Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab

Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 92 mandag den 25. juni 2012 kl.13.00 i fælleshuset, Tømmergaarden 36. 1., 5600 Faaborg Dagsorden: 1 Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 1.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 1.5 Revisionsprotokol... 3 1.6 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.7 Boligselskabets budget... 4 1.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.9 Valg af webredaktør... 4 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.14 Udlejningsforhold... 6 1.15 Telefonbogsannoncering... 7 1.16 Hjertestarter... 7 1.17 Digitale syn... 7 1.18 Personaleforhold Generel orientering... 9 1.19 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne... 9 1.20 Konstituering af bestyrelsen... 10 2 Boligselskabets afdelinger... 10 2.1 Årsregnskaber... 10 2.2 Orientering om driftsforhold... 11 2.3 Behandling af forslag om afskærmning mellem boliger... 11 3 Næste møde... 11 4 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: Niels Peter Ellegaard, formand Bente Torpsgaard, næstformand Bente Iskov Birte Kisholt Ida Rasmussen Svend Erik Johansen Ernst Jørgensen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef, Domea Kim Hybel, Driftschef Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 9. juli 2012

1 Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Niels Peter Ellegaard fortalte, at Præstekærgård hen over efteråret vil blive inddraget som genhusning af beboerne på Humlehaven i Nr. Lyndelse, og at dette vil pågå i et par år. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemåls enheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles blandt bestyrelsens medlemmer, således at formanden oppebærer 4 portioner, næstformanden 2 portioner og øvrige medlemmer 1 portion. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Den nuværende fordeling af honoraret fastholdes. 1.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Niels Peter Ellegaard Bente Torpsgaard Privat: 62 68 15 54 Privat: 62 61 81 42 Mobil: 20 87 93 83 Moil: Mail: niel@faaborgmidtfyn.dk Mail: Bente Iskov Birte Kisholt Privat: 65 94 18 93 Privat: 62 65 15 04 Mobil: 40 38 89 93 Mobil: Mail: bhiskov@yahoo.dk Mail: Ida Rasmussen Svend Erik Johansen Privat: 28 25 48 75 Privat: 62 21 77 41 Mobil: Mobil: 23 32 21 78 Mail: idarasmussen@stofanet.dk Mail: jejo@oncable.dk Side 2 af 11

Ernst Jørgensen Privat: 62 68 13 07 Mobil: 61 73 84 08 Mail: ernstjorg@gmail.com Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Rettelserne blev noteret. 1.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 20.419. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Klavs Hedelund gennemgik regnskabet. Det har været et fint drifts år i de fleste afdelinger, og stort set alle har en god økonomi med god likviditet. Men sidste års anstrengte udlejningssituation har desværre tømt dispositionsfonden, så der er nu kun opsparingen i arbejdskapitalen tilbage. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 1.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen forbehold eller anmærkninger i protokollen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Side 3 af 11

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Den skriftlige beretning blev godkendt. 1.7 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling i indtægter og udgifter. Der forudsættes et meget lavt renteafkast. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Bestyrelsen vil godkende budgettet på budgetmødet til september. 1.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten blev godkendt. Vi afventer fortsat kommunens invitation til fælles eller individuel dialog. 1.9 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: Side 4 af 11

1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Der kunne ikke findes en redaktør i bestyrelsen. Kim Hybel vil forsøge at rekruttere på afdelingsmøderne. 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 3 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Niels Peter Ellegaard, Bente Torpsgaard og Ernst Jørgensen indstilles til repræsentantskabet. 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Niels Peter Ellegaard og Bente Torpsgaard deltager (med stemmeret). Side 5 af 11

1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Domea Faaborg-Midtfyn Ældreboligselskab kan vælge op til 3 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 3 kredsdelegerede for 1 år. Niels Peter Ellegaard, Bente Torpsgaard og Ernst Jørgensen deltager. 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Evalueringen blev taget til efterretning. Vi fortsætter med de samme målsætninger. 1.14 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 65 personer. Heraf har 42 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Aktive pr. bolig 11402 11 1 18 18,18 11403 11 14 29 9,09 11405 16 3 15 6,25 11406 23 3 25 17,39 11407 16 1 21 5,56 11408 8 0 14 0 11413 14 4 17 30,43 Side 6 af 11

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Ventelisterne er som bekendt meget tynde, hvilket gør udlejningen sårbar. Lige nu er der ikke boliger i tomgang men der er 3 opsagte, som vi dog håber at få lejet ud. 1.15 Telefonbogsannoncering Bestyrelsen bedes diskutere om annonceringen i trykte telefonbøger skal bibeholdes. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvorvidt der stadig ønskes annoncering i telefonbøger eller ej. Bestyrelsen besluttede at opsige annoncer i de trykte telefonbøger hurtigst muligt. 1.16 Hjertestarter Der er kommet en forespørgsel fra Lokalrådet for Pejrup, Åstrup og Vester Åby om sponsorat til opsætning af hjertestartere i byerne. Der opsættes 2 i Vester Åby, 1 i Åstrup og Pejrup. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, hvorvidt der ønskes, at give sponsorat til Hjertestarter og hvor stort sponsoratet skal være. Et alment boligselskab kan ikke på denne måde indgå sponsorater, og vi kan derfor ikke støtte sagen. Merete informerer Lokalrådet. 1.17 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Side 7 af 11

Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hvert eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Side 8 af 11

Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Bestyrelsen besluttede at indføre digitale syn. Boligselskabet bestiller typemodelleringen (a kr. 689,-) til alle lejemål og 2 gange hardware til de mestre, der skal syne. Administrationen vil til næste møde komme med et forslag til en finansiering, hvor investeringen deles mellem arbejdskapital og afdelinger. 1.18 Personaleforhold Generel orientering Ejendomsfunktionær Karsten Stokholm er ansat torsdage og fredage i afdelinger, hvor Lennart Dahlqvist er ejendomsmester. Fremover er det hensigten, i større grad, at anvende ejendomspersonalets ressourcer flydende mellem boligområderne herunder brug af maskiner og materiel. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. 1.19 Koncept for opsætning af skilte i afdelingerne Synlighed i lokalmiljøet i form af tydelig skiltning er første skridt til at øge kendskabet til boligafdelingerne og en forudsætning for at boligsøgende let kan finde frem til ledige boliger. En tydelig og flot skiltning kan også medvirke til, at styrke beboeres tilhørsforhold til afdelingen og dermed styrker afdelingens identitet og kultur. Domea har gennemført et udbud blandt en række mulige leverandører af skilte og har fået gode rabatter på skilte og har samtidig investeret i et skiltedesign, som tilbydes Domeas kunder. Herved spares Domeas kunder for en del udgifter og tilbydes samtidig en brev vifte af gode og billige skilte til indgangene til boligafdelingerne. Behovet for skiltning kan variere fra afdeling til afdeling, og det anbefales derfor, at der indledningsvis laves en analyse af behovet. Der er indgået aftale med skiltefirmaet om skilteanalyser, som munder ud i et tilbud, der gør det muligt for boligafdelingen at lægge en plan for opsætning af de nødvendige skilte. Priser for skilteanalyser og skilte fremgår af vedlagte bilag (2012-priser). Det er Domeas anbefaling, at udgifter til anskaffelse og opsætning af skilte i afdelingerne dækkes af boligselskabet dispositionsfond eller arbejdskapital i den udstrækning det kan lade sig gøre. Den konkrete opsætning/placering i afdelingerne kan naturligvis kun Side 9 af 11

sker efter forudgående aftale med afdelingsbestyrelserne og/eller ejendomsfunktionen. Udgifter til efterfølgende vedligeholdelse og udskiftning af skilte bør afholdes af afdelingerne selv. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om gennemførelse af skilteanalyse med efterfølgende indkøb og opsætning af skilte i afdelingerne betalt af boligorganisationen. Det blev besluttet, at rekvirere en skilteanalyse og herefter diskutere de konkrete forslag. Udgiften til analysen dækkes af arbejdskapitalen. 1.20 Konstituering af bestyrelsen Efter repræsentantskabsmødet genoptages mødet i organisationsbestyrelsen, hvor bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Det indstilles at bestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand efter repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen konstituerede sig med Niels Peter Ellegaard som formand og Bente Torpsgaard som næstformand. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 11401: overskud på kr. 116.060 Afdeling 11402: underskud på kr. 57.890 Afdeling 11403: overskud på kr. 43.418 Afdeling 11404: overskud på kr. 119.769 Afdeling 11405: overskud på kr. 98.229 Afdeling 11406: overskud på kr. 40.076 Afdeling 11407: overskud på kr. 98 Afdeling 11408: underskud på kr. 51.241 Afdeling 11409: overskud på kr. 80.844 Afdeling 11411: overskud på kr. 73.845 Afdeling 11412: overskud på kr. 67.038 Afdeling 11413: overskud på kr. 99.589 Afdeling 11414: overskud på kr. 142.784 Afdeling 11415: overskud på kr. 51.901 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingernes regnskaber blev godkendt. Side 10 af 11

2.2 Orientering om driftsforhold Der er endnu ikke afklaring vedr. ovenlysvinduer på Lykkevalg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Kim Hybel fik grønt lys til igangsætning af driftsjournaler og driftsmærker (den nye lovpligtige energimærkning) i afdelingerne. 2.3 Behandling af forslag om afskærmning mellem boliger Vedr. projektforslag fra Fuglsang Haver om afskærmning mellem boliger i afdeling 114-8 Assensvej 495. Jf. referat fra sidste møde, vurderes det, at afdelingen kan anvende kr. 30.000,- af egne henlæggelser til projektet. Pris for etablering udgør kr. 65.727,50 inkl. moms. Der er således brug for, at afdelingen får tilført kr. 35.727,50. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede at bevilge afdeling 114-8 de nødvendige 35.727,50 kr. fra arbejdskapitalen. 3 Næste møde Der afholdes budgetmøde den 4. september umiddelbart inden sommerturen. 4 Eventuelt Der var ingen bemærkninger Mødet afsluttet kl. 14.20 og igen kl. 16.10 Referatet godkendt: Niels Peter Ellegaard Formand Referatet tilsendt: Organisationsbestyrelsen Øvrige deltagere Thomas Holluf, Domea Tinus Lassen, Domea Svendborg den 9. juli 2012 KLH/PP Side 11 af 11