ÅRSBERETNING 2014 (bemærkninger til årsnøgletal) [Retten i Sønderborg] - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2015
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Sønderborg består af Hovedtingstedet i Sønderborg, Afdelingskontor Haderslev og Afdelingskontor Tønder. Embedets dommere og øvrige jurister har fast tjenestested ved Hovedtingstedet. I 2014 var der i alt ved retten beskæftiget 63 årsværk, heraf 21 jurister. Ved hvert afdelingskontor er der 3 kontormedarbejdere, hvoraf 1 af medarbejderne ved Afdelingskontor Tønder er en servicemedarbejder, der varetager embedets telefonbetjening. Embedets jurister har lejlighedsvis tjeneste ved et af afdelingskontorerne i forbindelse med behandling af mindre straffesager, svarende til 2-3 retsdage pr. uge. Herudover behandles der begæringer om indledning af gældssanering og udvalgte fogedsager ved afdelingskontorerne svarende til ca. 1 retsdag pr. uge. Ved afdelingskontorerne varetages opgaverne, der er beskrevet i Strukturkommissionens betænkning nr. 1398/2001. Den daglige åbningstid for Hovedtingstedet er fra kl. 08.30 15.00. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er den samme som ved Hovedtingstedet, dog holder afdelingskontorerne lukket om mandagen og om fredagen for betjening af publikum. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er begrundet i antallet af medarbejdere ved afdelingskontorerne. 2. Resultater i 2014 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Nedenfor gennemgås resultaterne for 2014 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Sønderborg opnåede et produktivitetsindeks i 2014 på 106,4. Det samlede produktivitetsindeks for byretterne i 2014 var 98,4. Produktivitetsindekset for Retten i Sønderborg var det højeste produktivitetsindeks ved de danske byretter i 2014. Den meget høje produktivitet var begrundet i en høj produktivitet for behandlingen af straffesager, fogedsager og skiftesager. Produktiviteten for civile sager var lavere end for landsgennemsnittet. Dette var begrundet i, at retten i høj grad havde prioriteret at nedbringe gennemløbstiden på civile sager for at opnå de fastsatte måltal for behandlingen af civile sager svarende til, at 65 % af de civile sager med sagsgenstand under 50.000 kr. efter afsluttet hovedforhandling er behandlet under 9 måneder, at 80 % af forældre- og ægteskabssager behandles under 6 måneder, og at 62 % af øvrige civile sager behandles under 15 måneder. Disse måltal er blevet opnået i 2014, men der har været anvendt mange medarbejderressourcer for at opnå dette resultat, og produktiviteten for behandlingen af de civile sager har derfor ikke været på niveau med øvrige sagsområder. Der er allerede på nuværende tidspunkt foretaget personalejusteringer på dette område for at skabe balance mellem medarbejderressourcerne og de øvrige afdelingers sagstal. Den samlede produktivitet for behandlingen af fogedrettens sager var landets højeste med 124,4 set i forhold til produktivitetsindekset for fogedretterne i Danmark samlet i 2014 på 96,7. Produktivitetsindekset for den juridiske sagsbehandling i fogedretterne var landets næsthøjeste på 137,4 set i forhold til produktivitetsindekset for juridiske medarbejdere ved fogedretterne i Danmark samlet på 96,3, og tilsvarende for kontormedarbejderne med et produktivitetsindeks på 119,1 set i forhold til landsgennemsnittet på 94,6. Produktivitetsindekset for skifteretten var landets 5. bedste med 131,2 set i forhold til det samlede produktivitetsindeks for skifteretterne i 2014 på 113,3. Produktivitetsindekset for den juridiske sagsbehandling i skifteretten var landets næsthøjeste på 179,1 set i forhold til produktivitetsindekset for juridiske medarbejdere ved skifteretterne i Danmark samlet på 113,5. Produktiviteten for 2014 er samlet set overordentlig tilfredsstillende for Retten i Sønderborg.
4 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Retten i Sønderborg har i 2014 opfyldt målopfyldelsen for vejledende sagsbehandlingstider for alle typer af straffesager. Der er fastsat særlige måltal for gennemførelsen af voldssager, hvor 60 % af alle voldssager gennemføres inden 37 dage efter rettens modtagelse af sagen fra Anklagemyndigheden. Denne del af måltallene har retten opfyldt, men det har ikke været muligt i fuldt omfang at gennemføre 75 % af alle voldssager inden for 2 måneder. Dette skyldes ikke, at retten ikke har haft mulighed for at beramme sagerne, men at hovedforhandling i sagerne ikke har kunnet berammes inden for fristen med de forsvarere, som de tiltalte i de pågældende sager har valgt, og omberammelse af sagerne i forbindelse med udeblivelse fra hovedforhandling og forsvarsskifte tæt op til hovedforhandlingen. De vejledende sagsbehandlingstider for almindelige civile sager er endvidere opnået for de enkelte sagstyper. Dette skyldes som anført under punkt 1, at retten har gjort en særlig indsats for at nedbringe sagsbehandlingstiderne på dette område. Det bemærkes endvidere i denne forbindelse, at en medarbejder tilknyttet afdelingen, der forbereder civile sager omfattet af Retsplejelovens kapitel 39, har været under uddannelse og oplæring i afdelingen, men medarbejderen vil på nuværende tidspunkt være i stand til i fuldt omfang at indgå i opgaveløsningen. Resultatet for målopfyldelsen af de civile sager viser dog, at behandlingen af de største civile sager ikke helt er nået. Dette skyldes i det væsentlige, at retten har et større antal civile sager, der har været forelagt for Retslægerådet og Arbejdsskadestyrelsen, samt at retten har flere sagskomplekser, hvor der er omfattende syn- og skøn og andre særlige forhold under forberedelsen, der har medført, at gennemløbstiden for disse sager er blevet forlænget. Målopfyldelsen om, at 45 % af disse sager skal være endeligt afsluttet inden 15 måneder er opfyldt med 52,6 %, men målopfyldelsen om, at 60 % af disse sager skal være afsluttet inden 18 måneder er af de anførte årsager alene opnået med 52,6 %. Målopfyldelsen for fogedsagerne er opnået for de almindelige fogedsager, fogedsagerne, der behandles af en af embedets jurister, og i det væsentlige for så vidt angår betalingspåkravene. Dog har det ikke helt været muligt at behandle 55 % af betalingspåkravene inden for 2 måneder, men alene 53,4 %. Målopfyldelsen om, at 85 % af behandlingen af alle betalingspåkrav skal være afsluttet inden for 4 måneder er opnået med 92,5 %. Retten forventer i 2015 at kunne opnå målopfyldelsen om 55 % af betalingspåkravene inden for 2 måneder ved mindre omlægninger i forbindelse med forkyndelse i disse sager. Initiativer til dette område er allerede iværksat. Rettens dødboskiftesager, hvor dødsboer udleveres til privat skifte, uskiftet bo og forenklet privat skifte, overholder alle vejledende måltal på 3 måneder for privat skifte og forenklet privat skifte og 2 måneder for uskiftet bo. Alle konkursboer, tvangsopløsningssager og gældssaneringssager blev for alle sagskategorier behandlet inden for de vejledende måltal for konkursboer på 425 dage, for tvangsopløsningssager med 66 % inden for 3 måneder og gældssaneringssager inden for 150 dage. Resultat 3: Faglig kvalitet og Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Rettens afgørelser: Retten deltog i 2013 i en landsdækkende brugerundersøgelse. Både professionelle brugere og almindelige brugere deltog i undersøgelsen, der blev gennemført som spørgeskemaundersøgelse med anonyme besvarelser. Besvarelsen af spørgeskemaerne i forhold til rettens afgørelser var:
5
6
7
8 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet for medarbejderne ansat ved Retten i Sønderborg ligger under landsgennemsnittet for ansatte i staten. Sygefraværet var 6,2 sygedage pr. ansat i 2014 set i forhold til, at det gennemsnitlige sygefravær ved byretterne i Danmark var 8,9 sygedage. Retten havde i 2014 to medarbejdere sygemeldt i mere end hver 4 uger. Sygefraværet for medarbejderne generelt anses derfor for at være på et absolut acceptabelt niveau, som retten ikke vil iværksætte initiativer for at nedbringe yderligere, men naturligvis have fokus på dette område. Sygefraværet er faldet i forhold til 2013, hvor det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder var 7 dage pr. ansat. Retten havde i 2013 en lønsum på 32,1 mio. kr. Denne lønsum var i 2014 reduceret til 30,9 mio. kr., og reduktionen i lønsummen har derfor indebåret, at antallet af medarbejdere i 2014 er blevet reduceret. Reduktionen er alene sket ved naturlig afgang, fordi medarbejdere har valgt at gå på pension eller finde anden beskæftigelse. Retten havde endvidere flere medarbejdere ansat i henhold til midlertidige ansættelsesaftaler, som ikke er blevet forlænget ved aftalernes udløb. Retten har på denne måde afstemt antallet af medarbejdere i forhold til rettens bevillinger. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har den 1. marts 2015 gennemført et åbent hus-arrangement. 22 af embedets medarbejdere deltog i forskellige aktiviteter i forbindelse med afviklingen af arrangementet. Ca. 350 personer deltog som publikum i åbent hus-arrangementet. I forbindelse med arrangementet havde retten arrangeret 4 retsspil, rundvisninger ved rettens hovedtingsted, foredrag med generel information om rettens og domstolenes aktiviteter og mulighed for generelle informationer om de enkelte sagsbehandlingsområder. Retten fik mange positive tilbagemeldinger fra besøgene om arrangementet. Den 17. april 2015 deltog Retten i Sønderborg i samarbejde med Retten i Esbjerg og Anklagemyndigheden ved Syd- og Sønderjyllands Politi samt de beneficerede advokater i retskredsene i en fælles faglig temadag vedrørende behandlingen af straffesager. Mødet havde særligt fokus på fastsættelse af retningslinjer i forbindelse med anvendelse af videokonferencer ved behandlingen af straffesager, vidneafhøring af børn ved videokonference og andre udvalgte strafferetsfaglige emner. Mødet blev afholdt som opfølgning på et LEAN-projekt vedrørende behandlingen af straffesager iværksat i 2012. Den 18. november 2014 holdt retten et møde med retskredsens advokater og advokatsekretærer i forbindelse med behandling og forberedelse af civile sager. Et panel bestående af 4 af embedets jurister holdt indlæg om tilrettelæggelse og forberedelse af civile sager med fokus på ændringer i retsplejeloven, der trådte i kraft den 1. juli 2014. Der var et stort fremmøde og positiv interesse for de udvalgte emner. 80 advokater og advokatsekretærer deltog i mødet. Et større antal skoleklasser har haft lejlighed til at overvære retssager ved Hovedtingstedet. 3. Udviklingsaktiviteter i 2015 Ledelsen ved embedet har i januar 2015 afholdt et 2-dages ledelsesseminar for at udbygge samarbejdet mellem rettens forskellige afdelinger, herunder afdelingskontorerne, og få udviklet ledelseskompetencer og opnå fleksibilitet i opgaveløsningen for de enkelte afdelinger. Ledelsen havde endvidere fokus på iværksættelse af tiltag vedrørende digitale sagsbehandlingsopgaver, ressourceudnyttelse og varetagelse af arkiveringsopgaver.
9 I efteråret 2015 forventes det, at retten overgår til digital sagsbehandling af udvalgte straffesager tilståelsessager og voldssager hvor sagsbehandlingen i retten varetages elektronisk. Der er mellem Retten i Sønderborg, Retten i Esbjerg og Syd- og Sønderjyllands Politi nedsat en arbejdsgruppe, der forestår den praktiske tilrettelæggelse af denne opgave. Repræsentanter for de beneficerede advokater i de to retskredse deltager i dette udviklingsarbejde. Hovedtingstedet har i 2014 etableret digitalt udstyr i 5 retssale, og der er iværksat dialogmøder og undervisning til anvendelse af dette udstyr. I 2015 har retten taget initiativer til etablering af foranstaltninger til at højne sikkerheden i retsbygningen, og retten vil i 2015 iværksætte yderligere tiltag vedrørende sikkerhed som et særligt fokusområde. I efteråret 2015 vil retten invitere retskredsens beneficerede advokater til opfølgning af dialogmøder, som retten har afholdt i de forudgående år. Der vil endvidere i 2015 blive afholdt møde med retskredsens advokater og advokatsekretærer vedrørende behandling og forberedelse af civile sager for at sikre og iværksætte yderligere tiltag, således at de nuværende sagsbehandlingstider for civile sager kan opretholdes. I 2015 deltager retten i et undervisningsforløb for gymnasier under emnet Kend din ret. En dommer og en dommerfuldmægtig deltager i dette projekt.