Generelle bestemmelser for bevillinger til udviklingsforskning støttet gennem Danmarks internationale udviklingssamarbejde

Danida Fellowship Centre December 2011 Generelle bestemmelser for bevillinger til udviklingsforskning støttet gennem Danmarks internationale udviklingssamarbejde

Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 4 2. Anti-korruptionspolitik... 4 3. Etiske godkendelser og andre tilladelser... 4 4. Aftaler med partnerinstitutioner... 5 5. Bevilling... 5 6. Bevillingsperioder... 6 7. Udbetaling... 6 8. Renter og kurstab/-gevinster... 7 9. Misligholdelse og bortfald af bevillingen... 7 10. Ansættelsesvilkår og aflønning... 7 11. Indkøb... 8 12. Faglig rapportering og kvalitetssikring... 8 13. Regnskab... 9 14. Revision... 9 15. Formidling... 10 16. DFC s tilsyn... 10 17. Rettigheder... 10 Oversigt over bilag 1 : Bilagene kan også hentes på forskningsadministrationens hjemmeside på www.dfcentre.com Bilag 1: Skema til årsrapport Bilag 2: Udbetalingsanmodning Bilag 3: Skema til regnskabsaflæggelse Bilag 4: Skabelon til ledelsespåtegning af regnskab (hvis revideret af Rigsrevisionen) Bilag.5: General Guidelines for Accounting and Auditing of Grants Channeled through Governmental, Parastatal and International Organizations, 2007. Se: http://www.amg.um.dk/en/menu/technicalguidelines/financialmanagement/accountinga uditing/, Bilag 6a: Project Completion Reporting - vejledning med skemaer, projekter bevilget før 2008 Bilag 6b: Project Completion Reporting - vejledning med skemaer, projekter bevilget fra 2008 Bilag 6c: Overview of Projects Achievements tillæg til 6b Bilag 7: Revisionsinstruks Bilag 8: Retningslinjer for DFC s administration af forskningsstipendiater fra udviklingslandene. Se: http://www.dfcentre.com/?research_projects:research_fellows 1 Bilagene gælder for alle igangværende projekter, undtagen bilag 7, som for projekter bevilget før 2009 kun gælder i de tilfælde, hvor den projektansvarlige/ansvarlige institution skriftligt har accepteret at følge nærværende bestemmelser, samt bilag 6a, som kun skal anvendes af projekter bevilget før 2008. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 2

Væsentlige ændringer i forhold til tidligere udgaver: Pris for indkvartering på DFC s kollegium for seniorforskere er revideret. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 3

1. Indledning Disse bestemmelser udgør det gældende regelsæt for forvaltning af tilskud til forskningsbevillinger som led i Danmarks internationale udviklingssamarbejde. I bestemmelser beskrives kravene til projekterne vedr. budgettering, rapportering, regnskabsaflæggelse, revision og monitorering/evaluering. I bestemmelserne indgår de relevante dele af Udenrigsministeriets General Guidelines for Accounting and Auditing of Grants Channelled through Governmental, Parastatal and International Organisations, se bilag 5. Eventuelle afvigelser fra disse bestemmelser meddeles særskilt i tilsagnsskrivelsen. På vegne af Udenrigsministeriet varetager Danida Fellowship Centre (DFC) den løbende sagsbehandling og administration af de bevilgede forskningsprojekter. Udviklingsfaglig Tjeneste (UFT) i Udenrigsministeriet har det overordnede ansvar for de politiske og strategiske aspekter af tilskuddet. Yderligere spørgsmål i forbindelse med administrationen af bevillinger kan rettes til DFC på e-mail research@dfcentre.dk eller telefon +45 3536 1322. Al korrespondance til DFC skal i videst muligt omfang foregå elektronisk, være på engelsk og referere til DFC-sagsnummer. Ved bevillingen af et forskningstilskud indgås en aftale mellem DFC og følgende parter: Projektets hovedansøger (herefter betegnet som den projektansvarlige), samt den ansvarlige institutions leder på vegne af den pågældende institution (herefter betegnet som institutionen). Tilsagnet om støtte er knyttet til institutionen og ikke til den projektansvarlige. Aftalen sker i form af den projektansvarliges, samt institutionens påtegnelse med underskrift på kopi af tilsagnsskrivelsen, som er fremsendt af DFC. Tilsagnsskrivelsen og den tiltrådte ansøgning (med bilag og evt. rettelser, hvor de satte mål, aktiviteter, resultater og budget fremgår) sammen med nærværende regelsæt for tilskuddets forvaltning, betegnes herefter som bevillingsgrundlaget. Ved indgåelse af aftalen forpligtiger den projektansvarlige og institutionen sig til at projektets aktiviteter gennemføres som angivet i bevillingsgrundlaget, at de angivne mål, delmål og resultater nås, samt at de i tilsagnsskrivelsen evt. opstillede betingelser opfyldes og at nærværende regelsæt for tilskuddets forvaltning følges. Bevillingsperioden fremgår af tilsagnsskrivelsen eller eventuelt senere fremsendte ændringsmeddelelser. Den projektansvarlige har ansvaret for at holde sig ajour via DFC s hjemmeside om mulig ny udgave af nærværende bestemmelser. Der skal under projektets gennemførelse tages hensyn til Udenrigsministeriets gældende politikker inden for udviklingsbistanden. 2. Anti-korruptionspolitik Udenrigsministeriets anti-korruptionspolitik skal følges og følgende paragraf skal respekteres i alle aftaler: : No offer, payment, consideration or benefit of any kind, which could be regarded as an illegal or corrupt practice, shall be made - neither directly nor indirectly - as an inducement or reward in relation to the project. Any such practice will be grounds for the immediate cancellation of the project and for such additional action, civil and/or criminal, as may be appropriate. At the discretion of the Danish Ministry of Foreign Affairs, a further consequence of any such practice can be the definite exclusion from any tendering for projects, funded by the Danish Ministry of Foreign Affairs. 3. Etiske godkendelser og andre tilladelser Det er institutionens ansvar at indhente alle relevante etiske godkendelser og andre krævede tilladelser, og at disse indhentes inden igangsættelsen af projektaktiviteterne. Institutionen skal endvidere sikre, at forskningen gennemføres i henhold til gældende konventioner og regler. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 4

4. Aftaler med partnerinstitutioner Hvis der i projektet indgår støtte til et samarbejde med en udenlandsk forskningsinstitution, anbefales det, at den danske institutionen indgår en skriftlig samarbejdsaftale med den/de udenlandske institution/er. Det anbefales, at aftalen mellem de involverede institutioner som minimum omfatter en klar aftale om projektets organisering, budget og regnskabsansvarsfordeling, tvister og projektets afslutning/afvikling, samt overdragelse eller salg af anskaffet udstyr jf. afsnit 11. Det er den projektansvarliges og dennes institutions ansvar at sikre, at den fornødne administrative kapacitet er til stede hos de involverede udenlandske partnere til at udføre en forsvarlig og betryggende forvaltning af det bevilgede tilskud, samt at projektet gennemføres i et ligeværdigt samarbejde med partnerne. Partnerorganisationer og andre, der får del i det bevilgede tilskud, må ikke stå opført på hverken FN s eller EU s terrorliste. 5. Bevilling Tilskudsmidlerne kan udelukkende anvendes til de godkendte formål, aktiviteter og budgetposter. Tildeling af ekstra bevillinger under projektets forløb er ikke muligt og overforbrug i forhold til den tiltrådte bevilling dækkes ikke. Udgifterne skal afholdes inden for bevillingsperioden. Ændringer mellem hovedbudgetlinjerne inden for det godkendte budget, som fremgår af tilsagnsskrivelsen, kan uden forudgående forelæggelse for DFC foretages med op til 10 % af budgettet for den mindste af de budgetlinjer, hvorfra eller hvortil midlerne flyttes. Ved ønske om ændringer inden for budgettet, der overstiger dette, skal DFC høres. Budgetændringer skal følge gældende vejledning til ansøgning. Ændringer i budgettet skal ske i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget, dvs. at projektets målopfyldelse ikke må forringes, og der kan ikke støttes aktiviteter, der ikke blev godkendt ved bevillingen. Budgetændringerne skal beskrives i den følgende årsrapport og noter til årsregnskab, samt i slutrapport og regnskab, hvor der skal henvises til evt. godkendelser fra DFC af flytning over 10 % mellem de bevilgede hovedbudgetlinier. Ved udenlandske kandidat- og ph.d.-studerendes ophold i Danmark følges de gældende retningslinjer for det Danida-støttede stipendieprogram, som omfatter, at DFC skal stå for de praktiske forhold omkring opholdet, som beskrevet i bilag 8. DFC vil fratrække udgifterne (rejse, ophold, allowances m.m. anført i budgetlinie 9) direkte fra projektets konto på DFC, med information til projektet ved årets slutning. DFC tilbyder også at administrere seniorforskeres ophold i Danmark, i hvilket tilfælde der (2012 priser) beregnes 225 kr. /nat for indkvartering på DFC s kollegium, samt der tillægges en administrationsafgift på 4.000 kr. per ankomst og 1.875 kr. per måned i Denmark; alle beløb er inkl. moms. Ved planlægning af seniorforskeres ophold, som det vælges at DFC skal administrere, gælder også de nedenfor nævnte tidsfrister og guidelines i Appendix 8 skal følges. DFC skal adviseres senest 4 måneder før ankomsten om de planlagte ophold. De projektansvarlige opfordres til at mødes med DFC for at aftale koordinationen af studieopholdene. For projekter som har fået bevilget støtte før 2009 2 gælder det, at anvendelse af budgetmargen til uforudsete udgifter knyttet til aktiviteter godkendt i bevillingen kan ske, såfremt den projektansvarlige og institutionen skønner, at det vil fremme projektets opfyldelse af de satte mål. Den budgetterede budgetmargen kan således ved uforudsete udgifter henføres til de øvrige hovedposter uden forudgående forelæggelse for DFC, f.eks. pris- og kursændringer, lønstigninger som følge af generelle prisstigninger, lovpåbud o. lign. For projekter bevilget fra 2009 skal sådanne udgifter dækkes inden for bevillingen. For projekter, hvor tilskuddet administreres af en statsinstitution eller af en selvejende institution, der er opført med konto på finansloven, følges Finansministeriets regler for tilskudsfinansieret forsknings- 2 Projekter bevilget i 2009 og derefter har ingen budgetmargen inkluderet Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 5

virksomhed i Finansministeriets budgetvejledning. For projekter, hvor støtten er uddelt i konkurrence, kan der således inkluderes et administrationsbidrag (overhead, OH) af alle direkte udgifter i Danmark på højst 35 % for projekter bevilget før 2009 og 44 % for projekter bevilget i 2009 og derefter. For andre offentlige ejede institutioner (f.eks. hospitaler) tillægges et administrationsbidrag på 3,1 % af alle direkte udgifter, og for teknologiske serviceinstitutter (GTS-institutter) tillægges et administrationsbidrag på 20 %. Der kan ikke tages administrationsbidrag til den danske institution for midler, der overføres til partnere i syd, idet der til disse maksimalt kan ydes et administrationsbidrag på 7 % af budgettet af de midler, som partnerinstitutionen aflægger regnskab for. Derudover kan der ikke tages administrationsbidrag af udgifter i forbindelse med udenlandske forskeres ophold i Danmark, jf. afsnit ovenfor om DFC s administration af udenlandske forskeres ophold. Der kan heller ikke ydes administrationsbidrag til partnere på internationale institutioner, idet disse, som omtalt i guiden til ansøgerne, kun kan godtgøres for deres direkte ydelser til projektet. I budgetterne beregnes administrationsbidragene af de samlede budgetter. I regnskaberne ydes bidraget af det faktiske forbrug. Følgende generelle udgifter kan dækkes af administrationsbidraget. Kontorholdsudgifter (husleje, rengøring, kontorhold, transport, el og vand, støttepersonale og andre almindelige driftsudgifter), Udgifter vedr. personale, der udfører almindelig sagsbehandling, herunder budget- og regnskabsopgaver. Institutledelsens involvering i samarbejdet. Der kan ikke gives yderligere midler til dækning af disse typer af udgifter. 6. Bevillingsperioder Projektet skal gennemføres inden for den i bevillingsgrundlaget godkendte tidsramme. Ved forsinkelser i de planlagte aktiviteter kan den projektansvarlige og institutionen anmode DFC om forlængelse af projektperioden inden for den givne bevilling med angivelse af ny slutdato. Forsinkelserne skal i så fald være vel begrundede og det skal forklares, hvorfor forlængelsen er nødvendig for at kunne gennemføre projektet og nå de satte mål. Forlængelsen skal bruges til at gennemføre de oprindeligt planlagte aktiviteter og ikke omfatte aktiviteter, som ikke er godkendt i bevillingen. Ansøgninger om tidsmæssig forlængelse skal ikke vedlægge reviderede budgettet, idet DFC ikke godkender sådanne, men kontrollerer regnskaber imod det oprindeligt godkendte budget som det er anført i tilsagnsskrivelsen.. Længerevarende sygdom og barsel kan eventuelt begrunde forlængelse af et individuelt projekt. Den pågældende institutions praksis lægges her til grund. Ved anmodning om tidsmæssige forlængelser af ph.d.- projekter skal vejleders bekræftelse af nødvendigheden af forlængelsen og at projektet fagligt udvikler sig tilfredsstillende vedlægges. Ph.d- og MSc-studier startet under projektet skal færdiggøres inden projektets slutning. 7. Udbetaling Institutionen i Danmark og partnerinstitutionerne i syd skal oprette en særskilt finanskonto/aktivitet for bevillingen, således at midlerne kan skelnes fra andre tilskud. Nummeret for denne konto/aktivitet skal oplyses i udbetalingsanmodningen. De årlige rater udbetales på grundlag af en udbetalingsanmodning fra den projektansvarlige og dennes institution (bilag 2). Anmodningen skal dække hele finansåret og ikke omfatte evt. midler til studieophold administreret af DFC (budgetlinie 9), da disse udgifter dækkes direkte fra projektets konto hos DFC. For projekter, som strækker sig over flere finansår, skal udbetalingsanmodning fremsendes umiddelbart forud for næste finansår. Første overførsel kan ske i 1. kvartal med et a conto beløb på 50 % af anmodningen og anden overførsel kan ske i 3. kvartal med det resterende beløb fratrukket DFC s udgifter til forskeres ophold i Danmark, Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 6

samt ubrugte midler ved årsskiftet, som fremgår af foregående årsregnskab. Udbetalingen af anden rate forudsætter, at årsregnskab er modtaget. Årlig anmodning 250.000 kr. om året vil blive udbetalt én gang årligt. Ved overførsel af midler fra DFC gives ingen anden bekræftelse på overførsel end angivelse af den i udbetalingsanmodning indberettede reference. Overførsel af midler til partnerinstitutioner foretages af den projektansvarliges institution. 8. Renter og kurstab/-gevinster Optjente renter kan ikke anvendes til finansiering af de bevilgede forskningsaktiviteter, men skal opgøres særskilt ved årsregnskab eller ved det afsluttende regnskab og tilbageføres til DFC med tydelig angivelse af DFC-sagsnummer og projekttitel Omregning af regnskaber ført i udenlandsk valuta skal ske til den kurs, som overførslerne har fundet sted, så konstruerede kurstab og gevinster undgås. 9. Misligholdelse og bortfald af bevillingen Der foreligger misligholdelse, hvis projektet ikke lever op til de givne bevillingsforudsætninger, som de er defineret i afsnit 1, herunder: Forsinket projektstart: Såfremt projektet ikke er igangsat inden 6 måneder efter den i bevillingsgrundlaget anførte forventede dato for projektstart bortfalder bevillingen, medmindre der fra den projektansvarlige og dennes institution er indsendt en begrundet anmodning, som DFC finder acceptabel. Anden forsinkelse, som ikke er godkendt af DFC, med manglende fremgang imod opfyldelsen af de satte mål i en periode over et år. Manglende eller utilfredsstillende faglig og økonomisk afrapportering fra projektet Manglende indhentning af påkrævede godkendelser Væsentlige ikke godkendte ændringer i projektet i forhold til bevillingsgrundlaget Anden uforsvarlig forvaltning af tilskudsmidlerne, herunder misligholdelse af nærværende bestemmelser. Foreligger der misligholdelse, forbeholder DFC sig ret til at træffe relevante foranstaltninger med sigte på at begrænse følgerne af misligholdelsen., Sådanne foranstaltninger kan bestå i skriftlig påtale om, at misligholdelsen skal være afhjulpet inden for en given frist, iværksættelse af konsulent- eller revisorundersøgelser af institutionens forvaltning, ophør af yderligere betalinger, udfasning eller lukning af projektet. I sidstnævnte tilfælde påhviler det institutionen straks at tilbagebetale alle udbetalte tilskudsmidler til DFC og at yde erstatning i tilfælde af økonomiske tab. Såfremt dansk udviklingsbistand til et givet land afbrydes som følge af en politisk beslutning kan tilskuddet til forskningsprojekter i det pågældende land også blive afbrudt. En projektaftale kan opsiges skriftligt af begge parter (institutionen og DFC) med tre måneders varsel. I tilfælde af væsentlig misligholdelse er DFC dog berettiget til øjeblikkeligt at opsige aftalen. Begge parter forpligter sig til forinden en evt. opsigelse at søge konflikter løst ad forhandlingens vej. Uløste konflikter kan ikke indbringes for domstolene, men skal løses ved voldgift. 10. Ansættelsesvilkår og aflønning Ansættelsesforhold (stillingsopslag, orlov, løn mv.) for personale i Danmark, der aflønnes af tilskuddet, er institutionens ansvar og skal følge institutionens regler og gældende faglige overenskomster med Staten. Tilskud til løn for personale i samarbejdslande udbetalt gennem støtten skal følge de gældende tariffer for aflønning ved forskningsinstitutioner i samarbejdslandet.. Det må specielt påses, at der ikke oppebæres dobbelt løn, aflønnes på konsulentniveau m.m. Ved udbetaling af løn eller vederlag til enkeltpersoner skal der foretages indberetning til skattemyndighederne og foretages skattetræk efter gældende regler. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 7

Der gives ikke ekstra bevillinger i forbindelse med sygdom og barsel, men der er mulighed for tidsforlængelse efter gældende regler, se kapitel 6. Forsikring mm. af projektpersonale er institutionens ansvar. DFC og Udenrigsministeriet kan således ikke stilles til ansvar for skader og uheld opstået i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Hvis den projektansvarliges ansættelse ved institutionen ophører, er det institutionens ansvar, at projektet videreføres med en ny egnet projektansvarlig, hvilket skal meddeles DFC. Såfremt en videreførelse af projektet, der sikrer at de satte mål kan opfyldes, ikke er mulig, skal institutionen varetage nedlukningen af projektet, så der tages størst muligt hensyn til de involverede partnere, inklusiv at igangværende ph.d.- og Master-studier kan fuldføres. Alternativt må DFC anmodes om, at projektets ledelse overgives til en anden institution vedlagt bekræftelse fra både afgivende og modtagende institution. DFC kan anmode om dokumentation for, at den nye projektansvarliges eller institutions kvalifikationer svarer til den tidligere projektansvarliges eller institutions kvalifikationer. Afregning af tjenesterejser m.m. er institutionens ansvar, og skal ske efter henholdsvis den danske og partnerinstitutionernes regler herfor. 11. Indkøb Alle indkøb skal foretages i henhold til internationale og/eller nationale udbudsregler. Projektomkostninger må ikke indeholde moms, hvis institutionen har mulighed for at få moms godtgjort på anden vis. Alt anskaffet udstyr og inventar skal være behørigt forsikret og holdes i funktionsdygtig stand. Forud for afslutning af et projektregnskab skal eventuelle køretøjer, udstyr og inventar af en værdi, der overstiger den skattemæssige sats for småanskaffelser, enten afhændes bedst muligt eller overdrages til samarbejdspartnere i syd. Ved salg skal provenuet indtægtsføres i slutregnskabet og ved overdragelse til partnere i syd skal det af regnskabet fremgå, at der foreligger et underskrevet overdragelsesdokument hos institutionen. 12. Faglig rapportering og kvalitetssikring Alle flerårige forskningsprojekter skal årligt og senest den 1. juli elektronisk fremsende årsrapport til DFC (bilag 1). Heri dokumenteres projektets status for de gennemførte aktiviteter og resultater set I forhold til de godkendte mål og delmål, som de var anført i bevillingsgrundlaget, med forklaring af evt. afvigelser fra det planlagte. Det skal fremgå af første årsrapport, at alle relevante og nødvendige forskningstilladelser er indhentet. Årsrapportering for projekter, som inkluderer ph.d. er, skal vedlægges udtalelse fra vejleder på ph.d.- projektets faglige status og fremskridt. For de individuelle ph.d.-projekter er vejleder-erklæringen tilstrækkelig rapportering. Senest 6 måneder efter projektets afslutning skal der indsendes en afsluttende rapportering (bilag 6) til DFC som elektronisk kopi med scannet underskriftsside. Som afslutningsdato regnes den slutdato, som fremgår af tilsagnsskrivelsen eller anden dato, som fremgår af senere fremsendt tilladelse til forlængelse. Rapporten skal beskrive projektets forløb og opnåede resultater. Desuden skal beskrivelse af aftale omkring overdragelse af evt. køretøjer, udstyr og inventar indgå i den afsluttende rapport og en evt. indtægt ved salg af anskaffet udstyr og køretøjer skal fremgå af det afsluttende regnskab. Yderligere skal en liste over publikationer vedlægges med links til, hvor de kan findes. For de individuelle ph.d.-projekter skal den afsluttende rapport vedlægges bevis for bestået ph.d.-eksamen. Et ph.d.-projekts afslutning kan ikke godkendes før et sådant bevis er indsendt. Årsrapporter og afsluttende rapport skal være underskrevet både af den projektansvarlige og institutionen, som dermed tilkendegiver, at rapporten er retvisende og lever op til nærværende bestemmelser. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 8

Det tilstræbes, at den projektansvarlige senest tre måneder efter rapportens indsendelse vil få besked, om rapporten er godkendt. Det påhviler i øvrigt den projektansvarlige straks at rapportere til DFC ved mærkbare forringelser i vilkårene for gennemførelsen af det i bevillingsgrundlaget godkendte projekt, herunder væsentlige problemer i projektets eller dets ansattes forhold til modtagerlandets myndigheder, partnerorganisationer eller projektmedarbejdere. Ligeledes såfremt der opstår begrundet mistanke om eller konstateres tyveri, bedrageri, korruption, misbrug, kontraktbrud, retssag om større pengebeløb, tab eller muligt tab af midler, påtegning eller kritik i revisionsrapport og andre tilfælde eller misbrug af midler. Denne rapportering skal ske omgående, på skrift og med oplysning om, hvorledes institutionen planlægger at løse og følge op på de rapporterede vanskeligheder eller uregelmæssigheder, bl.a. med henvisning til Udenrigsministeriets underretningspligt over for Rigsrevisionen. Manglende faglig afrapportering kan medføre at Udenrigsministeriet ikke vil acceptere nye ansøgninger fra den pågældende bevillingshaver. 13. Regnskab Det påhviler institutionen, at der føres betryggende regnskab med de bevilgede forskningsmidler. Det skal påses, at de økonomiske forretningsgange er betryggende og med forsvarlig intern kontrol og i overensstemmelse med god bogførings- og regnskabsskik. Institutionen skal opbevare regnskabsmaterialet i overensstemmelse med bogføringslovens krav i 5 år efter projektets afslutning. Institutionen skal senest den 1. juli til DFC elektronisk indsende projektets årsregnskab for det foregående regnskabsår. Ved regnskabsaflæggelsen skal regnskabsformular i bilag 3 anvendes. Regnskabsaflæggelsen skal indeholde en tilkendegivelse af, at det samlede overførte beløb er indgået som indkomst, samt en opgørelse af årets projektudgifter fordelt på det bevilgede budgets poster med samme detaljeringsgrad som i budgettet. Evt. afvigelser på de enkelte poster mellem budget og regnskab skal forklares. Regnskabet skal endvidere indeholde en redegørelse for beholdningen af ubrugte midler ved årets udgang. Evt. optjente renter skal opgives separat, idet de skal returneres til DFC ved projektets afslutning. Det er institutionens ansvar, at delregnskab fra projektpartnerne for anvendelsen af de overførte midler er modtaget, og at institutionen kan godkende det. I tilfælde af misbrug af midler, jf. afsnit 12 ovenfor skal et eventuelt tab bæres af institutionen. Senest 6 måneder efter projektets afslutning indsendes et afsluttende revideret projektregnskab til DFC. Afvigelser på de enkelte budgetlinier på over 10 % mellem beløbene i det bevilgede totale budget og i det afsluttende regnskab skal forklares, og tilladelsen til en sådan overskridelse fra DFC må citeres. Årsregnskabet og det afsluttende regnskab skal være i elektronisk format og inkludere skannet underskrift af den projektansvarlige, samt af den regnskabsansvarlige for institutionen. Med sin underskrift tilkendegiver institutionens regnskabsansvarlige, at årsregnskabet er retvisende og lever op til nærværende bestemmelser. 14. Revision Dette afsnit gælder kun for projekter bevilget i 2009 og senere, samt for projekter bevilget før 2009 i de tilfælde, hvor den projektansvarlige/ansvarlige institution skriftligt har accepteret at følge nærværende bestemmelser. Det afsluttende regnskab skal i henhold til aftale med Rigsrevisionen revideres af en uafhængig, godkendt revisor. Regnskabet skal forsynes med en påtegning, hvoraf det fremgår, at revisionen er udført i henhold til nærværende bestemmelser (bilag 7), samt god offentlig revisionsskik. Eventuelle forbehold skal fremgå at påtegningen. Ved revisionen efterprøves om projektregnskabet i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med Udenrigsministeriets regler for regnskabsaflæggelse og nærværende retningslinjer. Det efterprøves ligeledes om de dispositioner, der er omfattet af projektregnskabet, er i overensstemmelse med bevillingsgrundlaget, love og andre Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 9

forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af tilskuddet. Det afsluttende regnskab for eventuelle udenlandske projektpartnere skal ligeledes revideres af en uafhængig, godkendt revisor, i overensstemmelse med internationalt anerkendte standarder for revision. Den lokale revisors revisionspåtegning skal indgå som grundlag for den danske revisors revision af det samlede projektregnskab. For at sikre at den danske revisor kan basere sig på den lokale revisors arbejde, kan den danske revisor involveres ved valget af den lokale revisor, som kan være den revisor den udenlandske projektpartner allerede har et etableret samarbejde med. DFC og DFC s revisor skal i hele projektperioden, samt opbevaringsperioden (5 år) have adgang til at foretage de undersøgelser, som DFC finder behov for af det materiale der ligger til grund for tilskudsregnskabet. 15. Formidling Ved al formidling i forbindelse med bevillingen og ved kontakt med medier, skal bevillingshaver oplyse, at bevillingen er givet af Udenrigsministeriet. Alle projekter skal i løbet af projektperioden, når relevante resultater af forskning og kapacitetsopbygning foreligger, søge at formidle disse til bistandsinteressenter og offentligheden. Dette kan f.eks. ske ved at fremsende information til Danida Devforum (devforum@um.dk) og/eller til ambassaderne i partnerlandene, med kopi (cc af mail) til DFC. Det skal som minimum fremgå af den afsluttende rapport hvordan en sådan formidling er foretaget. I årsrapporterne bedes link til projekternes evt. hjemmeside oplyst. Den afsluttende rapport skal indeholde en liste over publikationer med links til, hvor de kan findes. Information om bevilling, projekt og projektansvarlig forsker og institution vil blive offentliggjort på Danida Research Portal, og følge reglerne i Persondataloven (Lov nr. 429 af 31. maj 2000) se: http://drp.dfcentre.com/. Opsummeringen af projektets fremskridt i årsrapporteringen samt øvrige oplyste rettelser vil blive lagt på portalen. 16. DFC s tilsyn Udenrigsministeriet, DFC, Rigsrevisionen og Statsrevisorerne har ret til på ethvert tidspunkt at udbede sig al relevant information fra projektet. Projektpersonalet skal give bistand og fuld adgang til projektbesigtigelse, dokumentgennemgang, regnskabsanalyse, inventarkontrol mv. DFC har ret til på ethvert tidspunkt at kræve information om kontostatus, inkl. fordeling af midler i forhold til det bevilgede budget. Herudover kan tilsynet efter aftale med institutionerne inkludere en række andre tiltag fra DFC s side for at sikre indblik i og opfølgning af organisationernes forvaltning af tilskudsmidlerne. Disse tiltag kan være følgende: besøg i institutionernes administration med henblik på at besigtige økonomifunktionens og projektstyringens virkemåde, samt projekternes forretningsgange og organisatoriske forhold stikprøvevis besigtigelse af projekternes aktiviteter i partnerlandene ved besøg fra DFC s forskningsenhed fælles møder for de projektansvarlige og deres institutioner gennemførelse af reviews og evalueringer af de støttede forskningsaktiviteter. Ligeledes kan der iværksættes uvildige reviews af projekterne, geografisk eller emneopdelt. 17. Rettigheder Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til vederlagsfrit at anvende rapporter og indsendte forskningsresultater uden yderligere kompensation til forfatterne end den allerede givne gennem forskningsstøtten. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 10

Såfremt bevillingsmodtageres udnyttelse af patentrettigheder, salg af knowhow og egen produktion medfører indtægter, vil Udenrigsministeriet ikke gøre krav på tilbagebetaling af hele eller dele af støtten. Persondataloven (Lov nr. 429 af 31. maj 2000) giver en række rettigheder, når oplysninger behandles elektronisk, bl.a. gives der efter anmodning ret til indsigt i og evt. berigtigelse af oplysninger, der behandles elektronisk. Generelle bestemmelser, 6. udgave, side 11