Vejledningsmøder om DUFs (nye) regler for driftstilskud December 2016 V. DUFs tipsadministration Jakob Harbo Kastrup og Cathrine Næsby
Dagsorden 1. Tilskudsordningerne særligt driftstilskud 2. International refusion 3. Overgangsordninger 4. Regnskab og revision 5. Sagsforløb mm. Særligt fokus på evt. nye regler
At søge tilskud hos DUF er noget særligt
Kompetencefordeling Dansk Ungdoms Fællesråd (Styrelsen) udsteder regler for fordeling af tilskud. Reglerne godkendes af Tipsungdomsnævnet. Kulturministeriet fastsætter regler for revision af tilskud mv. (revisionsbekendtgørelsen) DUFs Tipsudvalg sagsbehandler og afgør sagerne. DUFs sekretariat redegør, undersøger og indstiller til Tipsudvalget. Tipsungdomsnævnet er klageinstans for DUFs afgørelser. DUFs tipsadministration er omfattet af offentligheds- og forvaltningslovene.
Tipsregler Bekendtgørelse nr. 495 af 29. maj 2016
1. Tilskudsordningerne
Tilskudsformer Driftstilskud til landsorganisationernes fri disposition Herunder indslusningstilskud og international refusion InitiativStøtte til projekter
Grundlæggende om driftstilskuddet To akser: 1. Organiseringsform Individuelle medlemmer og selvstændige lokalforeninger Kollektive medlemmer Øvrige landsorganisationer 2. Gruppering a, b, c, d eller e Helhedsvurdering af formål, aktiviteter, organiseringsmåde, medlemmer mv.
5 grupper Gruppe A Politiske ungdomsorganisationer mv. Gruppe B - Spejdere, religiøse ungdomsorganisationer, udvekslingsorganisationer mv. Gruppe C Frivillige sociale ungdomsorganisationer, humanitære ungdomsorganisationer, elev- og studenterorganisationer mv. Gruppe D Kulturelle ungdomsorganisationer mv. Gruppe E Ungdomshandicaporganisationer Overskriften er retningsgivende, men det er de underliggende definitionsparametre, der ligger til grund for konkrete afgørelser. November 2016: alle organisationer har modtaget en begrundet udmelding Nu 1. juni 2017: organisationerne har mulighed for at gøre indsigelser Oktober/November 2017: endelig afgørelse og klagemulighed Grupperingen gælder indtil der sker væsentlige ændringer hos organisationen eller DUF laver nye regler
Tilskudsudmåling Gruppe\orga niseringsfor m Individuelle medl. + selvstændige LF Kollektive Øvrige A Intervaltilskud for medlemmer og lokalforeninger +2% - samlet tilskudsloft inkl. international refusion 8,5 millioner Skønsmæssigt tilskud + international refusion samlet tilskudsloft inkl. international refusion 2,5 millioner B Intervaltilskud for medlemmer og lokalforeninger +1% - samlet tilskudsloft inkl. international refusion 8,5 millioner C Intervaltilskud for lokalforeninger, skønsmæssigt tilskud for medlemmer og aktiviteter i øvrigt, samlet tilskudsloft inkl. international refusion 5 millioner. D Skønsmæssigt tilskud, samlet tilskudsloft inkl. international refusion 2,5 millioner E Selvstændigt takstbilag m. intervaltilskud for medlemmer og lokalforeninger, samlet tilskudsloft inkl. international refusion 1 million Skønsmæssigt tilskud + international refusion samlet tilskudsloft inkl. international refusion 1 million Alle har mulighed for 75% international refusion, dog maks. 25% af øvrigt tilskud og inden for det samledes tilskudsloft på hhv. 1, 2,5, 5 eller 8,5 mio. kr.
Skønsmæssigt tilskud Som baggrund for tilskuddets størrelse indgår navnlig en vurdering af: Organisationens størrelse og udbredelse, herunder antal medlemmer/deltagere og lokalforeninger/kollektive medlemmer samt organiseringsgrad, hvis relevant og muligt at opgøre. Omfanget af organisationens aktiviteter på lokalt, nationalt og eventuelt regionalt niveau. Omfanget af landsorganisationens internationale aktiviteter. Administrative forhold samt budget- og formueforhold. Om organisationen er indplaceret i gruppe a, b, c, d eller e.
Generelle krav til tilskudsmodtagere Negativ afgrænsning Der ydes ikke efter disse regler tilskud til organisationer, hvis primære formål eller aktiviteter er: 1) idræt, e-sport, tankesport eller andre lignende aktiviteter 2) faglig organisering og/eller organisationer med et branche- eller professionelt karriereorienteret fokus 3) sygdomsbekæmpelse og/eller varetagelse af patientinteresser 4) dyreinternater eller tilsvarende aktiviteter med pleje af dyr, klubber for bestemte dyrearter eller andre aktiviteter med dyr som det centrale omdrejningspunkt 5) hobby 6) service 7) fester eller andet socialt samvær.
Generelle krav til tilskudsmodtagere Landsorganisation/landsdækkende: min. 500 medlemmer, min 6 lokalforeninger (el. andet lokalt arbejde) min. 1 i hver af de 5 danske regioner. Have eksisteret et år før ansøgningen og have et afsluttet årsregnskab (12 måneder) Ungdomsorganisation: Skal fremgå af aktiviteter og vedtægter. Flertal af medlemmerne med fulde medlemsrettigheder u. 30 år. Selvstændig organisation: Politisk og økonomisk uafhængig af andre organisationer Organisationens aktiviteter skal være alderssvarende for medlemmerne
Generelle krav til tilskudsmodtagere Demokratisk foreningsmæssig opbygning og praksis Afgrænset medlemskreds, demokratisk struktur og praksis som reelt og kontinuerligt sikrer medlemmernes/deltagernes demokratiske indflydelse, almennyttigt formål, ingen udlodning af overskud eller formue til enkeltpersoner
Generelle krav til tilskudsmodtagere Kvalitative kriterier Organisationen fremmer gennem et aktivt foreningsdemokrati medlemmerne og deltagernes demokratiforståelse og demokratiske engagement. Medlemmerne og deltagerne opnår gennem deres aktive deltagelse i foreningens forpligtende fællesskaber en række kompetencer som ansvarlighed, samarbejdsevner og ledelseserfaring der udvikler dem personligt. Organisationen har samfundsengagerende elementer i sin virksomhed.
Generelle krav til tilskudsmodtagere Organisationer, der modtager driftstilskud fra andre puljer af udlodningsmidler, kan ikke modtage driftstilskud i henhold til kapitel 2. Hvis to eller flere organisationer må anses for sammenfaldende, ydes der kun tilskud til en af disse. I vurderingen heraf indgår elementer som organisationens formål, målsætning, struktur, målgruppe og medlemsskare. Det er en forudsætning for ydelse af støtte, at der er foretaget en fuldt betryggende registrering af de tilskudsudløsende faktorer såsom f.eks. medlemmer, lokalforeninger, internationale udgifter mv., samt at organisationens procedurer understøtter en sådan betryggende registrering. Driftstilskud bevilges til organisationernes almindelige virksomhed og udbetales til organisationernes frie disposition til brug for landsorganisationernes centrale, formålsbestemte arbejde. Hvis organisationen opløses, skal eventuelt overskydende midler, udbetalt fra DUF, betales tilbage til DUF.
Ungdomshandicaporganisationer Ungdomshandicaporganisation eller paraply Regelmæssigt lokalt arbejde i mindst to ud af fem regioner Mindst 150 tilskudsudløsende deltagere/medlemmer Større mulighed for/accept af sociale aktiviteter Tilskudsudmåling: Intervaltilskud iht. organiseringsform med individuelle medlemmer og selvstændige lokalforeninger Skønsmæssigt tilskud for kollektive og øvrige landsorganisationer
3 organiseringsformer Landsorganisationer, der modtager driftstilskud i henhold til kapitel 2, skal have en af følgende organiseringsformer: 1. Landsorganisationer, hvor medlemskabet holdes af individuelle medlemmer, jf. 10, og det lokale arbejde er organiseret i selvstændige lokalforeninger, jf. 11. 2. Landsorganisationer, hvor medlemskabet holdes af kollektive medlemmer, jf. 12. 3. Øvrige landsorganisationer, jf. 13. Gælder også for organisationer der søger indslusningstilskud
Organiseringsform 1 jf. 6, stk. 1, nr. 1 Landsorganisationer, hvor medlemskabet holdes af individuelle medlemmer, jf. 10, og det lokale arbejde er organiseret i selvstændige lokalforeninger, jf. 11. Skal leve op til: De generelle kriterier ( 2) Medlemsdefinitionen ( 10) Lokalforeningsdefinitionen ( 11)
Medlemsdefinition 10 Fire grundlæggende kriterier: 1. Endnu ikke fyldt 30 år ved udgangen af det senest afsluttede regnskabsår. 2. Ved personlig kontingentbetaling på mindst 75 kr. har erklæret sit medlemskab over for organisationen eller en af dens lokalforeninger inden for det senest afsluttede regnskabsår. 3. Har haft fulde medlemsrettigheder, ( ) 4. Var bosat i Danmark på tidspunktet for medlemskab. Undtaget herfra er medlemmer, der som en del af foreningens aktiviteter opholdt sig i udlandet i kortere eller længere tid, medlemmer, der var på studieophold i udlandet, og medlemmer, der i op til ét år opholdt sig i udlandet.
Medlemsdefinition 10 Kontingent Et kontingent, defineres som: En selvstændig betaling for et ordinært og fuldgyldigt medlemskab med hvad der deraf følger af medlemsrettigheder og -pligter. Dvs. at det skal fremgå klart og tydeligt af faktura, webshop og/eller anden betalingsdokumentation, at kontingentet er en selvstændig enhed med sin egen tydelige selvstændige pris, som der således betales selvstændigt for og som derfor kan vælges og fravælges selvstændigt Kontingentet må ikke være del af deltagerbetalingen til et arrangement eller andet, et gebyr eller betaling for en engangsydelse eller en tidsbegrænset aktivitet, ligesom tidsbegrænsede prøvemedlemskaber eller lignende ikke er tilskudsudløsende, også selvom de øvrige kriterier i medlemsdefinitionen er opfyldt. Et kontingent er personligt, når det er betalt af medlemmet selv, dets forældre, værge eller stedforældre.
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder tidspunkt/periode Medlemmet skal have haft fulde medlemsrettigheder, enten: Ved regnskabsårets afslutning eller på en anden med DUF aftalt dato i løbet af regnskabsåret*, eller I mindst 3 sammenhængende måneder i løbet af regnskabsåret.** *Organisationer, der ønsker at anvende en anden opgørelsesdato end regnskabsårets afslutning, kan indgå en aftale om den konkrete opgørelsesdato med DUF **Kun organisationer, der har modtaget driftstilskud i minimum 4 af de seneste 5 år umiddelbart forud for tilskudsansøgningen, kan vælge at søge tilskud på baggrund af medlemmer med mindst tre sammenhængende måneders medlemskab i løbet af regnskabsåret
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder - definition Fulde medlemsrettigheder defineres som: Ret til at deltage i organisationens eller lokalforeningens aktiviteter på lige fod med lignende medlemmer, samt fulde demokratiske rettigheder, herunder stemmeret og valgbarhed i henhold til organisationens vedtægter. Medlemmets demokratiske mulighed for indflydelse skal kunne dokumenteres fra medlemmet til lokalforeningens og landsorganisationens ledelse. Medlemmer under 16 år kan dog lade sig repræsentere ved deres forældre eller værge. Medlemmet skal have samme rettigheder som tilsvarende medlemmer. Vurderingen foretages med respekt for organisationens egenart. Følger som hovedregel af vedtægterne
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder nye opmærksomhedspunkter Aktiviteter Der skal være et reelt og egentligt aktivitetstilbud og -indhold for det enkelte medlem/deltager Demokratisk indflydelse er ikke længere nok i sig selv Skal kunne dokumenteres Fortsat ikke krav om faktisk deltagelse
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder nye opmærksomhedspunkter 16-års valgret Minimumskrav Normalt antages det, at forældre kan repræsentere deres børn op til 18 år nu er grænsen i DUFs regler 16 år Bør understøttes og dokumenteres via vedtægterne lokalt og nationalt Ingen vedtægtsmæssig diskriminering ift. demokratiske rettigheder og muligheder på baggrund af alder (fra 16 år) Formand, kasserer og andre poster må ikke være forbeholdt myndige De 16-/17-årige medlemmer skal jf. vedtægterne kunne udgøre et flertal af bestyrelser og andre ledende organer
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder nye opmærksomhedspunkter 16-års valgret praktiske implikationer mv. Husk at en forening er en juridisk person En 16-årig bør som udgangspunkt godt kunne være formand eller kasserer og træffe dispositioner på vegne af foreningen og tegne denne Banker m.fl. har desværre ikke pligt til at kontrahere med en 16-årig foreningsrepræsentant Derfor: Overvej at indrette klare, men fleksible tegningsregler i vedtægterne (lokalt og nationalt), så tegningsretten om nødvendigt fuldt lovligt kan overdrages til et myndigt bestyrelsesmedlem eller til en evt. udenforstående med tilknytning til foreningen (ansat, forælder eller en helt tredje) Supplér evt. med vedtægtsmæssig mulighed for at indsupplere vedkommende i bestyrelsen
Medlemsdefinition 10 Fulde medlemsrettigheder fortsat opmærksomhedspunkter Anti-kupbestemmelser Andre vedtægtsbestemte begrænsninger på stemmeret mv. Udmeldte medlemmer Inaktive medlemmer Medlemmer bosat i udlandet
Medlemsdefinition 10 Ang. udmeldte og inaktive medlemmer Det skal være muligt at melde sig ud midt på året, hvis medlemmet ønsker det. Det er vigtigt, at medlemmet selv ved, at vedkommende stadig er medlem frem til og med opgørelsesdatoen og vil vedkende sig det. Hvis org. fremtvinger en skriftlig eller mundtlig udmeldelse fra medlemmet, må man med rimelighed antage, at medlemmet føler sig udmeldt og derfor skal slettes/have status som udmeldt. Vær påpasselig med at bruge begrebet udmeldelse medmindre det er det der reelt menes. Hvis DUFs revisor el. andre spørger til medlemskabet pr. opgørelsesdatoen, må der ikke være tvivl om, at svaret er ja. Organisationens ansvar, at procedurer og dokumentation er klar og entydig og minimerer risikoen for fejlregistreringer og fejlagtig opfattelse hos medlemmet m.fl.
Medlemsdefinition 10 Ang. medlemmer i udlandet Hovedregel: DUF yder ikke tilskud på baggrund af medlemmer eller lokalforeninger i udlandet. Undtagelser: Medlemmer der som en del af foreningens aktiviteter opholder sig i udlandet. Medlemmer der er på studieophold i udlandet. Medlemmer som i op til ét år opholder sig i udlandet.
Medlemsdefinition 10 Medlemsdokumentation Ikke direkte krav om indmeldelsesblanket eller medlemserklæring Krav om dokumentation (stamoplysninger, opdateret adresse, alder og kontingent) Hvis alt nødvendigt kan indhentes i én arbejdsgang (eks. webshop m. Betaling) er det fint Ellers ofte nødvendigt med en form for dobbeltproces, hvor stamdata indhentes/opdateres særskilt og kobles sammen med kontingentbetalingen via faktura/girokort/angivelse af medlemsnummer el. lign. De seneste fem års dokumentation af ansøgningsgrundlaget skal opbevares.
Medlemsdefinition 10 Kontingent Individuelt medlemskab Hvis et medlem skal indgå i tilskudsgrundlaget, skal medlemmet personligt have betalt et kontingent på minimum 75 kr. til organisationen eller en af dens lokalforeninger inden for det senest afsluttede regnskabsår. Husk også at fulde medlemsrettigheder kan ikke følge af DUFs regler. Derfor er det altid organisationens eget fastsatte minimumskontingent, der gælder.
Medlemsdefinition 10 Kontingent Et personligt kontingent på mindst 75 kr. årligt Det er personlig indbetaling, når kontingentet betales af: Medlemmet selv Forældre/værge Stedfar/ mor Følgende er ikke personlig kontingentbetaling iht. reglerne Sponsorering (eks. fra medlemmer af moderorganisation, onkel, søskende el. ven) Samlede indbetalinger uden ID for hvert enkelt medlem Lokalforening der betaler medlemmernes individuelle kontingent Offentlige myndigheder, botilbud, plejeforældre el. lignendes betaling af kontingent
Kontingent 10 + 12 (+ 14) Gælder også for kollektive medlemmer ( 12) og andre medlemmer ( 14) hvis kontingentkrav Følgende bør fremgå af kontingentindbetalingen: Medlemmets navn, nummer eller anden unik identifikation Dato for kontingentbetaling. Hvilken periode kontingentet dækker Hvis kontingentet betales kontant For kontingentindbetalingen laves en dags dato kvittering, og bilaget indgår i det almindelige bilagsmateriale til regnskabet.
Kontingent 10 + 12 (+ 14) Hvis kontingentet betales lokalt/decentralt Revisionsbekendtgørelsen: revisors kontrol bør som udgangspunkt ske stikprøvevis. Dertil kommer andre revisionsmæssige beviser som etablerede procedurer, i hvilket omfang disse overholdes etc. Hvis dokumentationen opbevares lokalt, bør den omfattes af revisionen, da det er den dokumentation, der ligger til grund for landsorganisationens ansøgning til DUF. Lokal betaling øger erfaringsmæssigt risikoen for utilstrækkelig dokumentation og følgende reduktion af tilskud eller i visse tilfælde afslag. Dokumentationen skal som alt andet ifm. ansøgningen foreligge ved tidspunktet for ansøgningen og opbevares i 5 år.
Kontingent 10 + 12 (+ 14) Ny praksis omkring betalingstidspunkt Hvis der betales elektronisk, skal der være indgået en bindende aftale om betaling af kontingentet inden regnskabsårets udløb via en betalingsservice, som f.eks. dankort, mobilepay mv. PBS-betaling 2. januar er fortsat for sent Organisationernes ansvar at kontrollere og dokumentere, at kontingentindbetalingen ikke er trukket tilbage inden for betalingsmetodernes respektive fortrydelsesperioder Hvis betalingen efterfølgende er trukket tilbage, kan medlemmet naturligvis ikke tælles med
Lokalforeningsdefinition 11 Mindst 10 tilskudsudløsende medlemmer, jf. 10 Godkendt af landsorganisationen Eksisteret som lokalforening med fulde medlemsrettigheder i landsorganisationen i hele det forud for ansøgningsåret afsluttede regnskabsår (min. 12 måneder). Vær derfor eks. opmærksom på kontingentrestancer til landsorg. Demokratisk foreningsmæssig opbygning og praksis, jf. de generelle kriterier 2, stk. 1, nr. 6, som reelt og kontinuerligt sikrer medlemmernes demokratiske indflydelse på lokalforeningens arbejde. Selvstændig økonomi og godkendt årsregnskab
Lokalforeningsdefinition 11 Har haft regelmæssige, lokalt iværksatte, alderssvarende aktiviteter for, af eller med lokalforeningens medlemmer i overensstemmelse med landsorganisationens formål og vedtægter. Er hjemmehørende et sted i Danmark, herunder ikke Grønland eller Færøerne. Ingen lokalforening kan indgå i tilskudsgrundlaget i mere end én tilskudsberettiget landsorganisation.
Lokalforeningsdefinition 11 Lokalforeningsdemokrati Vedtægter (lokale, standard eller del af landsvedtægt) Lokalforeningen skal have en demokratisk struktur, således at alle medlemmers indflydelse sikres ved afholdelse af generalforsamling/medlems- eller klubrådsmøder. Medlemmerne skal have reel indflydelse på alle beslutninger der har betydning for foreningens virke - (vedtagelse af foreningens fremtidige økonomi, valg af formand og bestyrelse, vedtægtsændringer etc.)
Lokalforeningsdefinition 11 Selvstændig økonomi og et godkendt regnskab Selvstændig = egenråden, dvs. ingen aftaler med udenforstående om betingelser for/begrænsninger af lokalforeningens råden. Muligt at overføre over- eller underskud. Økonomi = Ikke nulregnskab Godkendt = Af vedtægtsmæssigt organ (bestyrelse, generalforsamling.) Regnskab = indtægter, udgifter, balance
Krav til regelmæssige lokale aktiviteter Gælder for alt lokalt arbejde: Lokalforeninger ( 11) Kollektive medlemmer ( 13) Andet lokalt arbejde ( 15) Under skyldig hensyntagen til organisationens egenart
Regelmæssige lokale aktiviteter 11 + 12 + 15 Regelmæssige: fordelt over året X-antal aktiviteter er ikke pr. automatik tilstrækkeligt, fortsat hensyntagen til organisationens egenart lokalt iværksatte: arrangeret og afholdt af lokalforeningen selv ikke eks. landsorganisationen alderssvarende aktiviteter: som udgangspunkt for hele den lokale medlemskreds, aldersinddeling er OK, men der skal være aktiviteter for alle aldersgrupper for, af eller med lokalforeningens medlemmer: i udgangspunktet for hele den lokale medlemskreds i overensstemmelse med landsorganisationens formål og vedtægter: i overvejende grad formålsbestemt
Regelmæssige lokale aktiviteter 11 + 12 + 15 Generalforsamlinger og bestyrelsesmøder Tæller fremover entydigt med Kan næppe stå alene (på nær måske elevrådsmøder) Vedtægternes krav skal være overholdt
Regelmæssige lokale aktiviteter 11 + 12 + 15 Jo færre aktiviteter i en lokalforening jo vigtigere at vurdere hver enkelt. Udarbejd evt. mappe med datooversigter fra lokalforeningerne. Det sikrer jer mere, og det letter revisors arbejde. DUF har et Excel-skabelon, der kan benyttes. Yderligere dokumentation af lokale aktiviteter?
Organiseringsform 2 jf. 6, stk. 1, nr. 2 Landsorganisationer, hvor medlemskabet holdes af kollektive medlemmer, jf. 12. Skal leve op til: De generelle kriterier ( 2) Den kollektive medlemsdefinition ( 12)
Den kollektive medlemsdefinition 12 Som kollektive medlemmer defineres elevråd, studieråd eller lignende organer, der repræsenterer én skole, én uddannelsesinstitution, én gruppe af elever, studerende eller lignende, og som opfylder følgende kriterier: Er demokratisk valgt, jf. organisationens vedtægter/en elevrådsbekendtgørelse eller lignende. Optager ikke individer som medlemmer med demokratisk indflydelse. Ved kontingentbetaling på minimum 400 kr. har erklæret deres medlemskab over for organisationen inden for det senest afsluttede regnskabsår Ikke krav om personligt kontingent, men medlemmet bør vide at der er betalt et kontingent Se også kontingentkrav ovenfor.
Den kollektive medlemsdefinition 12 - fortsat Har haft fulde medlemsrettigheder i landsorganisationen på tidspunktet for organisationens opgørelse af medlemstal i det senest afsluttede regnskabsår. Har haft regelmæssige, lokalt iværksatte aktiviteter i overensstemmelse med landsorganisationens formål og vedtægter. Se også mere om lokale aktiviteter ovenfor Intet kollektivt medlem kan indgå i ansøgningsgrundlaget i mere end én tilskudsberettiget landsorganisation.
Organiseringsform 3 jf. 6, stk. 1, nr. 3 Landsorganisationer, der baserer sig på blandede medlemskaber, eller hvis medlemmer og lokalforeninger i øvrigt ikke opfylder medlemseller lokalforeningsdefinitionen eller den kollektive medlemsdefinition, jf. 10, 11 og 12, kan modtage støtte, såfremt de lever op til de generelle kriterier, jf. 2, og hvis medlemmerne/deltagerne og det lokale arbejde lever op til kriterierne, jf. 14 og 15. Skal leve op til: De generelle kriterier ( 2) Medlemmer/deltagere ( 14) Lokalforeningerne/det lokale arbejde ( 15)
Øvrige landsorganisationer 13 Medlemmer/deltagere 14 Dem der angives på DUF-ansøgningen skal leve op til følgende: Endnu ikke fyldt 30 år ved udgangen af det senest afsluttede regnskabsår. Have haft fulde medlemsrettigheder jf. landsorganisationens vedtægter. (på skæringsdatoen/på anden aftalt dato eller i min. 3 måneder jf. ovenfor under 10) Var bosat i Danmark på tidspunktet for medlemskab. Undtaget herfra er medlemmer, der som en del af foreningens aktiviteter opholdt sig i udlandet i kortere eller længere tid, medlemmer, der var på studieophold i udlandet, og medlemmer, der i op til ét år opholdt sig i udlandet.
Øvrige landsorganisationer 13 Medlemmer/deltagere 14 Deltager/medlemmer? Krav om afgrænset deltagerkreds og indflydelse på organisationens arbejde Beskriv begrebet (sammen med revisor) i forbindelse med ansøgningen Fremgår som oftest af vedtægter el. lign. Husk eks. organisationens eller lokalforeningernes egne kontingentkrav Hvis kontingentkrav så se relevante slides ovenfor
Øvrige landsorganisationer 13 Lokalforeninger/lokalt arbejde 15 Har haft regelmæssige, lokalt iværksatte, alderssvarende aktiviteter for, af eller med lokalforeningens medlemmer i overensstemmelse med landsorganisationens formål og vedtægter. Lokalt arbejde, der ikke er organiseret med egne vedtægter, skal have en anden form for dokumenteret demokratisk opbygning og praksis, eventuelt via den formelle tilknytning til landsorganisationens demokratiske strukturer. Godkendt af landsorganisationen Eksisteret som lokalforening med fulde medlemsrettigheder i landsorganisationen i hele det forud for ansøgningsåret afsluttede regnskabsår (min. 12 måneder). Vær derfor eks. opmærksom på kontingentrestancer til landsorg. Er hjemmehørende et sted i Danmark, herunder ikke Grønland eller Færøerne. Ingen lokalforening kan indgå i tilskudsgrundlaget i mere end én tilskudsberettiget landsorganisation.
Indslusningstilskud kapitel 3-23 Til landsorganisationer, der ikke har modtaget ordinært driftstilskud fra DUF de seneste tre år forud for den første ansøgning om indslusningstilskud. Tildelingen sker på baggrund af en vurdering af organisationernes levedygtighed og muligheder for, inden for en kort årrække, at kunne opfylde kravene for at kunne opnå driftstilskud iht. kapitel 2. Organisationerne kan tildeles et skønsmæssigt tilskud iht. til de gældende skønsrammer. 3-trins raket Forudsætter dokumenteret udvikling og fremgang
2. Refusion af internationale udgifter
International refusion kapitel 4-26 Alle der modtager ordinært driftstilskud kan fremover søge om refusion af internationale udgifter Ved internationale aktiviteter forstås arrangementer, hvor kulturmødet mellem mennesker af forskellige nationaliteter er gennemgående og dominerende
International refusion kapitel 4-26 Kun internationale aktiviteter, som ligger tydeligt inden for landsorganisationens formål, kan støttes Det er en forudsætning, at aktiviteten sker i regi af landsorganisationen, eller at deltagelsen i aktiviteten sker på vegne af landsorganisationen Landsorganisationen skal afgøre om udgiften skal afholdes og udgiften skal fremgå af landsorganisationens årsregnskab
International refusion kapitel 4-26 Følgende kan ikke indgå i ansøgningsgrundlaget: Lønudgifter til landsorganisationens (projekt)ansatte i forbindelse med et internationalt arrangement. Udgifter til egentlig udveksling eller forberedelsesudgifter, der ikke i sig selv er internationale aktiviteter. Landsorganisationens tilskud til lokalforeningers eller andres internationale aktiviteter kan heller ikke medtages i tilskudsgrundlaget
International refusion kapitel 4-26 75% af landsorganisationens nettoudgifter til: 1. Ordinære medlemskontingenter til internationale organisationer 2. Internationale aktiviteter afholdt i udlandet 3. Internationale aktiviteter i Danmark Tilskuddet til den internationale virksomhed kan højst udgøre 25 % af det øvrige tilskud.
International refusion kapitel 4-26 Internationale medlemskontingenter Landsorganisationens ordinære medlemskontingenter til internationale organisationer eller sammenslutninger. Ikke: Internationale danske organisationer som f.eks. MS, Dansk Røde Kors, FN- Forbundet UNICEF m.fl. Andre ydelser end faste kontingenter (eks. solidaritetsbidrag, underskudsgaranti mv.).
International refusion kapitel 4-26 Aktiviteter Landsorganisationens deltagelse i internationale: Arrangementer Kurser Konferencer Seminarer Studierejser og lignende Internationale organisationers kongresser, styrelsesmøder og lignende I udlandet og i Danmark Dog ikke: Kongresser, styrelsesmøder og andre vedtægtsbestemte aktiviteter i internationale organisationer hvis de holdes i Danmark
International refusion kapitel 4-26 Kontrol og ansøgning mv. De internationale udgifter skal fremgå af landsorganisationens årsregnskab Revisor skal revidere udgifternes støtteberettigelse jf. 26 Samt huske at den generelle forvaltningsrevision også omfatter de internationale udgifter: Sparsommelighed Produktivitet effektivitet Husk også Finansministeriets diætsatser (jf. 26, stk. 5) Brug oversigt over art, sted og deltagertal ifm. ansøgningen til DUF. Skema findes på duf.dk/tips.
2-årigt driftstilskud 22 Mulighed for organisationer, der har modtaget driftstilskud i minimum 4 af de seneste 5 år umiddelbart forud for tilskudsansøgningen En 2-årig ansøgning er bindende Medmindre der ikke bevilges nogen form for driftstilskud eller hvis der som led i sagsbehandlingen sker nedjusteringer af ansøgningsgrundlaget for så vidt angår tilskudsudløsende medlemmer og lokalforeninger. I så fald kan organisationen ansøge på almindelige vilkår det efterfølgende ansøgningsår.
3. Overgangsordninger
Ikrafttrædelse kapitel 9 Den nye tilskudsbekendtgørelse gælder for alle ansøgninger i 2017 Tilbagebetalingsforpligtelser fra anlægstilskud følger de gamle regler
Overgangsregler I kapitel 10 Generelt sikkerhedsnet ifm. overgangen 44. Tilskuddet for en organisation, der har modtaget driftstilskud i minimum fire ud af fem år forud for ansøgningsåret 2017, kan i 2017 og 2018 maksimalt nedsættes med en tredjedel pr. år i forhold til det driftstilskud, organisationen modtog i 2016 - hvis organisationen er tilskudsberettiget Ved generelle nedjusteringer af takster og skønsrammer er DUF berettiget til at fravige stk. 1 med en procentdel, der svarer til den generelle nedjustering.
Overgangsregler II kapitel 10 Undtagelse fra 12-månederskravet 45. I 2017, kan nyoprettede lokalforeninger, kollektive medlemmer eller enheder af lokalt arbejde tælles med i ansøgningen selvom de ikke lever op til 12-månederskravet, eller kravet om regelmæssige aktiviteter i hele regnskabsåret, De skal dog være oprettet i 2016 (eller det regnskabsår, der ligger til grund for ansøgningen) have haft regelmæssige aktiviteter i den periode af regnskabsåret, hvor de har eksisteret. Kun landsorganisationer, der dermed når op på de krævede minimum seks lokalforeninger, kollektive medlemmer eller andet lokalt baseret arbejde, eller som dermed opnår tilstedeværelse i hver af de fem danske regioner, kan tælle sådanne nyoprettede lokalforeninger med i ansøgningen.
Overgangsregler III kapitel 10 Ret til tilskud via overgangsordninger 46. Organisationer, der har modtaget driftstilskud i minimum et ud af tre år forud for ansøgningsåret 2017, og som ved ansøgningsfristerne i 2017 og 2018 ikke kan opfylde alle krav er i 2017 og 2018 berettigede til at modtage et skønsmæssigt tilskud, Det er en forudsætning, at organisationen i perioden 1. november 2016 til 1. marts 2017 henvender sig til DUF og gør opmærksom på, hvilke krav der ikke kan opfyldes, og fremlægger en udviklingsplan for, hvordan organisationen senest ifm. ansøgningen i 2019 vil kunne leve op til de almindelige kriterier til DUFs godkendelse. DUF tilstræber så vidt muligt at behandle udviklingsplanerne løbende. Opfyldelsen af udviklingsplanen indgår som parameter i skønsudmålingen
Overgangsregler IV kapitel 10 Mulighed for dispensation fra enkelte nye kriterier 47 DUF kan i særlige tilfælde, med Tipsungdomsnævnets samtykke, i overgangsperioden ifm. ansøgninger i 2017 og 2018 dispensere fra enkelte nye tilskudskriterier for organisationer, der ikke kan opfylde disse. En motiveret dispensationsansøgning skal i perioden 1. november 2016 til 1. marts 2017 indsendes til DUF sammen med en udviklingsplan for, hvordan organisationen senest ifm. ansøgningen i 2019 vil kunne leve op til de almindelige kriterier, jf. kapitel 2. DUF tilstræber så vidt muligt at behandle dispensationsansøgninger og udviklingsplaner løbende.
4. Regnskab og revision
Ny revisionsbekendtgørelse? Arbejdet med ny revisionsbekendtgørelse Revisionsbekendtgørelsen udstedes af Kulturministeriet DUFs eget udkast har været i høring videresendes til ministeriet Uvist om og hvornår der sker noget Vi orienterer naturligvis så snart vi ved noget I DUFs udkast foreslår vi valgfrihed ift. valg af bekendtgørelse i 2017 Hvis I henholder jeg til den nuværende kommer I ikke galt afsted
Revisionsbekendtgørelsen Regler for udarbejdelse af årsregnskab og revisors kontrol af ansøgningsmateriale (nr. 1753 af 21. december 2006)
Revisors ansvar ctr. organisationens Organisationens ledelse har ansvaret for de i skemaet anførte oplysninger. Vort ansvar er på grundlag af vores revision at udtrykke en konklusion om de af ledelsen afgivne oplysninger. Ved den udførte gennemgang er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at ansøgningen ikke er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse nr. XXX af XXXX
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse 2 Bogføringen og formueforvaltningen skal i form af registreringssystemer og procedurer tilrettelægges, så de opfylder vilkårene for tilskud. Medlemsregistreringen skal være tilrettelagt på en sådan måde, at tipsreglernes krav ift. medlems- og lokalforeningsdefinitionen er opfyldt. (fremgår også af tilskudsbekendtgørelsen)
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Ledelsesberetning Ledelsesberetning, 3, stk. 1, nr. 3 Skal indeholde en kortfattet redegørelse for anvendelsen af tilskudsmidlerne Hvad går tilskuddet til? Ingen formkrav Eksempel: Driftstilskuddet fra DUF er anvendt på følgende hovedområder: Personaleudgifter Mødeudgifter Lederudvikling Derudover er der brugt midler på følgende særlige indsatsområder:
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Underskrifter Regnskab underskrevet, 3, stk. 1 Hele den økonomisk ansvarlige ledelse Fortrykte navne på årsregnskaber (opfordring) Revisionsprotokollen skal også underskrives af hele den økonomisk ansvarlige ledelse. Husk også revisors underskrift Indsendelse af regnskab, 5, stk. 2 Senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Anvendt regnskabspraksis, 3, stk. 1, nr.4 Regnskabet skal indeholde et afsnit om anvendt regnskabspraksis Anfør ændringer i den anvendte regnskabspraksis og regnskabsmæssig virkning af dette
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Note i regnskabet om det samlede medlemstal og medlemstallet under 30 år, 3, nr. 8 Overensstemmelse med det oplyste på ansøgningsskemaet og i tro- og loveerklæringen Hvis der ikke er overensstemmelse, så forklar årsagen hertil enten i regnskabet eller andetsteds i ansøgningsmaterialet. Vær særlig OBS på de forskellige felter i ansøgningsskemaet. Pengestrømsopgørelse, 3, nr. 9
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Modregninger bør undgås, 3, stk. 2 Bør kun foretages, hvis det øger informationsværdien i regnskabet Væsentlige modregnede poster skal oplyses i noterne Ved modregning af enkelte poster, så oplys herom i afsnittet om anvendt regnskabspraksis
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Tilskud optaget i udbetalingsåret, 4 Indtægtsføring skal ske i udbetalingsåret
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Anlægstilskud - Tilbagebetalingsforpligtelse Tilbagebetalingsforpligtelsen af anlægstilskud opstår i bevillingsåret. Nedskrives med 10 % årligt ophører 10 år efter bevillingsåret. Samtlige anlægstilskud optaget i regnskabet, 4, stk. 2 Kontrollér om samtlige de anlægstilskudsbevillinger, DUF har registreret på organisationen, er medtaget som en tilbagebetalingsforpligtelse i regnskabet eller i en note Præcis angivelse dvs. adresse el. matrikelnr. Evt. DUFs sagsnummer. Tilbagebetalingsforpligtelse optages som langfristet gæld, 4, stk. 3 Ikke tilstrækkeligt at medtage den i en note Husk opgørelse af egenudnyttelse
Kapitel 2 Regnskabsaflæggelse Anmærkningsfri revisionspåtegning, 5, stk. 3 DUF påser, at der er en påtegning uden forbehold. Det skal fremgå, om der er forbehold eller ej. Ved forbehold i påtegningen er det DUF, der vurderer, om det er så væsentligt, at det skal have konsekvenser for bevillingen.
Kontingentrestancer Kontingentrestancer Omtal i regnskabet hvis der er kontingentrestancer (medlemmer og lokalforeninger) Øvrige tilgodehavender/diverse debitorer indeholder ikke kontingentrestancer ELLER Medlemmer med kontingentrestancer har ikke talt med i ansøgningen.
Kapitel 3 Revision Krav til hvem der udfører revisionen, 6 Autoriseret eller registreret revisor Revisorskifte, 6, stk. 2 Bestyrelsen skal underrette DUF og begrunde skiftet Tiltrædende revisor skal rette henvendelse til den fratrædende, som har pligt til at oplyse årsagen til sin fratræden
Kapitel 3 Revision Revisorerklæring, 7 Revisor skal afgive erklæring med høj grad af sikkerhed om de oplysninger, der danner grundlag for DUFs behandling af ansøgning om tilskud: Generelle kriterier Medlemmer Lokalforeninger eller kollektive medlemmer Refusionsberettigede internationale udgifter! Skabelon på duf.dk/tips
Kapitel 3 Revision Forvaltningsrevision, 8 DUF påser: At det af protokollatet fremgår, at revisor har udført den krævede forvaltningsrevision, dvs. beskrivelse og konklusion DUF har særligt fokus på sparsommelighedsaspektet, men effektivitet og produktivitet skal også behandles og medtages. Vurderingen af om organisationerne har taget skyldige økonomiske hensyn følger af de normer og standarder, der gælder for offentlige organisationer iht. bl.a. Rigsrevisionens instrukser og udviklingen på området i øvrigt. To væsentlige forhold som er grundlag for DUFs vurdering: Beskrivelse af det udførte arbejde i protokollen Konklusion
Kapitel 3 Revision Revisors opgave er: At være med til at sikre, at den interne kontrol er betryggende At indberetningerne af de tilskudsudløsende faktorer er korrekte: Medlemstal/deltagere Lokalforeningstal Internationale udgifter At indberette, hvis der er forhold, der gør, at der er usikkerhed om de indberettede oplysninger At påpege evt. væsentlige svagheder At komme med forslag til forbedringer DUF spørger som udgangspunkt altid til, hvordan organisationen forholder sig til revisors anbefalinger.
Kapitel 3 Revision Revisionens omfang, 9 Revisor skal påpege eventuelle svagheder og give forslag til forbedringer Vigtigt at revisor er aktiv i den henseende: Organisationerne er baseret på frivillig engagement Ejes og drives af unge personer Stor udskiftning Ofte få videnspersoner i organisationerne Aftal procedurer ved personskift i organisationerne samt andre procedurer, der øger organisationens mulighed for stabil drift og udvikling.
Kapitel 3 Revision Kontrol med tilskudsudløsende faktorer, 10 stk. 1 Revisor skal påse, at den interne kontrol er betryggende Revisionen udføres som udgangspunkt ved stikprøvevise undersøgelser af primær dokumentation Fokus på medlems- og lokalforeningsregistreringen DUF sikrer sig bl.a. at følgende fremgår af protokollen: Revisors undersøgelse af forretningsgangene og beskrivelse af den interne kontrol Revisors konklusion om hvorvidt den interne kontrol er betryggende At revisor har forstået medlems- og lokalforeningsdefinitionerne samt reglerne for international refusion OG stikprøvevis har kontrolleret, hvorvidt de er opfyldt ifm. revision af tilskudsansøgningen. - Derfor skriv, hvad I har kontrolleret for og hvordan
Kapitel 3 Revision Projektion af fejl mv. Hvis der i forbindelse med kontrollen af lokalforeninger og medlemmer er foretaget stikprøver, der har givet anledning til korrektioner, skal disse projiceres på ansøgningsgrundlaget. Undtagelsen hertil er det tilfælde, hvor revisor kan påvise, at der er tale om konkrete, enkeltstående fejl. Ved projektion på ansøgningsgrundlaget skal det iagttages, om en forholdsmæssig reduktion af medlemstallet betyder, at enkelte lokalforeninger ikke længere opfylder kravet til antal medlemmer (der kan dog foretages totalkontrol af enkelte lokalforeninger, der ligger på grænsen ). Resultat af en eventuel projektion, og de forhold der er iagttaget, skal fremgå af protokollatet.
Kapitel 3 Revision Mindst ét uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn, 10, stk.1 Inden for regnskabsåret Dato for eftersynet Uanmeldt Konklusion Såfremt organisationen ikke har en kasse, skal der som minimum alligevel foretages beholdningseftersyn Ikke bare et krav, ofte også der, hvor fejl og mangler opdages
Kapitel 3 Revision Indhentelse af tro- og loveerklæringer, 11 Udfyldes af organisationen indhentes af revisor Husk at udfylde to: - Én om årsregnskabet - Én om tilskudsansøgningen Skabelonerne er pt. ved at blive opdateret ift. de nye tilskudsregler.
Kapitel 3 Revision Revisor skal have adgang til oplysninger, 12 Opdagelse af lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter, som har væsentlig betydning for midlernes forvaltning, 13 Meddele det til organisationens ledelse Påse at organisationen inden 3 uger giver DUF besked Pligt til at orientere DUF Henvisning til gældende revisionsbekendtgørelse, 14 bkg. nr. 1753 af 21. december 2006.
Kapitel 3 Revision Revisionsprotokol, 15, nr. 1-5 Beskrive det udførte arbejde og konklusioner herpå Angive væsentlig usikkerhed, fejl eller mangler Beskrive og konkludere på evt. dispositioner uden for formålet, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Oplysninger om det uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn mv. Fortløbende sidenummerering, også protokollater i årets løb. DUF kræver: Beskrivelse af revisionen af medlemstal, lokalforeningstal, internationale udgifter og medlemsregistrering Husk projektion af fejl! Beskrivelse af den udførte revision af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet DUF alene afgør organisationens gruppering.
Kapitel 3 Revision Revisor skal erklære, 15, stk. 2 Om man opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser Om man under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. Om man anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes krav til regnskabsaflæggelse samt i overensstemmelse med god regnskabsskik Om tilskud fordelt af DUF er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, samt at tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med de anførte betingelser i de gældende tilskudsregler
Revisorkontrol
Den to-leddede revisionskontrol Jeres egenkontrol: Procedurer og registreringer Kontrol af medlems-, lokalforeningstal, internationale udgifter mv. Jeres revisorers kontrol: Jeres egne revisorer udfører revision og kontrol af medlemstal, medlemsregistrering mv. og afgiver erklæring i henhold til revisionsbekendtgørelsens krav. Revisionsprotokollat og erklæring indgår i tipssagsbehandlingen Ekstern revisionskontrol i forbindelse med tipssagsbehandlingen: Et antal tilfældigt udvalgte organisationer udtages hvert år Nye tilskudsmodtagere udtrækkes som hovedregel det første år, de søger ordinært tilskud DUF kan herudover udtage en eller flere tilskudsmodtagere til ekstern revision
Når man bliver udtrukket Besked fra DUF Møde/kontrolbesøg mellem DUFs revisor, jer og jeres revisor Gennemgang af procedurer mv. Gennemgang af bilag efter revisors ønske Udtrækning og igangsættelse af medlemsundersøgelse Spørgeskema til et udsnit af jeres medlemmer Revisor udfører sit arbejde og stiller evt. opfølgende spørgsmål til jer/jeres revisor Mulighed for at se og kommentere udkast til revisors rapport inden den underskrives og sendes til DUF Når endelig rapport foreligger indgår den som dokument i DUFs almindelige sagsbehandling
Hvad lægger DUF vægt på? Om revisor har nogle bemærkninger til jeres procedurer og ansøgning mv. Om revisor anbefaler korrektioner af tilskudsgrundlaget At jeres medlemmer findes og svarer bekræftende på revisors henvendelse Høj svarprocent i medlemsundersøgelsen Hvordan I forholder jer til revisors anbefalinger
5. Sagsforløb mm.
Ansøgningsprocedurer og dokumentationskrav - kapitel 6 Ansøgningsfrist: 1. juni kl. 16.00 Ansøgningsdokumenter: Ansøgningsskema Årsregnskab Revisionsprotokollater Revisorerklæring Tro- og loveerklæringer Vedtægter m. markerede ændringer Oversigt over internationale udgifter For skønsmæssige tilskud budget og skriftligt redegørelse Alle væsentlige organisatoriske ændringer skal derudover også meddeles til DUF ved ansøgningen
Tidsplan / vigtige datoer 1. november 2016 1. marts 2017: mulighed for at indsende udviklingsplaner og/eller dispensationsansøgninger Ansøgningsfrist driftstilskud: torsdag 1. juni 2017 kl. 16 - Elektronisk, personligt eller pr. post. Første ansøgning efter nye regler Medio juni: Eksterne kontroller mv. udtrækkes og fordelingsbudget og takster vedtages. Sagsbehandling fra juni til oktober - Spørgsmål til organisation og revisor - Tipsudvalg; behandlende og afgørende udvalg Udbetaling: som regel primo november + endelig afgørelse om gruppering 1. Juni 2019: Reglerne er fuldt ud indfaset
Gode råd Læs de seneste års spørgsmål Læs sidste års bevillingsbrev Ring eller skriv til DUF, hvis I er i tvivl - Det er (også) det, vi får løn for Besøg www.duf.dk/tips, hvor I finder ansøgningsskemaer, regler, svar på en række spørgsmål og kontaktoplysninger på DUF
Spørgsmål