Bilag til Retningslinjer for tilskud til folkeoplysende foreninger i Køge Kommune Vejledning om afregning af lokaletilskud for folkeoplysende foreninger og Kulturafdelingen i Køge Kommune Kultur- og Fællesforvaltningen Kulturafdelingen 2012
Forord Denne vejledning om afregning af lokaletilskud indeholder oplysninger om tilskudsberettigede udgifter samt opgørelse af aktivitetstimer. - Der henvises desuden til retningslinier for tilskud til frivillige folkeoplysende foreninger i Køge Kommune. Retningslinierne kan hentes på www.køgefritid.dk Vigtigt - Alle udgifter skal på forlangende kunne specificeres og dokumenteres for både revision og Kulturafdelingen! Venlig hilsen Kulturafdelingen 2
Indholdsfortegnelse Forord 2 Indholdsfortegnelse 3 for foreninger i Køge Kommune 4 Hvad ydes der tilskud til? 4 Egne lokaler og lejrpladser hvad ydes der tilskud til? 4 Lejede private lokaler og lejepladser hvad ydes der tilskud til? 4 Tilskudsberettigede udgifter 5 Hvilke udgifter er tilskudsberettigede? 5 Lejebeløb 5 Skatter 5 Afgifter 5 Forsikringer (ejendomsforsikring) 5 Ordinær vedligeholdelse af lokaler 6 Opvarmning/belysning 6 Rengøring 6 Fornødent tilsyn/vagtordning med bygninger/lejrpladsen 6 Lejeindtægter (fremleje, udlejning) 7 Aktivitetstimer 8 De maksimale lokaletilskudssatser /timepriser i 2012 8 De maksimale lokaletilskudssatser /timepriser i 2013 8 Aktivitetstimer der kan medtages 8 Opgørelse af aktivitetstimer 9 Særligt vedr. opgørelse af aktivitetstimer for Bowlingklubber 10 3
for foreninger i Køge Kommune Hvad ydes der tilskud til? Køge Kommune yder tilskud til driftsudgifter til idrætshaller samt andre lokaler og lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til brug for folkeoplysende foreningsarbejde for børn og unge under 25 år. Der ydes tilskud med 65 % af nedenstående driftsudgifter for afregning af lokaletilskud. Egne lokaler og lejrpladser hvad ydes der tilskud til? a. Renter af prioritetsgæld, hvis låneprovenuet er anvendt til anlægsudgifter vedrørende lokalet. b. Skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen. c. Udgifter til almindelig vedligeholdelse af bygninger og udendørsarealer. d. Udgifter til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. Lejede private lokaler og lejepladser hvad ydes der tilskud til? a. Det afholdte lejebeløb. b. Afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten. c. Udgifter til opvarmning, belysning, rengøring og eventuelt fornødent tilsyn. d. I særlige tilfælde leje af omklædningsrum i forbindelse med udendørstræning, hvor det er nødvendigt at leje omklædningsrum. Dette skal på forhånd være godkendt af kommunen. 4
Tilskudsberettigede udgifter Hvilke udgifter er tilskudsberettigede? a. Renter af prioritetsgæld vedr. egne lokaler og lejrpladser. b. Renter og administrationsgebyr af gæld, der er tinglyst på ejendommen. c. Byggelånsrenter fra det tidspunkt, ejendommen tages i brug. d. Renter ved tinglyst ejerpantebrev, når banklånet afløser et byggelån, efter at byggeriet er afsluttet. Der ydes ikke tilskud til afdrag på lån samt renter af kassekredit og forbrugslån, morarenter, strafgebyrer og lignende. Lejebeløb Tilskuddet gives til det aftalte, godkendte lejebeløb (udgifter til varme, el, vand, rengøring og evt. fornødne tilsyn) samt afholdte udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten. Der ydes tilskud til foreningens entrégivende lukkede medlemsarrangementer men ikke til offentlige entrégivende arrangementer. Der kan ydes tilskud til halleje til turnering, hvis der ikke tages entré, eller der er givet dispensation (dette gælder dog ikke i svømmehaller og bowlinghaller). Der kan ikke ydes tilskud til foreningens lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil f.eks. andespil, bingospil o.l. hvori indgår økonomisk gevinst for foreningen eller dennes medlemmer samt depositum og indskud til husleje. Der kan ikke ydes tilskud til foreningens udgifter til leje af kontorlokaler og udendørsanlæg (bortset fra lejrpladser) samt udgifter til leje af hytter o.l. udenfor landets grænser. Skatter Der ydes tilskud til foreningens udgifter til skatter, der vedrører ejendommen eller lejrpladsen, samt udgifter til renovation (f.eks. leje af container) og udgifter til skorstensfejer. Afgifter Der kan ydes tilskud til foreningens udgifter til f.eks. vand, kloakbidrag, miljøafgift samt Falck-abonnement der vedrører ejendommen (f.eks. pulverslukker og brandslukningstæpper). Forsikringer (ejendomsforsikring) Der kan kun ydes tilskud til foreningens udgifter til forsikringer, der vedrører ejendommen (lejrpladsen), f.eks. brand, glas, hus og grundejerforsikring. Eksempler på ikke tilskudsberettigede forsikringer: Erhvervs- og erhvervsansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring og løsøreforsikring. 5
Ordinær vedligeholdelse af lokaler Der kan ydes tilskud til foreningens udgifter til almindelig vedligeholdelse ifølge lejekontrakten. Egentlige fornyelser er som udgangspunkt forbedringer, der ikke er tilskudsberettigede. Udgifter til fornyelser er dog i særlige tilfælde tilskudsberettigede, hvis det kan godtgøres/bevises, at fornyelsen ville være billigere end reparationen. Der kan ydes tilskud til foreningens udgifter til indkøb af nøgler, vedligeholdelse af belysning, herunder indkøb af el-pærer og lysstofrør. Desuden ydes tilskud til foreningens driftsudgifter til maskiner, der bruges i forbindelse med vedligeholdelse af ridebaner og lejrpladser. Der ydes ikke tilskud til foreningens udgifter til vedligeholdelse og reparation af inventar, møbler, rekvisitter og udstyr herunder vedligeholdelse og udskiftning af hårde hvidevarer o.l. Eksempler på ikke tilskudsberettigede udgifter: borde, stole, spejle, tv og pcudstyr, maskiner og redskaber til fitness m.m. Opvarmning/belysning Her kan der ydes tilskud til foreningens udgifter til fyringsolie, petroleum, fjernvarme, gas, el og brænde. Rengøring Der kan ydes tilskud til foreningens udgifter til løn til rengøringspersonale og rengøringsartikler til rengøring af lokalet/lokalerne samt udgifter til lovpligtig arbejdsskadeforsikring i forbindelse med rengøringen. Gebyr og administrationsudgifter ved anvisning af løn er ikke tilskudsberettiget. Udgifter til rengøring af maskiner til f.eks. fitnessudstyr er ikke tilskudsberettiget. Her gælder det både for rengøringsløn og rengøringsartikler. Der kan ikke ydes tilskud til personlig hygiejne så som håndsæbe, papirhåndklæder, toiletpapir, vaskemidler og lign. Hvis der udbetales løn til rengøring, skal det indberettes til SKAT. Fornødent tilsyn/vagtordning med bygninger/lejrpladsen Der ydes tilskud til foreningens udgifter til tilsyn med lokaler og lejrpladsen, hvis omfanget er godkendt af kommunen. Hvis tilsynet er godkendt, kan der også ydes tilskud til den lovpligtige ulykkesforsikring. Der kan ikke ydes tilskud til vagtordning, hvis der kun er tale om sikring af varelager i f.eks. kiosk. Etableringsudgifter til alarmanlæg dækkes af klubben, foreningens 6
driftsudgifter til reparation og vedligeholdelse af anlæg er tilskudsberettiget med max 1.500 kr. årligt. Der ydes ikke tilskud til abonnement og opkaldsudgifter. Der kan ikke ydes tilskud til udgifter til tilsyn med aktiviteter, der foregår i lokaler og på lejrpladsen. Lejeindtægter (fremleje, udlejning) Alle foreninger, der modtager leje- eller fremlejeindtægter for egne eller lejede lokaler, skal fratrække/oplyse om indtægten på foreningens ansøgning om lokaletilskud. Reglerne er: 1. Foreninger med egne lokaler skal fratrække lejeindtægter, hvis der lejes ud til en forening, som er berettiget til at modtage lokaletilskud. 2. Foreninger med egne lokaler skal ikke fratrække lejeindtægter fra lejere, som ikke selv er berettigede til at modtage lokaletilskud efter folkeoplysningsloven. 3. Det er en forudsætning for at opnå lokaletilskud, at foreningens primære formål udgør hovedanvendelsen af lokalerne. 4. Foreninger, der får indtægter ved at fremleje lokaler, de selv har lejet sig ind i, skal fratrække fremlejeindtægten. 5. Indtægter ved bortforpagtning og cafeteria skal fratrækkes. 7
Aktivitetstimer Lokaletilskuddet beregnes på grundlag af de afholdte tilskudsberettigede udgifter. Der kan dog kun ydes tilskud svarende til det faktiske antal aktivitetstimer efter godkendte timepriser fastsat af Kulturudvalget i Køge samt de vejledende timepriser fastsat af Kommunernes Landsforening. Der ydes ikke tilskud til driftsudgifter eller lejeudgifter vedr. egne og lejede lokaler for den del af udgifterne, der overstiger 120,75 kr. pr. aktivitetstime (2012) Dette gælder også for ridehaller. De maksimale lokaletilskudssatser /timepriser i 2012 Køge Kommune Haller, bortset fra ridehaller: Perioden fra 1.1. 31.12.2012 = 77,50 kr. pr. time Andre lokaler inkl. ridehaller, bowlinghaller: 120,75 kr. pr. time Udenfor Køge Kommune Haller i andre kommuner hele året - bortset fra ridehaller 241,50 kr. pr. time Andre lokaler inkl. ridehaller og bowlinghaller: 120,75 kr. pr. time De maksimale lokaletilskudssatser /timepriser i 2013 Køge Kommune Haller, bortset fra ridehaller: Perioden fra 1.1. 31.12.2013 = 79,00 kr. pr. time Andre lokaler incl. ridehaller, bowlinghaller: 122,55 kr. pr. time Udenfor Køge Kommune Haller i andre kommuner hele året - bortset fra ridehaller: 245,15 kr. pr. time Andre lokaler incl. ridehaller og bowlinghaller: 122,55 kr. pr. time Aktivitetstimer der kan medtages Hvis foreningen benytter flere selvstændige lokaler i samme ejendom, kan aktivitetstimerne medregnes for hvert enkelt lokale, når der foregår foreningsaktiviteter. Lokaler som bad, omklædningsrum, gang, depotrum, garage o.l. samt kontor og mødelokaler for bestyrelsen kan ikke medregnes som aktivitetslokaler. 8
Opgørelse af aktivitetstimer Opgørelse over aktivitetstimer skal opgøres særskilt for egne og lejede lokaler pr. lokale pr. år., og ikke som antal deltagere x timer i de pågældende lokaler! Eksempel på opgørelse af aktivitetstimer: Antal aktivitetstimer i året Forenings- og aktivitetslokaler: Antal aktivitetstimer pr. år Lokale 1(navn på lokale/hytte): Lokale 2(navn på lokale/hytte): Lokale 3 (navn på lokale/hytte): Lokale 4 (navn på lokale/hytte): Særligt vedr. opgørelse af aktivitetstimer for rideklubber Af Folkeoplysningsbekendtgørelsen 13, stk. 4 fremgår bl.a., at tilskud til rideklubbers udgifter til ridehal og rytterstue ydes efter reglerne i Folkeoplysningsbekendtgørelsen 13, stk. 1-3, idet tilskud til udgifterne til rytterstue dog maksimalt ydes for 1¼ time om ugen pr. 5 medlemmer og højst 4 timer pr. dag. Der kan ikke ydes tilskud til udgifter til stald. Reglerne omkring tilskud til rytterstue betyder, at en klub maksimalt kan få tilskud 28 timer om ugen (4 timer pr. dag), og det er endda forudsat, at klubben har mindst 112 medlemmer under 25 år. Eksempel på beregning af ovenstående oplysninger: Samlet antal medlemmer 112/maksimalt antal medlemmer 5 = 22,4 medl. 22,4 medl. * maks. 1,25tm = 28 timer om ugen 28 timer om ugen * 52 uger = 1456 timer årligt Eksempel: Der ydes kun tilskud til de lokaler, hvor der foregår klubaktivitet (ridehal og rytterstue) Eksempel: Der ydes ikke tilskud til stald, staldfaciliteter, mødelokaler, kiosk, cafeteria, dommertårn, udendørsanlæg eller lignende. 9
Særligt vedr. opgørelse af aktivitetstimer for Bowlingklubber Jfr. nedenstående Administrationsgrundlag for lokaletilskud til Bowlingklubber (Godkendt i Folkeoplysningsudvalget den 25.11.2003) 1. Mødelokale Der ydes ikke tilskud til lokaler (mødelokale), hvis klubberne ikke betaler særskilt leje for at benytte lokalet. Der ydes kun tilskud i forhold til de aktivitetstimer i lokalet, hvor der foregår godkendt folkeoplysende aktiviteter. 2. Bowlinglokalet til klubtræning hvor hallen alene benyttes af tilskudsberettigede klubber Til aktivitetstimer hvor hele bowlinghallen benyttes af de tilskudsberettigede klubber samtidig og hvis ikke andre har adgang mod betaling ydes tilskud med maximalt 120,75 kr. (for kalenderåret 2012) pr. time for lokalet. Benyttes hallen af flere foreninger ydes tilskuddet efter 1/12 banetimer pr. anvendt bane af den maximale timesats. 3. Bowlinglokalet til turnering hvor andre har adgang mod betaling Som lokal ordning ydes tilskud til turnering med 3 timer pr. turnering, og for turneringskampe i 1. division med 2 timer pr. turneringskamp, uanset antal deltagere, timer og baner der bliver brugt pr. turnering. Såfremt udgiften til turnering er lavere end det maksimale tilskudsgrundlag (3 timer x 120,75 kr. i 2012) vil der blive taget udgangspunkt i udgiften. 4. Bowlinglokalet til ekstra træning hvor andre har adgang mod betaling Ekstra træning er godkendt som folkeoplysende aktivitet, hvortil der ydes lokaletilskud. Tilskuddet ydes efter 1/12 banetimer pr. anvendt bane af den maximale timesats. Klubberne anmodes om at udvide deres kontraktlige sæsonmæssige træningstid, så det dækker behovet for ekstra træning. 5. Dokumentation/regnskab Klubberne skal kunne dokumentere udgifter og skal udarbejde aktivitetstimeoversigt for enkeltbaner. Udgifter til lokaleleje skal specificeres og opføres i klubbernes regnskab. 5. Aktivitetstimeskemaer Klubberne skal udfylde aktivitetstimeskemaer, hvor klubberne dels skal opgøre enkeltbaner/aktivitetstimer jfr. ovenstående samt antallet af deltagere pr. enkeltbane/aktivitetstime. 10