UDBUDSSTRATEGI for anskaffelse af fagsystemer

UDBUDSSTRATEGI for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 RANDERS KOMMUNE Juni 2010 MARSLEV & KRUSE I/S www.marslevkruse.dk Kłbenhavn (Jan Peter Marslev), Alperosevej 7, 2300 Kłbenhavn S, tlf. 4060 4169, fax 3297 4169, jpm@marslevkruse.dk Odense (Niels Erik Kruse), Brandts Passage 5, 5000 Odense C, tlf. 6613 4209, fax 6613 4239, nek@marslevkruse.dk

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune Side 2 af 21 Indhold juni 2010 / Marslev & Kruse Indhold: 1. Indledning og form l...3 1.1 Indledning og form l...3 1.2 Koncernlłsning...4 1.3 vrige KMD-fagsystemer med konkurrence...4 1.4 vrige ikke KMD-fagsystemer med konkurrence...5 1.5 KMD ikke-konkurrenceudsatte fagsystemer...5 2. Markedet for konkurrenceudsatte fagsystemer...7 2.1 Koncernlłsning konomi incl. indkłbssystem...7 2.2 Koncernlłsning Lłnsystem...8 2.3 Koncernlłsning Vagtplan...8 2.4 Koncernlłsning - debitorsystem...9 2.5 Sammenfatning...9 2.6 Markedet for łvrige konkurrenceudsatte KMD-fagsystemer:...10 2.7 Markedet for łvrige ikke KMD-fagsystemer...10 3. Nuv rende it-anvendelse i Randers Kommune...12 3.1 Overordnet resume...12 3.2 Kontraktforhold og opsigelsesvarsler...13 4. Udbudsstrategi 2011 2016 (6 r)...14 4.1 Udbud af ESDH-system...15 4.2 Udbud af monopolsystemer...15 4.3 Udbud af en samlet koncernlłsning (konkurrence)...16 4.4 Udbud af łvrige KMD-fagsystemer med konkurrence...17 4.5 Udbud af łvrige ikke-kmd-fagsystemer med konkurrence...18 5. Sammenfatning af anbefalinger og prioriteringer - udbudsstrategi...20 5.1 ESDH-system...20 5.2 Monopolsystemer:...20 5.3 Koncernlłsning...20 5.4 Udbud af łvrige KMD-fagsystemer med konkurrence...20 5.5 Udbud af łvrige ikke prioriterede fagsystemer...20

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 3 af 21 1. Indledning og form l 1.1 Indledning og form l Som et led i en kommende udbudsstrategi for anskaffelse af kommunale fagsystemer til Randers Kommune (i det fłlgende kaldet RK), har konsulentfirmaet Marslev & Kruse I/S (i det fłlgende kaldet M&K) udarbejdet n rv rende notat med tilhłrende anbefalinger til en udbudsstrategi g ldende for en 6- rig periode fra 2012 2016. Strategien vil i videst mulig omfang v re reguleret og afstemt med EUs udbudsdirektiv og baseret p konsulentfirmaets erfaringer p omr det. Form let med at udarbejde udbudsstrategien er dels sikre RK en lłbende oversigt over udbudspligtige fagsystemer, og dels at sikre RK en sikkerhed for at de anvendte fagsystemer anskaffes p de mest optimale betingelser mht. łkonomi og funktionalitet. Som grundlag for udarbejdelse af n rv rende udbudsstrategi er der taget udgangspunkt i RKs nuv rende systemportefłlje hos KMD samt łvrige leverandłrer anfłrt i RKs fremsendte opgłrelse: Registrering af it-systemer ifm. udbudsstrategi. I den forbindelse har M&K forudsat i sine anbefalinger, at flg. systemer har v ret eller er omfattet af tidligere eu-udbud: Omsorgssystemet VITAE ESDH-systemet Public360 fra Softwareinnovation anskaffet p en FESDaftale der er omfattet af eus udbudsregler Blanketsystemet er pt. i udbud Derudover har alle KMD-systemer har v ret konkurrenceudsat i et f lles euudbud i 1996/97 i gl. Randers Kommune. Udbudsstrategien er opdelt i en r kke systemomr der, defineret i afsnit 1.2 1.5. Denne opdeling er aftalt mellem RK og M&K p baggrund af RKs nuv rende leverandłrer af kommunens it-fagsystemer og beskrives nedenst ende. I den anbefalede prioritering af udbudsr kkefłlgen, er denne systematik dog fraveget p enkelte omr der, f.eks. ESDH og skolesystemerne pga. RKs i forvejen igangsatte aktiviteter mht. udarbejdelse af en ESDH-strategi samt fordelen ved at kunne stille krav til integration mellem daginstitutions- og skoleomr det ifm. gennemfłrelse af et samlet eu-udbud. KL har p młde den 20. maj 2010 oplyst, at KL og SKI gennemfłrer rammeudbud af ASP-lłsninger. Udbuddet vil v re klar i efter ret 2010. KL vil opn forst else hos Konkurrencestyrelsen om, at kommunernes dermed har aflłftet sin udbudspligt. KL vil skrive til kommunerne herom, s de tager ansvaret for, at kommunernes har aflłftet udbudspligten, hvis man bruger SKI aftale.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 4 af 21 KL/KOMBIT opfordrer kommunerne til at g i udbud, hvor der er konkurrence og hvor den enkelte kommune vurderer, at man har specielle krav, og ellers bruge SKI-aftalen. KL/KOMBIT vil skabe rammer for samarbejde mellem kommuner, der skal i udbud for at koordinere og lette arbejdet med udbud. 1.2 Koncernlłsning Kravene til indfłrelse af tv rg ende, łkonomiske styringsprincipper er i disse r st rkt stigende. Dels p grund af overordnede, lovgivningsm ssige krav og dels ikke mindst af hensyn til muligheden for en bedre, tv rg ende łkonomiopfłlgning af de mere og mere begr nsede łkonomiske ressourcer. Udviklingen g r nu et skridt videre til, at de enkelte fagsystemer vil blive integreret p en mere słmlłs og smidig m de. Det betyder, at der med overgang til de kommende ressourcestyringssystemer, kun vil eksistere et budget, en kontoplan mv. og ikke som i dag, hvor forskellige versioner heraf findes i henholdsvis lłn og łkonomisystemerne. Kommunerne kan betragtes og betragter sig selv mere og mere som en koncern med et moderselskab og en r kke datterselskaber, heraf mange med et antal filialer. Hver enhed har individuelle behov for og krav til łkonomistyringen p netop deres arbejdsfelt. En koncernlłsning skal derfor v re fleksibel, med intuitive brugergr nseflader, som er tilpasset de mange enheder og medarbejderes forskellige behov. I den forbindelse er fłlgende systemomr der omfattet af en bredt d kkende koncernlłsning: konomi Indkłb Lłn Vagtplan Debitor Ressourcestyringssystem - (prim rt Vej og Park-afd.) hłrer naturligt til en koncernlłsning, men da denne opgave i dag i RK lłses af Elbek & Vejrup er dette systemomr de medtaget i afsnit 1.4 vrige ikke-kmd-fagsystemer. Der er dog flere og flere kommuner som anskaffer dette modul som en integreret del af en samlet koncernlłsning, men der mangler en del udvikling fłr disse systemer kan matche det meget specialiserede Navision-baserede system fra Elbek & Vejrup 1.3 vrige KMD-fagsystemer med konkurrence Nedenst ende fagsystemer er systemer der i dag leveres af KMD og er indeholdt i den samlede KMDbetalingsaftale. Der er konkurrence p alle de n vnte systemer se afsnit 2:

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 5 af 21 KMD Opera incl. A-refusion arbejdsmarkedssystem. KMD Institution og KMD Dagpleje daginstitutions- og dagplejesystem KMD Byggesag KMD Essentia - ledelsesinformation 1.4 vrige ikke KMD-fagsystemer med konkurrence Nedenst ende fagsystemer er systemer der i dag leveres af andre leverandłrer n vnt i parentes. I forhold til den udleverede fortegnelse over it-systemer er der alene medtaget de systemer der i volumen formodes at ligge over EUs t rskelv rdi for udbudspligt. Der er konkurrence p alle de n vnte systemer se afsnit 2: Blanketsystem (Dafolo) ESDH-system (SoftwareInnovation FESD-rammeaftale) Schultz - Lovinformation Ressourcestyring (Elbek & Vejrup) Omsorgssystem (VITAE fra CSC Specialinstitutioner pt. Bostedsystem fra TeamOnline. Skoleomr det Tabulex) 1.5 KMD ikke-konkurrenceudsatte fagsystemer Nedenst ende systemer er n vnt p baggrund af RKs nuv rende anvendelse og d kker systemomr der hvor KMD i dag har monopol: Boligstłtte incl. boligl n KMDsag incl. journal Błrneydelser Underholdsbidrag debitor/kreditor Dagpenge, sygedagpenge Ejendomsdata KMDaktiv (Kontanthj lp) Pension incl. KMDindkomst Persondata, CVR- og virksomhedsdata KMD udbetaling Betalingsaftalen med KMD (KMD Hovedaftale) vedr. systemer n vnt i afsnit 1.2, 1.3 og 1.5 indeholder en lang r kke andre, f lles systemafgifter som reelt skal fordeles ud p de enkelte fagsystemer.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 6 af 21 Her kan n vnes omr der af betydelig, łkonomisk stłrrelse f.eks.kmd Doc2archive som er det elektroniske printarkiv, (tidl. On-demand), KMDarkivering, KSP/CICS og LOS samt individuelle aftaler. Det anbefales at disse, tv rfaglige systemomr der medtages i et evt. udbud s ledes, at det er muligt at beregne łkonomien pr. systemomr de med mulighed for en forholdsm ssig reduktion ved et evt. leverandłrskifte p de omr der hvor dette er muligt afsnit 1.2 og 1.3.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 7 af 21 2. Markedet for konkurrenceudsatte fagsystemer 2.1 Koncernlłsning konomi incl. indkłbssystem KMD OPUS łkonomi: Har f et efterh nden f et godt styr p den omfattende implementeringsproces der medfłrer, n r man som kommune overg r fra f.eks. KMD S og til en kommunal SAP platform. Der er indg et aftale med over 40 kommuner om levering af OPUS hvoraf de ca. 15-20 er g et i drift med lłsningen. Pga. den lange leveringstid p OPUS-lłnfornyelse (bl.a. lłnberegneren, frav r mv.) er der pt. ikke den optimale integration mellem KMD OPUS łkonomi og lłn n r- mere herom nedenfor under beskrivelse af markedet for lłnsystemer. Indkłbssystem: Har idriftsat sit SAP-baserede indkłbssystem til erstatning for KMD WEBbestilling hos flere kunder, bl.a. RK. Fujitsu - Prisme: Baserer sin lłsning p ERP-platformen, DynamicsX ejet af Microsoft og har fortsat sin fremgang p det danske marked med i 2009 med at vinde store dele af de afholdte EU-udbud. Integrationen med Silkeborg Datas (SD) lłnsystem sammenholdt med den t tte integration med debitordelen af Prisme har gjort, at 19 kommuner og 2 regioner, hvoraf de 17 kommuner og 2 regioner nu er i drift. Indkłbssystem: Har i samarbejde med bl.a. Silkeborg og Hłje-Taastrup Kommuner udviklet et integreret Prisme-indkłbssystem. Er nu idriftsat hos 7 kommuner. EG (EDBgruppen) sindsigt: Er en brugerklubejet lłsning som er baseret p et egetudviklet, web-baseret łkonomisystem som udvikles og markedsfłres af EG. Der sker en lłbende udvikling af systemet, herunder et indkłbssystem og p et senere tidspunkt, muligvis et debitorsystem. Integrationen med SDs lłn- og vagtplansystem er nu ved at blive implementeret hos de 2 regionskunder Region Nordjylland og Region Midtjylland. EG har netop vundet et EU-udbud i Gladsaxe Kommune (det fłrste i 4-5 r) med Silkeborg Data (SD) som underleverandłr p lłn- og vagtplan. Pt. anvendes systemet hos 8 kommuner og 2 regioner Indkłbssystem: Sammen med Odense Kommune har EG udviklet et indkłbsmodul integreret med SIndsigt. Er i drift hos 6 kommuner og et SAP-baseret indkłbssystem er i drift hos 2 regioner.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 8 af 21 Siemens: Er nu p dette marked, men har netop vundet et stort EU-udbud hos Region Hovedstaden hvor det nuv rende łkonomisystem Maconomy erstattes med et SAP-baseret, delvist udviklingsprojekt fra Siemens. Udover fokus p łkonomi-delen lagde regionen stor v gt p krav til lagerstyring, indkłb, logistik, integration til kliniske systemer mv. alt sammen relateret til styring af sundhedsv senets kerneydelser. Indtil videre er der ikke noget der tyder p, at Siemens er p vej ind i den kommunale sektor, men dette kan hurtig ndre sig alt efter udfaldet hos Region Hovedstaden. Indkłbssystem: Den nye kontrakt hos Region Hovedstaden omfatter en konsolidering af regionens adskillige indkłbssystemer der ventes en del nyudvikling i den forbindelse. 2.2 Koncernlłsning Lłnsystem KMD: Opus lłn: Her k mper KMD med at f de sidste lłse ender til at n sammen s ledes at selve lłnberegningen vil foreg i SAP med de fordele dette medfłrer for aktualitet, integration, decentral it-understłttelse mv. Det tyder p, at lłnberegneren, som den kaldes, medfłrer en r kke integrationsm s- sige uhensigtsm ssigheder afprłvet i samarbejde med Hjłrring Kommune og senest Region Sj lland. Tidspunkt for en endelig udrulning til alle de ca. 90 OPUSkommuner kan ikke p nuv rende tidspunkt oplyses. Alt imens har konkurrenten SD vind i sejlene ifm. vundne EU-udbud. Det er dog ingen tvivl om, at p det tidspunkt hvor KMD f r implementeret sin lłnfornyelse, vil man st med et st rkt produkt p markedet. Silkeborg Data (SD): I mods tning til KMDs SAP-strategi, har SD valgt at kombinere sit koncept med hhv. 3270-funktionalitet, windows og Web-adgang. Hermed adresseres til en 3-deling af bruger-segmentet opdelt i daglige ekspertbrugere p et centralt lłnkontor (3270), łvrige lłn-medarbejdere (windows) samt de decentrale adhoc-brugere (Web). Har nu efter en lang tids kamp f et et afgłrende gennembrud i levering af lłnsystem til danske kommuner. Dette er prim rt sket i integrations-samarbejde med Fujitsu i EU-udbud vedr. koncernlłsninger, men ogs ifm. udbud p lłnomr det alene. Disse enkelt-udbud er dog vundet hos hhv. Prisme- eller SIndsigt-kunder, hvilket signalerer, at kommunerne nu har fokus p en mere tv rg ende, łkonomisk ressourcestyring. 2.3 Koncernlłsning Vagtplan KMD:

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 9 af 21 KMD vil i lłbet af de n ste par r nyudvikle vagtplansystemet til en SAP-platform og dermed dybt integreret med OPUS-konceptet. Planerne herfor har ndret sig lłbende, men pt. er tidshorisonten 1-2 r. Silkeborg Data/PDC: SD tilbyder PDC-vagtplan som oprindelig har sin rod i sygehusverdenen - tilpasset SDs Lłnsystem gennem 15-20 r. Umiddelbart vil det ikke af integrationsm ssige rsager - v re en god ide at anskaffe lłn og vagtplansystem fra forskellige leverandłrer. Det betyder, at et skift af lłnsystem ogs reelt betyder skift af system til vagtplanl gning. 2.4 Koncernlłsning - debitorsystem KMD - OPUS: Er t t p at ha f rdig-udviklet sit nye, SAP-baserede debitorsystem. Der er indg et aftaler med en r kke kommuner om at gennemfłre en test-periode. Forventet driftsstart er formentlig medio/ultimo 2010. Fujitsu - Prisme: Har nu f et succes med at afs tte sig Prisme-debitorsystem. Antallet af Prismekommuner er nu oppe p 7 kommuner hvoraf de 4 er i drift. Snitfladeproblematikken er voldsom netop p dette systemomr de, s indtil videre skal systemer som UHBdebitor samt RekvirentNet stadig anvendes hos KMD. EG (EDBgruppen): Er pt. i f rd med sammen med Brugerklubben som ejer systemet, at vurdere muligheden for selv at udvikle et nyt debitorsystem. Overvejelserne har v ret et par r undervejs, men en endelig beslutning - udvikling eller ej - forventes inden sommerferien 2010. 2.5 Sammenfatning Ovenst ende systemomr der giver et aktuelt billede af den konkurrencem ssige situation vedr. det fagomr de der de senere r er blevet ben vnt koncernlłsning. Som markedet tegner sig, ser st r kampen vedr. de n vnte systemomr der mellem: a. En SAP-platform med KMDOPUS administrativ styring indenfor fagomr - derne, łkonomi, indkłb, lłn vagtplan samt debitor.. b. En DynamicsAX-platform omfattende łkonomi, indkłb- og debitorsystem fra Fujitsu, integreret med SDs Lłn, Personale- og Vagtplansystem.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 10 af 21 c. SIndsigt, incl. indkłb fra EG integreret med Silkeborgs Datas Lłn, Personaleog Vagtplansystem og muligvis ogs et egetudviklet debitorsystem. 2.6 Markedet for łvrige konkurrenceudsatte KMD-fagsystemer: Kort beskrivelse af markedssituationen vedr. nedenst ende KMD-fagsystemer som i dag anvendes i RK med markedsandel anfłrt i %) : KMD Opera - Arbejdsmarked Her er der skarp konkurrence mellem KMD Opera - ca. 60% og Workbase fra Medialogic - ca. 40%. KMD Institution og KMD Dagpleje Her młdes hhv. KMD - ca. 75% og svenske IST med ca. 25%. Et oplagt omr de at digitalisere, f.eks. den centrale pladsanvisning her er der stor efterspłrgsel p selvbetjeningssystemer der giver borgerne mulighed for selv at kommunikere med sin kommune og lłsningerne findes mere eller mindre hos de 2 leverandłrer. KMD Byggesag Structura Umiddelbart har KMD en stor markedsandel ansl et 60-70%, men GeoEnviron m.fl. er st rkt p vej med stigende markedsandele. KMD Essentia - ledelsesinformation KMD har historisk en stor markedsandel her, men flere og flere kommuner etablerer nu en decideret strategi for dette lidt flyvske omr de. Af v sentligste konkurrenter til KMD er hhv. SAS Institute, Fujitsu med TARGIT samt i lidt mindre grad Rehfeld & Partners. 2.7 Markedet for łvrige ikke KMD-fagsystemer Kort beskrivelse af markedssituationen vedr. nedenst ende ikke KMD-fagsystemer som i dag anvendes i RK og med nuv rende RK-leverandłr i parentes): Blanketsystem (Dafolo) Efter at Dafolo for r tilbage kłbte Kruse Print-systemer (KPS) har man n sten opn - et en monopolagtig status p kommunemarkedet. Omr det er pt. i udbud.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 11 af 21 ESDH (Public 360 fra SoftwareInformation - SI) De store leverandłrer er her udover SI hvoraf der dog kun er RK alene tilbage p kommunemarkedet med SI som leverandłr, Traen med Acadre, (ca 35%) Fujitsu med edoc og nu med SIs platform, (ca. 15%) CSC (10%) og FICS samt KMD Sag EDH/Journal med resten. Her st r spłrgsm let i kommunerne i disse r om hvorvidt person/klientsagerne skal digitaliseres og journaliseres separat i KMD Sag EDH uden om det łvrige emnesagsbaserede ESDH - dvs. anskaffelse af 2 ESDH-systemer (dual-strategi!), eller om man skal forts tte som i dag med papirbaserede personsager. RK er pt. i f rd med at udarbejde en strategi for hvorledes denne problematik afklares. Strategien skal godkendes inden sommerferien. Der er en tendens til at flere og flere kommuner anskaffer KMD Sag EDH, da alle kommuner skal anvende KMD Sag (monopolsystem). Ressourcestyring (Elbek & Vejrup) Her har Elbek & Vejrup (E&V) gennem mange r udviklet en helt speciel og skr d- dersyet Navision-baseret lłsning til det tekniske omr de i kommunerne. E&V er stadig fłrende p markedet men de seneste rs bev gelse hen mod en koncern/erplłsning i kommunerne, har minimeret deres markedsandele p omr det Vej & Park. Her har specielt Fujitsu taget markedsandele med deres Prisme-ressourcestyring, ligesom KMD ogs har indg et aftaler om levering af OPUS ressourcestyring. Omsorgssystem (VITAE fra CSC) Udover VITAE fra CSC (30-40%) er Rambłll Care en af de store leverandłrer p markedet (ca. 40-50%) og med tidlige Zealand Care nu Avaleo med ca. 10% Specialinstitutioner - Bosteder De tidligere dłgninstitutioner som blev overtaget fra amterne har individuelt kunnet anskaffe sig diverse dagbogs- og journalsystemer. Systemportefłljen er blevet viderefłrt i kommunalt regi og denne har tidligere v ret domineret af hhv. Bosted-systemet fra TeamOnline samt PCD-systemet fra EKJ som nu er overtaget af Rambłll Informatik. CSC melder sig nu ogs p banen med et sp ndende koncept hvor hele socialomr det bliver integreret dvs. ogs VITAE-omsorg. Den samme integration er Rambłll ogs ved at etablere til deres omsorgssystem Care. Flere og flere kommuner sender derfor nu den meget uensartede opgaveunderstłttelse ud i et samlet EU-udbud med henblik p at etablere en f lles platform. Skoleomr det (Tabulex)

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 12 af 21 Tabulex har i lyset af de problemer KMD havde p skoleomr det for ca. 3-4 r siden form et at etablere sig i ca. 70% af de danske kommuner, herunder RK. Funktionelt og ikke mindst łkonomisk er systemerne fra Tabulex attraktive for kommunerne, men KMD har efterh nden f et godt styr p dette omr de og en forłgelse af KMDs markedsandel i mindre grad kan forventes de kommende r. Problemet for KMD er dog, at driftsudgifterne til Tabulex for langt de fleste kommuners vedkommende kan holdes under EUs t rskelv rdier og dermed undg r kommunerne at sende opgaven i udbud. Dette prisniveau kan KMD indtil videre ikke matche. Skolesystemerne burde i łvrigt v re integreret med institution/dagplejesystemerne her mangler leverandłrerne at f udviklet en sammenh ngende integration. 3. Nuv rende it-anvendelse i Randers Kommune 3.1 Overordnet resume Dette afsnit er alene skrevet af konsulenten og baseret p egne erfaringer med kendskab til markedet gennem mange r og ikke et billede af it-anvendelse- og udbredelse i RK.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 13 af 21 RKs it-anvendelse har historisk set altid hłrt t t sammen med at anvende systemer fra KMD hvilket med tydelighed fremg r n r man gennemg r listen over KMDfagsystemer p de omr der hvor der er konkurrence. P Skoleomr det har Tabulex dog f et fodf ste som det er sket i ca. 70% af landets kommuner. I forbindelse med at konkurrencen og omfanget af kommunale it-udbud p fagsystemerne er stigende, vil RKs systemportefłlje fra KMD uden tvivl blive udfordret. 3.2 Kontraktforhold og opsigelsesvarsler Der er indg et en meget omfattende betalingsaftale med KMD g ldende i 3 r fra d. 1. 1. 2011 til og med d. 31. 12. 2013. Denne aftale kan dog opsiges med et varsel p 6 mdr. i kontraktperioden pr. systemomr de og af begge parter. Derudover er der indg et en FESD-aftale p ESDH-omr det med SI af 12 mdrs. varighed, samt en r kke forskellige kontrakt- og opsigelsesvarsler p med andre leverandłrer end KMD og med forskellige udlłbstidspunkter.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 14 af 21 4. Udbudsstrategi 2011 2016 (6 r) Indg else af aftale om it-fagsystemer er omfattet af eus udbudsdirektiv ud fra nogle fastlagte t rskelv rdier med al den diskussion og debat dette har og fortsat vil medfłre vil medfłre. I n rv rende udbudsstrategi vil M&K ikke forholde sig til denne problematik, men alene fremkomme med forslag til en realistisk og mulig udbudsstrategi for RK. Der vil trods det at systemerne formentlig ligger over eus t rskelv rdier - v re systemomr der, hvor M&K anbefaler ikke p nuv rende tidspunkt at gennemfłre et udbud. Dette skyldes dels hensynet til den ressourcem ssige opgave der ligger i at gennemfłre et eu-udbud, dels usikkerheden om hvorvidt udgifterne til systemet ligge over eller under t rskelv rdien samt endvidere en prioritering i r kkefłlgen af udbuds-gennemfłrelser. Kontrakternes lłbetid er p det seneste blevet genstand for ivrige diskussioner det sidste nye er, at det nu er muligt at operere med kontraktl ngder p 6 r med mulighed for forl ngelse i 2 x 12 mdr. dvs. reelt kontraktperioder p op til 8 r. Dette er nu juridisk godkendt og głr, at der bliver lidt mere ro p udbudsfronten hvilket absolut er positivt for alle parter dog ekskl. de uvildige konsulentfirmaer! Udbudsformen, begr nset, offentlig eller konkurrencepr get dialog er ofte til diskussion. Vi vil ikke bruge ret megen spalteplads til denne dialog, blot anfłre, at det i vor terminologi samt i juridiske instanser, kun kan v re tale om 2 udbudsformer hhv. begr nset eller offentlig udbud. Begge udbudsformer kan anbefales, men udbudsformen konkurrencepr get dialog kan alene iflg. Udbudsdirektivet kun anvendes i tilf lde, hvor det ikke er teknisk muligt at kravspecificere den łnskede leverance, hvilket vel ikke kan siges om systemer der er omfattet af denne udbudsstrategi. Som det fremg r af nedenst ende opdeling i typer udbud, omfatter denne opdeling ikke et, samlet eu-udbud af alle KMD-systemer. Muligheden er naturligvis tilstede og vil kunne gennemfłres med et minimum af ressourcer, men det er vor erfaring, at der i s danne udbud efterh nden kun modtages tilbud fra KMD. Dette skyldes, at KMD vil v re den eneste tilbudsgiver der kan afgive en, samlet pris derfor afholder de łvrige tilbudsgivere sig fra at deltage. Dette medfłrer en manglende afprłvning af b de pris og kvalitet hvilket bevisligt ikke er til fordel for kommunerne. ESDH-omr det undersłges pt. i RK i form af udarbejdelse af en decideret ESDHstrategi. I den forbindelse vil et eu-udbud have 1. prioritet idet der inden sommerferien afgłres om RK skal have to ESDH-systemer til hhv. emnesager og personsager eller om man skal forts tte som i dag alene med et system til emnesagerne.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 15 af 21 Nedenfor er der angivet forslag til en prioriteret udbudsr kkefłlge p baggrund af hhv. RKs nuv rende proritering samt p baggrund af M&Ks erfaringer og anbefalinger. I tidsrammen for udbuddet er implementeringsperioden ikke medregnet, da denne er varierende alt afh ngig af valg af system/leverandłr. Tidspunkterne FRA og TIL er alene angivet som perioden fra opstart af udbuddet til kontraktunderskrift: 4.1 Udbud af ESDH-system Efter at ESDH-strategien er godkendt i RK p begyndes et udbud p ESDH-omr det. Alt efter valg af strategi 1 eller 2-systemer, kan udbuddet igangs ttes. Det vil v re muligt ved valg af en dual-strategi (2 systemer) at gennemfłre udbuddene parallelt enten som 2 selvst ndige eu-udbud eller som 1 udbud opdelt i 2 selvst ndige delaftaler. Tidsplan prioritet 1: FRA: TIL: Efter r 2010 Medio 2011 4.2 Udbud af monopolsystemer Her kan gennemfłres et, samlet udbud p fłlgende systemomr der Boligstłtte incl. boligl n KMDsag (evt. incl. EDH) Błrneydelser Underholdsbidrag debitor/kreditor Dagpenge, sygedagpenge Ejendomsdata KMDaktiv (Kontanthj lp) Pension incl. KMDindkomst Persondata, CVR- og virksomhedsdata KMD udbetaling Forudsat at KLs plan om SKI rammeaftale holder foresl s, at der bruges SKI rammeaftale p monopolsystemerne. S fremt KLs plan om SKI rammeaftale ikke holder kan et udbud kan gennemfłres rimelig hurtigt, idet der findes kravspecifikationer p markedet og processen egner sig fint til en offentlig udbudsform med efterflg. annulering og ndring af udbudsformen til - efter forhandling pga. at der kun modtages 1 tilbud.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 16 af 21 Eventuelt og alt efter hvorn r det bliver muligt at anskaffe systemerne p en SKIaftale, kan man overveje at aflłfte udbudspligten ved at anvende denne anskaffelsesmodel. Gevinst: Muligvis en mindre besparelse dette er usikkert, men udbudsreglerne overholdes. Tidsplan prioritet 2: FRA: TIL: Ultimo 2010 Primo 2011 4.3 Udbud af en samlet koncernlłsning (konkurrence) Dette omfatter systemomr derne: konomi Indkłb Ressourcestyring Lłn Vagtplan Debitor Her er der flere muligheder for gennemfłrelse af et udbud. Model A: Man kan v lge at gennemfłre et samlet udbud, s ledes at der kun v lges 1 hovedleverandłr for den samlede leverance og at der i tilf lde af uenighed mellem f.eks. łkonomi- og lłnafd. om valg af system, skal tr ffes en f lles beslutning. Fordele: Udover en łkonomisk fordel ved en samlet lłsning opn r kommunen ogs et rent snit mht. integration mellem systemomr derne man skal ikke bagefter forsłge at f 2 konkurrerende parter til at indg et f lles udviklingssamarbejde. Ulemper: Kan medfłre at der, f.eks. p indkłb, vagtplansomr det ikke anskaffes det fagligt bedste system! Model B: Udbuddet opdeles i forskellige delaftaler, f.eks. delaftale 1: łkonomi/indkłb, delaftale 2: lłn- og vagtplan, delaftale 3: debitor og er at betragte som 3 selvst ndige udbud. Der skal afgives 3 tilbud som ikke prism ssigt kan sammenl gges. Der skal 3 tilbudsvurderinger og i tilf lde af at flere leverandłrer v lges, skal der indg s separate kontrakter. Fordele:

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 17 af 21 Det bedste system anskaffes lige pr cis til den opgave der skal lłses som tingene ser ud i dag! Ulemper: Den tv rg ende integration og ikke mindst łkonomiske ressourcestyring bliver sv rt at opn s fremt der v lges forskellige leverandłrer p de enkelte delaftaler. konomisk ikke s attraktiv som model A. Anbefaling: Model A pga. hensynet til en effektivisering af den tv rg ende, łkonomiske ressourcestyring samt til en mulig łkonomisk gevinst vedr. kontraktsummen. Prioritering (igangs tning): P grund af den omfattende implementeringsproces RK har v ret igennem med implementering af OPUS-łkonomi, anbefales det at afvente igangs tning af et koncernudbud indtil medio 2011. Det anbefales endvidere at ressourcestyring bliver en del af koncernudbuddet og at det i for ret 2001 vurderes hvorvidt model A eller B skal anvendes. Tidsplan prioritet 3: FRA: TIL: Medio 2011 Medio 2012 4.4 Udbud af łvrige KMD-fagsystemer med konkurrence Dette omfatter systemomr derne: KMD Opera incl. A-refusion arbejdsmarkedssystem. KMD Institution og KMD Dagpleje daginstitutions- og dagplejesystem KMD Byggesag (Umiddelbart ikke udbudspligtig pga. rlig driftsudg.) KMD Essentia (LIS) - ledelsesinformation Her er det muligt at udbyde hhv. arbejdsmarked, daginstitution/dagpleje samt evt. LIS i et, samlet eu-udbud opdelt i 3 delaftaler igen uden mulighed for et samlet pristilbud p alle 3 omr der aht. fastholdelse af konkurrencemomentet. Det skyldes at der umiddelbart ikke er tale om t tte, integrationsm ssige udfordringer som ikke kan lłses via autoriserede snitflader. Der er dog ikke den store, organisatoriske sammenh ng mellem systemomr derne, s gevinsten vil alene v re af mindre administrativ og łkonomisk karakter ifm. evt. konsulentbistand. Anbefaling: Krav til et arbejdsmarkedssystem, daginst./dagpleje samt skoleomr det kan umiddelbart udarbejdes, da det er tre kendte systemomr der.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 18 af 21 P grund af den t tte sammenh ng mellem daginst/dagpleje og skoleomr det (fra afsnit 4.5), anbefales det at disse 2 systemomr der udbydes samtidig i et samlet euudbud opdelt i 2 delaftaler. Fłlgende prioritering for udbud anbefales: Skole og Daginst/dagpleje: Tidsplan prioritet 4: FRA: TIL: Medio 2011 Primo 2012 Arbejdsmarkedssystem: Tidsplan prioritet 5: FRA: TIL: Ultimo 2011 Medio 2012 Vedr. LIS dvs. hele omr det for ledelsesinformation, ogs kaldet Business Intelligence (BI) er dette omr der straks mere luftigt og med mange forskellige meninger, krav, aktłrer, udfordringer mv. Det anbefales derfor, at hele dette omr de analyseres og beskrives en RK-strategi for omr det udarbejdes og godkendes, hvorefter opgaven kan udbydes - afventer.. 4.5 Udbud af łvrige ikke-kmd-fagsystemer med konkurrence Dette omr de omfatter systemerne: Blanketsystem (Dafolo) er pt. i udbud. ESDH-system (SoftwareInnovation FESD-aftale) Schultz Lovinformation Omsorgssystem (VITAE fra CSC) Specialinstitutioner (Bosted fra TeamOnline) Skoleomr det (Tabulex) Umiddelbart er der historisk set forskellige rsager til at ovenn vnte systemomr der sendes ud i eu-udbud. Blanketsystem: Det er yderst sj ldent man ser et separat eu-udbud p dette systemomr de. RK gennemfłrer pt. et udbud som vil blive fulgt t t, da der er store integrationskrav og ikke mindst digitaliseringspotentiale i et bent, integrerbart blanketsystem. ESDH-system: Efter at FESD-rammeaftalerne blev indfłrt har der v ret lidt stille p dette udbudsomr de. Eu-udbud gennemfłres i dag prim rt pga. hhv. manglende vedligeholdelse og videre-udvikling af det best ende system (f.eks. DokAjour fra KMD

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 19 af 21 ca. 10-12 kommuner), overgang fra Notes til Microsoft-kontorplatform samt hvor en leverandłr bliver opkłbt/g r konkurs. Er medtaget som prioritet 1 i udbudsr kkefłlgen. Schultz Lovinformation: M&K har endnu ikke set et eu-udbud p dette omr de, men det kan dog v re sket. Omsorgssystem: Lidt samme udbudsadf rd som p ESDH-markedet efter den store hurdle vedr. etablering af bl.a. F lles Sprog mv. i slutningen af 90erne, er der ikke sket de store forskydninger p markedet. Selv ikke en kommunalreform har ndret dette billede. Specialinstitutioner: Et forholdsvis nyt kommunalt fagomr de, som har v ret kendetegnet ved at de amtslige dłgninstitutioner hver for sig har anskaffet sig den specialtilpassede lłsning der nu har passet bedst ind. Her har TeamOnline samt EKJ (nu Rambłll) v ret de store leverandłrer. En del kommuner, bl.a. Hłje-Taastrup, Kalundborg, Aalborg, rhus mfl. har eller er i f rd med at gennemfłre et eu-udbud og flere er undervejs. Form let hermed har prim rt ud over at overholde udbudsreglerne, at sikre ensartet lłsning til alle kommunens institutioner med integration til de łvrige sociale omr der herunder bl.a. błrn og unge, ldreomr det mfl. Skoleomr det: Her er der stor konkurrence og stor mulighed for en integration med daginst./dagplejeomr det. Det anbefales derfor at medtage skoleomr det i et kommende udbud. Er medtaget under prioritet 4 i udbudsr kkefłlgen i afsnit 4.5. Anbefaling: vrige systemomr der der ikke er prioriteret i en udbudsr kkefłlge fra 1-5 vurderes s rskilt mht. tidspunkt og omfang af gennemfłrelse af et eu-udbud p omr det.

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 20 af 21 5. Sammenfatning af anbefalinger og prioriteringer - udbudsstrategi Her listes et sammendrag af anbefalinger og prioriteringer vedr. den samlede udbudsstrategi: 5.1 ESDH-system Tidsplan prioritet 1: FRA: TIL: Efter r 2010 Medio 2011 5.2 Monopolsystemer Tidsplan prioritet 2: FRA: TIL: Ultimo 2010 Primo 2011 5.3 Koncernlłsning Tidsplan prioritet 3: FRA: TIL: Medio 2011 Medio 2012 5.4 Udbud af łvrige KMD-fagsystemer med konkurrence Skole og Daginst/dagpleje: Tidsplan prioritet 4: FRA: TIL: Medio 2011 Primo 2012 Arbejdsmarkedssystem: Tidsplan prioritet 5: FRA: TIL: Ultimo 2011 Medio 2012 5.5 Udbud af łvrige ikke prioriterede fagsystemer Anbefaling:

Udbudsstrategi for anskaffelse af fagsystemer 2011-2016 Randers Kommune 21 af 21 S rskilt at vurdere hvert enkelt omr de ud fra ovenn vnte beskrivelse med henblik p igangs tning af et eu-udbud indenfor perioden 2011-2016.