Indsamling af dagrenovation

Transkript

1 Odsherred kommune Indsamling af dagrenovation Offentligt EU-udbud Udbuds- og tilbudsbetingelser Marts 2015 Indholdsfortegnelse 1 Orientering Forventet tidsplan for udbuddet Ordregiver 3 2 Udbudsbetingelser 4 3 Tilbudsbetingelser Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Udformning og krav til tilbud Alternative tilbud Forbehold Ingen forhandling Evaluering af tilbud og tildeling Stand still-periode Accept og kontrakt 9 Bilag 1 Udkast til kontrakt for entreprisen

2 1 Orientering Odsherred Kommune udbyder hermed indsamling af dagrenovation i offentligt EU-udbud. Indsamlingsopgaven omhandler: Indsamling af dagrenovation (restaffald og bioaffald) i to-delt 240 l beholder hver 14. dag med registrering af den enkelte tømning ved ca helårsboliger. Indsamling af restaffald ved institutioner, boligforeninger og erhverv i udelte 240 l og 660 l beholdere samt indsamling af bioaffald i udelte 240 l med tømning hver uge og hver 14. dag og med registrering af den enkelte tømning. Indsamling af restaffald ved sommerhuse i udelte 240 l beholder hver uge i ugerne og hver 14. dag i den resterende del af året og med registrering af den enkelte tømning. Indsamlingsopgaven er beskrevet i udbudsmaterialets ydelsesbeskrivelse. Opgaven udbydes med en kontraktperiode på 2 år med start den 1. februar 2016 og udløb uden yderligere opsigelse den 31. januar 2018 med option for Odsherreds Kommune på forlængelse af kontraktperioden på uændrede vilkår i et vilkårligt antal måneder op til 2 år frem til den 31. januar Ønsker kommunen at gøre brug af optionen om forlængelse, vil omfanget blive meddelt til renovatøren senest med udgangen af juli Tildelingskriteriet er laveste pris og Odsherred Kommune fastlægger kravene til service, kvalitet og udførelse i udbudsmaterialet. 1.1 Forventet tidsplan for udbuddet EU-udbuddet for indsamling af dagrenovation forventes gennemført efter følgende tidsplan: 27. marts 2015: Annoncering af udbuddet i EU-Tidende 29. april 2015: Opfordret frist for at stille spørgsmål 6. maj 2015: Udsendelse af eventuelle rettelser og svar på stillede spørgsmål 13. maj 2015: Frist for afgivelse af tilbud Ultimo maj 2015: Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning og start på stand stillperioden på 10 dage Medio juni 2015: Forventet kontraktindgåelse 2

3 1.2 Ordregiver Ordregiver er: Odsherreds Kommune Natur og Miljø Nyvej Højby Kontaktperson: Birte Thrane Larsen EU-udbuddet varetages af: COWI A/S Havneparken Vejle Kontaktperson: Steffan Vaaben [email protected] 3

4 2 Udbudsbetingelser Følgende dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende. Bekendtgørelse om lov om miljøbeskyttelse nr. 879 af 26. juni Miljøministeriets bekendtgørelse nr af 18. december 2012 om affald med senere ændringer samt tilhørende cirkulærer m.v. Bekendtgørelse om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v. nr. 336 af 13. maj Bekendtgørelse vedr. fremgangsmåden ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. Gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for opgaven med indsamling af dagrenovation, herunder relevante AT-vejledninger m.v. Dette udbudsmateriale med tilhørende bilag. Tilbudslisterne med tilhørende dokumenter til udfyldelse og underskrift. Eventuelle rettelsesbreve og spørgsmål/svar udarbejdet i tilbudsfasen. 4

5 3 Tilbudsbetingelser 3.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder i udbudsmaterialet, eller der ønskes supplerende oplysninger, kan der stilles spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være skriftlige og på dansk og skal sendes pr. til: COWI A/S Att.: Steffan Vaaben [email protected] Alle henvendelser skal mærkes "Odsherreds Kommune Indsamlingsudbud". Tilbudsgiverne opfordres til at stille spørgsmål senest den 29. april 2015 kl. 15:00 og svar på eventuelle spørgsmål vil være til rådighed senest den 6. maj Alle spørgsmål stillet senest den 29. april 2015 vil blive besvaret. Eventuelle spørgsmål stillet efter den 29. april vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og de tilhørende svar vil blive anonymiseret og præsenteret i et dokument, der vil blive offentliggjort på Odsherred Kommunes hjemmeside under "nyheder" og fanebladet "udbud" på Såfremt svarene indeholder rettelser til udbudsmaterialet, vil der blive udarbejdet rettelsesblade og disse rettelsesblade vil ligeledes blive offentliggjort på kommunens hjemmeside under "udbud". Det påhviler tilbudsgiveren selv med regelmæssige mellemrum, at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale på hjemmesiden. 3.2 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 13. maj 2015 kl. 11:00 og tilbuddet skal afleveres eller sendes til: COWI A/S Havneparken Vejle Att.: Steffan Vaaben Tilbuddet skal afleveres eller sendes i en lukket kuvert eller forsendelse mærket "Odsherred Kommune EU-udbud på indsamling af dagrenovation" og skal være mærket med tilbudsgiverens navn og adresse samt være mærket med teksten "Må ikke åbnes". Det er i alle henseender tilbudsgiverens ansvar, at tilbuddet og herunder alle tilbudsdokumenter er fremme på nævnte adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. 5

6 Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud og tilbudsmaterialet betragtes som tilhørende Odsherred Kommune og vil ikke blive returneret. 3.3 Udformning og krav til tilbud Tilbudsgiveren er forpligtet til i fornødent omfang, at gøre sig bekendt med forholdene i indsamlingsområderne i relation til vej- og adgangsforhold, vejbelægninger, bredden af veje og gader, eventuelle brohøjder samt øvrige trafikale forhold inden tilbud afgives. Tilbuddet skal afgives skriftligt og på dansk i følgende eksemplarer: 1 papirbaseret underskreven original 1 papirbaseret kopi 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stik Den vedlagte tilbudsliste i bilag 1 skal anvendes og de tilhørende erklæringer i bilag 1A 1D skal udfyldes og underskrives. Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt i danske kr. ekskl. moms og sammentællinger skal være foretaget og overført til samleskemaer, hvor dette er angivet. De tilbudte enhedspriser skal indeholde alle nødvendige ydelser for indsamlingsopgavens udførelse i overensstemmelse med betingelserne og kravene i udbudsmaterialet. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave, den papirbaserede kopi eller den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men forefindes i kopierne af tilbuddet. Hvis flere byder i forening, skal én af disse være bemyndiget til, at indgå kontrakt vedrørende arbejdet, modtage betaling m.v. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget Egnethedsvurdering og dokumentation Forud for evaluering af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til udførelse af opgaven. Vurderingen baseres på en gennemgang af tilbuddets dokumentation for tilbudsgiverens forhold og formåen som angivet i de følgende underpunkter. Tro og love erklæring vedrørende følgende forhold: Der må ikke være ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og ændring af visse andre love. Tilbuddet skal derfor indeholde en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr., jf. den angivne lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni , stk. 2 og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Tilbuddet skal derfor indeholde en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af 6

7 udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Der kan ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der har ubetalt, forfalden gæld på over kr. til det offentlige, eller er omfattet af de opstillede udelukkelsesgrunde. Erklæringen bilag 1A i tilbudslisten (bilag 1) skal udfyldes og underskrives. Sikkerhedsstillelse Erklæring fra penge- eller kautionsforsikringsinstitut om, at denne har til hensigt at stille en sikkerhedsstillelse på 10 % af kontraktens årssum i hele kontraktperioden i tilfælde af tildeling af kontrakten. Den endelige sikkerhedsstillelse skal udleveres til Odsherred Kommune i forbindelse med underskrivelsen af kontrakten. Erhvervsansvarsforsikring Dokumentation for, at tilbudsgiver har en gyldig og gældende erhvervsansvarsforsikring. Økonomiske nøgletal Tilbudsgiver skal som minimum give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal (Omsætning Resultat Egenkapital) for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har et positivt resultat beregnet som et gennemsnit over de seneste tre afsluttede regnskabsår eller at tilbudsgiver ikke har haft en negativ egenkapital de seneste tre regnskabsår. Tilbudsgivere, som har en gyldig grund til ikke at dokumentere mindstekravets opfyldelse (f. eks. fordi virksomheden ikke har eksisteret i tre år), skal ved bank- eller revisorerklæringer, eller på anden betryggende måde dokumentere, at have den fornødne økonomiske og finansielle formåen til at varetage den tilbudte opgave. Erklæringen bilag 1B i tilbudslisten (bilag 1) skal udfyldes og underskrives. Erfaringer og referencer Tilbudsgiveren skal vedlægge en oversigt med referencer for de seneste tre år vedrørende indsamling og transport af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer. Referencen skal som minimum omfatte indsamling af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer i beholdere (udelte og/eller delte) og minicontainere i fast rute fra minimum husstande/boliger. Dokumentationen skal vedlægges i form af en referenceliste med angivelse af følgende oplysninger for hver enkelt reference: opgaven antal husstande/boliger omfattet af opgaven kontraktperiode kundens navn og oplysninger 7

8 Det er et mindstekrav, at tilbudsgiveren har erfaring med indsamling af dagrenovation og/eller genanvendelige materialer i fast rute og har mindst to referencer inden for de seneste tre år. Teknisk formåen Tilbudsgiveren skal i tilbuddet udarbejde en kort og præcis beskrivelse af opgaveløsningen med indsamling af dagrenovation (restaffald og bioaffald) og skal ligeledes beskrive virksomhedens administrative og praktiske organisation i forhold til opgaveløsningen og herunder angive navn og/eller navne på de relevante kontaktpersoner, som vil blive tilknyttet i forhold til kontraktstyring, planlægningen af opgaven, fakturering m.v. Endvidere skal tilbudsgiveren angive lokaliteten, hvorfra opgaven administreres og planlægges fra og hvor indsamlingskøretøjerne parkeres og serviceres. Tilbudsgiveren skal vedlægge en kopi af vognmandstilladelsen Vedståelse Tilbudsgiver skal uden forbehold vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen. 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 3.5 Forbehold Eventuelle forbehold skal anføres på erklæringen bilag 1C i tilbudslisten (bilag 1). Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer og overordnede betingelser i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker, kan tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt og Odsherred Kommune er forpligtet til at forkaste tilbuddet. Såfremt det ikke er muligt at prissætte er forbehold, kan tilbuddet ligeledes blive forkastet som værende ikke konditionsmæssigt. Odsherred Kommune vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant forbehold er grundlæggende eller ikke kan prissættes. Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret ved at bede om opklarende oplysninger eller stille spørgsmål forud for afgivelse af tilbud. 3.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Odsherred Kommune ikke har mulighed for at forhandle med tilbudsgivere om de afgivne tilbud. På denne baggrund opfordres tilbudsgiverne til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger samt er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontakt direkte på grundlag af tilbudsmaterialet. 3.7 Evaluering af tilbud og tildeling Odsherred Kommune vil i første omgang gennemgå og evaluere de indkomne tilbud i forhold til af kontrollere, om tilbuddene er konditionsmæssige. 8

9 Evalueringen vil blive baseret på en detaljeret gennemgang og vurdering af tilbuddets dokumentation for tilbudsgivers forhold og formåen i relation til de angivne krav til beskrivelser og mindstekrav til tilbuddet. Såfremt tilbudsgiveren ved gennemgangen og evalueringen betragtes som værende egnet til løsning af indsamlingsopgaven og tilbudsmaterialet betragtes som værende konditionsmæssigt vil tilbuddet blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet Tildelingskriterie Odsherred Kommune vil anvende tildelingskriteriet "laveste pris". 3.8 Stand still-periode Efter evalueringen af tilbuddene følger en orientering om valg af tilbudsgiver samt en meddelelse om igangsætning af stand still-perioden på 10 kalenderdage. Stand still-periodens start- og slutdatoer vil blive angivet i meddelelsen. Stand still-meddelelsen es direkte til tilbudsgiverne og vil indeholde en oversigt over evalueringen af de afgivne tilbud med oplysning om, hvilken tilbudsgiver kontrakten påtænkes indgået med. 3.9 Accept og kontrakt Efter stand still-perioden forventer Odsherred Kommune at indgå kontrakt med den vindende tilbudsgiver medio juni 2015 med kontraktstart den 1. februar Udkast til kontrakt er vedlagt som bilag 1. Den vindende tilbudsgiver skal være indstillet på, at deltage i et kontraktmøde, hvor Odsherred Kommune og tilbudsgiveren kan redegøre for forventningerne til opgaveløsningen og samarbejdet. Kontrakten forventes underskrevet på kontraktmødet. 9

10 Udkast - ENTREPRISEKONTRAKT For indsamling af dagrenovation i Odsherred Kommune Bilag 1 Mellem undertegnede Odsherred Kommune Natur og Miljø Rådhusvej Fårevejle Og Renovatør Er dags dato indgået kontrakt vedrørende indsamling af dagrenovation i Odsherred Kommune 1 Ydelse Indsamling af dagrenovation (restaffald og bioaffald) hver 14. dag med registrering af den enkelte tømning i primært 2 delte 240 l beholdere ved helårsboliger. Indsamling af restaffald ved institutioner, boligforeninger og erhverv udelte i 240 l eller 660 l beholdere uden samt indsamling af bioaffald i udelte 240 l beholdere med registrering af den enkelte tømning. Indsamling af restaffald ved ca sommerhuse af i 240 l beholder hver uge i ugerne og hver 14. dag den resterende del af året. Opgaven er nærmere beskrevet i ydelsesbeskrivelsen. De kontraktmæssige ydelser og kontraktgrundlaget er specificeret i følgende dokumenter: Denne kontrakt af xx. juni 2015 Det samlede udbudsmateriale (Udbuds- og tilbudsbetingelser og ydelsesbeskrivelsen) af 27. marts 2015 Evt. rettelsesbreve og svar på spørgsmål af 6. maj 2015 Renovatørens tilbud af 13. maj Kontraktsum Renovatøren forpligter sig til at udføre de specificerede ydelser til de tilbudte enhedspriser. 10

11 Den tilbudte årlige kontraktsum, excl. moms kr. Kontraktsummen er afhængig af antal tilmeldte tømninger og vil blive afregnet efter de i tilbudslisten afgivne enhedspriser. 3 Sikkerhedsstillelse Som anført i ydelsesbeskrivelsen skal renovatøren stille en sikkerhed, som udgør 10 % af kontraktens årssum i hele kontraktperioden, svarende til: kr. Sikkerhedsstillelsen skal fremsendes til Odsherred Kommune inden entreprisens start. 4 Varighed og optioner Nærværende kontrakt træder i kraft ved underskrivelse. Indsamlingskontrakten starter den 1. februar 2016 og ophører uden yderligere opsigelse den 31. januar 2018 med option for Odsherred Kommune for forlængelse på uændrede vilkår i et vilkårligt antal måneder op til 2 år frem til 31. januar Ønsker kommunen at gøre brug af optionen om forlængelse, vil omfanget blive meddelt til renovatøren inden udgangen af juli Kontrakteksemplarer Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Odsherred Kommune og det andet hos renovatøren. Således aftalt: Dato: Dato: Underskrift Renovatør Underskrift Odsherred Kommune 11