Forretningsorden for Hovedbestyrelsen i Scleroseforeningen 1 1.1. Forretningsordenens hjemmel Denne forretningsorden oprettes i henhold til foreningens vedtægter 10. 1.2. Tiltrædelse af forretningsordenen Nye medlemmer af hovedbestyrelsen skal underskrive et eksemplar af forretningsordenen, der skal opbevares i hovedbestyrelsens arkiv. 1.3. Udlevering af forretningsordenen Hovedbestyrelsesmedlemmer, foreningens direktør, afdelingsledere og revision skal have udleveret et eksemplar af forretningsordenen og foreningens vedtægter. 1.4. Hovedbestyrelsens opgaver Det er Hovedbestyrelsens opgave at varetage den overordnede, politiske og strategiske ledelse af foreningen. Hovedbestyrelsen skal fastlægge foreningens strategiske mål og sikre, at de nødvendige ressourcer er til stede for at nå disse mål i form af økonomiske og kompetencemæssige ressourcer, samt sikre en forsvarlig organisering af foreningens virksomhed. Sekretariatet har ansvaret for foreningens marketing og fundraising aktiviteter med reference til Hovedbestyrelsen. 2 2.1 Møder Hovedbestyrelsen afholder sit første møde efter delegeretforsamlingen inden udgangen af januar måned det følgende år. Det første møde efter valget, er et to dages seminar, hvor man afstemmer forventninger til opgave- og ansvarsfordeling mellem HB, udvalg og sekretariat. 2.2. Mødeplan Formanden sørger for, at der udarbejdes en mødeplan for hovedbestyrelsesmøder med eller uden særlige temaer. Der afholdes årligt mindst 4-6 hovedbestyrelsesmøder, hvoraf et er et regnskabsmøde, jf. 10.2. Udover regnskabsmødet vil der ske løbende orientering på møderne om foreningens økonomi. I øvrigt afholdes hovedbestyrelsesmøder, når formanden skønner det nødvendigt, eller når det forlanges af 1/3 af hovedbestyrelsens medlemmer eller af revisor. 2.3. Indkaldelse Hovedbestyrelsesmøde indkaldes med mindst en uges varsel. Med indkaldelsen skal følge dagsorden for mødet samt det for bestyrelsens behandling nødvendige regnskabs- og bilagsmateriale. Ved beslutningsforslag anvendes standardskabelon, der er bilag til denne forretningsorden. Indkaldelse kan, hvor forholdene tilsiger det, ske med kortere varsel. 2.4. Dagsorden Dagsorden for de ordinære hovedbestyrelsesmøder skal indeholde følgende punkter: 1
1. Forelæggelse af det seneste referat med henblik på godkendelse. 2. Forelæggelse af eventuelle tilførsler til revisionsprotokollen samt underskrivelse heraf. 3. Meddelelser fra formanden. 4. Orientering fra direktionen om udviklingen siden sidste møde, herunder - Gennemgang af seneste perioderegnskab med kommentarer til eventuelle afvigelser i forhold til budgetter og målefaktorer i øvrigt. - Orientering om foreningens enkelte hovedaktiviteter herunder fra alle faste udvalg ved udvalgsformændene/næstformændene. - Andre forhold af betydning for bestyrelsen, herunder forhold til orientering eller godkendelse. 5. Mødets tema i henhold til mødeplanen. 6. Eventuelt. 2.5. Beslutning uden møde I ekstraordinære tilfælde, hvor afholdelse af hovedbestyrelsesmøde efter formandens opfattelse ikke kan afventes, kan hovedbestyrelsen træffe beslutning ved skriftlig (herunder e- post) eller telefonisk afstemning blandt hovedbestyrelsesmedlemmerne, jf. herved 3. 2.6. Deltagelse i bestyrelsesmøderne Direktøren og ledende medarbejdere kan deltage i hovedbestyrelsens møder, med mindre bestyrelsen i hvert enkelt tilfælde beslutter andet. 3 3.1. Mødeledelse Formanden eller en næstformand leder hovedbestyrelsesmødet, jf. 5.3. 3.2. Beslutningsdygtighed Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. 3.3. Afstemningsregler Beslutninger træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i dennes forfald næstformandens stemme afgørende. 3.4. Inhabilitet Et hovedbestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål, hvori han har personlig interesse. 3.5 Et hovedbestyrelsesmedlem er alene bundet af sin overbevisning. 3.6. Vurdering af hovedbestyrelsens arbejde Hovedbestyrelsen vurderer hvert andet år sin egen indsats og tager stilling til om bestyrelsen har nået sine mål, hvordan samarbejdet og kommunikationen fungerer i bestyrelsen samt mellem bestyrelse og øvrige interessenter. 2
Evalueringsprocessen skal danne baggrund for en kontinuerlig forbedring af bestyrelsesarbejdet og skal sikre, at bestyrelsen til stadighed har den rette sammensætning, og at der sker en løbende fornyelse. Det kan overvejes, eventuelt med intervaller, at inddrage ekstern bistand i evalueringsprocessen. Bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor den samlede bestyrelses og de individuelle medlemmers bidrag og resultater evalueres. Evalueringen i Scleroseforeningens hovedbestyrelse finder sted; hvert andet år i lige årstal (hvor der er valg til hovedbestyrelsen i november) på det første bestyrelsesmøde efter årsskiftet Bestyrelsen evaluerer: 1. Bestyrelsens arbejde og resultater a) Arbejdets tilrettelæggelse, mødernes afholdelse, kommunikationen og kvaliteten af det materiale, der tilgår bestyrelsen b) Har bestyrelsen nået sine mål for året 2. Evaluering af det enkelte bestyrelsesmedlems indsats a) Alle bestyrelsesmedlemmer evaluerer skriftligt og anonymt egen og øvrige medlemmers indsats. Evalueringen af det enkelte medlems deltagelse i bestyrelsesarbejdet samt bidrag til opnåelse af bestyrelsens mål danner baggrund for en årlig samtale i Hovedbestyrelsen. Formandens indsats evalueres sammen med næstformanden. 3. Bestyrelsens sammensætning og kompetencer a) Har bestyrelsen den rigtige personsammensætning efter køn, alder, kompetencer, relationer, kontinuitet og fornyelse 4. Bestyrelsens konklusion på baggrund af evalueringen i punkt 1 til 3 a) Giver evalueringen anledning til ændringer og i givet fald hvilke. b) Udarbejdelse af en plan for gennemførelsen af evt. ændringer 4 4.1. Referater Der tages referat af hovedbestyrelsesmøderne, hvoraf skal fremgå a) hvem der har deltaget, b) mødets dagsorden og c) trufne beslutninger. 4.2. Opbevaring Et eksemplar af referatet skal forsynes med formandens underskrift og opbevares i hovedbestyrelsens arkiv. 4.3. Modtagelse af referat. Hovedbestyrelsens medlemmer skal have tilsendt referatet senest 14 dage efter mødet. Referat inklusive formandens beretning udsendes også til lokalafdelingsformændene og medlemmer af foreningens stående udvalg bortset fra Forskningsudvalget. 4.4. Uenighed Hovedbestyrelsesmedlemmer og direktøren, der ikke er enig i en beslutning, kan kræve dette ført til referat. 5 5.1. Hovedbestyrelsens formand 3
Hovedbestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil og indadtil. Han skal påse, at formaliteter, der kræves i lovgivningen, foreningens vedtægter og denne forretningsorden overholdes. I hvert bestyrelsesmøde orienterer han den øvrige bestyrelse om forhold af væsentlig betydning for foreningen, som han måtte være blevet bekendt med siden forrige bestyrelsesmøde. 5.2. Hovedbestyrelsens beslutninger Hovedbestyrelsens beslutninger videregives, med mindre andet besluttes, til foreningens lokalafdelinger og medarbejdere efter aftale mellem formanden og direktøren. Foreningens medarbejdere i øvrigt kan ikke modtage instruktion fra noget hovedbestyrelsesmedlem. 5.3. Hovedbestyrelsens næstformand I formandens fravær træder næstformanden sammen i enhver henseende i formandens sted. 5.3.1.Hovedbestyrelsens sammensætning Jf. vedtægternes 9 om Hovedbestyrelsens sammensætning: Som hovedbestyrelsesmedlem bestrider man kun én post. 5.4. Advisory board Formandsskabet kan udpege et Advisory Board bestående af mindst 3 og højst 7 private eller offentlige beslutningstagere og fagspecialister. Advisory Board har rådgivende status for foreningens hovedbestyrelse og direktion i forhold til foreningens primære aktiviteter og skal virke for at fremme foreningens formål. Advisory Board mødes mindst to gange årligt med deltagelse fra formandsskabet og direktion. Advisory Board vælger en formand blandt sine medlemmer. 6 6.1. Fortrolighed Hovedbestyrelsens medlemmer skal behandle person og foreningsfølsomme oplysninger, som kommer dem i hænde i deres egenskab af hovedbestyrelsesmedlemmer, som fortrolige. 6.2. Udtalelser om foreningens forhold Et hovedbestyrelsesmedlem må kun med formandens tilladelse udtale sig til offentligheden vedrørende foreningens forhold. 6.3 Loyalitet Et hovedbestyrelsesmedlem skal agere loyalt i forhold til de af delegeretforsamlingen og hovedbestyrelsen trufne beslutninger. 7 7.1. Delegering af opgaver i særlige tilfælde I særlige tilfælde kan hovedbestyrelsen lade spørgsmål behandle af enkelte hovedbestyrelsesmedlemmer eller af en eller flere repræsentanter for bestyrelsen. I sådanne tilfælde skal hovedbestyrelsesmedlemmerne have forelagt et kommissorium for arbejdet, derefter forelægges oplæg og konklusioner til beslutning i Hovedbestyrelsen. 8 8.1. Ansættelse af direktør 4
Hovedbestyrelsen ansætter en direktør til at varetage den daglige drift af foreningen. Ansættelsen sker efter indstilling fra formanden, næstformanden og kassereren. 8.2. Stillingsbeskrivelse for direktøren Formanden og næstformanden foranlediger en stillingsbeskrivelse for direktøren udfærdiget. Stillingsbeskrivelsen skal godkendes i hovedbestyrelsen efter drøftelse med direktøren. 8.3. Ansættelse og afskedigelse af personale Direktøren ansætter og afskediger personale i administrationen. 8.4. Vurdering af direktøren herunder samarbejde mellem direktøren og hovedbestyrelsen Én gang årligt foretager formanden, næstformand og kassereren en vurdering og drøftelse med direktøren, herunder af samarbejdet mellem direktøren og hovedbestyrelsen, og direktørens løn - og ansættelsesforhold. 9 9.1. Handlingsplan Hovedbestyrelsen sørger for, at direktøren udarbejder en handlingsplan. Handlingsplanen skal godkendes af hovedbestyrelsen og forelægges delegeretforsamlingen til endelig godkendelse. Hovedbestyrelsen skal sikre, at handlingsplanen følges og eventuelt revideres. Hovedbestyrelsen afholder et årligt strategi- og prioriteringsmøde, hvor programmet gennemgås og drøftes. 9.2. Perioderegnskaber Hovedbestyrelsen fastlægger, med hvilke intervaller der skal udarbejdes perioderegnskab, og påser, at der efter hver periode straks udarbejdes fornødent perioderegnskab, som forelægges bestyrelsen. 9.3. Forsikringer Hovedbestyrelsen skal på det årlige regnskabsmøde have forelagt direktørens erklæring om, at foreningen i enhver henseende er forsvarligt og sædvanligt forsikringsdækket. 10 10.1. Årsrapportens udarbejdelse Direktøren udarbejder udkast til årsrapport med årsberetning og påser herunder, at disse udformes som foreskrevet i vedtægterne og lovgivningen. 10.2. Revision af årsrapport Efter udarbejdelsen af årsrapporten forelægges den revisionen til godkendelse. Når denne godkendelse foreligger, underskriver direktøren årsrapporten. Årsrapporten forelægges sammen med revisionens udkast til revisionspåtegning og revisionsberetning for den samlede hovedbestyrelse til godkendelse og underskrivelse på det årlige regnskabsmøde. 11 11.1. Revision Hovedbestyrelse og revision træffer aftale om revisionens omfang og eventuelle særlige revisionsområder. 5
Foreningens revisor skal være til stede ved det i 10.2. nævnte regnskabsmøde. 11.2. Revisionsberetning Den af foreningens revisor førte protokol skal være til stede ved alle bestyrelsesmøder. Protokollaterne underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer som bevis for, at de er bekendt med protokollaternes indhold. 12 12.1. Ændring af forretningsordenen Forretningsordenen kan til enhver tid ændres af et flertal af hovedbestyrelsens medlemmer. Godkendt af Hovedbestyrelsen den 22. juni 2016. 6