med mindre antallet øges væsentligt (mere end 20 %).
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 13 af 31 4 ARBEJDSBESKRIVELSE 4.1 Arbejdets omfang Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune sker i henhold til Regulativ for tømningsordning for bundfældningstanke i Billund Vand A/S, herunder Billund Spildevand A/S forsyningsområde (jf. Bilag 2). Alle ejendomme med bundfældningstanke skal være tilmeldt den obligatoriske tømningsordning. I enkelte tilfælde kan Billund Vand dog dispensere for denne regel, hvis særlige forhold gør sig gældende. Disse ejendomme er således ikke omfattet af den obligatoriske tømningsordning. Følgende ydelser skal udføres for nuværende og fremtidige ejendomme mv., der er / vil blive tilsluttet tømningsordningen i Billund Kommune. Tømning af bundfældningstanke Transport og håndtering af slam herunder: o Aflevering af slam fra bundfældningstanke på rensningsanlæg. Inddatering i Billund Vands IT-system EnviTrix om bl.a udførte tømninger og håndtering af tømningsvarsling. Derudover skal entreprenøren kunne påtage sig mindre spule- og sugeopgaver af rør og brønde, fritgravning af dæksler samt tømning af almindelige køkkenbrønde, mindre slambrønde, tagbrønde o. lign. i forbindelse med tømning af bundfældningstanke, når dette bestilles og betales af grundejeren. Sådanne ydelser er i øvrigt Billund Vand uvedkommende og afregnes direkte overfor grundejeren. Det forudsættes, at entreprenøren opgiver relevante priser til grundejeren forud for arbejdets igangsætning. Den obligatoriske tømningsordning for bundfældningstanke omfatter ca. 1.700 tømningsenheder fordelt i hele Billund Kommune, og planlægges tømt i perioden 1. september til 30. november 2011. I Bilag 1 er der oversigtskort over Billund Kommune, samt placering af renseanlæg (modtageanlæg) i kommunen. I Bilag 5 er der oversigtskort over antal tømninger fordelt i Billund Kommune. Følgende forhold gør sig gældende ved arbejdets udførelse: Der kan ved den enkelte ejendom være etableret dobbelttanke eller flere tanke, der skal tømmes. En tømningsenhed defineres som tømning af samtlige tanke etableret ved én ejendom. I kommunen er der ca. 70 stk. dobbelttanke, 90 stk. 3- tanke, 10 stk. 4-tanke, samt 1 stk. 5-tanke og 6-tanke. Antal af tanke på hver ejendom fremgår af EnviTrix Der kan forekomme steder hvor der pga. adgangsforholdene ikke er muligt at tømme med ordinært materiel. Disse steder er entreprenøren forpligtet til at tømme med lille bil/traktortømning jf. afsnit 4.11 Entreprenøren må acceptere, at antallet kan afvige i op- eller nedadgående retning, som følge af omlægninger, kloakering af nye områder mv. jf. afsnit 6.10
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 14 af 31 4.2 Database over ejendomme Entreprenøren får udleveret Billund Vands IT-system EnviTrix, som indeholder en database med oplysninger om de omfattede ejendomme og tanke. Oplysningerne skal anvendes til dokumentation i forbindelse med tømningens udførelse. EnviTrix er nærmere beskrevet i afsnit 5.1. I EnviTrix er følgende oplysninger noteret: Adresser på omfattede ejendomme og kontaktpersoner, samt kort over ejendomme Tankens placering på ejendommen, samt om der er andre tanke på den pågældende adresse Holdeplads for tømningsbil ved udførelse af tømning (såfremt tanken er blevet tømt tidligere) Informationer om bundfældningstank, såsom volumen og forventet slangelængde fra holdeplads til tank Om der er særlige aftaler med kunden samt kontaktoplysninger 4.3 Orientering af grundejeren Billund Vand foranlediger og bekoster en annoncering i lokale medier senest 14 dage, før arbejdet påbegyndes. Grundejeren indskærpes samtidig, at dækslet til tankene skal være frilagt. 4.4 Udsendelse af tømningsvarsel til grundejeren Entreprenøren skal selv udsende tømningsvarsel til borgerne, senest 14 dage før en forestående tømning. Denne udgift skal indgå i entreprenørens tilbud. Tømningsvarsel defineres på adresseniveau, så der kun gives besked en gang pr. adresse. Såfremt der forefindes flere bundfældningstanke på en given adresse, gives altså kun en besked. Tømningsliste, indeholdende adresse på berørte borgere af tømningsordningen vil blive udleveret ved entreprisens opstart. Disse data fremgår ligeledes af EnviTrix. 4.5 Tømning Den enkelte tank skal tømmes under nøje hensyntagen til følgende - bundtømning: Slanger rulles ud, og dæksler fjernes, uden der sker beskadigelse af beplantning m.m. Flydeslam suges op Slugeslangen føres til overkant ved bundslam, og bundslam suges op. Der spules undervej for at løsne fast slam Sugeslangen føres rundt langs tankens kanter og til sidst ind mod midten, så alt suges op og det sidste bundslam fjernes Ved flerkammertanke tømmes hvert kammer for sig Bund og sider skal ikke spules helt rene, men der må ikke ligge nævneværdige slammængder tilbage, eller være slamkager i tilløb og afløb Hvis der er sten, grus eller nedfaldne T-stykker i bunden skal det angives i tømningsrapport via EnviTrix
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 15 af 31 Mens tanken er tom, skal den kontrolleres for synlige fejl og mangler som manglende T-stykker, revner, utætheder mv., hvilke registreres i EnviTrix. Den udprintede tømningsattest til grundejeren vil indeholde eventuelle mangler, se afsnit 5.1.3 Efter tømning pålægges dækslet så det slutter tæt til tanken, og lugtgener ikke opstår. Efter tømning, påligger det selv grundejeren at efterfylde tanken med vand. Dog skal der efterfyldes med vand ved mini renseanlæg (under 10 stk.). Forgæves kørsel samt akuttømninger afregnes med et tillæg, jf. tilbudslistens punkter. 4.5.1 Kvalitetskrav ved tømning af bundfældningstanke I forbindelse med tømning af bundfældningstanke må entreprenøren ikke udføre andet arbejde (tømning af andre tanke), der ikke er omfattet af entreprisen. Tømning af bundfældningstanke skal foretages således, at det er til mindst mulig gene for borgerne. Dette indebærer, at arbejdet ikke må medføre unødig lugt, støj eller anden forurening af omgivelserne, og at tømningen skal ske uden at borgernes eller det offentliges ejendom beskadiges. Tømning af bundfældningstanke skal ske på en hygiejnisk forsvarlig måde. Der må ikke under tømning og transport ske spild af slam. Sker dette, skal det spildte straks fjernes for entreprenørens egen regning. Entreprenøren bekoster ligeledes en efterfølgende rengøring af arealet. Misligholder entreprenøren denne forpligtelse, kan Billund Vand lade rengøringen udføre for entreprenørens regning og tilbageholde den medgåede omkostning i førstkommende betaling. Såfremt der sker forurening af afløbet fra bundfældningstanken med slam eller papir skal dette straks spules/suges for entreprenørens egen regning. Ved tømning af bundfældningstanke skal entreprenøren optræde som Billund Vands repræsentant. Entreprenøren skal derfor være behjælpelig med relevant information og vejledning over for borgerne. 4.5.2 Udarbejdelse af tømningsrapport og -attest Efter tømning af bundfældningstanke skal entreprenøren inddatere dette i EnviTrix. Inddatering i EnviTrix ligger til grund for faktureringen. Tømninger der ikke er korrekt registreret i EnviTrix, afregnes til 0 kr. Har Billund Vand ikke gjort indsigelse mod det udførte arbejde inden 15 arbejdsdage efter anmeldelsen, er de pågældende tømninger at betragte som afleveret/godkendt. Registrering og indberetning af tømninger i EnviTrix er nærmere beskrevet i afsnit 5.1.3. Entreprenøren skal lægge en tømningsattest når tømning er afsluttet (lægges i postkassen). Procedure/fremgangsmåde i udfyldning af tømningsattest aftales på kontraktmøde. Aflevering af disse attester skal være indeholdt i tilbudet. Tømningsattest printes via EnviTrix, se afsnit 5.1.3.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 16 af 31 4.6 Transport og håndtering af slam Entreprenøren forpligter sig til, at transport og håndtering af slam finder sted i lukkede, vandtætte beholdere og/eller systemer. Alt materiel skal være godkendt til formålet samt være godkendt til landevejstransport. Der må ikke ske spild under kørslen. Ved kørsel på grusveje eller lignende belægning af nøddesten, ral eller lignende ubundet materiale, skal hastigheden være så lav, at støj- og støvgener samt sporkørsel minimeres. De vejledende hastighedsangivelser her må aldrig overskrides. Slammet må ikke stå i vognene over weekender og helligdage, ligesom det ikke må stå natten over i områder, hvor det kan medføre lugt eller andre gener. Slamhåndteringen skal overholde de til enhver tid gældende lovbestemmelser, jf. bekendtgørelse nr. 224 af 7. marts 2011 om affald med senere ændringer (affaldsbekendtgørelsen). 4.6.1 Modtageanlæg Slam fra bundfældningstanke skal leveres til modtageanlægget: Grindsted Renseanlæg Varde Landevej 40 7200 Grindsted Tlf.: 7531 0939 Åbningstider for levering af slam på renseanlægget er i hverdage mellem kl. 7.00 og 15.00. Entreprenøren skal følge renseanlæggets regler for aflevering af slam, og rydde op efter aflæsning i tilfælde af spild eller andet. Endvidere skal entreprenøren acceptere en rimelig ventetid ved renseanlægget. For dette ydes ingen ekstra betaling. Hvis entreprenøren eller dennes mandskab har mistanke om, at slammet har et indhold af sand, fedt, syrer, baser, olie eller lignende, der vil kunne skade renseanlæggets drift, skal han inden aflæsningen give driftslederen eller dennes stedfortræder besked, så denne kan anvise et alternativt aflæsningssted. Muligheden for udlevering af nøgler til renseanlægget, for dermed at kunne aflevere slam udenfor den ordinære arbejdstid, afklares ved kontrahering. Entreprenøren skal kunne transportere det indsamlede slam til andet anlæg efter Billund Vands anvisninger f.eks. i forbindelse med driftsstop eller manglende kapacitet. I det tilfælde afregnes ekstra kørsel jf. tilbudslisten. Der kan her både blive tale om mer- / eller mindre kørsel. 4.7 Forgæves kørsel Hvis tanken ikke kan tømmes på grund af et eller flere forhold: Dæksel kunne ikke løftes Tilkørselsvej/adgangsvej til tanken er ikke fremkommelig Tanken kunne ikke findes eller tanken og dækslet er ikke tilgængeligt Afstand til tank er mere end 80 m betegnes dette som forgæves kørsel.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 17 af 31 I de tilfælde, hvor entreprenøren ikke umiddelbart kan finde bundfældningstanken, skal entreprenøren foretage en grundig undersøgelse omkring ejendommen samt undersøge, hvorvidt ejeren eller andre er hjemme for at indhente grundejerens oplysninger. Entreprenøren skal forvente et tidsforbrug til dette på 10 min., der skal være indregnet i tilbudet. Først hvis undersøgelsen ikke giver resultat, afregnes den manglende tømning som forgæves kørsel, jf. tilbudslistens ydelse. I ovennævnte tilfælde skal entreprenøren straks kontakte Billund Vand og efterfølgende indsende en fyldestgørende tømningsrapport via EnviTrix om det passerede til Billund Vand, der på baggrund heraf afgør, om forholdene vedrørende den manglende tømningsmulighed er relevant. Billund Vand vil i forlængelse af dette rette henvendelse til ejeren for at få udbedret forholdene og aftalt nyt forsøg på tømning. Efterfølgende tømning skal ske snarest muligt og afregnes som ordinær tømning, jf. tilbudslistens ydelse. 4.8 Ekstra tømninger Bestilling af ekstraordinære tømning kan alene ske ved borgernes henvendelse til Billund Vand. Entreprenøren kontaktes direkte af Billund Vand. Entreprenøren skal være villig til at foretage ekstratømninger af bundfældningstanke i det/de områder, der gives pris på, i det omfang ejeren af tankene ønsker det. Entreprenøren skal foretage tømningen hurtigst muligt og senest 2 dage efter Billund Vands bestilling. Tømninger der bestilles inden kl. 10.00 skal være tømt ved den efterfølgende arbejdsdags afslutning. Disse tømninger afregnes til de i tilbudslisten angivne enhedspriser for ekstratømninger, jf. tilbudslistens ydelse. Udførte ekstra tømninger skal ikke indberettes til EnviTrix, men indberettes til Billund Vand via e-mail én gang i ugen i kontraktperioden. 4.9 Akuttømninger Entreprenøren er forpligtet til at gennemføre akuttømninger af bundfældningstanke i det omfang de bestilles af Billund Vand. Ved akuttømninger forstås alle tømninger der bestilles til at blive tømt hurtigere end angivet under pkt. 4.8 Ekstra tømninger. Akuttømninger afregnes jf. tilbudslistens ydelse. Akuttømninger skal tømmes samme dag de bestilles uafhængig af om dette er lørdag, søn- eller helligdag. Hvis tømningen bestilles til at ske udenfor normal arbejdstid mandag til fredag 8:00 16.00 afregnes tømningen med tillæg for tømning udenfor normal arbejdstid, herunder weekendtømning og hasteudkald, jf. tilbudslistens ydelse. 4.10 Ekstraarbejder Entreprenøren må være villig til at foretage spuling af rør og brønde eller at tømme almindelige køkkenbrønde, mindre slambrønde, tagbrønde o. lign. i forbindelse med tømning af bundfældningstanke, når dette bestilles og betales af grundejeren. Sådanne ydelser er i øvrigt Billund Vand uvedkommende og afregnes direkte overfor grundejeren. Det forudsættes, at entreprenøren opgiver relevante priser til grundejeren forud for arbejdets igangsætning.
Tømning af bundfældningstanke i Billund Kommune Side 18 af 31 4.11 Tømning med lille bil/traktortømninger Enkelte steder vil det ikke være muligt at tømme bundfældningstanke med lastbil pga. smalle vejforhold, reduceret fritrumsprofil, blød bund el. lign. På disse ejendomme, skal entreprenøren tilbyde tømning med lille bil/traktorslamsuger. Det er entreprenørens ansvar forud for tilbudet at gøre sig bekendt med forholdene i tømningsområderne. Entreprenøren skal endvidere ved udførelse af tømningen løbende vurdere adgangsforholdene, herunder vejenes beskaffenhed, for at sikre, at det korrekte materiel indsættes. Entreprenøren skal i sine priser indregne anvendelse af lille bil/traktorslamsuger i fornødent omfang. 4.12 Størrelse af bundfældningstanke De enkelte bundfældningstanke varierer i størrelse og udformning. Moderne bundfældningstanke er på 2 m³, opdelt i flere kamre og alt spildevand fra husholdningen er tilsluttet. Det vurderes, at tanke etableret frem til 1993 er mellem 0,5 2 m³. Fra 1993 er 70 % af tankene på 2 m³, og de resterende 30 % mellem 2 og 4 m³. 4.13 Indmåling og registrering af tanke, samt registrering af tømningsmængde På nogle af kommunens ejendomme er tankenes placering og størrelse ikke kendt, eller placering stemmer ikke overens med kendte oplysninger i EnviTrix. I forbindelse med tømning af tanken på disse ejendomme vil det ofte være nødvendigt med lokalisering af tanken. Hvis der er ejendomme, hvor tanken ikke er placeret i overensstemmelse med EnviTrix, skal der ske en ny indmåling af tanken. Kan tankens placering ikke findes, og tømningen derfor ikke gennemføres, skal entreprenøren straks meddele dette til Billund Vand, og entreprenøren skal notere den manglende tømning på tømningsrapporten. For alle tømninger skal tømningsmængden registreres i EnviTrix. Billund Vand ønsker at danne et overblik over tømningsmængderne i kommunen til deres videre arbejde, samt have mulighed for at kontrollere det udførte arbejde. I gennemsnit har tømningsmængden ved sidste tømningsperiode været ca. 1,8 m³ pr. tank. Grundtaksten for tømningsmængde ved den ordinære tømning er 3 m³ pr. tank. Ved tømninger der overstiger 3 m³, afregnes tømningen med tillæg for tømning jf. tilbudslistens ydelse. 4.13.1 Indmåling Indmåling skal ske via GPS med en nøjagtighed på +/- 2 meter i UTM 32 med aflevering af x,y-koordinater i Excel. Indmåling af tankens placering afregnes til de i tilbudslisten angivne enhedspriser for tillægsydelser, jf. tilbudslisten ydelse.