VEDTÆGTER GEOGRAFISK HAVE I KOLDING /
INDHOLDSFORTEGNELSE Side 2 1. NAVN OG HJEMSTED... 3 2. FORMÅL... 3 3. FORMUE, DRIFT OG HÆFTELSE... 4 4. BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG VALGMÅDE... 4 5. BESTYRELSENS ARBEJDE OG ANSVAR... 5 6. LEDELSE OG ORGANISATIONEN... 6 7. BRUGERRÅD... 6 8. TEGNINGSREGEL... 7 9. TILSYN... 7 10. VEDTÆGTSÆNDRINGER... 7 11. OFFENTLIGHED OG TAVSHEDSPLIGT... 7 12. HABILITET... 8 13. DEN SELVEJENDE INSTITUTIONS OPHØR... 8 14. REGNSKAB, REVISION OG BUDGET... 8 15. REGNSKABSÅR... 8
1. NAVN OG HJEMSTED Side 3 1.1 Den selvejende institutions navn er Geografisk Have. 1.2 Den selvejende institutions hjemsted er Kolding Kommune. 1.3 Den selvejende institution er oprettet den 1. januar 2015. 2. FORMÅL 2.1 Den selvejende institutions formål er at drive den botaniske have Geografisk Have i Kolding. Geografisk Have er en lokalt forankret, geografisk opdelt botanisk have af høj, faglig kvalitet og med god vedligeholdelsesstandard. Driften af Geografisk Have sker på basis af en lejeaftale med Kolding Kommune, som ejer haven. 2.2 Geografisk Have har en plantesamling af anerkendt botanisk og plantemæssig karakter. For at kunne sikre og vedligeholde den registrerede botaniske samling skal bestyrelsen tilstræbe at etablere og vedligeholde et tæt samarbejde med universiteter og botaniske haver i Danmark og udlandet. 2.3 Geografisk Have skal lægge vægt på formidling af det unikke særkende, der ligger i botanikken, havekulturen, historien og den lokale kulturarv i haven, til glæde for og i samarbejde med skoler og lokalbefolkning, såvel som faginteresserede. Haven skal være med til at øge viden og forståelse for planter samt fremme og formidle kendskab til planter og natur gennem udstillinger, aktiviteter og arrangementer. 2.4 Udviklingen og driften af størstedelen af Geografisk Have skal være i overensstemmelse med grundlæggeren Aksel Olsens idé om en botanisk have, hvor planterne er placeret sammen efter deres naturlige, geografiske oprindelse, men der skal være plads til fornyelse indenfor formålets rammer. 2.5 Geografisk Have skal danne ramme for aktiviteter af bredere kulturel karakter, herunder midlertidige arrangementer. 2.6 Geografisk Have må ikke have karakter af eller udvikle sig til en forlystelsespark eller en samling af permanente fremmedelementer, der ikke har noget med hovedformålet at gøre. 2.7 Der skal være mulighed for at supplere indtægterne i Geografisk Have ved salg fra biproduktion, af f.eks. frø eller stiklingeformerede planter. 2.8 Det forudsættes endvidere, at en del af havens areal fortsat skal kunne anvendes af Kolding Miniby. 2.9 Den selvejende institutions formål er almennyttigt. Den selvejende institution har ikke til formål at oparbejde en formue. 2.10 Den selvejende institutions aktiviteter skal kunne rummes af kommunalfuldmagten, da institutionen er oprettet ved indskud af kommunale midler.
Side 4 3. FORMUE, DRIFT OG HÆFTELSE 3.1 Den selvejende institution er stiftet af Kolding Kommune ved indskud af driftsaktiver tilknyttet Geografisk Have samt visse øvrige aktiver knyttede aktiver og forpligtelser. 3.2 Hverken stifteren eller andre er forpligtet til at foretage indskud i den selvejende institution, udover det ved stiftelsen skete indskud. Eventuelt opsparet overskud på den løbende drift skal anvendes til realisering af det i vedtægternes pkt. 2.1 2.6 anførte formål. 3.3 Den selvejende institution hæfter alene med sin formue, og hverken stifter eller andre trejdeparter hæfter for den selvejende institutions forpligtelser. 3.4 Driften af Geografisk Have skal sikres gennem f.eks. entreindtægter og lejeindtægter fra udlejning af havens faciliteter og eventuelt driftstilskud fra Kolding Kommune og/eller tilskud fra andre parter. 4. BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG VALGMÅDE 4.1 Geografisk Have ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen består af 7 medlemmer. 4.2 Bestyrelsesmedlemmerne vælges på baggrund af deres personlige egenskaber og kvalifikationer under hensyn til bestyrelsens samlede profil. Det tilstræbes, at bestyrelsen består af personer med den fornødne ledelsesmæssige, faglige, politiske, forretningsmæssige, juridiske og økonomiske baggrund. 4.3 Bestyrelsesmedlemmerne udpeges for en 4-årig periode, første gang i forbindelse med stiftelsen. Genvalg kan finde sted. 4.4 Medlemmerne til bestyrelsen udpeges således: 2 medlemmer udpeges af og blandt Kolding Byråds medlemmer, 2 medlemmer udpeges af Business Kolding, hvoraf det ene skal have en juridisk baggrund. Medlemmerne behøver ikke at være blandt Business Koldings medlemmer, 1 medlem udpeges af Københavns Universitet, Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning, 2 medlemmer udpeges med almindeligt flertal blandt de af Kolding Byråd, Business Kolding og Københavns Universitet udpegede medlemmer af Geografisk Haves bestyrelse.
4.5 Udpegningen af bestyrelsesmedlemmer valgt af Kolding Byråd, Business Kolding og Københavns Universitet sker senest den 1. december i det år, hvor den 4-årige valgperiode udløber, og de tiltræder som medlemmer af bestyrelsen pr. 1. januar det følgende år. De af bestyrelsen selv udpegede medlemmer vælges af bestyrelsen senest den 1. december i det andet år efter bestyrelsens tiltræden, således at disse tiltræder den følgende 1. januar (ved insitutionens stiftelse udpeges de bestyrelsesvalgte medlemmer dog i forlængelse af stiftelsen for en 2-årig periode). Side 5 4.6 Bestyrelsens beslutning om at udpege 2 medlemmer af bestyrelsen, jf. pkt. 4.4, sidste punkt, sker uden deltagelse af de bestyrelsesudpegede medlemmer. Beslutningen træffes ved almindeligt flertal blandt de tilstedeværende. 4.7 Ved varigt forfald af et bestyrelsesmedlem er de, som har udpeget den pågældende, berettiget til at udpege et nyt bestyrelsesmedlem. 4.8 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Et medlem, der er udpeget af Kolding Byråd, kan ikke være formand. 4.9 Brugerrådet for Geografisk Have har ret til at udpege 2 medlemmer til bestyrelsen med observatørstatus uden stemmeret. Udpegning sker for en 1- årig periode og skal ske senest 1. december. Observatørerne tiltræder den følgende 1. januar. Observatørerne deltager ikke i behandlingen af personalesager. 4.10 De fastansatte medarbejdere i Geografisk Have har ret til at udpege 1 observatør uden stemmeret til bestyrelsen. Udpegning sker for en 4-årig periode og skal ske senest 1. december i det år, hvor flertallet af bestyrelsens medlemmer udpeges, jf. pkt. 4.5. Observatøren tiltræder den følgende 1. januar. Observatøren deltager ikke i behandlingen af personalesager. 5. BESTYRELSENS ARBEJDE OG ANSVAR 5.1 Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse af den selvejende institution. Bestyrelsen skal påse, at den selvejende institutions organisation er forsvarlig, herunder i relation til formueforvaltning og bogføring. Bestyrelsen fører endvidere tilsyn med, at den daglige ledelse udøver sit hverv i overensstemmelse med de af bestyrelsen fastsatte retningslinjer og det beskrevne formål. 5.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 ud af 7 af dens medlemmer, herunder formand eller næstformand, er til stede. Bestyrelsen træffer afgørelser ved simpelt flertal. Et medlem af bestyrelsen kan give stemmefuldmagt til et andet medlem. 5.3 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden inden for rammerne af disse vedtægter.
5.4 Bestyrelsen udarbejder et årligt budget for driften af Geografisk Have. Bestyrelsen kan instruere ledelsen om udarbejdelse af udkast hertil, som i givet fald skal foreligge tids nok til, at budgettet kan være færdigbehandlet af bestyrelsen senest 2 måneder inden regnskabsårets begyndelse. Budgettet skal godkendes af Kolding Kommune inden denne frist. Side 6 5.5 Bestyrelsen mødes, når formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer finder det påkrævet, dog mindst 2 gange årligt. Bestyrelsesmøder indkaldes ved formanden. 5.6 Der føres protokol over det på møderne passerede, som underskrives af bestyrelsen. 5.7 Medlemmer af bestyrelsen og medearbejdernes observatør kan anmode om dækning af direkte omkostninger forbundet med udførelsen af bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen godkender principper herfor én gang årligt. 6. LEDELSE OG ORGANISATIONEN 6.1 Geografisk Have skal have en medarbejderstab, der i omfang og sammensætning står i rimeligt forhold til havens størrelse, økonomi, ansvarsområde og arbejdsplan. 6.2 Bestyrelsen ansætter en daglig leder for den selvejende institution. Den daglige leder skal have de fornødne faglige forudsætninger til at forestå driften af Geografisk Have. 6.3 Havens leder har ansvaret for den daglige ledelse af den selvejende institution indenfor de af bestyrelsen fastsatte retningslinjer og det af bestyrelsen vedtagne budget. 6.4 Havens leder ansætter og afskediger det øvrige personale inden for de godkendte arbejdsplan- og budgetmæssige rammer. 6.5 Lederen orienterer løbende bestyrelsen om institutionens udvikling og økonomiske drift og sørger for, at institutionens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde og i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinjer. 6.6 Den daglige leder skal efter bestyrelsens nærmere instrukser udarbejde forslag til regnskab og årsberetning til bestyrelsen. 6.7 Lederen har ret og pligt til at deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret, med mindre bestyrelsen konkret træffer anden beslutning. 7. BRUGERRÅD 7.1 Kolding Kommune nedsætter et brugerråd blandt brugerne af og interessenterne for Geografisk Have med repræsentation af Geografisk Haves Venner og Kolding Miniby. Brugerrådet skal høres i forbindelse med udviklingsprojekter, som i væsentlig grad ændrer havens karakter. Brugerrådet har ingen beslutningskompetence.
8. TEGNINGSREGEL Side 7 8.1 Den selvejende institution tegnes af bestyrelsens formand, næstformand og kasserer i forening eller af den samlede bestyrelse. 9. TILSYN 9.1 Kolding Kommune er tilsynsmyndighed for den selvejende institution. Kolding Kommune har de rettigheder og beføjelser, som tilkommer tilsynet i almene fonde efter fondsloven, med de fornødne tilpasninger. 9.2 Følgende beslutninger skal anses som væsentlige og kræver godkendelse fra Kolding Kommue som tilsynsmyndighed: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Beslutning om ændring af den selvejende institutions vedtægter, herunder ændring af den selvejende institutions formål; Beslutning om køb af fast ejendom eller salg, pantsætning og andre dispositioner over fast ejendom; Beslutning om optagelse af lån; Ekstraordinære beslutninger, som vil kunne stride mod vedtægterne, eller som kan indebære væsentlige overskridelser af det af tilsynsmyndigheden godkendte budget; Den selvejende institutions opløsning og udlodning af eventuel formue. 10. VEDTÆGTSÆNDRINGER 10.1 Vedtægtsændringer skal vedtages af bestyrelsen med mindst 6/7 stemmer. Forinden beslutning om vedtægtsændring træffes af bestyrelsen, skal udtalelse herom indhentes af Kolding Kommune. 11. OFFENTLIGHED OG TAVSHEDSPLIGT 11.1 Den selvejende institution er omfattet af offentlighedsloven. 11.2 Bestyrelsen og ledelsen udviser åbenhed om den selvejende institutions forhold. Dog skal viden om den selvejende institutions forhold, herunder viden om forretningsmæssige forhold, holdes fortrolig, hvis det vil kunne skade den selvejende institution, at denne viden kommer til tredjemands kundskab. Oplysninger, som skal holdes fortrolige, må endvidere ikke bruges til formål, der er den selvejende institution uvedkommende. Forpligtelsen til at holde visse oplysninger fortrolige gælder også efter hvervets ophør. 11.3 Bestyrelsen skal på opfordring og uden unødigt ophold stille alle informationer om den selvejende institution til rådighed for Kolding Kommune som tilsynsmyndighed.
12. HABILITET Side 8 12.1 Bestyrelsens medlemmer er omfattet af almindelige fondsretlige principper om habilitet og må således ikke deltage i beslutninger, hvori de har en særlig personlig eller økonomisk interesse. Såfremt kravet om tilstedeværelse af 5/7 af bestyrelsen, jf. pkt. 5.2, ikke kan opfyldes på grund af inhabilitet, kan den pågældende beslutning træffes ved enighed mellem de resterende habile bestyrelsesmedlemmer. Hvis færre end 3 bestyrelsesmedlemmer er habile, skal den pågældende beslutning dog forelægges tilsynsmyndigheden til godkendelse. 13. DEN SELVEJENDE INSTITUTIONS OPHØR 13.1 Beslutning om den selvejende institutions ophør træffes efter disse vedtægters bestemmelser om vedtægtsændringer, jf. pkt. 10.1. 13.2 Kolding Kommune træffer bestemmelse om, hvorledes Geografisk Haves eventuelle opsparede nettoformue skal anvendes i tilfælde af den selvejende institutions ophør. 14. REGNSKAB, REVISION OG BUDGET 14.1 Den selvejende institutions årsrapport revideres af en af bestyrelsen valgt revisor. Revisor vælges på ubestemt tid og fungerer, indtil bestyrelsen vælger en ny revisor i stedet. 14.2 Den reviderede og af bestyrelsen godkendte årsrapport skal af bestyrelsen fremsendes til Kolding Kommune til godkendelse senest 4 måneder efter udløbet af regnskabsåret. 14.3 Retningslinjerne for udarbejdelse og godkendelse af budget fremgå af pkt. 5.4. 15. REGNSKABSÅR 15.1 Regnskabsåret er kalenderåret. Første regnskabsår løber fra den selvejende institutions stiftelse til den førstkommende 31. december. Kolding, d. For Kolding Kommune som stifter: Jørn Pedersen Borgmester Rikke Vestergaard Kommunaldirektør
Bekræftet af bestyrelsen: Side 9 [ ] Formand [ ] Næstformand Kasserer [ ] [ ] Bekræftet af ledelsen: Tine Meide Kierkegaard