Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Clausen, formand Rose Petersen, medlem Jean Torp, medlem Kaj Oluf Andersen, medlem Erik Zastrow, medlem

Transkript

1 Villabyernes Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes tirsdag, den 25. november 2014, kl i mødelokalet Lindeholmen 2. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Villabyernes Boligselskab Meddelelser Godkendelse af forretningsorden for selskab Valg af næstformand Aftale om udbetaling af mødediæter for Aktuel regnskabsstatus for selskab og afdeling Godkendelse af huslejekontrakt vedr. Servicecenter Solrød Beslutning om afholdelse af advokatudgifter Beslutning om undersøgelse af finansieringsmuligheder IPad kursus Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Forslag om suppleanternes deltagelse i bestyrelsesmødet Mødefrekvensen i organisationsbestyrelsen Mødeplanlægning Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Clausen, formand Rose Petersen, medlem Jean Torp, medlem Kaj Oluf Andersen, medlem Erik Zastrow, medlem Øvrige deltagere: Bent Michelsen, kundechef Kent Kivsmose, driftsleder Domea Servicecenter Solrød, den 12. december 2014 Side 1 af 6

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt uden tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 23. september Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. Det skal dog bemærkes at der var kommet bemærkninger til 1.referat udkast som efterfølgende blev indarbejdet i det endelige referat, der nu er godkendt og underskrevet. 3 Villabyernes Boligselskab 3.1 Meddelelser Det indstilles, at meddelelserne tages til efterretning. Referat: Bestyrelsesformand Jørgen Clausen orienterede som følger: Rose, Lotte samt Jørgen deltog i S.A.B Jensens begravelse og der var en blomsterhilsen fra Villabyernes Boligselskab og vejlaget Spanager. På baggrund af en overvågning af afdelingens kreditforeningslån som Domea foretager, havde Jørgen og Jean havde underskrevet en låneomlægning, der medfører en besparelse for afdelingen på kr. årligt. Bestyrelsen modtog en orientering omkring indholdet, fra det årlige styringsdialogmøde med Solrød kommune, hvor Jørgen Clausen og Bent Michelsen havde repræsenteret Villabyerne. Referat ligger på Solrød kommunes hjemmeside. Vedr. Solrød Vandværk: Der vil blive planlagt et møde med deltagere fra bestyrelsen og vandværkets bestyrelsesformand samt driftschef, hvori det afklares om vandværket har planer om at ændre vedtægterne, således at Villabyernes får mulighed for at udøve demokratisk indflydelse på vandværkets generalforsamling. Side 2 af 6

3 Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med at Villabyerne nu var omtalt 2 gange i Domea magasinet, indenfor et år. Bestyrelsen var positiv for udarbejdelse af et annoncefinansieret hæfte, der skulle markedsføre Villabyernes Boligselskab. I forbindelse med fraflytning af et lejemål havde Jørgen og Kaj besigtiget et lejemål i Bøgeholmen, hvor det var nødvendigt at udskifte køkkenet på grund af slid og ælde. Dette havde også havde tilfældet i de 2 senest fraflyttede lejligheder. Det viser nødvendigheden af at få søgt ny finansiering til genoptagelse af udskiftningen af de gamle køkkener, via den kollektive råderet, som medfører et huslejetillæg til dækning af låneomkostninger m.v. Skader på biler forårsaget af tagplader som blæser af i en storm, skal anmeldes og dækkes af ejerens egen bilforsikring. En sådan skade og eventuel selvrisiko vil kun forventes dækket af ejendommens forsikringsselskab, såfremt afdelingen bliver gjort ansvarlig for skaden. Afdelingsbestyrelsen har givet tilladelse til at firmaet Novum Event, der leverer mad til ældre, afholder et arrangement hvor beboerne kan få smagsprøver m.v. Der er nu mulighed i lektiecafeen, for at få Computer undervisning primært for ældre. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Godkendelse af forretningsorden for selskab Bilag vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forretningsordenen. Referat: Bestyrelsen godkendte forretningsordenen med følgende ændringer: 1. stk.3 andet afsnit, Ledende medarbejdere o.s.v., slettes. 3. stk.3 1. linje ændres til varsel på mindst 8 dage 3. stk.3 3. linje ændres til Mindst 5 dage før mødet 3. stk.3 5. linje ændres til Mindst 6 dage før. 3.3 Valg af næstformand Det indstilles, at bestyrelsen vælger en næstformand for 2 år. Referat: Som ny næstformand valgtes Rose Petersen for en periode på 1 år. 3.4 Aftale om udbetaling af mødediæter for 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne. Referat: Det aftaltes at mødediæter/bestyrelseshonorar for 2014 ca. kr udbetales i løbet af december måned. Beløbet opdeles i 6½ andele, hvoraf formanden modtager 2 andele, næstformanden 1½ andel og de øvrige medlemmer 1 andel. Side 3 af 6

4 3.5 Aktuel regnskabsstatus for selskab og afdeling. Budgetopfølgning for afdelingen pr vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning. Referat: Periodens underskud andrager ca , der primært skyldes indbetalinger til Landsbyggefonden, der ikke er budgetteret. Der er et merforbrug på renholdelse, medens budgettet for udgifterne til almindelig vedligeholdelse og planlagt vedligeholdelse overholdes. Dertil kommer en klar besparelse af udgifterne til istandsættelse ved fraflytning, der forventes at udgøre en samlet udgift for 2014, der bliver ca kr. mindre end i Godkendelse af huslejekontrakt vedr. Servicecenter Solrød Bilag vedlægges. Etableringsomkostningerne vedrørende istandsættelse af lejemålet på kr ,- foreslås optaget som forbedring i afdelingens regnskab, der afskrives over 10 år. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver huslejekontrakten vedrørende leje af lokalerne Lindeholmen 6, th. og tv. Referat: Godkendt som foreslået og lejekontrakt underskrevet. 3.7 Beslutning om afholdelse af advokatudgifter Beslutning om afholdelse af advokatudgifter til undersøgelse af det økonomiske forløb i forbindelse med KBEA s indretning af lokaler i Lindeholmen 6 til brug for administrationskontor samt indretning af nyt ejendomskontor i Lindeholmen 14 og nyt mødelokale i Lindeholmen 2. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til afholdelse af advokatudgifterne. Referat: Bestyrelsen besluttede at afholde eventuelle advokatomkostninger, der måtte være forbundet hermed. 3.8 Beslutning om undersøgelse af finansieringsmuligheder Undersøgelse af finansieringsmuligheder ved fortsat renovering af badeværelse og køkkener inden for den kollektive råderet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne. Referat: Bestyrelsen besluttede at lade Domea undersøge mulighederne for optagelse af nye realkreditforeningslån, i lighed med tidligere, til brug ved renovering af badeværelser og køkkener. 3.9 IPad kursus Side 4 af 6

5 Bilag vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om bestyrelsesmedlemmerne skal deltager på ipad kursus. Referat: Bestyrelsen besluttede at deltage på ipad kursus Servicecenter Finansiering af etableringsudgifter Udgifterne til etablering af servicecentre skal fordeles på de involverede boligorganisationer efter den vedtagne fordelingsnøgle. De samlede udgifter til etablering af servicecenteret og fordelingen mellem boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag. Iht. fordelingsnøgle udgør jeres boligorganisations andel af udgifterne: Almindelige etableringsomkostninger: Kr ,27 IT-udgifter ifm. etablering: Kr ,70 Den enkelte boligorganisation skal tage stilling til, hvordan deres andel af de samlede udgifter skal finansieres. Finansieringen kan ske på følgende måder: A. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne fordeles i stedet ud i afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid på maksimalt 5 år. B. Etableringsudgifterne eksklusive IT-investeringer dækkes af selskabets dispositionsfond. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. C. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af selskabets arbejdskapital D. Etableringsudgifterne dækkes i deres helhed af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid (maksimalt 5 år for IT-investeringer og maksimalt 10 år for øvrige investeringer) Ud fra en vurdering af boligorganisationens samlede økonomi er det administrationens anbefaling, at finansieringen sker efter model D. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens andel af de samlede etableringsomkostninger samt finansieringen heraf efter den foreslåede model. Referat: Bestyrelsen godkendte de samlede etableringsomkostninger og at finansieringen sker efter model D som forslået Forslag om suppleanternes deltagelse i bestyrelsesmødet. Jean Torp og Kaj Andersen har stillet følgende forslag: Suppleanter deltager i bestyrelsesmødet med taleret, men ikke stemmeret. Med den sidste tids sørgelige begivenheder in mente vil det være formålstjenlig, at suppleanterne er så ajourførte, qua deres deltagelse i bestyrelsen, at de umiddelbart kan udføre bestyrelsesarbejdet på lige fod med de øvrige medlemmer. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til forslaget. Side 5 af 6

6 Referat: Der var 3 for forslaget og 2 imod. Formanden var af den opfattelse, at dette ikke var i overensstemmelse med vedtægterne, således at disse skulle ændres på et repræsentantskabsmøde, hvilket bestyrelsen accepterede Mødefrekvensen i organisationsbestyrelsen Jean Torp og Kaj Andersen har stillet følgende forslag: Afdelingsbestyrelsen beskæftiger sig med nok så mage sager af presserende karakter, som i løbet af den kommende tid kan forventes fremsendt til organisationsbestyrelsen for endelig godkendelse. For at undgå unødvendig forsinkelse af disse sager findes det formålstjenlig, at organisationsbestyrelsen holder oftere møder for at færdigbehandle førnævnte. Det vil være en stor fordel for administrationen og sagsbehandlingens afvikling. Det er naturligvis også den mulighed, at organisationsbestyrelsen bemyndiger afdelingsbestyrelsen- efter nærmere drøftelse de to formænd imellem, til at afvikle førnævnte. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til forslaget. Referat: Godkendt 4 Mødeplanlægning Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato. Referat: De næste bestyrelsesmøder af holdes, den 10. januar, den 10. marts samt den 5. maj 2015 alle med start kl Repræsentantskabsmøde afholdes mandag den 22. juni 2015 kl Afdelingsmøde afholdes den 20. maj 2015 kl Eventuelt Referat: Til orientering kunne det oplyses at Solrød Fjernvarmeværk arbejder på at ændre regnskabsperioden til at følge kalenderåret. Side 6 af 6