Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødekreds Bestyrelsen + EV, JB, KJ (medarbejderrep.) og IWR (referent) Tid Onsdag d. 14. december kl Sted CISU, Klosterport 4A, 8000 Aarhus Indkaldere Louise, JB og EV Mødetype Ordinært møde Forplejning Kaffe, te, kage og frugt under mødet. Aftensmad: Sandwich to go. 1. Godkendelse af dagsorden og referat Bilag 1.1. Udkast til referat af møde 2. oktober Bestyrelsen godkendte dagsorden for dagens møde med to tilføjelser: under pkt. 8 Nyt fra sekretariatet udpeges der bestyrelsesansvarlige for DERF, og under pkt. 10. Eventuelt giver Vibeke en orientering fra mødet i Udviklingspolitisk Råd d. 2. december. Bestyrelsen godkendte referatet fra bestyrelsesmødet d. 2. oktober med en bemærkning om, at indholdet under pkt. 7 skal omskrives til datid. Der blev i øvrigt spurgt til status på papiret Principper, retning og rammer om CISUs eksterne kommunikation. KJ er i gang med at lave revideret udkast, der vil ligge klar til bestyrelsesmødet d. 1. februar Rammesætning for puljereform Bilag 2.1. Bullets fra CISUs møde med HMC 8/12 EV og JB fortalte om dialogmødet med HMC d. 8. december, der havde været et meget positivt møde med flere lovprisninger bl.a. til rulleplan og afrapportering. EV og JB orienterede videre om mødet i Udenrigsministeriet d. 12. december om ny modalitet for rammeorganisationer, der ikke opnår strategisk partnerskabsaftale med ministeriet fra Bullets fra mødet kan læses i bestyrelsesmail 34/

2 Hvis CISU indgår aftale med Udenrigsministeriet om at etablere en modalitet for exrammeorganisationer, skal bestyrelsen godkende denne aftale. EV og JB gav en vurdering af den fremadrettede politiske relevans for civilsamfundsstøtten: Der vil fortsat gives støtte til de små organisationer, der dækker hele Danmark for at sikre bredt engagement og undgå populisme i de nationale dagsordener. Bredden er i fokus, og de små organisationer (der skal sikre denne bredde) er dermed legitimerende for Civilsamfundspuljen. Ministeriet vil i foråret gå i dialog om deres oplysningsarbejde med CISU, da ministeriets oplysningsarbejde skal revideres. En yderligere tendens er den tættere kobling mellem udvikling og det humanitære område samt samarbejdet med privatsektoren, der ses at kunne drive udviklingsprocesser. CISUs relevans vil derfor også fremadrettet blive vurderet efter, hvorvidt vi formår at bygge bro til det humanitære, og hvorvidt vi kan indgå i nye partnerskaber. Endvidere er det på den politiske dagsorden, at Civilsamfundspuljen skal kunne støtte alle lande på DAC-listen. Det vil de facto være en nedskæring, hvis antallet af lande udvides, da antallet af samarbejdspartnere alt andet lige så også udvides. CISU har gjort opmærksom på dette, og ministeriet har meddelt, at 2017 bliver et overgangsår, hvor der endnu ikke åbnes for hele DAC-listen. Bestyrelsen vil blive ved med at kæmpe for max +13 lande, så længe der ikke tilføjes flere midler til puljen. 3. Puljereform retningslinjer til vedtagelse Bilag 3.1. Indstilling om vedtagelse af retningslinjer Bilag 3.2. Retningslinjer for Civilsamfundspuljen Ansvarlig: Vibeke og Claus Bestyrelsen drøftede udkastet til de nye retningslinjer for Civilsamfundspuljen. Retningslinjerne mangler stadig en gennemskrivning og en klarere struktur. Denne proces foregår i sekretariatet frem til d. 15. januar. Kun såfremt der bliver ændret substantielt i retningslinjerne, skal bestyrelsen godkende dem på ny. Bestyrelsen var overordnet set tilfredse med retningslinjerne. De understregede, at CISU i forbindelse med offentliggørelse kommunikerer klart, at alle høringssvar er blevet nøje gennemgået og i vid udstrækning er blevet inddraget. Desuden vil det også være relevant at nævne, hvorfor socialøkonomiske virksomheder (SØV) ikke kan søge puljen, som det ellers var fremsat i høringsdokumentet. Bestyrelsen havde mange kommentarer til retningslinjerne både overordnede og mere specifikke. Kommentarerne blev alle noteret og vil blive indarbejdet i retningslinjedokumentet. 2

3 Endvidere gjorde bestyrelsen sig overvejelser i forhold til bevillingssystemet. EV slog fast, at sekretariatet vil klæde bevillingssystemet på til at vurdere ansøgninger ud fra indholdet i de nye retningslinjer, og der vil blive gjort mere ud af træning og kalibrering end tidligere. Derudover vil vi sikre os en bredde af kompetencer i bevillingssystemet, der kan dække alle indsatser i puljen. 4. Civilsamfundspuljens maksimumgrænser og tilsagnshåndtering Bilag 4.1. Indstilling om maksimumgrænser og tilsagnshåndtering Bilag 4.2. Baggrundsnotat om maksimumgrænser og tilsagnshåndtering Efter nedskæringen af Civilsamfundspuljen på Finanslov 2016 og en ekstra nedskæring sidst på året, besluttede bestyrelsen at nedsætte beløbsgrænserne for alle støttemodaliteter i puljen. Bestyrelsen besluttede i denne forbindelse i slutningen af året at analysere runderne i 2016 for på denne baggrund at fastlægge beløbsgrænser og model for tilsagnshåndtering i Medborgerindsatser: Bestyrelsen blev enig om en beløbsgrænse på kr. Drøftelsen gik på, om loftet skulle hæves til fordi Civilsamfundspuljen forøges i 2017, da den ekstra nedskæring på puljen blot berørte Omvendt mente et bestyrelsesmedlem, at 2016-besparelserne procentvis havde ramt Store Projekter og Programmer hårdere, og en højere beløbsgrænse for Mindre Indsatser igen ville tilgodese samme gruppe ansøgere. Bestyrelsen drøftede også, om en forhøjelse i beløbsgrænse ville forlænge projektperioder, hvorved antallet af ansøgninger til puljen kunne nedbringes. Dette vurderedes dog ikke at have den store effekt. Udviklingsindsatser: Bestyrelsen blev enig om en beløbsgrænse på 3,5 mio. kr. Organisationer kan maksimalt opnå 4 mio. kr. i tilsagn pr. år. Drøftelsen i bestyrelsen gik på, om beløbsgrænsen skulle hæves, på grund af det større beløb i Civilsamfundspuljen. Da der hver runde gives afslag til en række støtteværdige ansøgninger, besluttede bestyrelsen dog at beholde beløbsgrænsen på 3,5 mio. kr., så den øgede pulje vil komme støtteværdige ansøgninger til gode. Endvidere ønskede bestyrelsen fortsat at tilskynde ansøgere til at supplere med midler fra andre kilder. Partnerskabsprogram: Bestyrelsen blev enig om en beløbsgrænse på 3,5 mio. kr. pr. år. Tilsagnsloftet for programorganisationer vil være 3,5 mio. kr. pr. år. Loftet er lavere end for projektbærende organisationer, da programorganisationer får et flerårigt tilsagn, hvor projektbærende organisationer har en større usikkerhed med enkle tilsagn, og derfor skal have mulighed for at få større tilsagn pr. år. Under drøftelsen udtrykte et bestyrelsesmedlem bekymring for, om programorganisationer trækker mere på puljen end de projektbærende. Men det har vist sig, at de organisationer, der nu har program, tidligere havde nogle af puljens største projektbevil- 3

4 linger, og derfor trækker nogenlunde det samme på puljen som før. Et andet bestyrelsesmedlem så helst, at beløbsgrænsen skulle hæves til 4 mio. kr., da der er flere midler i puljen i 2017, og programbevillinger blev skåret procentvist mest i Argumenterne imod var, at det ikke ville løse problemet med de mange afviste støtteværdige ansøgninger til store projekter, og der var en forkert signalværdi i at hæve beløbsgrænserne for nogle modaliteter og ikke for andre. Tilsagnshåndtering 2017: Bestyrelsen var enig om en model, hvor midlerne fordeles mellem støttemodaliteterne efter følgende fordeling: 1) De forventede programbevillinger, medborgerbevillinger og samfinansieringsbevillinger trækkes ud af det samlede beløb til uddeling fra puljen efter følgende fordeling: Medborgerindsatser 15 %, Program 26 % og Samfinansiering 3 %. 2) Resten af puljen deles i to lige store dele, der fordeles på årets to ansøgningsfrister. Denne del af puljen uddeles til store projektbevillinger efter score. Det giver en rest til Udviklingsindsatser på 56 %. Alle støtteværdige ansøgninger til Medborgerindsatser får bevilling. Derfor holdes løbende øje med, om de 15 % er dækkende. Bestyrelsen vil på bestyrelsesmøderne i maj/juni (efter afgørelse af marts-runden) og i november/december (efter afgørelse af september-runden) blive orienteret om forbruget i puljen. Efter godkendelse af beløbsgrænser og tilsagnshåndteringsmodel godkendte bestyrelsen de nye samlede retningslinjer for Civilsamfundspuljen. 5. Opfordring til CISUs bestyrelse fra Dansk Vietnamesisk Forening Bilag 5.1. Opfordring til CISU fra DVF Bilag 5.2. Udkast til bestyrelsens svar Louise gennemgik henvendelsen fra DVF og udkast til svarbrev. Et bestyrelsesmedlem påpegede, at svarbrevet burde nuanceres en smule mere, og vedkommendes kommentarer samt input fra resten af bestyrelsen vil blive indarbejdet i svarbrevet inden det sendes til DVF. 6. Udvikling og forbedring af dokumentation af resultater af partnerskaber og projekter Bilag 6.1. Indstilling om dokumentation af resultater Bilag 6.2. Cases fra Uganda JB opdaterede bestyrelsen på CISUs arbejde med dokumentation af resultater af partnerskaber og projekter: Der er lavet tiltag i det afsluttende rapportformat, der muliggør en kvantitativ aggregering, tracerstudie, hvor CISU i dybden har undersøgt 4

5 to projektbærende organisationers udvikling samt tematisk review om emnet fortalervirksomhed, som er udmøntet i historier om projekterne og en rapport. Når casestudierne ligger klar, vil bestyrelsen få dem tilsendt. Historierne er vinklet, så man læser ikke om projektet i sin totalitet, og projekthaverne og partnere har haft mulighed for at kommentere på dem inden offentliggørelse. I 2017/2018 vil der også blive gennemført et tracerstudie og et tematisk review med nyt tema, hvor udgangspunktet vil være i FN s verdensmål 16 og 17. Metoderne vil blive skåret til, når vi har erfaringerne. Alle tiltag vil føde ind i en udvikling af CISUs ToC og M&E-system. Bestyrelsen roste det samlede arbejde. 7. Folkemøde 2017 Bilag 7.1. Indstilling om CISUs deltagelse i Folkemøde 2017 Bestyrelsen var enige om at have samme mål for deltagelsen i Folkemødet 2017 som for 2016: vi skal udvælge vores deltagelse i debatter nøje og spille en aktiv rolle i debatter, der er strategisk relevante for vores medlemmer. Vi skal også være gode til at samle op fra de debatter, vi har deltaget i ligesom vi har gjort i Vi har endnu ikke konkrete planer om at arrangere en debat (men har stående tilbud om at købe os en plads i Det Globale Telt). Et bestyrelsesmedlem pegede på, at et oplagt emne kunne være den nye verdensorden efter valget af Trump hvor står civilsamfundet henne i denne verdensorden? En anden nævnte vores arbejde med oplysning som interessant debatoplæg. På bestyrelsesmødet 1. februar besluttes det, hvilke bestyrelsesmedlemmer der skal deltage i Folkemøde Nyt fra sekretariatet Bilag 8.1. CISUs høringssvar DANEP Bilag 8.2. CISUs høringssvar Uganda landeprogram Den politiske indsats: CISU er tilfreds med valget af Ulla Tørnes som ny minister, da hun kender CISU. Tørnæs følger op på Kristian Jensens spor, men har derudover en dagsorden omkring kvinders rettigheder. Vi er blevet enige med HMC om, at vi skal koble ministerens besøg i Aarhus med en event her f.eks. ny EU-bevilling eller noget puljerelateret. 5

6 Høringssvar: CISU har indsendt to høringssvar: et til ministeriets Naboskabsprogram (DANEP) og et til Uganda landeprogrammet. CISUs medlemmer har også indsendt høringssvar, hvilket er positivt, og sekretariatet vil fortsat gøre medlemmer opmærksomme på høringsmuligheder, hvor det er relevant for dem. DERF-proces de næste måneder: Vi har fået implementeret de ændringer i kontrakten, som vi ønskede, og vi får den endelige kontrakt i morgen. Vi har et indledende møde med HMC i januar. Der er afsat 49,5 mio. for 2017 dernæst er der løbende bevillinger. Til 31/1 skal der laves en inception rapport sammen med partner Red Barnet og Start Network i UK. D. 28/2 skal vi aflevere nye retningslinjer. Herefter hjemmeside og database. Strategisk plan, retningslinjer og afrapporteringer skal ind over bestyrelsen. Ansvarlige for DERF i bestyrelsen bliver de puljeansvarlige Claus og Vibeke. Generalforsamling i Global Fokus: EV har skrevet bullets der er sendt ud til bestyrelsen. Der kommer ny sekretariatsleder med mange ambitioner. EV vil arbejde for, at GF stadig arbejder med sit mandat der er f.eks. ingen retningslinjer for, hvordan man repræsenterer GF og melder tilbage. Ressourcer og personale i CISU i IWR går på barsel i maj HHK er forlænget i nogle måneder for at løbe DERF i gang. SA er allokeret til DERF. Derfor slås en fast rådgiverstilling op snarest med tiltrædelse 1. marts. Desuden skal der ressourcer til at dække forvaltning og controlling af DERF. - JT er ansat til at dække MM s orlov første halvår KJ som repræsentant for medarbejderklubben: Klubben tilslutter os, at der skal være faste stillinger, så der ikke bliver et A- og et B-hold af medarbejdere. Men vi vil også have retningslinjer for afskedigelser, så det er klart for personalet, hvordan udvælgelsen sker i en situation, hvor der skal skæres ned. 9. Rapport fra årets studietur til Bruxelles Bilag 9.1.: Udkast til rapport fra bestyrelsens studietur Bruxelles Ansvarlig: Louise og Katja Rapporten fra bestyrelsens studietur til Bruxelles i starten af oktober ligger klar til kommentering. Når årsplanen for den nye bestyrelse laves, skal der følges op på de punkter, rapporten peger på. Et bestyrelsesmedlem ønskede, at der blev kigget mere på digital for development. EV vil prøve at følge op med Michael Erbs inden næste bestyrelsesmøde. Yderligere fortalte han, at CISU repræsenterer GF i Concordes HUB4. 6

7 10. Eventuelt - UPR Vibeke orienterede kort om mødet i Udviklingspolitisk Råd d. 2. december. På dagsordenen var først UNWRA FN s støtte til palæstinensiske flygtninge. Der var ikke kommet nogen bemærkninger herom fra CISUs medlemmer. Under næste punkt fortalte Ulla Tørnæs, at planen for Verdensmålene i Danmark var forsinket pga. regeringsdannelsen. Emner bliver ligestilling, migration og flygtninge. Vibeke spurgte til civilsamfundet, hvor Tørnes slog fast, at civilsamfundet er meget vigtigt. UPR bliver nedlagt fra 1. januar 2017 og det gør bevillingskomiteen også. Der kommer nyt organ, der skal dække begge områder. Det er med indstillingsret men ikke med fordeling. Ministeren vælger repræsentanter. 7