Domstolsstyrelsen Domstolsstyrelsens årsberetning 2003 om Persondataloven Administrationskontoret St. Kongensgade 1-3 1264 København K Tlf. 70 10 33 22 Fax 70 10 44 55 post@domstolsstyrelsen.dk CVR nr. 21-65-95-09 KFJ11459/Sagsbeh. KFJ J.nr. 02.11.01.99.2001-5.4 Indhold: Domstolsstyrelsens tilsynsopgave s. 2 Vejlednings- og tilsynsvirksomheden i 2003 s. 3 Anmeldelse af behandling af fortrolige persondata s. 4 Vilkår for offentliggørelse af domme på hjemmesider s. 5 Konkrete sager og spørgsmål vedrørende persondataloven s. 6 Offentliggørelse af transaktionsstatistikker på intranettet s. 6 Videregivelse af personoplysninger som led i afholdelse af syn og skøn s. 7 Personnumre i anklageskrifter s. 7 Vejledning om videregivelse af oplysninger til pressen s. 7 Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger s. 8 ISSN 1601-7137
Side 2/9 Persondataloven - lov nr. 429 af 31. maj 2000 - har som hovedformål at sikre, at personoplysninger ikke misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register, for eksempel en sagliste. Loven finder som udgangspunkt anvendelse på alle domstolenes sagsområder. Visse af lovens bestemmelser finder imidlertid ikke anvendelse på behandlinger, der foretages for domstolene på det strafferetlige område. Persondataloven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Det fremgår af lovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om sin virksomhed. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Domstolsstyrelsens kompetence vedrørende tilsynet med domstolene er reguleret i persondatalovens 67 og 68. Det følger af disse bestemmelser, at Domstolsstyrelsen fører tilsyn med domstolenes behandlinger af personoplysninger på det administrative område. Desuden fører styrelsen tilsyn med overholdelsen af reglerne for sikkerhed både på det judicielle og det administrative område. Domstolsstyrelsen påser både af egen drift og efter klage fra en registreret, at behandling sikkerhedsmæssigt finder sted i overensstemmelse med persondataloven og de dertil hørende regler og sikkerhedsforskrifter. Hvis en borger gør indsigelse imod en domstols behandling af personoplysninger, træffer domstolen derimod selv afgørelse herom, når det drejer sig om det judicielle område. Domstolens afgørelse kan ifølge persondatalovens 67, stk. 3, 2.pkt, kæres til højere ret. Kære sker efter de almindelige regler i retsplejeloven. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave svarer til den opgave, som Datatilsynet udfører med hensyn til den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv. På baggrund af den klart sammenlignelige opgave søger Domstolsstyrelsen så vidt muligt at tilrettelægge tilsynsopgaven i samklang med de normer, som Datatilsynet fastlægger for sin tilsynsvirksomhed. Domstolsstyrelsen og Datatilsynet samarbejder i øvrigt, i det omfang det er nødvendigt for at opfylde deres pligter, navnlig ved at udveksle alle relevante oplysninger.
Side 3/9 Samtidig med persondatalovens ikrafttræden den 1. juli 2000 er også tilsynet med tinglysningssystemet henlagt til Domstolsstyrelsen. Vejlednings- og tilsynsvirksomheden Domstolsstyrelsen iværksatte sin vejlednings- og tilsynsvirksomhed i februar 2002 og forventer at foretage ca. 20 kontrolbesøg om året, således at der i løbet af 4 år har været tilsynsbesøg hos alle landets domstole. Der er i 2003 foretaget 19 vejlednings- og tilsynsbesøg. Følgende embeder er besøgt: Fredericia, Fåborg, Gråsten, Helsinge, Hobro, Holsted, Kalundborg, Kolding, Køge, Lyngby, Rødovre, Rønne, Silkeborg, Sønderborg, Sø- og Handelsretten, Tønder, Tåstrup, Vordingborg, Åbenrå. Det overordnede formål med disse tilsynsbesøg er at påse, at behandlingen af personoplysninger ved domstolene sker i overensstemmelse med persondataloven og regler udstedt i medfør af denne lov. I forbindelse med besøgene lægger styrelsen betydelig vægt på at komme i dialog med de dataansvarlige om databeskyttelsesretlige spørgsmål. Der er således ikke kun tale om en kontrolforanstaltning. Det er erfaringen, at disse tilsynsbesøg er et værdifuldt værktøj i det løbende samarbejdet mellem styrelsen og de enkelte embeder om at sikre et højt databeskyttelsesniveau ved Danmarks Domstole. Domstolsstyrelsen har hidtil kun foretaget anmeldte besøg. Når telefonisk aftale om tidspunktet for besøget er på plads, sender styrelsen et brev til embedet med en række spørgsmål om den fysiske sikkerhed og adgangskontrol i form af den logiske sikkerhed. Under selve besøget bliver også de fysiske lokaler, herunder ekspeditionslokaler, mødelokaler, teknikum m.v. gennemgået. Tilsynsbesøget tager udgangspunkt i en samtale med de relevante medarbejdere hos den dataansvarlige. Svarene på de udsendte spørgsmål bliver gennemgået, relevante lokaler bliver besigtiget, og de regler om databeskyttelse, der gælder for domstolene, gennemgås generelt. Efter tilsynsbesøget har fundet sted, sender Domstolsstyrelsen et opfølgningsbrev til det pågældende embede, hvor styrelsen kommer med de eventuelle bemærkninger, som besøget har givet anledning til. Tilsynsbesøgene har vist, at domstolene generelt har et tilfredsstillende sikkerhedsniveau for behandlingen af persondata. De spørgsmål, der oftest giver anledning til nærmere drøftelser, angår typisk den fysiske indretning af loka-
Side 4/9 lerne. Typiske problemstillinger opstår således i forbindelse med f.eks. en fotokopimaskine opstillet i et gangareal, der er åbent for publikum, eller en faxmaskine, der er tilgængelig for enhver, men ikke er under opsyn. Hvis en fotokopimaskine er opstillet på et alment tilgængeligt sted uden opsyn, skal embedet have retningslinier for brugen, herunder at maskinen ikke må forlades, imens der kopieres dokumenter med personoplysninger, f.eks. domme. Et andet typeeksempel er, at døren ikke er låst til et lokale, hvor der opbevares sager, og hvor der ikke er en medarbejder til stede. Endelig kan nævnes som eksempel, at besøgende i et ekspeditionslokale kan aflæse en eller flere skærme i lokalet. Dette problem kan som oftest afhjælpes ved at flytte eller dreje skærmen. Domstolsstyrelsen har desuden deltaget i fire tilsynsmøder hos den private databehandler CSC, der behandler tinglysningsdata. Disse møder afholdes sammen med repræsentanter for Datatilsynet og Rigsrevisionen. Anmeldelse af domstolenes behandling af fortrolige oplysninger Domstolenes behandling af fortrolige oplysninger er anmeldt til Domstolsstyrelsen, der opbevarer en samlet fortegnelse over anmeldelserne. De godkendte anmeldelser kan ses i Administrationskontoret. Domstolenes anmeldelser af behandlingen af personoplysninger er i sagens natur forholdsvis ensartede, og langt den største del af anmeldelserne er da også foretaget på grundlag af de standarder, som Domstolsstyrelsen har udarbejdet for sagsområderne skiftesager (henholdsvis dødsbosager og andre skiftesager), civilsager, fogedsager, notarialsager, tvangsauktionssager, straffesager og Almindelig Journalsager. Behandlingen af personoplysninger ved byretterne foretages som altovervejende hovedregel på samme måde og ved anvendelse af ens edb-systemer. I 2003 er der udarbejdet en standardanmeldelse for retsinformationssystemer i form af domsresuméer på domstolenes hjemmesider. Der er ved årets udgang modtaget anmeldelse fra 13 embeder, der har retsinformation/domsresuméer på hjemmesiden. Domstolsstyrelsen har knyttet følgende vilkår om anonymisering til offentliggørelsen af domme på hjemmesider: Vilkår for offentliggørelse af domme (domsresuméer) på retternes hjemmesider
Side 5/9 A. Der skal ske anonymisering i følgende sager: 1. I offentligt anlagte straffesager, bortset fra straffesager om overtrædelse af markedsføringsloven og lignende. Der skal tilsvarende ske anonymisering i sager om erstatning i anledning af strafferetlig forfølgning omfattet af 1. punktum. 2. I ægteskabssager, det vil sige sager om separation, skilsmisse, forældremyndighed og bidragspligt og i faderskabssager. 3. I sager om administrativ frihedsberøvelse, sager om prøvelse af tvangsindlæggelse på psykiatrisk hospital e.l, værgemålssager og sager om anbringelse af børn uden for hjemmet i henhold til bistandsloven. 4. I fogedsager i sager om konkurser mod enkeltpersoner i gældssaneringssager og i sager om ægtefællers fællesbodelinger. 5. I skattesager, hvor sagen indeholder oplysninger om den pågældendes samlede indtægts- eller formueforhold. 6. I ansættelsessager om bortvisning, hvor bortvisningen for eksempel er begrundet i strafbare eller lignende forhold, der er egnet til at nedsætte den ansattes almindelige omdømme. 7. I erstatningssager, hvor der findes beskrivelse af hændelsesforløb med oplysninger om helbredsforhold eller andre personlige forhold, f.eks. diagnoser og sygdomsprognoser. 8. I lejesager, der angår ophævelse af lejemål på grund af lejerens adfærd eller lignende. 9. I alle sager, der indeholder i øvrigt fortrolige oplysninger, skal der ske anonymisering hvis særlige forhold tilsiger dette. Det gælder dog ikke i sager, hvor en fagforening er repræsentant (mandatar) for et medlem af fagforeningen. 10. Anonymiseringskravet gælder for såvel sagens parter som vidner og andre bipersoner. I de under pkt. 1-3 nævnte sager gælder anonymiseringskravet dog ikke polititjenestemænd, der har optaget rapport, sagkyndige og lignende vidner. I de under pkt. 4-9 nævnte sager gælder anonymiseringskravet kun for vidner og andre bipersoner, såfremt særlige hensyn til en af sagens parter, vidnet selv eller andre bipersoner undtagelsesvis tilsiger dette. B En eventuel anonymisering består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser samt eventuelt andre identifikationsoplysninger om personer. I stedet for de udeladte oplysninger kan der indsættes neutrale betegnelser. Personnumres løbenummer udelades. C
Side 6/9 Domme kan forsynes med sagens journalnummer, saglistenummer m.v. D Der skal etableres sikkerhed for, at der ikke kan tilføjes eller manipuleres med data, der befinder sig i retsinformationssystemet. E Hvis en dom har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå ved gengivelsen af sagen. F Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af dommene. Fejl og lignende skal rettes eller slettes. G Domstolsstyrelsen skal have underretning om væsentlige ændringer i eller ophør af førelsen af retsinformationssystemet. Vilkårene er supplerende i forhold til persondatalovens bestemmelser og er i visse tilfælde udtryk for en præcisering af lovens bestemmelser. Bestemmelserne i persondataloven finder derfor anvendelse for forhold, som ikke er reguleret i de ovenstående vilkår. Persondataloven - med undtagelse af nogle få områder - omfatter kun behandling af personoplysninger. Vilkårene for retsinformationssystemer er derfor kun gældende for behandling af personoplysninger i et retsinformationssystem. Behandlinger af oplysninger om virksomheder m.v. i et retsinformationssystem vil dog skulle ske i overensstemmelse med de almindelige regler om tavshedspligt. Vilkårene svarer til de vilkår, som Datatilsynet fastsætter for tilsvarende retsinformationssystemer. Konkrete sager og spørgsmål vedrørende persondataloven Domstolsstyrelsen har i 2003 behandlet flere konkrete sager og spørgsmål af mere generel interesse vedrørende domstolenes persondatabehandling: Offentliggørelse af transaktionsstatistikker på intranettet Det fremgår af standardvilkårene for offentlige myndigheders terminaladgang til CPR, at myndigheden skal udpege en sikkerhedsansvarlig, der er ansvarlig for, at standardvilkårene og sikkerhedsforanstaltningerne overholdes. Fra og med juni måned 2003 bliver en såkaldt transaktionsstatistik fra CPR-kontoret lagt på domstolenes intranet under "Øvrig information" - "CPR". Den sikkerhedsansvarlige, embedets chef, kan bruge statistikken til at kontrollere, om vilkårene for brugen af CPR er opfyldt. Statistikken angiver forbruget pr. måned for den enkelte CPR-bruger. Forbruget opgøres i antal viste oplysnin-
Side 7/9 ger. Videregivelse af personoplysninger som led i afholdelse af syn og skøn Domstolsstyrelsen har behandlet en henvendelse fra en advokat om videregivelse af personoplysninger fra en kundedatabase til en skønsmand i forbindelse med en civil sag. Domstolsstyrelsen fandt, at videregivelse af personoplysninger, der foretages som led i afholdelse af syn og skøn, henhører under domstolenes judicielle virksomhed. Advokaten blev derfor henvist til at rette henvendelse til den ret, hvor sagen var anlagt. Personnumre i anklageskrifter Indenrigsministeriet har anmodet Domstolsstyrelsen om en udtalelse vedrørende anvendelse af personnumre i anklageskrifter. Indenrigsministeriet har indstillet, at det overvejes, om sikring af identitet under retsmøder kan ske på anden vis end ved oplæsning af personnummer i retssalen. Domstolsstyrelsens tilsynskompetence omfatter kun domstolenes behandling af personoplysninger på det administrative område, jf. persondatalovens 67, stk. 2. For anden behandling af personoplysninger træffes afgørelse af vedkommende ret, jf. persondatalovens 67, stk. 3. Det vil sige den ret, der har behandlet oplysningerne. Domstolsstyrelsen fandt, at oplæsning af et anklageskrift med de tiltaltes personnumre under et retsmøde sker som led i domstolenes judicielle virksomhed. Det er derfor formentlig den ret, for hvilken anklageskriftet med de tiltaltes personnumre bliver oplæst, der har kompetence til at tage stilling til, om denne behandling af personoplysninger er berettiget. Videregivelse af oplysninger til pressen Lovgivningen - det vil navnlig sige retsplejeloven, persondataloven og bekendtgørelsen om udarbejdelse af retslister m.v. - sætter nogle rammer for domstolenes videregivelse af oplysninger til pressen. Domstolsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til domstolene om emnet. Formålet med vejledningen er at skitsere, hvad en domstol i forskellige situationer skal være opmærksom på, f.eks. når en journalist ønsker oplysninger, eller når embedet selv ønsker at informere. Vejledningen er sendt ud til domstolene som et bilag til kommunikationspolitikken for Danmarks Domstole.
Side 8/9 Retsplejerådet har i betænkning 1427/2003 foreslået ændringer af reglerne om dokumentoffentlighed. Disse overvejelser er resulteret i lovforslag nr. L 23 Forslag til Lov om ændring af retsplejeloven og forskellige andre love ( Offentlighed i retsplejen). I lovforslaget foreslås væsentlige ændringer i reglerne om dokumentoffentlighed. Formålet med lovforslaget er at udvide adgangen til aktindsigt ved domstolene og at modernisere retsplejelovens regler om offentlighed i civile sager og straffesager med henblik på at sikre den størst mulige åbenhed og indsigt i domstolenes arbejde. Lovforslaget forventes vedtaget i løbet af foråret 2004. Videregivelse af oplysninger om en straffedoms endelige udfald til de domsmænd, der har medvirket i sagen i første instans. Domstolsstyrelsen har behandlet en henvendelse om byretternes videregivelse af oplysninger om straffedommes endelige udfald til de domsmænd, der har medvirket i sagenerne i første instans. Domstolsstyrelsen har vurderet spørgsmålet med det udgangspunkt, at domstolene behandler oplysninger om strafbare forhold som almindelige oplysninger af fortrolig karakter. Det følger af persondatalovens 2, stk. 4, at personatalovens regler om den registreredes rettigheder ikke gælder, når en behandling af personoplysninger foretages for domstolene inden for det strafferetlige område.en domstol, der behandler personoplysninger i forbindelse med behandlingen af en straffesag, har således ikke oplysningspligt over for den registrerede. Domstolsstyrelsen fandt, at en domstol kan videregiver oplysninger om en konkret straffedoms endelige udfald til de domsmænd, der har medvirket i sagen i første instans, uden at oplyse dette over for den registrerede. Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger, som ændret ved lov nr. 280 af 25. april 2001. Bekendtgørelse nr. 532 af 15. juni 2000 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for domstolene. Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for domstolene. Domstolsstyrelsens generelle vejledning af 1. december 2000 om persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om anmeldelsesordningen m.v. inden for domstolsområdet efter persondataloven.
Side 9/9 Domstolsstyrelsens vejledning af 1. december 2000 om de registreredes rettigheder efter persondataloven. Cirkulæreskrivelse af 3. december 2001 til domstolene om retslister og domsresuméer på hjemmesider. Råd og vink om retslister på Internettet af 11. marts 2002 Retningslinier af 13. november 2002 om anvendelsen af e-mail Cirkulæreskrivelse af 23. september 2003 om vilkår for offentliggørelse af domsresumeér på hjemmesider. Vejledning af 30. september 2003 om domstolenes videregivelse af oplysninger til pressen