ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Sønderborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Sønderborg består af hovedtingstedet i Sønderborg og Afdelingskontor Haderslev og Afdelingskontor Tønder. Embedets dommere og øvrige jurister har fast tjenestested ved hovedtingstedet. I 2013 var der i alt ved embedet beskæftiget 67 årsværk. Heraf var 3 kontormedarbejdere beskæftiget ved Afdelingskontor Haderslev, og 4 kontormedarbejdere ved Afdelingskontor Tønder sammen med en servicemedarbejder, der varetager embedets telefonbetjening. Embedets jurister gør lejlighedsvis tjeneste ved et af afdelingskontorerne i forbindelse med behandling af mindre straffesager, svarende til 2 3 retsdage pr. uge. Herudover behandles der begæringer om indledning af gældssanering og udvalgte fogedsager ved hvert af afdelingskontorerne svarende til ca. 1 retsdag pr. uge. En medarbejder fra skifteretten forestår endvidere behandling af dødsboer ved Afdelingskontor Haderslev. Ved afdelingskontorerne varetages opgaverne, der er beskrevet i Strukturkommissionens betænkning nr. 1398/2001. Den daglige åbningstid ved hovedtingstedet et mandag fredag kl. 08.30 15.00. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er identisk med hovedtingstedets åbningstid, dog holder Afdelingskontor Haderslev lukket om mandagen og fredagen for betjening af publikum. 2. Resultater i 2013 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2013 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen.
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 3 DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Sønderborg opnåede et produktivitetsindeks i 2013 svarende til 98,8. Det samlede gennemsnitlige produktivitetsindeks for byretterne var 95,9 og produktivitetsindekset for Retten i Sønderborg svarer derfor til den 5. højeste produktivitet ved de danske byretter. Produktiviteten for jurister beskæftiget i skifteretten skal særligt fremhæves, da skifteretten i Sønderborg har den 3. højeste produktivitet for jurister ved Danmarks Domstole. Retten har endvidere den 3. højeste produktivitet ved Danmarks byretter til behandling af straffesager og den 4. højeste produktivitet vedrørende behandling af fogedsager. Produktiviteten for behandling af civile sager har samlet set været faldende fra 2012 2013. Der er allerede på nuværende tidspunkt foretaget personalejusteringer på dette område for at skabe balance mellem personaleressourcerne og afdelingens sagsantal. 6 medarbejdere har i 2013 været på barselsorlov, og retten har i et vist omfang antaget barselsvikarer, og fraværet af rutinerede medarbejdere har haft indflydelse på rettens samlede produktivitet. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten i Sønderborg har været i stand til at følge målopfyldelsen for vejledende sagsbehandlingstider for alle typer af straffesager. Det samme er tilfældet for målopfyldelse af alle fogedsager, bortset fra særlige fogedsager, hvor retten ligger 1,2% fra målopfyldelsen. På de civile sager er målopfyldelsen opnået for så vidt angår de større og tungere civile sager, mens målopfyldelsen ikke helt er opnået for de øvrige civile sager. Dog afsluttes 85,5% af de almindelige civile sager på mindre end 12 måneder set i forhold til det vejledende måltal på 85%. Alle forældreansvarssager er afsluttet inden for de vejledende måltal, men for øvrige ægteskabssager har det ikke været muligt at opfylde måltallene, da bl.a. forkyndelser i udlandet har medført forlængelse af sagsbehandlingstiden på denne sagskategori.
4 Resultat 3: Faglig kvalitet og Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Rettens afgørelser. Retten deltog i 2013 i en landsdækkende brugerundersøgelse. Både professionelle brugere og almindelige brugere deltog i undersøgelsen, der blev gennemført som spørgeskemaundersøgelse med anonyme besvarelser. Besvarelsen af spørgeskemaerne i forhold til rettens afgørelser var:
5
6
7 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet i 2013 var stigende i forhold til 2012, med det gennemsnitlige sygefravær beregnet til 7 dage pr. medarbejder i 2013. Dette sygefravær ligger under det gennemsnitlige sygefravær ved domstolene og på linje med det gennemsnitlige sygefravær ved statsinstitutioner generelt. Stigningen i sygefraværet var begrundet i, at 4 medarbejdere i løbet af 2013 var indlagt til operation med deraf følgende sygefravær til genoptræning m.v. i længere perioder. Embedet har ikke fundet anledning til at iværksætte særlige tiltag i anledning af det forhøjede sygefravær i 2013. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Fogedretten i Sønderborg har sammen med medarbejdere ved fogedretten i Kolding og fogedretten i Esbjerg gennemført et stormøde i februar 2013 under emnet: Det gode fogedmøde. Professionelle brugere deltog i mødet, der var planlagt som et dialogmøde med erfaringsudvekslinger og bestræbelser på at opnå mere ensartede retningslinjer for sagernes behandling ved de tre fogedretter. I 2012 indledte Retten i Sønderborg et samarbejde med Retten i Esbjerg, anklagemyndigheden ved Syd- og Sønderjyllands Politi og de beneficerede advokater i retskredsene et lean-projekt vedrørende straffesagers behandling. Projektet blev afsluttet med et stormøde i april 2013 i Toftlund. Mødet var etableret for at forankre projektet hos alle professionelle aktører og for at udbrede og udvikle de tiltag, der var iværksat i forbindelse med lean-projektet. Der blev den 3. juni 2013 afholdt et møde med retskredsens advokater i forbindelse med implementeringen af den nye vejledning om forberedelse af civile sager. Et panel bestående af 5 af embedets jurister gennemgik vejledningen og de tiltag, som embedet ville tage i forbindelse med vejledningens implementering. Forberedelsen af småsager blev endvidere omtalt på mødet. Der var lejlighed til drøftelser og udveksling af synspunkter med embedets professionelle brugere. Der var bred tilslutning hos de fremmødte til et årligt møde af tilsvarende karakter.
8 Retten har endvidere opretholdt to årlige møder med retskredsens beneficerede advokater, og de årlige møder med retskredsens autoriserede bobestyrere og medhjælperne i gældssaneringssagerne. Et større antal skoleklasser har haft lejlighed til at overvære retssager. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Ledelsen ved embedet har i februar 2014 holdt et 2-dages ledelsesseminar for at udbygge udvekslingen af medarbejdere mellem rettens forskellige afdelinger, herunder afdelingskontorerne for at opnå større fleksibilitet i opgaveløsningen for de enkelte afdelinger. Retten har i 2011 afholdt et særdeles velbesøgt åbent hus arrangement, hvor der var meget stor interesse for at se hovedtingstedets lokaler og høre om rettens aktiviteter. Som følge af den meget store interesse for arrangementet er det besluttet, at der i efteråret 2014 holdes et nyt tilsvarende åbent hus arrangement. Der er endvidere planlagt et dialogmøde med rettens professionelle brugere vedrørende behandling af civile sager. Formålet med dette møde er bl.a. at informere de professionelle brugere om rettens tilrettelæggelse af de civile sager og de ændringer, som retten har iværksat vedrørende forberedelsen af disse sager for at nedbringe gennemløbstiden vedrørende behandling af de civile sager. Der har den 4. april 2014 været afholdt et fællesmøde for juristerne ved Retten i Esbjerg, juristerne ved Retten i Sønderborg, anklagemyndigheden ved Syd- og Sønderjyllands Politi og retskredsenes beneficerede advokater som et fælles fagligt møde vedrørende bl.a. behandling af udlændingesager. Medarbejderne ved fogedafdelingerne ved Retten i Esbjerg, Retten i Kolding og Retten i Sønderborg deltager i en fælles faglig fogeddag som et netværks- og erfaringsudvekslingsmøde.