Udbud Tømning af olie- og benzinudskillere samt sandfang

Transkript

1 Udbud Tømning af olie- og benzinudskillere samt sandfang November 2016 Udgivelsesdato : Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Maho, Karc, Twin Version : 1.0

2 Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING Udbyder Udbudsmaterialet Tidsplan for udbuddet Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 4 4 TILBUDDETS INDHOLD Udvælgelseskriterierne Tildelingskriterier 5 5 ØVRIGE FORHOLD Flere i forening Vedståelse Alternative bud Forbehold Ingen forhandling 7 6 VURDERING AF TILBUD Evaluering af pris Vurdering af kvalitet og service Vurdering af miljø og arbejdsmiljø 8 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Kontrahering 9

3 Side 2 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder arbejde med pejling og tømning af olie- og benzinudskillere samt sandfang i Sønderborg Kommune iht. Udbudsloven 2014/24/EU. Opgaven udbydes for en periode på 3 år med start fra den 1. april 2017 til den 31. marts 2020, med option på forlængelse i et vilkårligt antal måneder op til 2 år frem til 31. marts Ønsker udbyder at gøre brug af optionen om forlængelse, vil dette blive meddelt tilbudsgiveren senest 4 måneder inden kontraktudløb, dvs. den 30. november Opgaven omfatter: Pejling og tømning af olie- og benzinudskillere. Pejling og tømning af sandfang. Transport til og behandling på et godkendt modtageanlæg. Registrering af data efter nærmere specifikation. Tildeling vil ske i forhold til det økonomisk mest fordelagtige tilbud ift. Bedste forhold mellem pris og kvalitet men flere underkriterier. 1.1 Udbyder Udbyder er: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Tlf.: Kontaktperson: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbuddet vil blive tilgængeligt på Sønderborg Forsynings hjemmeside, hvor udbudsmaterialet vil blive offentliggjort. Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: (dette dokument) Ydelsesbeskrivelse inkl. bilag, herunder kontraktudkast Tilbudsliste inkl. Tro- og loveerklæring m.v. Bilag A - Konsortieerklæring Dertil kommer evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.

4 Side Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse Offentliggørelse 7. december 2016 Vejledende frist for at stille spørgsmål 8. december 2016 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 19. december 2016 Frist for afgivelse af tilbud Uge 51, 2017 Uge 1-2, Udbudsgrundlag Forventet meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale. Tilbudslisten. Eventuelle rettelsesblade. Sønderborg Kommunes gældende udgave af "Regulativ for erhvervsaffald".

5 Side 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk, der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sønderborg Affald A/S, Ellegårdvej 8, 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth, behs@sonfor.dk Spørgsmål der fremsendes inden den 7. december 2016, vil blive besvaret senest den 9. december Spørgsmål der stilles efter den 7. december 2016 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret skriftligt og fremsendt i anonymiseret form til samtlige tilbudsgivere. 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er mandag den 19. december 2016, kl Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Olie- og benzinudskillere. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 stk. USB med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. Hvis tilbudsgiver ønsker kvittering på at have afleveret tilbud, vil udbyder udarbejde en kvittering. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

6 Side 5 Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. De bydende har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene. 4 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. 4.1 Udvælgelseskriterierne Tilbuddet skal indeholde følgende ift. vurdering af udvælgelseskriterierne: Tilbudsliste Udfyldt tilbudsliste Tro- og loveerklæring Udfyldt tro- og loveerklæring (indgår på tilbudslisten) Økonomiske nøgletal Oplysninger om resultat, omsætning og egenkapital (indgår på tilbudslisten) Referenceliste Referenceliste for lignende opgaver, f.eks. tømning af olie- og benzinudskillere med tilhørende sandfang de seneste 3 år ( ) men angivelse af årlig kontraktsum, kontraktperiode og kontaktperson ved kunden. 4.2 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud i forhold til Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger i forhold til vurdering af tildelingskriterierne: Pris Den hovedtilbudssum der fremgår af tilbudslister der indgår i udbudsmaterialet skal anvendes. Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt og sammentællinger skal være foretaget, hvor dette er angivet.

7 Side 6 Kvalitet og service Miljø og arbejdsmiljø Beskrivelse af tilbudsgivers organisation og medarbejdere med relation til opgaven. Medarbejdernes kompetencer og funktioner skal være beskrevet, specielt den kørselsleder der skal være kontaktperson og evt. også de medarbejdere der skal forestå selve indsamlingsopgaven. Beskrivelse af hvor hurtigt, der kan indsættes reservemandskab og materiel ved driftsforstyrrelser, f.eks. ved uheld/overløb, som kræver akut tømning. Beskrivelse af specifikke tiltag der medvirker til et bedre miljø og et bedre arbejdsmiljø end det minimumskrav der er angivet i ydelsesbeskrivelsen. Beskrivelse af om tilbudsgiver har et miljø- og arbejdsmiljøledelsessystem, og hvorvidt det er certificeret eller ej. Hvis tilbudsgiver har et ledelsessystem skal politikken medsendes (dvs. Miljøpolitik og Arbejdsmiljøpolitik) 5 ØVRIGE FORHOLD 5.1 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive dokumentet Bilag 1 - Konsortieerklæring. 5.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristen. 5.3 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 5.4 Forbehold Forbehold accepteres ikke.

8 Side Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.

9 Side 8 6 VURDERING AF TILBUD Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. erefter vurderes de anvendelige tilbud med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven. Endelig vurderes de anvendelige tilbud fra egnede tilbudsgivere i henhold til tildelingskriterierne. Tildelingskriterium er Økonomisk mest fordelagtige tilbud, med de underkriterier der fremgår af skemaet herunder: Tildelingskriterier Max. point Vægtning Pris % Kvalitet og service % Miljø og arbejdsmiljø % 6.1 Evaluering af pris Den afgivne samlede hovedtilbudssum iht. tilbudslistens sumfelt, svarende til den forventede årlige kontraktværdi, vil danne grundlag for pointtildelingen. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem de angivne enhedspriser, tillæg og de beregnede entreprisesummer er det enhedspriser og tillæg, der vil blive lagt til grund for vurderingen af tilbuddet. 6.2 Vurdering af kvalitet og service Vurderingen vil tage udgangspunkt i beskrivelsen af den kvalitet og service tilbudsgiver tilbyder, specielt vedr. håndtering af driftsforstyrrelser i forhold til køretøjer og mandskab. Det vil vægte højt, at der ved nedbrud kan indsættes en reservebil med vægtsystem seneste 24 timer efter konstatering af nedbrud. 6.3 Vurdering af miljø og arbejdsmiljø Vurderingen tager udgangspunkt i beskrivelsen af slamsuger, herunder specielt beskrivelsen af de miljø- og arbejdsmiljøtiltag tilbudsgiveren tilbyder. Det vil vægte høj, at tilbudsgiver leverer køretøjer der ligger over det angivne minimumsniveau i forhold til miljø og arbejdsmiljø. Det vægte f.eks. højt, at der tilbydes biler med EURO-6 motorer, samt at der anvendes indsamlingsbiler, der støjer mindre end traditionelt udstyr.

10 Side 9 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING Efter evalueringen får tilbudsgiverne elektronisk underretning pr. mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S har til hensigt at indgå kontrakt med. Det forventes, at underretningen vil ske i december 2016/januar Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Sønderborg Affald A/S har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. 7.1 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Sønderborg Affald A/S, at kunne indgå kontrakt med den valgte tilbudsgiver i januar 2017.