Halsnæs Kommune modtog den 1. februar 2010 revisionens løbende beretning nr. 8 for regnskabsåret 2009.

Transkript

1 Regnskab Notat Til: Byrådet Sagsnr.: 2010/02218 Dato: Sag: Administrationens redegørelse vedr. revisionsberetning nr. 8 af 19. februar 2010 Sagsbehandler: Snorre Brink-Pedersen Leder af Regnskab Halsnæs Kommune modtog den 1. februar 2010 revisionens løbende beretning nr. 8 for regnskabsåret Afsnittene i beretningen er som følger: 1 Indledning, 2 Regnskabsføring og interne kontroller, 3 Lønninger, 4 Revision af de sociale områder med statsrefusion og 5 Revisionens bemærkninger. Afsnit 5 er altså en opsamling af de væsentligste bemærkninger fra de andre afsnit. Derfor kan der i denne redegørelse forekomme gentagelser i administrationens bemærkninger. I nedenstående er revisionens konklusioner på de enkelte afsnit gengivet i citationstegn og administrationens bemærkninger er efterfølgende skrevet i kursiv. 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Ud fra den foretagne gennemgang er det vores vurdering, at regnskabsføringen foretages i overensstemmelse med gældende regler og danner et korrekt grundlag for den løbende økonomirapportering og den senere regnskabsaflæggelse. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. Administrationens bemærkninger: Ingen yderligere bemærkninger 2.3 Uanmeldte eftersyn på institutioner mv. Indledningsvist er det vores overordnede opfattelse, at administrationen af området er betryggende. På en enkelt institution har vi dog konstateret manglende iagttagelse af retningslinjerne for administration af beboermidler, og har anmodet om, at administrationen heraf bringes i overensstemmelse med disse. Administrationens bemærkninger: Det bemærkes, at den omtalte institution (Plejecenter Humlehaven) ikke administrerer beboermidler. Beboerne har selv ansvar for deres egne penge. Plejepersonalet yder i enkelte tilfælde den service at hjælpe den ældre med indkøb og lignende, men dette er ikke defineret som administration af beboermidler, som er beskrevet i kasse- og regnskabsregulativets bilag 10.4.

2 2.4 Centralt beholdningseftersyn Generelt ses beholdningskonti m.v. undergivet løbende kontrol og afstemning i overensstemmelse med de gældende retningslinjer, og det er vores opfattelse, at de lovmæssige krav til kommunens gennemsnitlige kassebeholdning er overholdt. Den løbende kontrol og afstemning af 3 seperatkonti, tilknyttet sociale udbetalingssystemer, har dog udvist mindre mangler. Disse er i sig selv ikke anset for væsentlige, og vi har anmodet administrationen om at bringe forholdet i orden. Administrationens bemærkninger: De tre konti er efterfølgende afstemt og udlignet. Der er fokus på løbende kontrol, afstemning og udligning af mellemregningskonti i administrationen, men sygdom hos en nøglemedarbejder betød, at der i en periode var mangler i afstemningen. 2.5 Administration af NemKonto Det er vores opfattelse, at Halsnæs Kommune har organiseret administrationen af NemKonto på en hensigtsmæssig måde, og at der er etableret de nødvendige kontroller af indberetningerne. Administrationens bemærkninger: Ingen yderligere bemærkninger 3 Lønninger Det er vores opfattelse, at kommunens lønadministration fungerer betryggende. Der er dog konstateret mindre fejl i udbetaling af vederlag til medlemmer af byrådet. Det er oplyst, at fejlene efterfølgende er berigtiget. Administrationens bemærkninger: Ingen yderligere bemærkninger 4 Revision af de sociale områder med statsrefusion 4.2 Forretningsgange m.v. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personområderne, samt at der generelt administreres i overensstemmelse med disse. Vedrørende dagpengeområdet har vi dog konstateret mangler omkring rettidigheden i den foretagne opfølgning samt unøjagtigheder i forretningsgangen for berigtigelse af statsrefusion. Der henvises i øvrigt til afsnit 5.1, Revisionens bemærkninger. Vedrørende områderne aktivering, forrevalidering, kontanthjælp, revalidering og ledighedsydelse forekommer der manglende iagttagelse af forretningsgange omkring Side 2 af 7

3 opfølgning på det individuelle kontaktforløb. Der henvises i øvrigt til afsnit 5.2, Revisionens bemærkninger. Administrationens bemærkninger: I området arbejdes der stærkt på at følge forretningsgange omkring opfølgning på det individuelle kontaktforløb. Det forventes at være bragt i orden i Med hensyn til rettidigheden i opfølgningen er det fortsat et problem idet medarbejderne på området bruger mange ressourcer på oprydning, opfølgning og vurdering i gamle sager. Samtidig stiger antallet af nyledige indenfor målgruppen, og dermed sagsbunken. Forretningsgangen for berigtigelse af statsrefusion er ændret efter der blev konstateret en uoverensstemmelse mellem det materiale IT-systemet leverede og det der var forventet af systemet. 4.3 Personsager Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 6 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden i 2 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Administrationens bemærkninger: Der er nu udarbejdet en ny procedure for udarbejdelsen af individuelle kontaktforløb, som sikrer at rettidigheden overholdes Kontante ydelser (herunder børnetilskud og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 28 personsager. Beskæftigelsesministeriet: Der er ved gennemgangen konstateret 3 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med i 1 sag med udbetaling af aktiveringsydelse, er pågældende ikke startet i tilbuddet i 2 sager med udbetaling af sygedagpenge, er efterfølgende opfølgningssamtaler ikke afholdt rettidigt Der er ved gennemgangen konstateret 5 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden Side 3 af 7

4 i 4 sager med udbetaling af kontanthjælp, aktiveringsydelse eller forrevalideringsydelse, er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 1 sag med udbetaling af sygedagpenge, er efterfølgende opfølgningssamtaler ikke afholdt rettidigt (udbetaling over 52 uger) Indenrigs- og Socialministeriet: Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangel i de udvalgte sager uden i 2 sager med udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste, er støtten registreret på barnets personnummer. Der er tale om en mangel af generel karakter. Konklusion På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne boligsikring, boligydelse, børnetilskud, børnefamilieydelse og ydelser efter servicelovens 41 og 100 samt efter aktivlovens 82 generelt er administreret i overensstemmelse med gældende regler. Det er vores opfattelse, at personsagsområderne dagpenge, aktivering, kontanthjælp og forrevalidering på enkelte punkter ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Manglerne vedrører specielt gældende regler omkring opfølgning, der i flere sager ikke er foretaget rettidigt. Der henvises i øvrigt til konklusionen under punkt 4.2. Administrationens bemærkninger: Der henvises til administrationens bemærkninger til punkt Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 12 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 6 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden i 2 sager med revalidering er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontakt-forløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 2 sager med udbetaling af ledighedsydelse, er der ikke foretaget rettidig opfølgning på kontaktforløbet. Der er tale om en mangel af generel karakter. i 2 sager med revalidering er der mangler i forbindelse med udarbejdelse af ressourceprofilen. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne fleksydelse og fleksjob generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Side 4 af 7

5 Det er vores opfattelse, at sagsområderne revalidering og ledighedsydelse på enkelte punkter ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Manglerne vedrører specielt gældende regler omkring opfølgning, der i flere sager ikke er foretaget rettidigt. Der henvises i øvrigt til konklusionen under punkt 4.2. Administrationens bemærkninger: Der henvises til administrationens bemærkninger til punkt Særlig revision på fleksjobområdet Med udgangspunkt i resultatet af den særlige gennemgang af området for regnskabsåret 2007, har Arbejdsmarkedsdirektoratet den 20. marts 2009 anmodet kommunen om at sikre, at kommunens revisor gennemgår alle kommunens resterende sager fra perioden den 1. januar til den 31. december 2007 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet, og at statsrefusion vedrørende sagerne berigtiges, således at loven overholdes. Gennemgangen af de resterende 22 sager viser, at administrationen, i 2007 af revurderinger på fleksjobområdet, ikke er foretaget i overensstemmelse med lovgivningen. Der forekommer fejl i 16 af de gennemgåede sager, og der henvises i øvrigt til afsnit 5.1, Revisionens bemærkninger. Administrationens bemærkninger: Der er allerede iværksat en række tiltag på fleksjobområdet. Der forventes fald i antallet af fejl i sagsbehandlingen i 2009, når revisionen i 2010 gennemgår sager for regnskabsåret Se i øvrigt bemærkninger til punkt Revisionens bemærkninger 5.1 Sygedagpenge I lighed med tidligere år, er der i et vist omfang konstateret mangler i forhold til rettidig opfølgning i sagerne. Manglende rettidighed i opfølgningen medfører tab af statsrefusion, og der er ultimo september udarbejdet en oversigt over sager, hvor der i regnskabsårene 2008 og 2009 ikke kan hjemtages statsrefusion for en periode. Vi har stikprøvevis efterprøvet validiteten for denne opgørelse, og det er konstateret, at der mangler sager, hvor den manglende rettidighed er konstateret i forbindelse med revisionen af personsager i 2008 og Endvidere har vi foretaget gennemgang af 6 sager fra opgørelsen, hvor vi, alene i en sag, er enige i kommunens beregning af tabt statsrefusion. På baggrund af ovenstående resultater er det oplyst, at afdelingen revurderer procedurerne for registrering af, samt beregning i disse sager således, at der kan foretages korrekt beregning af tabt statsrefusion. Side 5 af 7

6 Det er i øvrigt vor opfattelse, at der løbende udføres et større kontrolarbejde omkring administrationen af dagpengeområdet, men at effekten heraf ikke i fuldt omfang ses implementeret i sagsbehandlingen. Vi skal derfor anbefale, at der foretages en overordnet vurdering af hensigtsmæssigheden i de tilrettelagte kontroller og ledelsestilsyn omkring sagsadministrationen på dagpengeområdet. Administrationens bemærkninger: De tilrettelagte kontroller og ledelsestilsyn justeres således at der sker en forbedring af sagsadministrationen på dagpengeområdet. Forretningsgangen for berigtigelse af statsrefusion er ændret efter at der blev konstateret en uoverensstemmelse mellem det materiale IT-systemet leverede og det der var forventet af systemet. 5.2 Kontante ydelser (herunder aktivering, kontanthjælp, forrevalidering) og Revalidering (herunder ledigheds-ydelse og revalidering). Udbetalinger ses generelt foretaget korrekt, men i forhold til regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser omkring sagernes indhold, journalføring m.v., forekommer der mangler i flere sager omkring: Rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb hver 3. måned Ovenstående mangler vurderes som værende af generel karakter. Vi skal anbefale, at forhold omkring rettidig opfølgning undergives skærpet ledelsestilsyn således, at der kan indføres tiltag, der kan medvirke til en forbedring af rettidigheden i opfølgningen. Vi har endvidere henledt opmærksomheden på, at der i Halsnæs Kommune, fra 1. januar 2009, er indført bestemmelser om overordnet ledelseskontrol med udbetalingssager. Ud over en nærmere beskrivelse af fremgangsmåde og omfang, er der indeholdt krav om udarbejdelse af dokumentation og rapportering af den udførte kontrol. Det tilrettelagte ledelsestilsyn bør således justeres således, at det fremover udføres i overensstemmelse med disse bestemmelser. Administrationens bemærkninger: I 2010 vil der være skærpet ledelsesmæssigt fokus på tilsyn og kontrol således at rettidigheden prioriteres. Det er dog fortsat en udfordring idet medarbejderne på området bruger mange ressourcer på oprydning, opfølgning og vurdering i gamle sager. Samtidig stiger antallet af nyledige indenfor målgruppen, og dermed sagsbunken. 5.3 Særlig revision på fleksjobområdet Med udgangspunkt i resultatet af den særlige gennemgang af området for regnskabsåret 2007, har Arbejdsmarkedsdirektoratet den 20. marts 2009 anmodet kommunen om at sørge for, at revisor gennemgår alle kommunens resterende sager fra perioden den 1. januar til den Side 6 af 7

7 31. december 2007 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet, og at statsrefusion vedrørende sagerne berigtiges, således at loven overholdes. Der er i den forbindelse foretaget gennemgang af 22 sager. Der er konstateret fejl i 16 af de gennemgåede sager. I 8 tilfælde er revurderingen ikke sket rettidigt, og i 8 tilfælde er der ikke redegjort for anvendte tilbud i forbindelse med revurderingen. Den nu foretagne gennemgang har således med ført, at kommunen har mistet retten til refusion i en periode på indtil 36 måneder i yderligere 16 sager. Perioden beregnes fra det tidspunkt, hvor visitationen eller revurderingen er foretaget eller skulle være foretaget. Ved den foretagne gennemgang i regnskabsåret 2008 blev der konstateret mangler i 18 ud af 33 revurderingssager. Det må således forventes, at ministeriet også for regnskabsåret 2008 anmoder om, at de resterende revurderingssager gennemgås, samt at kommunen mister retten til refusion i fejlbehæftede sager. Det fremgår af kommunes besvarelse til den afsluttende beretning for regnskabsåret 2008, at det er aftalt med området, at der iværksættes en række tiltag, samt at der føres skærpet ledelsestilsyn på området. Vores gennemgang af området for regnskabsåret 2009 er planlagt udført i starten af 2010, hvorefter effekten af indførte tiltag kan forventes afdækket. Administrationens bemærkninger: Det forventes at der i gennemgangen af området for regnskabsåret 2009 findes langt færre fejl idet der allerede er iværksat nye arbejdsgange og skærpet ledelsestilsyn. Side 7 af 7