Gældende fra 1. januar 2016 Administrationsgrundlag for Tilskud fra Kompetencefonden 2016 1
0. INDLEDNING... 3 1. LOV- OG REGELGRUNDLAG... 3 1.1. Friskoleloven... 4 1.2. Revisionsbekendtgørelsen... 4 1.3. Fordelingssekretariatets vedtægt... 4 2. FORMÅL... 6 3. BEVILLINGENS STØRRELSE... 6 5. FORDELING AF MIDLER FRA KOMPETENCEFONDEN FOR 2016... 7 6. KLAGEADGANG... 8 7. REGNSKAB OG REVISION M.V.... 8 8. STIKPRØVER, ERKLÆRINGER OG TILBAGEBETALING... 9 9. OPLYSNINGSPLIGT... 9 10. TILSKUDSINDDRAGELSE... 9 11. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION... 9 2
0. INDLEDNING Dette dokument er administrationsgrundlaget for tilskud fra Kompetencefonden til frie grundskoler for bevillingsperioden 1. januar 31. december 2016 og forbrugsperioden 1. januar 2016 30. juni 2018. I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af tilskuddet fra Kompetencefonden. Undervisningsministeriet har bemyndiget Fordelingssekretariatet til at indhente og behandle ansøgninger om midler fra Kompetencefonden fra frie grundskoler og i den forbindelse informere om fonden og muligheden for at få del i midlerne. Ministeriet har desuden tilkendegivet, at det er op til Fordelingssekretariatet selv at fastlægge fordelingskriterierne inden for aftalens rammer og sikre, at betingelserne for anvendelse af midlerne overholdes. Undervisningsministeriet har endvidere bemyndiget Fordelingssekretariatet til at udbetale midler fra Kompetencefonden. Administrationsgrundlaget er vedtaget af Fordelingssekretariatets bestyrelse. Administrationsgrundlaget kan ikke ændres uden bestyrelsens godkendelse. Administrationsgrundlaget suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ServiceNyt, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skolerne og tilskudsadministrationen f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v. Administrationsgrundlaget træder i kraft med virkning fra 1. januar 2016. 1. LOV- OG REGELGRUNDLAG Fordelingssekretariatets virksomhed hviler i vid udstrækning på det samme lovgrundlag, som gælder for friskoler og private grundskoler, dvs.: Friskoleloven Tilskudsbekendtgørelsen Revisionsbekendtgørelsen Herudover er Fordelingssekretariatet omfattet af: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Finansloven Sekretariatets vedtægter Frie grundskoler er omfattet af Finansministeriets cirkulære af 15. juni 2015 om aftale om Kompetencefonden. De bestemmelser fra ovenstående, der direkte vedrører tilskud fra Kompetencefonden er gengivet nedenfor. 3
Love, bekendtgørelser og cirkulærer kan findes i deres fulde udstrækning på www.retsinfo.dk. Fordelingssekretariatets vedtægter kan findes på Fordelingssekretariatets hjemmeside www.fordelingssekretariatet.dk. 1.1. FRISKOLELOVEN 11, stk. 3. Ministeren for børn, undervisning og ligestilling kan tillægge Fordelingssekretariatet yderligere opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område. 1.2. REVISIONSBEKENDTGØRELSEN 8. Reglerne i 1-7 gælder også for Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, Deutscher Schul- und Sprachverein für Nordschleswig samt Friplads- og Vikarkassen for private gymnasieskoler, studenter- og kurser til højere forberedelseseksamen (hf-kursus) for de tilskud, de modtager fra statskassen. Stk. 2. Revisor skal stikprøvevis kontrollere, at udbetalte tilskud m.v. er behørigt dokumenteret, og at udbetalingen er i overensstemmelse med love, administrative forskrifter og vedtægter. Revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om størrelsen af udbetalte tilskud og oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af de udbetalte tilskuds berettigelse. Revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolernes revisorer. 1.3. FORDELINGSSEKRETARIATETS VEDTÆGT 1. Institutionens navn er Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler (Fordelingssekretariatet). Stk. 2. Fordelingssekretariatet er en selvejende institution oprettet den 1. juli 2003. Fordelingssekretariatet har til formål at fordele følgende tilskud til friskoler og private grundskoler i henhold til lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer: 1. Tilskud til befordring af syge elever. 2. Et særligt tilskud til ekstraudgifter til befordring af elever med svære handikap. 3. Tilskud til befordring i forbindelse med brobygningsforløb. 4. Tilskud til nedbringelse af skolepenge, nedbringelse af betaling for ophold på kostafdelinger og nedbringelse af forældrebetalingen for skolefritidsordninger. 5. Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse og særlige lærerlønudgifter. 6. Et særligt tilskud til de frie skoleforeninger til varetagelse af fælles opgaver om tilsyn. 7. Et særligt tilskud til støtteundervisning i dansk for tosprogede elever. 2. Fordelingssekretariatet varetager udover de 1, stk. 2, angivne opgaver en række opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område, som Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling har henlagt til Fordelingssekretariatet, jfr. bilag 1. 4
3. Bestyrelsen er ansvarlig overfor ministeren for børn, undervisning og ligestilling. Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere principper og retningslinjer for fordeling af de tilskud og varetagelse af de opgaver, der er nævnt i 1, stk. 2, og 2. 7. Bestyrelsen skal som led i forvaltningen af Fordelingssekretariatets midler iagttage gældende regler, tage skyldige økonomiske hensyn og sikre, at midlerne anvendes til størst mulig gavn for sekretariatets virksomhed. Stk. 2. Fordelingssekretariatet kan indhente oplysninger fra friskoler og private grundskoler i overensstemmelse med reglerne i lov om friskoler og private grundskoler m.v. med senere ændringer samt helt eller delvist tilbageholde tilskud, hvis sekretariatet vurderer, at der ikke foreligger den nødvendige dokumentation for at skolen er tilskudsberettiget, eller at modtagne tilskud er berettigede. Stk. 3. Ethvert spørgsmål vedrørende friskoler og private grundskolers ret overfor Fordelingssekretariatet i forbindelse med sekretariatets tilskudsadministration og sagsafgørelser afgøres af bestyrelsen. Bilag 1 til vedtægt for Fordelingssekretariatet Fordelingssekretariatet yder tilskud til og varetager administration af nedenfor nævnte områder: A. Vedrørende vikarområdet: 1. Dækning af tilskudsberettigede vikarudgifter som følge af lederes, læreres, børnehaveklasselederes og andre personalegruppers retsmæssige fravær uden lønafkortning. 2. Efterindtægter. 3. Sygeundervisning. 4. Fordeling af midler til efteruddannelse og kursusdeltagelse. 5. Fratrædelsesordninger. B. Vedrørende elevbefordring: 1. Befordring mellem hjem og skole. 2. Befordring pga. sygdom eller svære handikap 3. Befordring mellem hjem og brobygningsinstitution. C. Vedrørende Friplads- og opholdsstøtte: 1. Nedbringelse af skolepenge. 2. Nedbringelse af SFO-betaling. 3. Nedbringelse af betaling for ophold på en kostafdeling. 5
D. Fordelingssekretariatets øvrige opgaver 1. Drift og vedligeholdelse af et lærerregister over samtlige ledere mv., lærere og børnehaveklasseledere ved friskoler og private grundskoler. 2. Udarbejdelse af Forhandlingsstatistik til Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling og Finansministeriet 3. Udarbejdelse af øvrig statistik vedr. friskoler og private grundskoler 4. Fastsættelse af lønanciennitet for lærere og børnehaveklasseledere ved friskoler og private grundskoler i henhold til gældende regler. 5. Administration af midler fra Kompetencefonden. 6. Tilskud til skoleforeningernes fælles opgaver i forbindelse med tilsyn. 7. Tilskud til støtteundervisning i dansk for tosprogede elever. 8. Andre opgaver udlagt af Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling 9. Konsulentopgaver for skoleforeningerne. 2. FORMÅL Kompetencefondens formål er jf. Aftale om Kompetencefonden - at støtte medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling og midlerne er et supplement til de økonomiske midler, der anvendes af statens arbejdspladser til kompetenceudvikling. 3. BEVILLINGENS STØRRELSE Frie grundskoler er for bevillingsperioden 1. januar 31. december 2016 blevet tildelt 1.629.009,34 kr. fra Kompetencefonden. 4. TILSKUDSBETINGELSER Betingelserne for at modtage og anvende tilskud fra Kompetencefonden er beskrevet i Finansministeriets cirkulære af 15. juni 2015 om aftale om Kompetencefonden. Betingelserne er præciseret i en pjece om Kompetencefonden, som er udgivet af Kompetencesekretariatet, som administrerer Kompetencefonden. Der skal være fastlagt en strategi med principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats på skolen, herunder for anvendelsen af midler fra Kompetencefonden. Strategien fastlægges i samarbejdsudvalget eller, hvis der ikke er et samarbejdsudvalg på skolen, i tilsvarende forum. Fordelingssekretariatet opfordrer til, at midlerne anvendes til alle personalegrupper, der er omfattet af læreroverenskomsten, og f.eks. ikke kun til de intervallønnede. Kompetenceudviklingsforløb, der støttes med midler fra Kompetencefonden, skal indgå som en del af en fastlagt, individuel udviklingsplan for den enkelte medarbejder. Tilskud fra Kompetencefonden kan anvendes til uddannelse af lærere, ledere og børnehaveklasseledere ved frie grundskoler. Der ydes tilskud til længerevarende individuelle kompetenceudviklingsforløb. Fordelingssekretariatets bestyrelse har besluttet, at udviklingsforløb, der støttes, skal have en varighed svarende til minimum 3 arbejdsdage (3 x 7,4 timer). Udviklingsforløbet kan være splittet op 6
i mindre/forskellige dele, der tilsammen skal have en varighed svarende til minimum 3 arbejdsdage (3 x 7,4 timer). Midlerne kan udelukkende anvendes til kurser inden for Danmarks grænser. Der er ikke nogen øvre grænse for hvor meget, der må anvendes til kompetenceudviklingsforløb for en enkelt medarbejder. Skolen kan godt anvende det tildelte beløb på mere end en af skolens medarbejdere. Midlerne kan udelukkende anvendes til betaling af kursusafgifter, undervisningsmaterialer og vikarudgifter. Midlerne kan ikke anvendes til transportomkostninger eller til ophold eller forplejning udover det, der er indeholdt i kursusafgiften. Midlerne kan ikke anvendes til løn for medarbejdere, som deltager i kompetenceudviklingsaktiviteter eller til løntillæg i forbindelse med udviklingsaktiviteter. Midlerne kan anvendes til dækning af udgifter i forbindelse med ansættelse af vikar for den eller de medarbejdere, der deltager i kompetenceudviklingsaktivitet. I så fald forudsættes det, at medarbejderen/ medarbejderne oppebærer deres normale løn ved deltagelse i kompetenceudviklingsaktiviteten. Midlerne anvendes til at dække skolens udgift til vikaraflønning, når SVU, AMU-godtgørelse eller lignende godtgørelse er fraregnet. Herudover kan midlerne anvendes til dækning af hele eller dele af udgiften til en vikar, hvis en medarbejder deltager i en udviklingsaktivitet, som ikke berettiger til SVU-, AMU- eller lignende godtgørelse. Midlerne kan godt anvendes til udviklingsforløb for grupper af ansatte, men der skal være fastlagt en individuel udviklingsplan for hver enkelt medarbejder i gruppen, og det er en betingelse, at det / de fælles forløb udspringer af de enkelte medarbejderes individuelle behov, som disse er blevet afdækket, typisk ved medarbejderudviklingssamtalen. Midlerne kan ikke anvendes til organisatoriske udviklingsprojekter på skolen. Tilskuddene kan anvendes til uddannelsesforløb, der er startet 1. januar 2016 eller senere, og skal være anvendt senest 30. juni 2018. De skoler, der har fået tilskud fra Kompetencefonden, skal indlæse deres faktiske forbrug af midler i Kompetencefondssystemet ved brug af et excel-ark. Skolens kontaktperson har fået tilsendt en adgangskode til systemet. Indlæsningen foregår på www.kompetencefonden.dk, hvor man logger på systemet med den tilsendte adgangskode. Under fanen Administration i afsnittet Importer forbrug findes en vejledning til indlæsningen. Henvendelser om indlæsningen: Se under fanen Support øverst på siden. 5. FORDELING AF MIDLER FRA KOMPETENCEFONDEN FOR 2016 Skolerne skal for at få del i midlerne indsende ansøgning senest den 10. januar 2017 med oplysning om, hvor stort et beløb, skolen ønsker tildelt. Det maksimale tilskud en skole kan modtage afhænger af skolens elevtal pr. 5/9-16 og fremgår af nedenstående tabel. Midlerne fordeles blandt de skoler, der har indsendt ansøgning. Ved fordelingen prioriteres skolerne efter, hvor mange gange tidligere, de har modtaget tilskud indenfor de seneste 10 år, således at skoler der ikke tidligere har fået tilskud har 1. prioritet, skoler, der har fået tilskud 1 gang tidligere har 7
2. prioritet osv. Hver skole tildeles et tilfældigt tal. Tildelingen overvåges af Fordelingssekretariatets revisor. Skolerne sorteres herefter i stigende rækkefølge efter hvor mange gange, de tidligere har modtaget tilskud indenfor de seneste 10 år(1. prioritet) og efter tildelt tilfældigt tal (2. prioritet). Formålet med denne fordelingsprocedure er, at skoler, der ikke tidligere har modtaget tilskud, prioriteres højere end de, der tidligere har modtaget tilskud. De skoler, der står øverst på listen efter sorteringen, bliver bedt om at indsende nærmere oplysninger om den planlagte anvendelse af midlerne for hver enkelt medarbejder. Oplysningerne danner grundlag for udbetalingen af skolens tilskud. Udbetaling af tilskuddet foretages når Fordelingssekretariatet har gennemgået oplysningerne om planlagt anvendelse af midlerne. En skoles maksimale tilskud afhænger af skolens tilskudsberettigede elevtal pr. 5. september 2016: Elevinterval Maks. tilskud pr. skole Under 100 elever 20.000 100 149 elever 30.000 150 199 elever 40.000 200 249 elever 50.000 250 299 elever 55.000 300 349 elever 60.000 350 399 elever 65.000 400 449 elever 70.000 450 499 elever 75.000 500 549 elever 80.000 550 599 elever 82.500 600 649 elever 85.000 650 699 elever 87.500 700 749 elever 90.000 750 799 elever 92.500 800 849 elever 95.000 850 899 elever 97.500 900 elever og derover 100.000 6. KLAGEADGANG Afgørelser, som er truffet af Fordelingssekretariat, kan ikke indbringes for Undervisningsministeren eller Undervisningsministeriet. Ethvert spørgsmål vedrørende skolernes ret overfor Fordelingssekretariatet afgøres af sekretariatets bestyrelse. 7. REGNSKAB OG REVISION M.V. Det er skolernes ansvar, at de modtagne tilskud regnskabsføres og revideres i overensstemmelse med lovgivningen. 8
Det er Fordelingssekretariatets ansvar at føre regnskab for hver tilskudsbevilling, herunder tilskud fra Kompetencefonden. Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet skal revideres af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. Fordelingssekretariatet skal udarbejde en redegørelse for fordelingen af tilskuddene blandt skolerne samt regnskab for indtægter og omkostninger. Regnskabet indsendes sammen med revisionsprotokollen til Undervisningsministeriet. 8. STIKPRØVER, ERKLÆRINGER OG TILBAGEBETALING Fordelingssekretariatet indhenter ledelseserklæringer fra skolerne om tilskud fra Kompetencefonden. Hvis det modtagne tilskud ikke er anvendt til formålet, skal det ikke anvendte tilskud tilbagebetales til Fordelingssekretariatet. Fordelingssekretariatet vil udtage en andel af skolerne til stikprøvekontrol af, at tilskudsbetingelserne er opfyldt. 9. OPLYSNINGSPLIGT Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor er berettiget til direkte fra skolerne at indhente oplysninger om grundlaget for det udbetalte tilskud og andre oplysninger, der har betydning for bedømmelsen af det udbetalte tilskuds berettigelse. Fordelingssekretariatet og/eller sekretariatets revisor kan kræve, at oplysningerne attesteres af skolens leder, bestyrelse og/eller revisor. 10. TILSKUDSINDDRAGELSE Det er Fordelingssekretariatets pligt at kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskud, der af skolerne ikke er behørigt dokumenteret og/eller er udbetalt i uoverensstemmelse med love og bestemmelser og Fordelingssekretariatets regler for tilskud fra Kompetencefonden og/eller er anvendt i uoverensstemmelse med tilskuddets formål. Med modtagelse af uddannelsesmidler fra Fordelingssekretariatet accepterer skolen ovennævnte bestemmelser og betingelser. 11. ELEKTRONISK KOMMUNIKATION Fordelingssekretariatet vil i videst muligt omfang gøre ansøgningsmateriale, blanketter, erklæringer, vejledninger m.v. elektronisk tilgængelige på www.fordelingssekretariatet.dk 9