Bilag 1 1. Grundtilskud til branchearbejdsmiljørådets administration Grundtilskud til det enkelte branchearbejdsmiljøråds grundlæggende administration fastsættes hvert år af beskæftigelsesministeren efter indstilling fra Arbejdsmiljørådet. Grundtilskuddet ydes på vilkår af følgende: a. Midlerne anvendes til løsning af de opgaver, hvortil tilskuddet er ydet. b. Midlerne holdes regnskabsmæssigt adskilt fra eventuelle andre finansieringskilder, og andre finansieringskilder oplyses. c. Der aflægges ved finansårets udløb et påtegnet regnskab for midlernes anvendelse. Regnskabet skal være påtegnet af de tegningsberettigede, dog som minimum af rådets formand og næstformand. d. Eventuelle overskydende midler tilgår ikke branchearbejdsmiljørådets egenkapital, men tilbagebetales til Arbejdstilsynet, som herefter fordeler midlerne i henhold til fordelingsnøglen, jf. bekendtgørelse om Arbejdsmiljørådets og branchearbejdsmiljørådenes arbejdsmiljøindsats. e. Et eventuelt underskud overføres ikke til andre finansår, men dækkes af parterne. f. Der aflægges regnskab for branchearbejdsmiljørådets samlede virksomhed. g. Eventuelle renter af grundtilskuddet tilbagebetales til Arbejdstilsynet, som herefter fordeler midlerne i henhold til fordelingsnøglen. h. Der indsendes dokumentation for eventuelle renter af grundtilskuddet, og renter af grundtilskuddet anføres i det generelle regnskab. Hvis det ikke er muligt at adskille renteindtægter af grundtilskud fra renteindtægter af aktivitetstilskud, kan disse angives samlet. i. Eventuelle indtægter som følge af grundtilskuddet tilbagebetales til Arbejdstilsynet. Derefter fordeler Arbejdstilsynet midlerne i henhold til fordelingsnøglen. Arbejdstilsynet kan bestemme, at et branchearbejdsmiljøråd helt eller delvist skal tilbagebetale grundtilskuddet, hvis: a. midlerne ikke anvendes i overensstemmelse med de konkrete vilkår for tildeling af tilskud, eller b. midlerne ikke anvendes i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen i øvrigt. Arbejdstilsynet omfordeler midler, der ikke er udnyttet som følge af, a. at det ved regnskabsaflæggelsen konstateres, at der er uforbrugt tilskud, b. at tilskud er bortfaldet, eller c. at udbetalt tilskud er krævet tilbagebetalt. 2. Aktivitetstilskud til branchearbejdsmiljørådets aktiviteter Tilsagn om tilskud opnås på baggrund af en ansøgning med beskrivelse af aktiviteten til Arbejdstilsynet. Ved ansøgning om tilskud skal Arbejdstilsynets skema anvendes og udfyldes i overensstemmelse med disse retningslinier samt vejledningen til skemaet. Arbejdstilsynets skema findes som bilag 3 til denne bekendtgørelse samt på Arbejdstilsynets hjemmeside (www.at.dk). Ansøgningsskemaet skal indeholde oplysninger om: a. Hvilke formål branchearbejdsmiljørådet har med aktiviteten,
b. hvilke effektmål man har opstillet, og hvilke metoder der skal anvendes til måling af effekten. Der skal for aktiviteten formuleres operationelle resultatmål, således at det efterfølgende kan evalueres, om de er realiseret, c. hvilken overordnet tidsplan og væsentlige punkter aktiviteten har, og hvilke milepæle man har opstillet for aktivitetsforløbet, d. i hvilket omfang andre branchearbejdsmiljøråd og øvrige arbejdsmiljøaktører vil blive inddraget i aktiviteten, og e. et budget for aktiviteten. Er der tale om en tillægsbevilling til et allerede eksisterende projekt, skal dette angives i ansøgningsskemaet. Der skal opstilles et separat regnskab for en sådan tillægsbevilling. Hvor flere branchearbejdsmiljøråd samarbejder om en aktivitet, skal der blandt branchearbejdsmiljørådene udpeges et hovedansvarligt branchearbejdsmiljøråd. Den hovedansvarlige står formelt for ansøgningen om aktivitetstilskud og er formelt ansvarlig for overholdelse af vilkårene for det ydede tilskud. Det er endvidere den hovedansvarlige, der skal indsende regnskab mv. for aktiviteten og skal medtage aktivitetstilskuddene i sit generelle regnskab. Ansøgningen skal indeholde en samtykkeerklæring fra de branchearbejdsmiljøråd, der deltager i samarbejdet. 2.1 Tildeling af aktivitetstilskud til branchearbejdsmiljørådets aktiviteter Tilskud udbetales á conto efter skriftlig anmodning fra branchearbejdsmiljørådene, efterhånden som aktiviteten gennemføres. Tilskud kan udbetales forskudsvis for en periode på tre måneder efter anmodning med angivelse af forventede udgifter eller oversigt over afholdte udgifter. Tilskud udbetales på baggrund af ansøgningen og under forudsætning af, at nedenfor stående vilkår er opfyldt. Aktivitetstilskuddet ydes på vilkår af følgende: a. Midlerne anvendes til løsning af de aktiviteter, hvortil tilskuddet er ydet. b. Der aflægges et påtegnet regnskab for midlernes anvendelse ved finansårets udløb. Regnskabet skal være påtegnet af de tegningsberettigede, dog som minimum af rådets formand og næstformand. c. Der aflægges en status eller en afsluttende rapport ved finansårets udløb. d. Midlerne holdes regnskabsmæssigt adskilt fra eventuelle tilskud fra anden side, og andre finansieringskilder oplyses. e. Eventuelt uforbrugt tilskud tilgår ikke branchearbejdsmiljørådets egenkapital, men tilbagebetales til Arbejdstilsynet. Ved Arbejdstilsynets omfordeling vil ikke udnyttede aktivitetstilskud normalt blive videreført til det pågældende branchearbejdsmiljøråd. Hvor aktiviteten er sket i samarbejde med andre branchearbejdsmiljøråd, vil et eventuelt uforbrugt tilskud fordeles til de deltagende i samme forhold, som de var indskudt. f. Et eventuelt underskud overføres ikke til andre finansår. I tilfælde, hvor aktiviteten er skabt i samarbejde med andre branchearbejdsmiljøråd, vil et eventuelt underskud dækkes af alle de deltagende branchearbejdsmiljøråd. g. Der aflægges regnskab for branchearbejdsmiljørådets samlede virksomhed. h. Eventuelle renter af aktivitetstilskuddet tilbagebetales til Arbejdstilsynet, som herefter fordeler midlerne i henhold til fordelingsnøglen. i. Der indsendes dokumentation for eventuelle renter af aktivitetstilskuddet, og renter af aktivitetstilskuddet anføres i det generelle regnskab.
j. Eventuelle indtægter som følge af aktivitetstilskuddet tilbagebetales til Arbejdstilsynet. Dette gælder for midler indtjent såvel under som efter selve projektforløbet. Arbejdstilsynet vil herefter normalt videreføre midlerne til det pågældende branchearbejdsmiljøråd. k. Branchearbejdsmiljørådet overholder kravet om straks at underrette Arbejdstilsynet, hvis de udbetalte tilskud ikke er brugt senest 3 måneder efter udbetalingen. l. Branchearbejdsmiljøvejledninger og lign., der indebærer en normerende fortolkning af arbejdsmiljøloven, skal forelægges Arbejdstilsynet. Dette gælder for både trykte og elektroniske medier. m. Konkurrenceaspektet er opfyldt. Virksomheder, der deltager i aktiviteterne, må ikke opnå en konkurrencemæssig fordel i forhold til konkurrerende virksomheder, hvorfor resultaterne af aktiviteten skal være tilgængelige. n. Yderligere krav, som Arbejdstilsynet har fastsat ved afgivelse af tilsagn til et aktivitetstilskud, opfyldes. o. Der skal være overensstemmelse mellem det valgte effektmål og den valgte metode til effektevaluering. 2.2 Afregning af aktivitetstilskud til branchearbejdsmiljørådets aktiviteter Det er ikke muligt at indsende et revideret budget for et projekt, efter at Arbejdstilsynet har bevilget tilskud til denne aktivitet. Hvis projektet afviger væsentligt fra bevillingsgrundlaget, enten økonomisk eller fagligt, skal dette kommenteres i regnskabet. Hvis Arbejdstilsynet ikke finder afvigelserne tilstrækkeligt begrundet, kan Arbejdstilsynet kræve tilskuddet tilbagebetalt. Regnskabet vedrørende den enkelte aktivitet danner grundlag for den endelige afregning af aktivitetstilskud. Tilskud, der er overført fra tidligere år, skal også indgå i regnskabet. Status, rapport og regnskabets oplysninger Det skal fremgå af branchearbejdsmiljørådets regnskab og afrapporteringsskemaet for de enkelte aktiviteter, om aktiviteten er endeligt afsluttet, eller om aktiviteten videreføres i det efterfølgende finansår. Afrapporteringsskemaet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside (www.at.dk). Afrapporteringsskemaet angår såvel status som afsluttende rapporter: a. For aktiviteter, der ikke afsluttes i finansåret, oplyses årligt om status, om de væsentlige punkter i tidsplanen er nået og om eventuelle forsinkelser. b. For afsluttede aktiviteter skal der sammen med regnskabet indsendes en afsluttende rapport, der redegør for det samlede forløb af aktiviteten. Den afsluttende rapport skal indeholde oplysninger om, i hvilket omfang de opstillede effektmål er nået, tidsplanen overholdt, og i hvilket omfang andre branchearbejdsmiljøråd og andre arbejdsmiljøaktører har været inddraget i aktiviteten. Derudover skal der redegøres for resultaterne af den foretagne effektevaluering, herunder hvilken metode der er anvendt til måling af effekten. Det skal evalueres, om de opstillede operationelle resultatmål er realiseret. Det er de effektmål og den metode, der er beskrevet i den godkendte ansøgning, der skal redegøres for i den afsluttende rapport. Hvis branchearbejdsmiljørådet under projektforløbet finder det relevant at ændre effektmål og effektevaluering i forhold til den godkendte ansøgning, skal dette forinden være godkendt af Arbejdstilsynet. Status og den afsluttende rapport skal aflægges samlet for et projekt og eventuelt tilhørende tillægsbevilling af hensyn til redegørelsen for effektmål og effektevaluering. Der skal aflægges et separat regnskab for både aktiviteten og for den tilhørende tillægsbevilling.
Regnskabets standard Der skal udarbejdes regnskab, som indeholder oplysninger om hver aktivitet. Regnskabet skal vise en opgørelse over udgifterne i hver enkelt aktivitet på samme specifikationsniveau som ansøgningens budget, der har dannet grundlag for tilsagn om tilskud. For hver enkelt aktivitet skal angives regnskab, budget, kommentarer til eventuelle afvigelser, samt status eller afsluttende rapport. Arbejdstilsynets aktivitetsnummer og aktivitetens fulde titel skal anføres. Omdisponering Tilskud ydes alene til udgifter i overensstemmelse med budgettet og de i ansøgningen angivne projektforudsætninger. Branchearbejdsmiljørådet kan uden forudgående accept omdisponere mellem de enkelte tilskudsberettigede budgetposter, hvis ikke omposteringen overstiger 50.000 kr. og samtidig ikke overskrider 30% af den enkelte budgetpost. Under forudsætning af at budgettet er overholdt, må branchearbejdsmiljørådet omdisponere fra de enkelte tilskudsberettigede budgetposter til uforudsete udgifter. Det er en betingelse, at disse udgifter ikke medfører en ændring af projektets øvrige poster på mere end 30% i forhold til bevillingsgrundlaget. Resultatdisponering Uforbrugte midler fra tilskud fra det foregående finansår anføres også i regnskabet for det aktuelle år med en særlig bemærkning, så det klart fremgår, hvilke indtægter projektet har rådet over det pågældende finansår. Når aktiviteten er afsluttet, fremsendes sammen med den afsluttende rapport et samlet regnskab, opgjort på finansår. Når et projekt er endeligt afsluttet, skal uforbrugt tilskud indbetales til Arbejdstilsynet. Restbeløbet overføres til det pågældende branchearbejdsmiljøråds ramme. Rentetilskrivning af aktivitetstilskud En eventuel rentetilskrivning fra et branchearbejdsmiljøråds samlede aktivitetstilskud betragtes som et uforbrugt tilskud og skal opføres som en indtægt i det generelle regnskab. Beløbet skal anføres og indbetales til Arbejdstilsynet i forbindelse med indsendelsen af det generelle regnskab. Renteindtægterne overføres til det kommende finansårs pulje af tilskud til branchearbejdsmiljørådene. Der skal indsendes dokumentation for en sådan rentetilskrivning, og det skal anføres i det generelle regnskab. Hvis det ikke er muligt at adskille renteindtægter af grundtilskud fra renteindtægter af aktivitetstilskud, kan disse angives samlet. Timesats Branchearbejdsmiljørådet skal sammen med regnskabet indsende en redegørelse for beregningen af timesatsen for hver løngruppe af branchearbejdsmiljørådets egne medarbejdere. Det skal af denne redegørelse fremgå, hvilke faktorer der indgår i timelønnen, herunder hvad der er lønudgifter, løn under ferie, søgnehelligdage, sygdom eller sygedagpenge, og hvor stor en andel et eventuelt overhead på timesatserne udgør, og hvilke udgifter overheadet skal dække, samt angivelse af størrelsen af parternes eventuelle tilskud til timelønnen.
2.3 Bortfald og tilbagebetaling af aktivitetstilskud Arbejdstilsynet kan bestemme, at et tilsagn om tilskud helt eller delvis bortfalder, og at branchearbejdsmiljørådene helt eller delvis skal tilbagebetale et aktivitetstilskud, hvis: a. et branchearbejdsmiljøråd har undladt at meddele oplysninger af væsentlig betydning for tilskudstilsagnet eller tilskudsudbetalingen, b. aktiviteten ikke gennemføres i overensstemmelse med de i ansøgningen opstillede mål, budgettet, m.v., forudsætningerne for udbetaling af tilskud samt eventuelle senere ændringer, som Arbejdstilsynet har godkendt, c. aktiviteten ikke gennemføres i overensstemmelse med de konkrete vilkår for tildeling af tilskud, eller d. aktiviteten ikke gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen i øvrigt. Arbejdstilsynet omfordeler midler, der ikke er udnyttet som følge af, at det ved regnskabsaflæggelsen konstateres, at der er uforbrugt tilskud, at tilskud er bortfaldet, eller at udbetalt tilskud er krævet tilbagebetalt. 3. Regnskabsopstilling Der skal opstilles 3 typer regnskaber: Et regnskab for hver af de enkelte aktiviteter, et grundtilskudsregnskab og et generelt regnskab. Grundtilskudsregnskab kan indgå i det generelle regnskab. Der skal i tilknytning til det generelle regnskab opstilles en resultatopgørelse og en balance. Det generelle regnskab opstilles for at sikre, at Arbejdstilsynet modtager alle oplysninger om branchearbejdsmiljørådenes indtægter og udgifter, dvs. såvel den statslige som ikke-statslige finansiering. Det generelle regnskab er en forudsætning for, at Rigsrevisionen kan opfylde sin revisionspligt. Aktivitetsregnskabet for aktiviteter påbegyndt før 2005 skal være revisorpåtegnet. For øvrige aktivitetsregnskaber og grundtilskudsregnskaber er det tilstrækkeligt, at de er påtegnet af dem, der ifølge branchearbejdsmiljørådets vedtægter er tegningsberettigede. Det generelle regnskab skal være underskrevet i henhold til det enkelte branchearbejdsmiljøråds vedtægter, dog skal branchearbejdsmiljørådets formand og næstformand som minimum underskrive regnskabet.