Fra bestyrelsen deltog: Michalina, Helle Bibi, Morten og Svend Erik. Fraværende var Christina. Kl. 18.05 bød formanden velkommen og udpegede Mette Lünell Bruhn som referent. 1. VALG AF DIRIGENT Ole blev foreslået af bestyrelsen og valgt som dirigent. Dirigenten konstaterede, at indkaldelsen var udsendt jf. vedtægterne og at Generalforsamlingen derved var beslutningsdygtig. Ole gav herefter ordet til formanden. 2. FORMANDENS BERETNING Stikord og indhold fra den skrevne beretning ikke alt blev nævnt i farten: Velkommen Glædeligt at se så mange deltagere. Beretningen kommer til at handle om, hvad Herlufsholm Svømmevenner egentlig laver. Fundraising Vennerne, det vil sige forældrene og bestyrelsen, samler penge ind til svømmerne. Noget gives i tilskud til klubben, resten bruges på aktiviteter sammen med svømmerne. Sponsorstævnet er den aktivitet, som i øjeblikket giver flest penge. Sidste år tjente vi 120.000. Vi synes dog, at der skal tænkes i andre sponsoraftaler end dem, den enkelte svømmer kan tegne. Under sommerfesten blev der derfor oprettet et sponsorudvalg. Vi har ikke været gode til at løbe det i gang, så Martin Anker har stået med det selv. Nu sætter bestyrelsen fokus på det, og vi vil også opfordre alle, som har gode kontakter eller energi til opsøgende arbejde, til at melde sig til udvalget. Vi vil løbende orientere om arbejdet. RÅM er et mesterskab (Regions Årgangs Mesterskab), hvor vennerne står for forplejning og overnatning. Det giver i omegnen af 40.000 kr. netto. Som der også blev reklameret for til sommerfesten: Husk at reservere 5. og 6. november til RÅM-arrangementet. Vi får brug for alle hænder. Side 1 af 7
Grøn koncert, 90 er festen, cykelløb, mv. Dette er arrangementer af forskellig størrelse, og det er ganske sjovt at deltage i. Hold gerne øjne og ører åbne for at finde de arrangementer, hvor vennerne kan tjene penge. OK benzin er en ordning, som ikke giver så meget. På den anden side er der ikke en arbejdsmæssig byrde ved det. Bestyrelsen ønsker ikke at presse folk over i benzin- og telefonordninger, hvis den enkelte ikke selv ser det som en fordel. Vi har tidligere delt telefonbøger ud. Måske får vi muligheden til påske ca. 2000 stk. Det er nok det sidste år, hvor det er muligt. Det skal gentages, at alle forslag om mulig indtjening er velkomne. Vi har solgt lodder og julegavepapir, klippet små juletræer, samlet aluminium, passet boder, stillet scene op. Der er mange muligheder. Hjælp os med at finde dem. Udgifterne Tilskuddet til den årlige træningslejr er Svømmevennernes største udgift. Vi har de seneste år givet omkring 100.000 kr. De går til at sænke egenbetalingen til turen. Aktiviteter som koster penge Tilskud til tøj, herunder velkomstpakken er en større udgift. Vi synes, det er vigtigt, at svømmerne ligner et hold, når de er ude, og gerne tegner klubben, når de benytter tøjet i deres fritid. VM Håndbold i Næstved blev en oplagt mulighed, da vi fik tilbudt en god pris på billetter. Det var en sjov oplevelse sammen at følge en anden sportsgren. Ærgerligt at der ikke var en dansker-kamp i programmet men det var alligevel en stor oplevelse. Julehygge i klubhuset, Brunch & Bio / Bio og Buffet, Natbowling og Sommerfesten er de traditionelle arrangementer, som de fleste ønsker, at vi fortsætter med. Hytteturen er også et af årets højdepunkter. Der blev spurgt til, hvorfor vi ikke var samme sted som sidste gang. Der var desværre optaget. Flere ville også gerne have haft en overnatning mere, som vi plejer. Det er gået tabt hvorfor vi kun havde en enkelt overnatning denne gang. Det kunne være noget med at Avnø ikke var ledig fredag. Det leder over til spørgsmålet om, hvilke aktiviteter skal vi lave, for at alle synes, det er spændende? Der er yngre og ældre svømmere. Vi vil gerne have traditioner og introducer nye tiltag. Lyt gerne til Jeres børn og kom til os med feedback og nye ideer. Det er afgørende, at vi kan holde arrangementer, hvor både gamle og nye føler sig underholdt. Det er et særkende for vores klub. Vi har det dejligt sammen alle sammen. Side 2 af 7
I dag skal vi desværre sige farvel til Helle Bibi og Morten, der begge ikke genopstiller. Det er med vemod og bekymring. De har begge gjort et kæmpe arbejde for klubben og har hver især et enormt kontaktnet, som Vennerne har gjort brug af gennem årene. Vi håber fortsat at kunne benytte os af disse forbindelser. Jeg nævner igen, at jeg håber, at alle forældre vil bidrage med deres muligheder og forbindelser. Traditionen tro skal de afgående bestyrelsesmedlemmer have en lille gave som tak for indsatsen. Der skal også lyde en varm tak til Michalina, som heldigvis fortsætter. Michalina trækker et meget stort læs både for Vennerne og også som dommer. Det er til tider overvældende og anstrengende. Men vi er mange, som påskønner dit store arbejde. Tak for det. Endelig har vi heldigvis Christina, som ud over et stort bidrag med Vennerne også stiller op som holdleder, dommer. Det har været dejligt at få hendes gode humør og overskud ind i bestyrelsen. Jeg håber, at Karsten vil give disse ord videre til Christina, som desværre ikke kunne være her i aften. Med to afgående bestyrelsesmedlemmer skal jeg igen opfordre til at stille op til bestyrelsesarbejdet. Vi har det hyggeligt og er med til sjove arrangementer. Vi får desuden god hjælp fra forældrene, som heldigvis gerne stiller op. Dejligt at I træder til og fx deltager som frivillige på hytteturen. Vi i bestyrelsen har nogle dejlige oplevelser med svømmerne. Side 3 af 7
Det er lidt som jeg har det med at gå i vandet ved stranden. Man kan synes, det virker lidt koldt men jeg har i hele mit liv aldrig fortrudt en tur i vandet bagefter. Sådan er det også at være sammen med svømmerne på tur. Man kan godt fredag eftermiddag tænke, at bare Natbowling var en anden dag men efter samvær med svømmerne, har jeg aldrig fortrudt, at jeg var med. Der var ingen spørgsmål til beretningen. Formandens beretning blev godkendt. 3. GODKENDELSE AF REGNSKAB Regnskabet blev udleveret og gennemgået af kassereren. Sæsonens indtægter var på 202.778 kr. Udgifterne var på 189.906 kr., (deraf gav vi 100.000 kr. til træningslejren). Bestyrelsen har et princip om, at beholdningen helst skal kunne dække et års aktiviteter uden indtægter. Der var ingen spørgsmål til regnskabet, og det blev derfor godkendt. Regnskabet kan udleveres ved henvendelse til foreningen. Der var en kort runde omkring indtjening og de muligheder, vi har. Sponsorudvalget, som blev stiftet under sommerfesten, består lige nu kun af Martin Anker. Der er brug for flere. Martin fortalte, hvordan der forsøges samarbejde med andre klubber. Det kan løse problemerne, når man ikke kan samle nok forældre til arrangementerne. Det giver også os mulighed for at komme ind flere steder. Det er vigtigt at understrege, at sponsorudvalget går efter aftaler for hele foreningen. Sponsorstævnet, hvor den enkelte svømmer indgår egne kontrakter, er stadig Vennernes vigtigste indkomstkilde. Ole pointerede, at andre klubber bruger sponsorstævnet til at dække noget af den almindelige drift. I HG går beløbet ubeskåret til Svømmevennerne og dermed til svømmerne i eliteafdelingen Der blev efterspurgt en oversigt over, hvornår de enkelte arrangementer er. Svend Erik lovede at opdatere kalenderafsnittet på hjemmesiden med informationer så snart vi har dem. 4. INDKOMNE FORSLAG Ingen forslag modtaget. Side 4 af 7
5. FASTSÆTTELSE AF KONTINGENT Bestyrelsen foreslog uændret 150 kr., hvilket blev tiltrådt. 6. VALG TIL BESTYRELSEN Christina Meyer blev valgt til bestyrelsen Claudia Ganci Mejer Frederiksen blev valgt til bestyrelsen Carsten Wichmann blev valgt til bestyrelsen 7. VALG AF BESTYRELSESSUPPLEANTER Karsten Bryde fortsatte sin periode som 1. suppleant. 2. suppleanten blev ikke besat. 8. VALG AF REVISOR Martin Anker modtog genvalg 9. VALG AF REVISOR SUPPLEANT Der blev ikke valgt en revisorsuppleant 11. EVT. Sponsorer Mor Visler spurgte til, om man kan starte på at indsamle sponsorer tidligere på året. Mange siger, at budgettet er brugt, når svømmerne kommer rundt. Men det kræver adgang til kontrakt-skabelonen noget tidligere. Formanden mindede om, at det ofte ses, at sponsorkontrakter indgået mange måneder før sponsorstævnet ikke bliver betalt, bl.a. fordi sponsorerne har glemt aftalen. Der var almindelig enighed om, at sponsorkontrakten bør kunne downloades fra hjemmesiden, og at kontrakter på fast-beløb altid kan indbetales på HG vennernes konto, eller via MobilePay/Swipp. I forlængelse af snakken om sponsorudvalget fortalte Martin, at der kunne laves aftale med SwimGear om at komme forbi. Han kan tilbyde de produkter, som Seiffert ikke har. Der blev endnu engang opfordret til, at man melder sig til udvalget. Der skal åbnes døre, nogle gange ren canvas ulige numre på Ringstedgade. Side 5 af 7
Der blev spurgt til forventning om, hvor mange penge der skal tjenes hvert år. Hvad er nok? Helle Bibi forklarede, hvordan få svømmere står for så mange sponsorkontrakter, at de trækker omtrent halvdelen af beløbet hjem. Der skal arbejdes på at overtage og finde alternative, når disse svømmere stopper. Derfor er det godt at kigge på både generelle sponsorer og de individuelle. Svend Erik fremhævede, hvordan begge metoder hjælper hinanden. Arbejdet giver HG svømmerne et ansigt i byen. Det er nemmere at lande en god aftale, hvis der har været mange notitser i avisen om HG svømmere, gerne med medaljer om halsen. Sponsorstævnet Der blev efterspurgt en oversigt over, hvem der skal hvad. Formanden henviste til Claudia, som er stævneleder til sponsorsvøm. Hun vil fordele opgaverne, når de frivillige dukker op. Der er heldigvis en del, som har meldt sig. Så arrangementer kan afvikles med mange folk på de enkelte poster. Pointsystemet Der blev spurgt til det nye pointsystem. Ole forklarede, at det som sådan jo ikke har noget med Svømmevennernes generalforsamling at gøre men gennemgik dog de store træk. Systemet er sat i værk, fordi det ofte er mere end svært at få nok officials med til stævnerne. HG Svømmeklub vil ikke betale bøder for at møde med for få officials. Derfor er der sat nogle pointkrav op. Detaljerne er der skrevet ud om i en mail fra Ole. Christina Meyer har fået opgaven med at holde styr på point. Det skal bemærkes, at der tjenes point også ved arbejde for Vennerne. Og det er fint hvis man har tjent dem sådan. Men klubben ser helst, at man tjener nogle af pointene ved at være officials. Det er ikke mange stævner der skal til, for at kravene er opfyldt. Claudia opfordrede til også at melde sig som officials til stævner, hvor ens børn ikke er med. Det blev fremhævet, at nogle var nervøse for at være dommer, fordi de ikke har lyst til at skulle diskvalificere svømmere. Dette er dog ikke nogen god grund. Dommerne disker ikke børnene. De rapportere kun, hvad de har set. Kun overdommerne kan diske en svømmer. Når en svømmer diskes, er det en hjælp til trænerne om at få lært svømmeren at holde sig inden for reglerne. Nikolaj Nissen spurgte, hvornår der afholdes tidtager- og dommerkurser. Patrick vil holde alle orienteret. HG kan med Lars og Claudia selv holde nogle af kurserne. Og ellers kigges der på muligheder i nærheden, så der ikke skal køres for langt. Side 6 af 7
Andet Ole takkede Vennerne for det store stykke arbejde, der ydes. Det er med til at styrke svømmernes sammenhold. Dirigenten lukkede generalforsamlingen ca. kl. 19.00. Der var efterfølgende fællesspisning for voksne og børn. Ved referent Svend Erik Bruhn Side 7 af 7