Referat af bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + Erik, Jeef, Kim (medarbejderrep.) og Maiken (referent). Afbud fra Katja. Tid 18. maj 2016 kl. 11.00-15.00 Sted Indkaldere Mødetype Forplejning Borups Højskole, Frederiksholms Kanal 24, 1220 København K Louise, Jeef og Erik Ordinært møde Frokost og frugt under mødet 1. Velkommen til en ny bestyrelse Velkommen og præsentationsrunde. 2. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 2.1. Udkast til referat af møde 15. april Bestyrelsen godkendte dagsorden og referat. 3. Konstituering, fordeling af ansvarsområder og planlægning Bilag 3.1. Opsamling på evaluering (se bilag 2.1) Bilag 3.2. Udkast til bestyrelsens ledelse af CISU Bilag 3.3. Indstilling om honorarer Med udgangspunkt i bilag 3.1. samt en skriftlig sammenfatning af evalueringen i den foregående bestyrelse drøftede bestyrelsen procedurebeskrivelsen for det kommende års arbejde. Bestyrelsen påbegyndte en diskussion af, hvor meget bilag skal have været behandlet af de ansvarlige i bestyrelsen, inden bestyrelsesmøderne. Den fortsættes på senere møder. Bilag 3.2. blev godkendt uden ændringer og vil herefter ligge på hjemmesiden. Bestyrelsen konstituerede sig med Louise som formand, Jon som næstformand og Runa som kasserer. Der var ingen andre kandidater, og bestyrelsen bakkede enstemmigt op om alle tre kandidater. 1
Bestyrelsen godkendte indstillingen om honorarer. Baggrunden for at give honorarer er at honorere særligt arbejdskrævende poster for at kompensere for den ekstra arbejdsindsats altså den der udføres udover den frivillige indsats som almindeligt bestyrelsesmedlem. Fordelingen af budgettet på 108.800 kr. blev således: Formand: 39.000 kr. Næstformand: 29.000 kr. Kasserer: 9.000 kr. Repræsentant i Udviklingspolitisk Råd: 23.800 Formandskabet konstaterede, at den mere lige fordeling af honorarer mellem formand og næstformand, som blev vedtaget sidste år, meget godt afspejlede den arbejdsdeling, som har været imellem dem i årets løb. 4. Rammerne for årets arbejde Bilag 4.1. Vision, mission og værdier Bilag 4.2. Strategi 2014-17 Bilag 4.3. Bestyrelsens ramme 2016-17 Bilag 4.4. Udenrigsministerens oplæg til Udviklingspolitisk strategi sendt til Folketingets Udenrigsudvalg (URU) Bilag 4.5. CISUs indspil til UM/HMC om samme Bilag 4.6. Henv. fra puljeordningerne om samme til URU Erik og Jeef skitserede rammen for årets arbejde med udgangspunkt i bilagene. Det bliver en hovedopgave for bestyrelsen at holde øje med den politiske situation med ny udviklingsstrategi på vej og efterfølgende finanslov, og så til efteråret tage beslutninger og udmønte dem i strategi og økonomi. Udenrigsministeriet arbejder på at lave modaliteterne om, men vi ved ikke meget om hvordan. En mulighed er, at de laver flere tematiske eller geografiske puljer, som følger politiske prioriteringer. CISU er mere opsøgende nu i forhold til nye opgaver, end vi har været tidligere. Bestyrelsen kommer til at drøfte, hvilken retning det skal være os hen. Sekretariatet arbejder på to ben med den nuværende situation: Dels arbejder vi for at opfylde vores forpligtelser i de aftaler, vi har indgået med Udenrigsministeriet. Samtidig har vi skruet lidt ned for blusset på de opgaver for at skabe rum for udviklingsopgaver. Det ser ud til, at de emner, vi har valgt til udvikling, er godt i tråd med de politiske vinde. I næste uge er der møde i Udviklingspolitisk Råd, og her forventer vi at der kommer et mere uddybet oplæg fra ministeriet til den nye strategi, end hvad der foreligger pt. i bilag 4.4. CISU har sendt et indspil til vores kontaktperson i Udenrigsministeriet 2
som respons på indholdet i bilag 4.4. Det er blevet taget vel imod. 5. Ansvarsfordeling, mødeplanlægning og studietur Bilag 5.1. Oversigt over ansvarsområder Bilag 5.2. Udkast til mødeplan 2016-17 På baggrund af en kort gennemgang af sekretariatets forskellige arbejdsområder fordelte bestyrelsen de forskellige ansvarsområder imellem sig således: - Louise, Jon og Runa er knyttet til ledelsesteamet og KAF-teamet (kommunikation, administration og forening) - Vibeke og Claus er knyttet til puljeteamet (alle puljer) - Katja og Andrew er knyttet til FY teamet (faglige ydelser) I efteråret bliver fordelingen kompliceret lidt af, at sekretariatet kommer til arbejde en del på tværs af teams med udviklingsopgaver. Til den tid vil bestyrelsesmedlemmerne også blive knyttet til forskellige udviklingstemaer, der har med det at gøre. Bestyrelsen lagde årets mødeplan fast, og den vil herefter fremgå på hjemmesiden. Bestyrelsen besluttede at holde fast i en studietur i år, på trods af det lavere budget. Pengene kan formentlig findes ved den besparelse, som kommer ved at vi har fundet et billigere sted at holde generalforsamlingen i 2017. På næste bestyrelsesmøde vil der være et oplæg om tema og destination. Ledelsen vil desuden overveje, om sekretariatet har ressourcer til være mere involveret i tilrettelæggelsen af turen. Bestyrelsen understregede, at den ønsker, at en repræsentant fra ledelsen deltager for sikre sammenhæng med sekretariatets arbejde. 6. Kort evaluering af generalforsamlingen Punktet blev udskudt til næste møde grundet mangel på tid. 7. Kort opsamling på deltagelse i CIVICUS Civil Society Week Bilag 7.1. Udkast til rapport Ansvarlig: Louise og Katja Bilaget er et tidligt udkast til rapport. Bestyrelsen får tilsendt den endelige rapport snarest. Hovedkonklusionen er, at det er værdifuldt for CISU at deltage i CIVICUS Civil Society Week. Dels fordi der er spændende workshops, men ligeså meget, fordi det er et sted at skabe nye kontakter og netværk. For eksempel er det lykkes at få generalsekretær Danny Sriskandarajah til Danmark i juni. Her skal han mødes med Danidas direktør, og CISU holder et medlemsmøde. 3
CISU arrangerede en workshop i samarbejde med en kenyansk og en nicaraguansk organisation omkring social accountability. Det gik rigtig godt, og vi fik stor ros for den og den participatoriske tilgang. 8. Folkemøde Ansvarlig: Louise Bestyrelsen gjorde kort status på planlægningen af CISUs deltagelse på Folkemødet i midten af juni. Vi holder ikke selv arrangementer i år, men vil være til stede til andres, fx når Udenrigsministeren præsenterer sit udkast til ny udviklingsstrategi. Andrew overvejer, om han vil deltage og vender tilbage til Maiken herom. 9. Anbringelse af foreningens midler i bankerne Bilag 9.1. Indstilling om foreningsmidler i Merkurbank Erik præsenterede indstillingen, som er et udbygget beslutningsgrundlag i forhold til det, som bestyrelsen tidligere har set om mulige risici ved at have foreningens egenkapital i Merkur Bank. Sekretariatet har ikke kunnet finde evidens for, at Merkur Bank er væsentligt anderledes and andre banker i forhold til den vurdering, der er lavet af dem i de mest anerkendte former af ratings og sekretariatets har gennemgået det materiale der er fremsendt af Merkur selv. Det ligger samlet til grund for sekretariatets indstilling sammen med revisors anbefaling om at mindske risikoen. Sekretariatet foreslår en løsning A, hvor højst 750.000 kr. (som er dækket af indskydergarantien) placeres i Merkur Bank, eller en løsning B, hvor højst 1,5 mio. kr. placeres i Merkur (med risiko på 750.000 kr. som ikke er dækket af indskyder garantien). Sekretariatet vurderer, at foreningen kan overleve et tab på op til 750.000 kr., men ikke derover hvis forpligtelser over for medarbejdere skal kunne overholdes i tilfælde af, at foreningen og Merkur Bank går fallit. Sekretariatet påpegede desuden, at hvis bestyrelsen vælger en større risiko end det foreslåede, at det så begrundes grundigt for at vise, at bestyrelsen lever op til sit ansvar om at forvalte foreningens midler forsvarligt. Bestyrelsen drøftede grundigt de to løsningsforslag samt et tredje forslag c om at fastholde hele egenkapitalen på 2,5 mio. kr. i Merkur Bank (med risiko på 1,75 mio. kr. som ikke er dækket af indskyder garantien). Bestyrelsen drøftede desuden, hvor gode ratings er til at vurdere en banks sikkerhed. Bestyrelsens drøftelse af indstillingen handlede primært om, hvorvidt den vil prioritere mindsket risiko eller værdier. Bestyrelsen var enig om, at Merkur Bank værdimæssigt er den bedste bank for CISU, men ikke om, hvor risiko villig CISU skal være for at tage hensyn til dette. Inden afstemning påpegede kassereren et muligt habilitetsproblem, da et andet bestyrelsesmedlem er andelshaver i Merkur Bank. Formanden konstaterede, at det ik- 4
ke var et problem og at vedkommende kunne deltage i afstemningen. De seks tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer stemte om de tre mulige løsningsforslag. Da der var stemmelighed, blev formandens stemme udslagsgivende og løsningsforslag b blev vedtaget. Vibeke stemte for forslag c, mens Runa stemte for forslag a. 10. Ansøgning til EU Bilag 10.1. Indstilling om ansøgning Bestyrelsen godkendte indstillingen om, at CISUs sender en konceptnote ind til EU om midler til oplysning. Da der er tale om midler til en pulje bemærkes det, at CISUs vedtægter lyder Foreningen kan igennem aftaler med Udenrigsministeriet og andre udføre konsulentkursus- og informationsvirksomhed ligesom foreningen - efter vedtagelse på Generalforsamling - kan påtage sig at forvalte midler/puljer på vegne af Udenrigsministeriet eller andre såfremt den primære målgruppe er foreningens medlemmer. Det er sekretariatets vurdering, at Bestyrelsen i dette tilfælde kan give grønt lys til det videre samarbejde om EU-ansøgningen med en endelig godkendelse af puljen på generalforsamlingen i april 2017. Bestyrelsen kan overveje om den gældende vedtægtsparagraf bør udformes mere fleksibelt for fremtiden. 11. Status fra repræsentanter, undergrupper og sekretariat Erik gav en kort status på personalet. Da Maiken er på vej på barsel, da Troels stilling ikke er blevet genbesat og da der er afsat midler i en udviklingspulje, er der midler til rådighed til at ansætte en i en midlertidig stilling i efteråret. Ledelsen er ved at få puslespillet omkring opgaver og ressourcer til at gå op. Bestyrelsen kan ikke garanteres samme serviceniveau, som den er vant til. Bestyrelsen understregede, at der dog fortsat skal være et knudepunkt for kommunikation mellem bestyrelse og sekretariat. 12. Eventuelt De to punkter under eventuelt, Verdenskort og partnerskabspulje til erhverv, blev udskudt til næste møde grundet manglende tid. 5