Tilsynsrapport Center for opholdssteder, botilbud og plejefamilier Opholdsstedets navn Opholdsstedet Storskoven, Storskovvej 15-17, 5690 Tommerup Journalnummer Dato 20.12.-2010 16.03.26-K09-61-07 Udarbejdet af Birgit Hindse Tilsynsrapport udarbejdet i forbindelse med skærpet tilsyn i opholdsstedet Storskoven, Storskovvej 15-17, 5690 Tommerup i perioden fra den 6.juli 2010 30.september 2010. ( Perioden udvidet til 1.12.2010. )
Rapportens indhold: Baggrund for iværksættelse af skærpet tilsyn, herunder Centerets bekymringspunkter. Plan for skærpet tilsyn. Vurdering af det samlede materiale. Baggrund for iværksættelse af skærpet tilsyn med Centerets bekymringspunkter: På baggrund af to medarbejderes underretning den 24.juni 2010 til Centeret og samtidige politianmeldelse vedr. mistanke om økonomiske uregelmæssigheder, foretaget af bestyrelsesformand/leder i opholdsstedet, indleder Centeret sagsbehandling af det tilsendte materiale. De to medarbejdere sender efterfølgende bestyrelsen samme materiale, som er tilsendt Centeret. Centeret foretager en foreløbig vurdering af forholdene i Storskoven jf. skrivelse af 4.7.2010, der bygger på: - oplysninger fra den indgivne politianmeldelse/underretningen, - en afklarende samtale med de to medarbejdere, - et møde med den samlede bestyrelse og ledelse samt - et tilsynsbesøg i Storskoven. Centeret finder, at omsorgen for de unge umiddelbart bliver varetaget på betryggende vis og i tilstrækkelig grad. Da opholdsstedets bestyrelse bliver bekendt med underretningen/anmeldelsen, træder de straks sammen. Af bestyrelsens mødereferat og efterfølgende møde med Centeret fremgår, at opholdsstedets bestyrelse har bedt bestyrelsesformand/ daglig økonomisk leder om redegørelse vedr. beskyldninger fra tidligere ansat, bestyrelsen ønsker redegørelse vedr. de pædagogiske planer, fremlæggelse af plan for fremtidig bogføring, af referenceforholdene samt en samlet plan for den fremadrettede drift for opholdsstedet. Derudover iværksætter bestyrelsen intern revision i forhold til de økonomiske driftsforhold med gennemgang af regnskab 2009 samt første halvår af 2010, De to medarbejdere bortvises og afskediges efterfølgende begrundet med illoyalitet. Bestyrelsen giver bestyrelsesformand/daglig økonomisk leder opbakning og afventer den politimæssige efterforskning. Centeret ser dog fortsat med stor alvor på den samlede situation og finder det ikke tilstrækkeligt alene med en politimæssig undersøgelse af Side 2
forholdene, men finder, at der er behov for en samlet afklaring af opholdsstedets drift. Der har gennem de senere år været en overordentlig belastet situation i opholdsstedet foranlediget af to brande, og deraf en turbulent periode med flere flytninger, udskiftning i personalegruppen og ledelse, udskiftning af bestyrelse og gennem de seneste to år konstante klager fra nærmiljøet i en af afdelingerne - og ikke mindst overordentlig stor usikkerhed vedr. den økonomiske situation, hvor der er stort underskud og negativ egenkapital. Opholdsstedet er af Centeret fulgt ved de regelmæssige tilsyn samt ved møder og telefonisk kontakt i forbindelse med orienteringer, afklaringer og sparring på de mange opståede situationer, der er fulgt med den meget belastede periode. Ledelse og bestyrelse tilkendegiver positivt at indgå i den nærmere undersøgelse, der forestår i forbindelse med det skærpede tilsyn. Anmeldelsen vedr. evt. kriminelle forhold er af medarbejderne indgivet til Odense politi, som efterforskningsmæssigt afventer Centerets undersøgelser, forinden der foretages yderligere derfra. Centeret iværksætter således skærpet tilsyn under hensyntagen til, at dette ikke indvirker på den politimæssige efterforskning. Plan for og iværksættelse af skærpet tilsyn: Der iværksættes herefter skærpet tilsyn i en afgrænset periode med følgende fokuspunkter: - Den pædagogiske indsats - De samlede personaleressourcers anvendelse såvel ledelsesmæssigt som pædagogisk og administrativt - Den daglige økonomiske drift og tilrettelæggelse af denne Ligeledes har Centeret fokus på adskillelse mellem driften af Storskoven og bestyrelsesformandens/ daglig økonomisk leders private firmaer. Til afdækning af den pædagogiske indsats er der afholdt møder med ledelse og bestyrelse, interviewet medarbejdere og de unge indskrevne. Ligeledes er der indhentet relevant materiale vedr. den pædagogiske linie, metodebeskrivelse, herunder grundlaget for PAS-testning. Til afdækning af de samlede personaleressourcers anvendelse er der ligeledes foretaget interviews med bestyrelse, ledelse og med medarbejdere, samt set vagtplaner, ansættelseskontrakter og jobbeskrivelser. Til afdækning af den daglige økonomiske drift er der af Centeret iværksat en uvildig revisionsundersøgelse, modtaget opholdstedets revisionsrapport samt drøftet procedurer vedr. daglig økonomisk drift med bestyrelse, ledelse og medarbejdere. Side 3
Vedr. fokus på adskillelse mellem drift i opholdsstedet og bestyrelsesformanden/ den konst. økom.adm. leders virksomheder er dette søgt afdækket ved hjælp af revisionsrapporten samt interview af leder og medarbejdere. Der har været afholdt møder og aflagt såvel anmeldte som uanmeldte tilsyn i opholdsstedet i perioden. Sammenfattende vurdering: Centerets undersøgelse har vist følgende: Den pædagogiske indsats: Centeret har i forbindelse med anmeldelsen og efterfølgende personaleudskiftning, - og også set i forhold til de seneste års turbulens. søgt afklaret, hvorvidt opholdsstedet fortsat er i stand til at yde den nødvendige pædagogiske indsats i forhold til den enkelte unge. Såvel bestyrelse som ledelse giver udtryk for, at der fortsat ydes den socialpædagogiske indsats som hidtil. Denne tilrettelægges ud fra den konkrete handleplan og efterfølgende PAS-test, som er fælles referenceramme for personalet. PAS-testen planlægges og gennemføres indenfor den første indskrivningsuge. Herefter gennemgås testen med personalet, hvorefter den unges hverdag tilrettelægges ud fra den samlede viden og vurdering. Opfølgning og tilretning af plan følges op kontinuerligt med den unge, ligesom der foregår sparring i personalegruppen med øje for den enkelte medarbejders såvel personlige som faglige kompetencer. Medarbejdernes opfattelse og beskrivelse af den pædagogiske indsats og daglige praksis er overensstemmende med ledelsens og bestyrelsens beskrivelse. Medarbejderne giver udtryk for, at de finder den pædagogiske tilgang og praksis i overensstemmelse med de planer, der ligger for den enkelte unge. Ligeledes lægger de vægt på, at der sker opfølgning på hele ungegruppen samt den enkelte unge i den samlede personalegruppe med supplerende sparring fra PAS-konsulenten, således at der er såvel fælles linie overordnet som i forhold til den enkelte unge. De unge indgår aktivt i interviews samt i uformel kontakt i forbindelse med mødeaktivitet og uanmeldte besøg i Storskoven. De unge er informeret om anmeldelsen, de giver ikke udtryk for nogen holdning i den sammenhæng. De mener ikke, at udskiftning af pædagogisk leder og bogholder har påvirket deres hverdag. Der er for dem tale om personale, som de ikke har haft et nært forhold til eller kontakt med. De unge beskriver deres hverdag med fast struktur, morgenrytme, skolegang, eftermiddagspligter, på skift madlavning, fritidsaktiviteter, samvær om aftenen. Der er regler, de kunne tænke sig anderledes, men som de ikke har indflydelse på. Der er en lang række andre beslutninger omkring Side 4
mad, aktiviteter, personlige ting, som de har indflydelse på. De unge virker glade for at være på opholdsstedet, og de fremstår som unge, der viser hensyn og har det sjovt med hinanden De bruger de voksne og deres kontaktpædagog. De er tilpas med de voksne og oplever, at de voksne hygger sig sammen med dem. De unge ville gerne have mere undervisning. De er tilfredse med aktiviteterne, men har også ønsker om iværksættelse af flere f. eks. egen fodboldbane. Det er Centerets vurdering er, at der et tale om en ungegruppe, der er godt tilfreds med at bo på Storskoven. Ligeledes at indsatsen er afstemt efter den enkelte unges overordnede handleplan og individuelle udviklingsplan. Centeret finder det således dokumenteret ved interviews med bestyrelse, ledelse, medarbejdere og ikke mindst med de unge, at opholdsstedet fortsat lever op til godkendelsen i forhold til den pædagogiske indsats. Der ydes fortsat en professionel tilrettelagt indsats med udgangspunkt i den enkelte unges behov og udviklingspotentiale ud fra handleplan og udviklingsplan. Vedr. anvendelse af de personalemæssige ressourcer: Der har i undersøgelsen været fokus på anvendelse af de samlede personaleressourcer. Der er drøftet tilrettelæggelsen af arbejdet ud fra vagtplaner og daglig praksis i interview med medarbejdere og med ledelse. Ligeledes er drøftet anvendelse af de ledelsesmæssige ressourcer samt medarbejdernes kompetence ud fra interviews samt gennemgang af ansættelseskontrakter og enkelte CV. Udover de rent ledelsesmæssige opgaver som administration og personaleledelse vil der for ledelsen være tid/timer til at være med i den daglige pædagogiske hverdag i Storskoven, hvilket begge ledere giver udtryk for, er en forudsætning for en god pædagogisk ledelse. De finder det således vigtigt at være meget synlig i hverdagen, ikke kun i denne periode men også på sigt, for at sikre stabilitet, kontinuitet og den fælles indsats. Der er i forbindelse med denne sag ændret på den daglige ledelse, således at den hidtidige bestyrelsesformand, der har fungeret både som bestyrelsesformand og adm.økom. leder, nu er leder af opholdsstedet og der er ansat en afdelingsleder med pædagogisk ansvar i stedet for den afskedigede. Medarbejderne udtrykker tilfredshed med at være ansat i Storskoven. Medarbejdergruppen mener ikke, at afskedigelserne har overvældende betydning, idet den tidligere afdelingsleder var meget lidt synlig i hverdagen, udelukkende i forbindelse med mødeaktivitet. Personalet giver udtryk for at være bedre tilpas med ledelsessituationen nu, de giver udtryk for at have indflydelse, at kunne få den nødvendige sparring Side 5
og opbakning til den pædagogiske linie og indsats, som de er fælles om at udmønte og udføre. De har på kort tid set en mere synlig og aktiv ledelse. Vagtplanerne fungerer, således at der er ressourcer til at klare opgaverne. I planlægningen indgår hensyn til personalet af såvel faglig som personlig karakter, hvilket er befordrende for et godt arbejdsmiljø. I det daglige pædagogiske arbejde indgår for medarbejderen også praktiske opgaver som eksempelvis indkøb af dagligvarer. Der bruges en del tid, dog som en del af den pædagogiske træning, men der er for meget spild og der mangler fuldt overblik ifølge ledelsen. Dette vil blive ændret ved indarbejdning af nye arbejdsgange. Derudover er der taget initiativer fra bestyrelse og ledelse i forhold til de administrative rutiner. Der er ikke længere ansat bogholder men i stedet benyttes revisionsfirma til også at klare den daglige bogføring, dette praktiseres ved at komme i opholdsstedet en gang om ugen. Der er ligeledes fulgt op på praksis i forhold til anvisning og brug af dankort, således at det bliver mere gennemsigtigt, overskueligt og sikkert for alle parter. Der er fortsat en medarbejdergruppe, som giver udtryk for at ville og kunne arbejde i Storskoven. Den meget belastede situation gennem flere år har styrket den tilbageværende personalegruppes sammenhold. Det er en personalegruppe med forskelligt uddannelsesniveau og kompetencer. Der vægtes fremadrettet fortsat en medarbejdergruppe med disse forskelligheder, hvor ledelsens tilstedeværelse og den linie, der lægges g fremadrettet vil blive udviklet på, vil danne grobund for et samlet kompetenceløft. Det er Centerets vurdering, at der trods den meget turbulente situation, som opholdstedet har været i, fortsat er de personalemæssige kompetencer til stede, der er nødvendige for at løfte opgaverne. Der er af bestyrelse og ledelse her og nu taget skridt til at sikre såvel den daglige praktiske pædagogiske hverdag som arbejdsmiljøet, ligeledes initiativer til en fremadrettet proces, der vil kunne give den nødvendige ro, stabilitet og driftssikkerhed samt kvalitetsløft. Vedr. de økonomiske forhold har Centerets undersøgelse haft fokus på den daglige økonomiske drift og tilrettelæggelse, herunder evt. sammenblanding af opholdsstedets økonomi med bestyrelsesformandens private virksomheder samt medarbejderes tilgang til opholdsstedets ressourcer privat og i forhold til andre ansættelsesforhold. Ligeledes evt. forbrug af opholdsstedets ressourcer til lederen/bestyrelsesformanden privat. Derudover en opmærksomhed på anvendelse af opholdsstedets ressourcer i forhold til de bygningsmæssige forhold mellem opholdssted og udlejer. Centeret har gennemgået såvel begge revisionsrapporter som bestyrelsens og lederens redegørelser ud fra en økonomisk synsvinkel med følgende bemærkninger: Centeret konstaterer, Side 6
- at der har været rod i indberetningerne til Skat - at der m.h.t. indkøb ikke har været faste procedurer for, hvordan og hvem der skulle kontrollere det indkøbte. - at brugen af blå bilag dvs. udbetalinger hvor der ikke foreligger nogen form for underbilag eller anden dokumentation, er noget større end hvad der ellers forekommer i sammenlignelige virksomheder. - at Storskoven ved en sammenligning med 6 tilfældigt udvalgte opholdssteder har en noget større forplejningskonto, - der er samtidig konstateret, at der er sket flere bogføringsmæssige fejlkonteringer, hvor udgiften rettelig skulle være konteret på anden konto. - at der ved gennemgang af indkøb af inventar ikke er konstateret mangler, bortset fra en skabsfryser, som er indkøbt af tidligere medarbejder, og hvor det fremgår, at det er afregnet som betaling af udlæg. - at køb af rejse og knallert til bestyrelsesformand med Storskovens midler er sket i fuld overensstemmelse med bestyrelsen og dækker over manglende lønudbetaling. - at der ikke er kørselsregnskaber, der kan dokumentere brugen af opholdstedets køretøjer - at der i forbindelse med revisionsundersøgelsen er gennemgået Storskovens indkøb af byggematerialer og vedligeholdelse af bygningerne. Ud fra dette har Centeret sammenholdt indkøb af byggematerialer med de lejekontraktlige forhold, hvilket findes at være i umiddelbar overensstemmelse med den indgåede lejeaftale. Der kan være tvivl om, hvorvidt de udgifter, som Storskoven har haft til at efterkomme brandtilsynets påbud, ikke rettelig burde have været betalt at udlejer, specielt set i lyset af, at ejendommen fra udlejningens start ikke har opfyldt gældende lovgivning. Der kan være ændret på reglerne siden, ligesom det er op til opholdsstedet at overholde anden lovgivning, der følger af den særlige benyttelse til opholdssted. - at to af bestyrelsesformandens firmaer har haft adresse på Storskovvej i en periode. - at der ses bogføringsmæssig sammenblanding mellem opholdsstedet og bestyrelsesformandens private firmaer, bl.a. et tilgodehavende hos det ene firma pr. 30. juni 2010. Det skal bemærkes, at Storskovens hidtidige revisionsfirma ikke har opdaget og/eller påtalt nogle af de nævnte forhold i deres revisionsberetning overhovedet. Revisionsberetningen er fuldstændig ren for enhver bemærkning. Bestyrelse og ledelse har under forløbet i samråd med revision og Centeret søgt at rette op på de påtalte forhold med følgende: - lovgivning vedr. indberetning til Skat overholdes, herunder at der vil ske indberetning til Skat i 2010 vedrørende 2009, ligesom det vil ske fremadrettet. - bestyrelse og ledelse har iværksat procedurer, der sikrer gennemsigtighed og gennemskuelighed i forbindelse med den daglige drift, bl.a. procedure ved indkøb Side 7
- der er ansat revisonsfirma til løsning af den daglige bogføring - der indføres kørselsbøger til dokumentation af forbrug - der rettes op på manglerne i forbindelse med ansættelseskontrakter - det er ved kontakt til Storskoven samt deres revisor afklaret, at det fremsendte årsregnskab for 2009 er det endelige, og at der ikke er foretaget efterposteringer. - der er ændret på adresseforholdene vedr. den tidligere bestyrelsesformands private virksomheder - der er ændret på de organisatoriske forhold, således at der er valgt en ny bestyrelsesformand, og hidtidig bestyrelsesformand nu er ansat som leder af opholdsstedet. Det skal endvidere tilføjes, at der i forløbet er modtaget foreløbig virksomhedsplan og nu ( december 2010) er modtaget endelig virksomhedsplan, hvoraf fremgår en meget grundig beskrivelse og gennemgang af organisationen, bestyrelsens arbejde, mål og visioner og det pædagogiske indhold samt udførlige forretningsgange. Centeret vurderer, at der ved den omfattende gennemgang af Storskovens forhold ud fra Centerets revisionsundersøgelse og mødeaktivitet med ledelse og bestyrelse er konstateret driftsmæssige uregelmæssigheder, hvor der er behov for opstramning af den daglige drift, herunder ændrede procedurer og rutiner samt ændret organisation. Samtidig ses en aktiv bestyrelse og ledelse, der med beslutninger og handlinger har søgt at rette op på omtalte forhold her og nu og samtidig har igangsat en proces med inddragelse af medarbejderne, således at der kan skabes et kvalitetsløft og en fremadrettet sikker drift. Ligeledes organisationsændring med ændret bestyrelsesformand og ledelse, således at der nu er adskillelse mellem opholdsstedets drift og de private interesser. Processen er foreløbig mundet ud i en virksomhedsplan, hvori beskrives Storskovens visioner, organisation, det daglige arbejde og fokusområder/handleplaner. Ligeledes forretningsgange, der fuldt implementeret sikrer fremadrettet driftssikkerhed. Centerets samlede konklusion: Det er Centerets vurdering er, at der et tale om en ungegruppe, der er godt tilfreds med at bo på Storskoven. Ligeledes at indsatsen er afstemt efter den enkelte unges overordnede handleplan og individuelle udviklingsplan. Centeret finder det således dokumenteret ved interviews med bestyrelse, ledelse, medarbejdere og ikke mindst med de unge, at opholdsstedet fortsat lever op til godkendelsen i forhold til den pædagogiske indsats. Der ydes fortsat en professionel tilrettelagt indsats med udgangspunkt i den enkelte unges behov og udviklingspotentiale ud fra handleplan og udviklingsplan. Side 8
Det er endvidere Centerets vurdering, at der trods den meget turbulente situation, som opholdstedet har været i, fortsat er de personalemæssige kompetencer til stede, der er nødvendige for at løfte opgaverne. Der er af bestyrelse og ledelse her og nu taget skridt til at sikre såvel den daglige praktiske pædagogiske hverdag som arbejdsmiljøet, ligeledes initiativer til en fremadrettet proces, der vil kunne give den nødvendige ro, stabilitet og driftssikkerhed samt et pædagogisk kvalitetsløft. Centeret vurderer, at der ved den omfattende gennemgang af Storskovens drifts- og økonomiske forhold ud fra Centerets revisionsundersøgelse og mødeaktivitet med ledelse og bestyrelse kan konstateres driftsmæssige uregelmæssigheder, hvor der er behov for opstramning af den daglige drift, herunder ændrede procedurer og rutiner. Samtidig ses en aktiv bestyrelse og ledelse, der med beslutninger og handlinger har søgt at rette op på omtalte forhold her og nu og samtidig har igangsat en proces med inddragelse af medarbejderne, således at der kan skabes et kvalitetsløft og en fremadrettet sikker drift. Processen er foreløbig mundet ud i en virksomhedsplan, hvori bestyrelse og ledelse beskriver Storskovens visioner, organisation, det daglige arbejde og fokusområder/handleplaner. Ligeledes forretningsgange, der fuldt implementeret sikrer fremadrettet driftssikkerhed. Centeret finder således ikke i relation til underretningen og Centerets bekymringspunkter grundlag for yderligere undersøgelse af de driftsmæssige forhold og vil følge udviklingen ved de ordinære tilsyn. Centerets behandling af opholdsstedets regnskab 2009 og budget 2011, der har afventet denne rapports konklusion, foretages nu ved særskilt sagsbehandling. Der afventes resultat af den politimæssige efterforskning, hvorefter Centeret tager stilling til eventuelle reaktioner på denne. Side 9