Boligselskabet Villabyerne Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde der afholdtes mandag den 22. juni 2015 kl. 19.00 i selskabslokalet beliggende Birkeholmen 10 Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af forretningsorden... 2 3 Godkendelse af årsberetning... 2 4 Godkendelse af årsregnskaber... 4 5 Godkendelse af revisionsberetning... 4 6 Mødedato... 4 7 Behandling af indkomne forslag... 4 8 Valg af revisor... 5 9 Eventuelt... 5 Mødedeltagere Repræsentantskabet: Rose Petersen Jean Torp Kaj O. Andersen Naima Simring Peter B. Langkjær Erik Zastrow Jane Pedersen Hans-Jürgen Schnack Bent Andersen Bayram Bulut Anne Bruus Bruno Nielsen Erling Aare Flemming Pallis Inger Pedersen Mødedeltagere i øvrigt: Bent Michelsen, Kundechef Kent Kivsmose, Driftsleder Udsendt den 2. juli 2015 Side 1 af 5
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: til dirigent valgtes kundechef Bent Michelsen, som konstaterede at repræsentantskabet var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig i alle henseender. 2 Godkendelse af forretningsorden Det indstilles til repræsentantskabet at godkende Villabyernes forretningsorden som er vedhæftet som bilag. Referat: Forretningsordenen blev godkendt som forelagt og som mødesekretær valgtes kundechef Bent Michelsen. 3 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 10 til 11. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Bestyrelsesformand Rose Petersen aflagde bestyrelsens beretning som følger: Årsberetning for perioden 16. juni 2014-21. juni 2015. Bestyrelsen har været præget af nok så mange udskiftninger i den forløbne periode da 3 medlemmer desværre er afgået ved døden, nemlig Benny Nielsen, næstformand S.A.B. Jensen og nu til sidst formand Jørgen Clausen. Dette har bevirket at bestyrelsen i dag består af følgende medlemmer formand Rose Petersen, næstformand Jean Torp samt Erik Zastrow, Kaj O. Andersen og Peter Langkjær indtil nyvalg vil finde sted den 23. november. Bestyrelsen har besluttet at suppleanter deltager i bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret. Side 2 af 5
Der har været afholdt 5 ordinære bestyrelsesmøder, samt 2 fællesmøder med afdelingsbestyrelsen. I referaterne herfra vil det være muligt i enkeltheder at erfare, hvilke emner der er arbejdet med, og hvilke beslutninger, der er blevet truffet. Bestyrelsens arbejde har i høj grad været præget af budgetfastsættelse for 2015 i tæt samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Desværre var en huslejestigning på 7.95 %.uundgåelig. Vi har tegnet en 3-årig kontrakt med Techem med udskiftning af varmemålere. Der henvises til redegørelsen herfor ved sidste afdelingsmøde. Endvidere er der indgået en 3-årig kontrakt med rengøringsfirmaet Pulira. Der blev redegjort herfor ved sidste afdelingsmøde. 3 fra bestyrelsen er valgt til Domea`s repræsentantskab. 1 bestyrelsesmedlem er valgt som suppleant til bestyrelsen for vandværket. På det informative plan har vi samarbejdet med JS Danmark om udgivelse af en Multimedia-brochure vedrørende Villabyernes Boligselskab. Bestyrelsen har besluttet at indføre en mulighed for køb af et boliggarantibevis, indtil videre i en prøveperiode på 2 år. Et boliggarantibevis betyder at en beboer for et mindre gebyr kan købe et garantibevis, der betyder at hvis man fortryder sin fraflytning indenfor 2 år, bliver man tilbudt den først ledige bolig af tilsvarende størrelse. Samarbejdet med Domea har i den forløbne tid forløbet godt. Som det fremgår af regnskabet er der kommet styr på konti for driftsudgifter. Ligeledes er det indtrykket at servicecenteret fungerer godt og at beboerne er tilfredse med serviceniveauet. Afslutningsvis vil årsregnskab og økonomi blive forelagt af vor kundechef Bent Michelsen. Vedr. Det ny rengøringsfirma kom repræsentatskabet med mange positive tilbagemeldinger om at rengøringen var blevet bedre og at trapperummene, ikke mindst efter den igangværende hovedrengøring var blevt rigtig pæne og rene. Bestyrelsens årsberetning blev herefter enstemmigt godkendt. Side 3 af 5
4 Godkendelse af årsregnskaber Årsregnskaber for seneste regnskabsår - vedhæftes som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskaber. Referat: Kundechef Bent Michelsen Domea forelagde og gennemgik boligorganisations-og afdelingsregnskab. Efter at repræsentantskabet havde fået svar på de stillede spørgsmål blev årsregnskaberne godkendt. 5 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Beslutning: Godkendt. 6 Mødedato Fastsættelse af ny mødedato i november 2015. Det indstilles, at repræsentantskabet fastsætter ny møde dato. Referat: Næste repræsentantskabsmøde afholdes den 23. november 2015 kl.17.30 i selskabslokalet Birkeholmen 10. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag 1. Indkommet fra afdelingsbestyrelse til behandling: Ændring af vedtægternes 15 således at stk. 2, pkt. 2 godkendelse af forretningsorden udgår. Efterfølgende punkter rettes i overensstemmelse hermed. Motiveringen er, at der ikke er noget krav i normalvedtægten om, at afdelingsmødet skal have en skriftlig forretningsorden, så vores vedtægter er lidt stramme i betrækket på dette punkt. Vedtægter vedhæftes. Referat: Forslaget til vedtægtsændringen blev enstemmigt vedtaget. Side 4 af 5
8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 valgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Beslutning: genvalgt 9 Eventuelt Referat: Der blev opfordret til at etablere trådløst netværk i fælleslokalet. Det blev oplyst at der er beboere der tilsyneladende har flere husdyr en det ene der er tilladt ifølge husordenen. Hvis servicecentret skriftligt får information om hvilken beboer der ikke efterlever husordenen, vil der blive sendt en skriftlig henvendelse til den pågældende beboer om forholdet. Legepladserne er gennemgået, med henblik på at sikre at disse er lovlige og p.t. afventes tilbud på nødvendige reparationer, der efterfølgende vil blive udført. Firmaet Anders Andersen opfordredes til at rydde op på grillpladsen og holde øje med overfyldte skraldespande på området, hvor fugle spreder affald, der kan tiltrække rotter. Som dirigent og referent: Som formand: Bent Michelsen Kundechef Rose Petersen Side 5 af 5