DHF SKUM ARRANGØRMANUAL
Indhold Forord... 3 Foreningens fordele ved at arrangere DHF Skum... 3 Dansk Håndbold Forbunds værdier... 3 Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig før arrangørtilmelding.. 5 Tilmeld foreningen som DHF Skum-arrangør... 7 Økonomi... 8 DHF Skum arrangements- og træneransvarlige.... 9 Krav til trænere.... 10 Trænerpakke... 11 Procedure for deltagertilmelding... 12 PR-kampagne.... 13 Program... 14 Holdinddeling... 15 Leveringsprocedurer... 16 Diplom... 18 Fotos taget på DHF Skum... 19 Evaluering... 20 Aflysningsprocedure af arrangement... 21 Tidsplan... 22 Links... 23 2 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Forord Med DHF Skum giver Dansk Håndbold Forbund foreningen muligheden for at begejstre børn i 5-8 års alderen med håndboldoplevelser, hvor bolden, legen og læringen er i centrum. Børnenes begejstring for håndbold kommer bedst til udtryk ved engagerede og entusiastiske trænere og ledere og dem er der mange af i børnehåndbolden. Dansk Håndbold Forbund ønsker med DHF Skum at skabe de bedste rammer for, at trænere og ledere kan videregive deres entusiasme til børnene. Foreningen skal kun koncentrere sig om det vigtigste nemlig selve arrangementet DHF Skum og ikke bruge ressourcer på det administrative. Det administrative arbejde tager Dansk Håndbold Forbund sig af. Mange års erfaring fra DHF Håndboldskole har vist, at ejerskabet skal udspringe fra foreningens ønske og lyst til at arrangere et tiltag som DHF Skum for foreningens børnemedlemmer. Af samme grund giver Dansk Håndbold Forbund foreningen stor medindflydelse på selve indholdet og udformningen af DHF Skum i foreningens regi. Ved at vælge denne tilgang til DHF Skum sikrer Dansk Håndbold Forbund, at foreningens trænere og ledere oftest har en baggrund i håndboldsportens børnerækker, og at det er deres engagement og smittende entusiasme for børnehåndbold, der er garant for den gode håndboldoplevelse, som er DHF Skums varemærke. DHF Skum er Dansk Håndbold Forbunds populære håndboldskole tilpasset en yngre målgruppe, og det har kørt som selvstændigt koncept siden 2012, hvor det for første gang løb af stablen. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 3
Dansk Håndbold Forbunds værdier DHF Skum tager som alt andet i Dansk Håndbold Forbund udgangspunkt i vores værdier: Begejstring Udvikling Fællesskab Troværdighed Begejstring: Vi udstråler glæde og energi i vores samvær med både konkurrenter og kolleger. Vi er ambitiøse, sætter fremtidige mål, og ved at sejre skaber vi begejstring. Udvikling: Vi viser viljen og har modet til at gå nye veje for derigennem at kunne profilere håndbolden. Vi giver og skaber plads til dialog og nye ideer, som kan udvikle håndbolden. Fællesskab: Vi tager et fælles ansvar for, at håndbolden får succes. Vi respekterer forskelligheden og anerkender betydningen af at skabe oplevelser som et team. Troværdighed: Vi tager ansvar for, at kommunikation og dialog er baseret på gensidig tillid og troværdighed. Vi åbner ethvert samarbejde med forventningen om troværdighed fra alle parter. Dansk Håndbold Forbund forventer, at foreningen efterlever ovenstående værdier som arrangør af DHF Skum. Foreningens fordele ved at arrangere DHF Skum DHF Skum skaber liv i foreningen, og gør foreningen synlig i lokalområdet. DHF Skum er et godt tilbud om en sommeraktivitet til foreningens eksisterende såvel som nye børnemedlemmer. DHF Skum kan være det projekt, som ryster foreningens børnetrænergruppe godt sammen inden sæsonstart. DHF Skum giver foreningen mulighed for at sætte træneraspiranter i tidsbegrænset mesterlære sammen med foreningens rutinerede børnetrænere. Foreningen får inspiration via samarbejdet med Dansk Håndbold Forbund. Frem for alt - det er NEMT! Dansk Håndbold Forbund sørger for den administrative del, så foreningen kan fokusere på selve håndboldprogrammet! Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig før arrangørtilmelding Når foreningen har besluttet sig for at afholde DHF Skum, skal foreningen gøre sig følgende overvejelser. 1. Hvem er målgruppen: 5-8 årige (U6+U8)? 7-8 årige (U8)? 2. Hvor mange pladser skal foreningen udbyde? Vejledende antal pladser i forhold til faciliteter 1 hal 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller 1 hold 2 hold 3 hold 4 hold Optimalt antal deltagere 15 30 45 60 4 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Vejledende fordeling af pladser på håndboldårgange med udgangspunkt i det optimale antal deltagere. 1 hal 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller 1 hold 2 hold 3 hold 4 hold U6?? 15 15 30 U8 15 15 30 30 Foreningen bestemmer selv, hvordan fordelingen af pladser skal være. Eksempelvis kan foreningen have mange U6 spillere og færre U8 spillere, hvilket kan have indflydelse på fordelingen af antal pladser. 3. Hvor mange dage skal DHF Skum vare? Fredag Lørdag Søndag Alternativ 1 kl. 10-15 kl. 10-15 Alternativ 2 kl. 15-18 kl. 10-15 kl. 10-15 Alternativ 3 kl. 15-18 kl. 10-15 Foreningen kan også vælge andre alternativer til ovenstående forslag. Ved at arrangere DHF Skum over en weekend, bør det være nemmere at få voksne til at være instruktører. 5. Skal instruktørerne være: Foreningens egne trænere? Nye unge træneremner som assistenter? Gæsteinstruktører? 4. Skal der tilbydes forplejning og hvem skal stå for forplejningen - frivillige ledere eller hallens cafeteria? Dansk Håndbold Forbund anbefaler nedenstående antal trænere og assistenttrænere pr. træningspas/alternativ aktivitet: Alternativ 1 kl. 10-15 kl. 10-15 Alternativ 2 kl. 15-18 1 hal kl. 110-15 hal 1 hal + kl. 110-15 gym.sal 2 haller Alternativ 3 kl. 15-18 1 hold kl. 210-15 hold 3 hold 4 hold U6?? 1 tr. + 2 ass. 1 tr. + 2 ass. 2 tr. + 4 ass. U8 1 tr. + 2 ass. 1 tr. + 2 ass. 2 tr. + 4 ass. 2 tr. + 4 ass. Trænere i alt 1 tr. + 2 ass. 2 tr. + 4 ass. 3 tr. + 6 ass. 4 tr. + 8 ass. 6. Hvornår skal DHF Skum afholdes? Ved fastsættelse er datoer, er det en god idé at tage højde for fodboldcamps og evt. andre arrangementer i lokalområdet. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 5
Deadline for tilmelding er den 15. januar Tilmeld foreningen som DHF Skum-arrangør Når foreningen har gjort sig de indledende overvejelser, tilmelder foreningen sig som DHF Skum-arrangør. Før tilmelding skal foreningen: udpege én DHF Skum-ansvarlig udpege én DHF Skum-træneransvarlig (DHF Skum-ansvarlige og DHF Skumtræneransvarlige kan være en og samme person) booke hallen i god tid (gerne mindst et år i forvejen) sørg for at få en skriftlig bekræftelse på, at hallen er booket! udarbejde budget - Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet en budgetskabelon, som er tilgængelig på www.dhf.dk. Når forening har ovenstående på plads, tilmelder foreningen sig som DHF Skumarrangør i HåndOffice (www.haandoffice.dhf.dk) Ved tilmelding som arrangør skal foreningen skal foreningen bestille Dansk Håndbold Forbunds PR-materialer. Deadline for tilmelding er den 15. januar. Tips Dansk Håndbold Forbund anbefaler at kontakte kommunen med henblik på: at søge om fritagelse for betaling af halleje, hvis foreningen betaler det. at foreningens arrangement bliver en del af kommunens sommerferietilbud til kommunens skoleelever (hvis sådan udbydes af kommunen). evt. økonomisk tilskud eks. pr. deltager med bopæl i kommunen eller anden form for økonomisk tilskud, hvis kommunen tilbyder det. 6 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Økonomi Foreningen bestemmer selv ved tilmelding, hvor stor del en af deltagergebyret for-eningen ønsker at få udbetalt. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at deltagergebyret er kr. 375,-, hvoraf foreningen får kr. 100,- til at dække eventuelle omkostninger. Dansk Håndbold Forbund tilbageholder kr. 275,- af deltagergebyret inkl. betalingsgebyr på kr. 25,-. Beløbet dækker udgifter til eksempelvis deltager-/trænerpakke, logistik, PR-materialer m.m. Som arrangørforening får foreningen materialer og serviceydelser fra Dansk Håndbold Forbund, som overstiger det beløb, som Dansk Håndbold Forbund tilbageholder af deltagergebyret. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at deltagergebyret er kr. 375,- for DHF Skum Antal deltagere 15 30 45 60 Deltagerbetaling ekskl. gebyr 375 375 375 375 Foreningsandel 100 100 100 100 DHF s andel 250 250 250 250 Betalingsgebyr 25 25 25 25 Udbetales til foreningen 1.500 3.000 4.500 6.000 Værdi af deltagerpakke 5.400 10.800 16.200 21.600 Værdi af trænerpakke 1.500 3.000 4.500 6.000 Samlet værdi 8.400 16.800 25.200 33.600 Udbetalingsprocedure Dansk Håndbold Forbund overfører foreningens andel af deltagergebyret til foreningens konto i ugen, efter DHF Skum er gennemført. Har foreningen brug for at få udbetalt pengene på et tidligere tidspunkt, kan foreningen kontakte Dansk Håndbold Forbund herom. Foreningen kan i HåndOffice løbende følge med i økonomien for DHF Skum. Foreningen kan ligeledes trække den endelige afregningsspecifikation i Hånd- Office. Eventuelle tilkøb modregnes foreningens andel af deltagergebyret. Er købet mindre end foreningens andel af deltagergebyret, købes materialerne ekskl. moms. Køb udover foreningens andel af deltagergebyret tillægges moms. Hvis foreningen arrangerer mere end et DHF Skum, afregner Dansk Håndbold Forbund hvert DHF Skum for sig. Dvs. arrangerer en forening eksempelvis flere DHF Skum, regnes arrangementerne ikke sammen, således at foreningen kan opnå flere gratis trænerpakker, end det enkelte arrangements deltagerantal godtgør. Priser på ekstra materialer Priser for eksempelvis ekstra deltager-/ trænerpakke, ekstra bolde el. lign. findes i HåndOffice. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 7
DHF Skum arrangementsog træneransvarlige Tips Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen uddelegerer opgaverne på flere personer Det er en god idé at holde morgensamling inkl. morgenbrød med trænere, inden børnene kommer i hallen. Ved udfyldelse af børneattester er det en god idé at markere feltet, hvor det er Danmarks Idræts-Forbund, DIF, som tager sig af en eventuel pædofilisag. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen uddelegerer opgaver i forbindelse med DHF Skum på flere personer. Ved at følge dette råd sikrer foreningen, at viden og erfaring ikke går tabt, hvis en frivillig leder ikke længere ønsker at være med til at arrangere DHF Skum. Som minimum bør foreningen dele opgaverne mellem en arrangementsansvarlig og en træneransvarlig. Den arrangementsansvarliges opgaver Overordnet planlægning Hvilke overvejelser skal foreningen gøre sig Tilmelde foreningen som arrangør af DHF Skum Økonomi Kontakt til Dansk Håndbold Forbund, hallen, øvrige leverandører og andre frivillige ledere/hjælpere Ansvarlig for at gennemføre PR-kampagne Sikre at foreningen bestiller trænerbeklædning i HåndOffice Indhente børneattester på trænere/instruktører som foreningen ikke allerede har børneattester på Evt. lokale sponsor-/leverandøraftaler af diverse materialer, mad eller frugt-ordning. Det er den arrangementsansvarliges ansvar, at lokale aftaler ikke er i strid med Dansk Håndbold Forbunds arran-gøraftale Info til deltagere 14 dage før DHF Skum Ansvarlig for pakning og fordeling af deltager- og trænerpakker Ansvarlig for bestilling af diplomer Sikre foreningens og deltagernes evaluering Den træneransvarliges opgaver Træffe aftaler med trænere samt registrere trænerne i HåndOffice. Udarbejde overordnet og/eller detaljeret program for DHF Skum (Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet forslag til program) fholde trænermøde før DHF Skum for at sikre, at alle trænere kender deres opgaver Holdinddeling af deltagerne på mindre hold. Dansk Håndbold Forbund anbefaler at dele deltagerne efter køn og alder Gennemføre DHF Skum Det er en god idé at pakke deltagerpakkerne dagen før DHF Skum samt nummerere bolde og drikkedunke. 8 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Krav til trænere Alle trænere, som er 15 år og ældre, skal udfylde en børneattest samt opnå godkendelse af denne fra Det Centrale Kriminalregister. Det er et krav for at have tilladelse til at fungere som træner for børn og dermed på DHF Skum. Dansk Håndbold Forbund kræver ikke, at børneattester indsendes til forbundet. Foreningen skal på tro og love markere i HåndOffice, at foreningen har indhentet og indsendt børneattester på den enkelte træner/instruktør til Det Central Kriminalregister De ansvarlige trænere skal minimum være 18 år samt besidde kompetencerne til at lede og gennemføre træningen. Assisterende trænere skal være minimum 13 år og være modne til at tage et selvstændigt ansvar for øvelser og ikke mindst deltagerne. Dansk Håndbold Forbunds budskaber om god børnetræning efterleves. Børns motoriske og fysiske udvikling skal stimuleres gennem alsidig træning og leg - undgå for tidlig specialisering Børn er forskellige, men alle børn skal føle sig trygge og værdsatte på holdet Børn skal opleve, at håndbold er sjovt - det er et holdspil baseret på fair play, respekt og engagement Børn skal have bolden mest muligt, når de træner Mange børn skal prøve at stå på mål - men de skal også prøve andet Træningen skal tilrettelægges, så den tager udgangspunkt i børnenes udvikling og naturlige behov for aktivitet Intensitet og fart er vigtigt for fastholdelsen af børnenes interesse og opmærksomhed i træningen - skud på mål er godt, men lange rækker af børn er skidt Alle trænere skal udfylde en børneattest samt opnå godkendelse af denne fra Det Centrale Kriminalregister DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 9
Trænerpakke Foreningen får én gratis trænerpakke pr. otte tilmeldte DHF Skum-deltagere. Bestilling af trænerpakke foretages i HåndOffice. Ønsker foreningen at modtage trænertøj til at prøve størrelser efter, skal det være bestilt senest den 1. april. Efterfølgende sendes pakken hurtigst muligt. Dansk Håndbold Forbund fakturerer foreningen et gebyr på kr. 150,- for denne forsendelse. Gebyret modregnes i foreningens andel af deltagergebyret. Ønsker foreningen at købe yderligere trænerpakker, forefindes priser på produkterne i HåndOffice. Foreningen skal have bestilt trænerpakker, senest 14 dage før foreningens DHF Skum begynder! Bestiller foreningen trænerpakker senere, forbeholder Dansk Håndbold Forbund sig ret til at fakturere fragt og pakning for forsendelsen. 10 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Procedure for deltagertilmelding Deltagertilmelding kan kun foregå online på www.dhf.dk eller i HåndOffice. Kan eller ønsker forældre ikke at betale online, har både Dansk Håndbold Forbund og foreningen mulighed for at tilmelde deltagere manuelt i HåndOffice. I disse tilfælde sendes der automatisk et girokort til deltagerens forældre. Foreningen må ikke tage imod betaling kontant! Den offentlige deltagertilmelding åbner den 1. februar kl. 10.00 forudsat at den 1. februar er en hverdag, eller datoen ikke kolliderer med andre tiltag i Dansk Håndbold Forbund. Er den 1. februar en fridag, skubbes tilmelding til den førstkommende hverdag. Det er muligt at give egne medlemmer mulighed for at tilmelde sig foreningens DHF Skum fra og med den 1. januar og indtil den 1. februar kl. 10.00. Foreningen har også mulighed for at lukke sit arrangement helt, så det kun er deltagere, som foreningen aktivt inviterer, der kan tilmelde sig arrangementet. Gør foreningen brug af denne mulighed, er det foreningens eget ansvar at invitere alle de deltagere, som, foreningen ønsker, skal have mulighed for at tilmelde sig foreningens DHF Skum. Framelding Forældre har mulighed for at framelde deres barns deltagelse på DHF Skum. Sker framelding inden 30 dage før foreningens DHF Skums første dag, refunderes deltagerbetalingen mod et gebyr på kr. 200,-, som tilfalder Dansk Håndbold Forbund. Betalingsgebyret på kr. 25,- refunderes ikke. Sker frameldingen efter skæringsdatoen 30 dage før foreningens DHF Skums første dag, refunderes deltagergebyret ikke. I sådan et tilfælde får foreningen sin andel af deltagergebyret, og den tilmeldte deltager har naturligvis krav på at få udleveret sin deltagerpakke. Ændring af bestilling Deltageren har mulighed for at ændre sin bestilling online. Denne mulighed lukker, når deltagerpakken sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Efterfølgende er det foreningen, som skal bestille nyt og returnere ikke-brugte produkter. Deltagertilmelding kan kun foregå online på www.dhf.dk eller i HåndOffice Ved tilmelding bestiller deltagernes forældre en deltagerpakke. Prisstigning Tilmeldinger fra og med 30 dage før foreningens DHF Skum tillægges et gebyr på kr. 75,-. Gebyret tilfalder Dansk Håndbold Forbund. Tilmeldingsfrist Onlinetilmeldingen lukker fire dage, før foreningens DHF Skum begynder. I de fire dage op til DHF Skum har både foreningen og Dansk Håndbold Forbund mulighed for at tilmelde deltagere manuelt i HåndOffice. Ved manuel tilmelding sender Dansk Håndbold Forbund faktura på deltagergebyret til deltagerens forældre. Drikkedunk Alle deltagerne på årets Håndboldskole får følgende: Flot PUMA sæt Select kvalitets håndbold Så skynd jer med tilmeldingen - det bliver sommerens bedste oplevelse! et diplom DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 11
en flot T-shirt fra PUMA, en kvalitetshåndboldbold en drikkedunk samt PR-kampagne DHF Skum 2014 Leg, læring og sjove oplevelser Diplom - For deltagelse på DHF Skum Diplomet tildeles Ved arrangørtilmelding har foreningen mulighed for at bestille DHF Skum gratis PR-materialer til lokal PR-kampagne målrettet egne og/eller naboforeningers medlemmer. Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet bannere til web samt pressemeddelelsesskabeloner, som foreningen kan gøre brug af. Bannere og pressemeddelelse findes på www.dhf.dk. DHF Skum i 2014 Brøndby HK Powered by Vær med på Skum Årgang 2005-2008 D. 12.12-15.12.2013 DHF s håndboldskole for U6 & U8-spillere Så er det tid til at melde sig til sommerens fedeste ferietilbud. Der er nu åbnet for tilmelding til DHF s nye håndboldskole, Skum, som er lavet målrettet for piger og drenge født i 2005 og 2006. FORENING arrangerer DHF Skum DATO i HAL Tilmelding foregår på www.dhf.dk. Skum er en sjov og udfordrende måde for børnene til at blive bedre til håndbold på. Det to dage lange forløb er et miks mellem leg, spil og træning med fokus på den gode oplevelse i håndbold. På Skum får alle deltagerne en flot T-shirt fra PUMA, en kvalitets håndboldbold fra Select, en drikkedunk samt et diplom som bevis på, at man har deltaget på håndboldskolen. Så skynd jer med tilmeldingen det bliver sommerens bedste oplevelse! Ønsker du at vide mere om FORENINGS DHF Skum, kan du kontakte NAVN på TLF. NR. På DHF Skum får du DHF Skum i 2014 Brøndby HK Powered by Årgang 2005-2008 D. 12.12-15.12.2013 Dansk Håndbold Forbund opfordrer ligeledes foreningen til at bruge egne medlemslister med henblik på at invitere medlemmerne til at deltage på foreningens DHF Skum via HåndOffice. Har foreningen i det foregående år arrangeret DHF Skum, kan deltagerlisten fra det foregående år bruges til at invitere deltagere til foreningens DHF Skum. PR-kampagne i januar Info på foreningens website PR til egne medlemmer PR til naboforeninger Opslag på skoler i børnehaver Pressemeddelelse til dag- og ugeblade Evt. PR til børnehåndboldstævner Fra februar og fremefter laves der eventuelt løbende PR, hvis foreningen vurderer, at der er behov for det. fra Select, et diplom Program Dansk Håndbold Forbund anbefaler foreningen at tage udgangspunkt i et af to nedenstående forslag til program 2 dage 3 dage Trænerpåsætning Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at det er de samme trænere, som børnene har på hele DHF Skum. På www.dhf.dk kan foreningen downloade forslag til programmer, forslag til øvelser og aktiviteter Den træneransvarlige udarbejder et overordnet program med træningspas. Foreningen kan med fordel sætte overskrifter på de enkelte træningspas og efterfølgende uddelegere opgaven med detailplanlægning af træningen til de enkelte trænere. Stationstræning vil i høj grad være anvendelig til DHF Skum. Selve indholdet i træningen på DHF Skum bør tage udgangspunkt DHF s aldersrelaterede træning for U6/U8 I HåndOffice kan foreningen downloade forslag til programmer, forslag til øvelser og alternative aktiviteter. 12 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Holdinddeling Dansk Håndbold Forbund anbefaler at inddele deltager i mindre hold á 15-20 deltagere, som udgør et stamhold, som deltagerne hører til. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at foreningen inddeler deltager i stamhold efter nedenstående kriterier: Alder (U6 eller U8) Køn (hvis deltagerantallet og sammensætning af køn tillader det) Hvis det på førstedagen af DHF Skum viser sig, at holdinddelingen ikke er hensigtsmæssig, er det en god idé at bytte enkelte deltagere mellem de enkelte hold, så alle deltagere får en god oplevelse. Tag hensyn sociale relationer, når der flyttes deltagere fra et hold til en andet. Dansk Håndbold Forbund anbefaler, at der til hvert hold/træningspas er tilknyttet to trænere og evt. en assistenttræner. Vejledende antal hold og deltagere pr. hold. 1 hal 1 hal 1 hal + 1 gym.sal 2 haller U6 1 hold á 15 delt. 1 hold á 15 delt. 1 hold á 15 delt. 2 hold á 15 delt. U8 1 hold á 15 delt. 1 hold á 15 delt. 2 hold á 15 delt. 2 hold á 15 delt. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 13
Leveringsprocedurer Foreningen skal have bestilt trænerpakker senest 14 dage før, arrangementet begynder! Dansk Håndbold Forbund sender deltagerog trænerpakker efter følgende terminer: Første levering Sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner, 11 dage før DHF Skum begynder. Sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager, 7 dage før DHF Skum begynder. Forsendelsen skal være fremme, 6 dage før DHF Skum begynder. Er dette ikke tilfældet, er det foreningens ansvar at tage kontakt til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Foreningen skal have bestilt trænerpakker senest 14 dage, før arrangementet begynder! Evt. anden levering Sendes til pakning hos Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner, 4 dage før DHF Skum begynder. Sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager, 4 dage før DHF Skum begynder. Forsendelsen skal være fremme, 3 dage før DHF Skum begynder. Er dette ikke tilfældet, er det foreningens ansvar at tage kontakt til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Track & Trace Hver forsendelse kan spores via trak & trace. Foreningen modtager en e-mail med track & trace-nummer på hver forsendelse, som sendes fra Dansk Håndbold Forbunds logistikpartners lager. Modtagelse af materialer Det er foreningens ansvar, at der er en person til at modtage og kvittere for modtagelse af materialerne. Foreningen kan ved tilmelding oplyse, at forsendelsen må stilles på modtageradressen, uden at der kvitteres for modtagelse. Giver foreningen tilladelse til dette, sker det på foreningens ansvar og risiko. Eventuelt økonomisk tab pga. defekte varer forårsaget af vejret, tyveri etc. dækkes af foreningen. Ved forsendelser på paller er fragtmanden orienteret om at kontakte det af foreningen opgivne tlf. nr. 30 min før levering! Dansk Håndbold Forbund kan desværre ikke garantere, at dette sker. Forbehold Dansk Håndbold Forbund tager forbehold for, at ovenstående leveringsdage er lørdage eller søndage. I disse tilfælde sørger Dansk Håndbold Forbund for at ændre i leveringsterminer, så foreningen får materialerne på fredage. Defekte materialer bytteprocedure Dansk Håndbold Forbund bytter naturligvis defekte varer. Defekte varer SKAL returneres til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Proceduren for dette er: Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner orienteres pr. telefon eller mail, hvorefter materialer sendes senest dagen efter. Foreningen indtaster returforsendelse i HåndOffice Foreningen sender defekte varer retur til Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner. Det er selvfølgelig i orden at afvente, til arrangementet er færdig med henblik på at samle eventuelle flere varer i en forsendelse. Dansk Håndbold Forbunds logistikpartner er pt. Textil Print ApS, Bakkelyvej 2, 8680 Ry Telefon: 8689 3233 E-mail: ordre@textilprint.dk 14 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Diplom Dansk Håndbold Forbund giver alle deltagere på DHF Skum et gratis diplom. Foreningen skal bestille diplomer online. DHF Skum 2014 Leg, læring og sjove oplevelser Procedure for bestilling af diplomer: 1. Foreningen tager holdbilleder af de enkelte hold (10-25 deltagere). Det er en god idé at gøre det, som det første punkt på programmet, hvor alle deltagerne har deres DHF Skum T-shirt og shorts på. 2. Billederne uploades til www.onlineprint.dk senest kl. 12.00 på dag et af arrangementet. Brugernavn og kode til www.onlineprint.dk findes i HåndOffice. 3. Foreningen modtager diplomerne senest to hverdage efter bestilling Diplom - For deltagelse på DHF Skum Diplomet tildeles Begynder foreningens arrangement en fredag eller i weekenden, kan foreningen tidligst forvente at modtage diplomerne onsdag i den efterfølgende uge. Det påhviler foreningen at udlevere/sende diplomerne til deltagerne. Ønsker foreningen at udlevere diplomer uden holdbillede, kan diplomer bestilles til en hver tid på www.onlineprint.dk. Tip Det er en god idé at bestille ekstra diplomer, hvis foreningen ønsker at skrive navn på diplomerne. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 15
Fotos taget på DHF Skum Kilde: Danmarks Idræts-Forbund Når deltageren tilmeldes DHF Skum, skal forældrene tage stilling til, om Dansk Håndbold Forbund og foreningen må vise portrætfotos/portrætlignende fotos taget på DHF Skum på foreningens/forbundets website eller i PR-materialer. Foreningen skal respektere et evt. afslag på at bruge portrætfotos/portrætlignende fotos. Situationsbilleder må frit bruges på nettet, hvis de er harmløse. Portrætbilleder skal man altid have lov til at bruge. Generelt skal man være varsom med at offentliggøre billeder på en foreningens website. Det er nemlig ikke alle billeder, man må publicere uden at have fået lov. Portrætbilleder Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have fået lov af den person, der er på billedet - og af forældrene, hvis det er et barn, der er taget billede af - før man lægger billedet på websitet. Dette billede har karakter af et portrætbillede og kræver altså tilladelse fra kvinden på billedet. Her er der også tale om et portræt. Manden på billedet skal altså have accepteret at billedet bringes på en hjemmeside. Måske er dette billede på kanten af at være et portrætbillede, men en accept fra pigen forrest i billedet vil være at foretrække. Situationsbilleder Situationsbilleder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet, kan som udgangspunkt frit lægges på en foreningens website, hvis de er harmløse. Men hvis et situationsbillede kan krænke en eller flere personer på billedet, skal foreningen spørge om lov, før billedet lægges billedet på websitet. Her er der tale om et situationsbillede. Billedet viser tydeligvis en mad-situation og har ikke manden som hovedmotiv. Heller ikke her er der tale om et portrætbillede, selvom man sikkert kan genkende flere af dem på billedet. Et holdbillede som dette eller andre fra en idrætssituation må frit lægges på en klubs hjemmeside. Husk dog at billederne skal være harmløse. 16 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Evaluering Dansk Håndbold Forbund formoder, at foreningen gerne vil have en tilbagemelding fra deltagerne i forhold til DHF Skum. Ligeledes vil Dansk Håndbold Forbund meget gerne have en tilbagemelding både fra foreningen og deltagerne. Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet evalueringsskabeloner, som foreningen kan bruge eller rette til. Skemaet er tilgængeligt på www.dhf.dk. Aflysningsprocedure af arrangement Ønsker foreningen at aflyse DHF Skum pga. for få tilmeldinger, skal foreningen træffe beslutningen og meddele det til Dansk Håndbold Forbunds håndboldskolekonsulent senest: Den 15. maj for DHF Skum til og med uge 28 Den 15. juni for DHF Skum fra og med uge 29 til og med uge 35 Proceduren for aflysning er: 1. Dansk Håndbold Forbund underrettes om aflysningen 2. Dansk Håndbold Forbund kontakter tilmeldte deltageres forældre pr. mail med henblik på. at blive flyttet til et andet DHF Skum eller få deltagergebyret retur 3. Foreningen aflyser lokale aftaler 4. Har foreningen modtaget trænertøj eller andre materialer fra Dansk Håndbold Forbund, aftales efterfølgende procedure ift. økonomi/returforsendelse Det er uden økonomisk risiko for foreningen at udbyde et arrangement - dog med forbehold for ovenstående punkt 4. DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 17
18 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL
Tidsplan Foreningen Dansk Håndbold Forbund 1. nov. Arrangørtilmelding åbner i HåndOffice? 15. dec. PR-materialer sendes til arrangør tilmeldt inden den 14. december 1. jan. Foreningen laver lokal PR Mulighed for at deltagere kan tilmelde sig via invitationen 15. jan. Evt. send forespørgsel til kommunen Arrangørtilmelding lukker om fritagelse for betaling af halleje, andet tilskud og få DHF Skum med i kommunens aktivitetsfolder 16. jan. PR Materiale sendes til arrangører tilmeldt inden den 15. januar 1. feb. Offentlig deltagertilmelding åbner kl. 10.00 Lokal pressemeddelelse Landsdækkende pressemeddelelse 1. apr. Deadline for at bestille trænertøj til at prøve størrelse 15. maj Deadline for aflysning af DHF Skum til og med uge 28 15. juni Deadline for aflysning af DHF Skum uge 29 til 35 Bestilling af trænerpakker Levering af materialer Se afsnittet Trænerpakker Se afsnittet Leveringsprocedure Udbetaling af forenings andel af deltagergebyr Se afsnittet Økonomi Okt./nov. Booke hallen til næste års DHF Dansk Håndbold Forbund evalueringsmøder i Skum forbindelse med landskampe hhv. øst og vest for Storebælt 2-3 uger før foreningens DHF Skum kontakter foreningen tilmeldte deltagere via e-mail med information om: Tid og sted Overordnet program, herunder evt. forplejning og overnatning Beklædning, som deltagerne skal medbringe (hvis deltagerne skal udenfor, i svømmehallen etc.) Kontaktoplysninger på ansvarlige ledere, som forældre kan kontakte under arrangementet Dansk Håndbold Forbund har udarbejdet en standard tekst, som er tilgængelig på www.dhf.dk Links HåndOffice www.haandoffice.dhf.dk Dansk Håndbold Forbund www.dhf.dk Diplom ww.onlineprint.dk - support fås på tlf. 8733 6670 DHF SKUM - ARRANGØRMANUAL 19