TILSYNSENHEDEN HERNING KOMMUNE Uanmeldt tilsyn Daghjemmet Toftebo Dato: 12.08.15 Tilbud: Adresse: Leder: Tilsynsførende: Tilsynsførende: Daghjem Elmegade 2, Herning Allis Lunde Mia Mortensen Joan Nørgaard
Tilsynets berigtigelse: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 15 og 16. Lov om Social service, Kap. 26 Godkendelse, opfølgning og tilsyn. Årets fokusområder: Fokusområdet for 2015 og 2016 er Dokumentation og magtanvendelser. Formålet med at have fokus på dokumentation, er at følge op på den indsats, der har været iværksat fra Træning og Aktivitet omkring dokumentation i henhold til Blomstermodellen, og Herning kommunes procedure for dokumentation i care. Desuden er der fokus på, om der er borgere der udsættes for magt, og om eventuelle magtanvendelser følger lovens bestemmelser. Metode: Tilsynet foregår på dette område ved en systematisk gennemgang af indhentet dokumentation. Der er udvalgt dokumentation for 5 borgere pr. tilbud. Borgerne er udpeget tilfældigt af Tilsynsenheden og uden forudgående kendskab til den enkelte borger. Desuden gennemgang af Tilbuddets hjemmeside. Dokumentationen forventes at indeholde: Borgerens visitation kopi af bevilling Statusbeskrivelser Beskrivelse af iværksatte tiltag fx handleplaner, notater, aktivitetsskemaer, m.m (det der viser hvordan der arbejdes helt praktisk i det daglige) Evaluering af indsatsen beskrivelse af hvordan der følges op, samtaler med borgeren/pårørende Opklarende, uddybende spørgsmål: Tilsynet kan stille spørgsmål til tilbuddet efter gennemgang af dokumentationen, men som udgangspunkt vil samtale ikke indgå i tilsynet i 2015 og 2016 Der gives ikke umiddelbart en mundtlig tilbagemelding på tilsynets fund, men når rapporten er sendt i høring, vil der være mulighed for telefonisk samtale med den ansvarlige tilsynsførende, med henblik på uddybning af rapporten. Rapport består af to dele. En der er officiel kaldet A rapport, og en uddybende forklaring, som ikke er offentlig tilgængelig kaldet B rapport. B rapporten omfatter personfølsomme oplysninger fra dokumentationen på den enkelte borger, og den har til formål, at udvikle og skabe læring i de enkelte tilbud. Tilbagemelding: Både A og B rapporten sendes i høring ved lederen af tilbuddet, der herefter kan afgive sine bemærkninger til, hvordan den fremadrettet indsats vil blive i forhold til tilsynets konklusion. Når rapporten er sendt i høring, vil der være mulighed for telefonisk samtale med den ansvarlige tilsynsførende, med henblik på uddybning af rapporten. Læsevejledning til rapporterne: Rapporten er delt op i emner, mål og spørgsmål. Ud for hvert spørgsmål angives der en score. Scoren går fra 0-4. 0. Angiver hvis spørgsmålet ikke er gennemgået. 1. Angiver hvis det mangler, at man ikke har det ikke og ikke bruger det. 2. Angiver at man har det, men bruger det ikke, eller det anvendes på få områder, eller er kendt af få.. Angiver at man har det, og anvender det på et begrænset område. 4. Angiver at man har det, og anvender det på alle områder. Der er igennem rapporten formuleret forskellige forklaringer på scoren, men de er alle et udtryk for den overordnede som forklaret ovenover. Scoren i observationen, er vurderet af Tilsynsenheden ud fra gennemgåede dokumentation. Personale og ledelse er ikke belvet interviewet i dette års tilsyn. Alle scorer overføres i den endelige rapport, hvor der herefter beregnes en gennemsnitsscore, for alle temaerne og målene. Tilsynsenheden udarbejder herefter konklusion, og korrigerer den gennemsnitlige samlede score, således at tilbuddet kan få en samlet score fra 1-4. Den korrigerede score kan både være i op- eller nedadgående retning, dette afhænger af Tilsynsenhedens samlede vurdering af hele tilbuddet. 1. Angiver, at der er mangler og/eller kritisable forhold på tilbuddet. Målene er i meget lav grad opfyldt. 2. Angiver, at der er forhold på tilbuddet, der ikke er tilfredsstillende. Målene er i lav grad opfyldt.. Angiver, at forholdende på tilbuddet er tilfredsstillende. Målene er i middelgrad opfyldt. 4. Angiver at forholdende på tilbuddet er meget tilfredsstillende. Målene er i høj grad opfyldt Tilsynsenheden vil foruden den korrigerede score, vurdere hvert af de opstillede mål i rapporten med tekst, som forklaring på, hvorfor scoren er givet som den er. Hvis et tilbud ender med korrigeret score på 1, vil Tilsynet orienterr driftschefen for de kommunale tilbud, og anbefale, at driftsafdelingen/bestyrelsen foretager en nærmere undersøgelse af forholdene, med det formål at iværksætte foranstaltninger, der kan rette op på mangler og kritisable forhold. Tilbuddet skal udarbejde tids - og handlingsplan til genopretning. Kopi af handlingsplanen sendes til Tilsynsenheden og driftschefen/bestyrelsen 10 dage efter modtagelse af den endelige tilsynsrapport. Placering i denne kategori kan ske i tilfælde, hvor der gentagne år er manglende vilje til at efterkomme tilsynets krav, eller hvis der findes enkelte forhold som er så graverende, at der er behov for skærpet opmærksomhed. Scoren 1 kan medføre ekstra eller skærpet tilsyn, dette tager forvaltningen stilling til, i hvert enkelte tilfælde. Anmærkninger: Tilsynet giver anmærkninger efter den samlede konklusion, anmærkningerne er opdelt i 4 hovedoverskrifter: Notatpligt Procedurer/retningslinjer Fagligt indhold Persondataloven Tilsynets anmærkninger er opdelt på følgende måde: Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Anbefaling: Gives med henblik på at forbedre/kvalificere niveauet, fremgår ikke direkte af lov eller politikker. Henstilling: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav. Straks påbud: Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet.
Rapport: Tema: Dokumentation og magtanvendelser Personalet Leder Observation Samlet score 0. ikke gennemgået 1. mangler, har det ikke, bruger det ikke 2. har det, bruger det ikke/sjældent. har det, anvendes på flere områder 4. har det, anvender det på alle områder Emne: Myndighed Spørgsmål Mål: at der er foretaget en visitation og formålet med indsatsen er beskrevet Foreligger der en myndighedsafgørelse/visitation/bestillin g af social indsats Er formålet med indsatsen beskrevet Emne: Magtanvendelse Spørgsmål Personalet Leder Observation Konklusion Er der udarbejdet en procedure for håndtering af magtanvendelser Mål: at borgerne ikke udsættes for unødvendig magt Er der i dokumentationen beskrevet magtanvendelser der burde have været indberette/ansøgt om
Emne: Dokumentation generelt Spørgsmål Personalet Leder Observation Konklusion Er der en procedure for dokumentation 4 4,0 Følges proceduren for indskrivning, herunder udfyldelse af "roden" Mål: at procedure omkring dokumentation følges Følges proceduren ved opstart, herunder udfyldelse af "Aftaler og særlige hensyn" 4 4,0 Følges proceduren ved opstart, herunder udfyldelse af "blomsterhovedet" Er der dokumentation for en målrettet indsats i notater og/eller handleplaner Fokusområdet for 2015 er Dokumentation og magtanvendelser. Formålet med at have fokus på dokumentation, er at følge op på den indsats, der har været iværksat fra Træning og Aktivitet omkring dokumentation i henhold til Blomstermodellen, og Herning kommunes procedure for dokumentation i care. Desuden er der fokus på, om der er borgere der udsættes for magt, og om eventuelle magtanvendelser følger lovens bestemmelser. Der gives en korrigeret vurdering på, dette er et udtryk for, at der overvejende er sammenhæng mellem vejledningen/procedurerne og det observerede. Der er lagt vægt på, at afsnittet "Daghjem/støttende aktiviteter" i care, løbende er udfyldt. Ligeledes er der lagt vægt på, at der i et vist omfang, er notater eller anden dokumentation omkring indsatsen. Mål: at der er foretaget en visitation og at formålet med indsatsen er beskrevet Borgerne henvist til daghjemmet på baggrund af en myndighedsafgørelse. Der er fra myndighedens side meget overordnet, angivet hvad formålet er for visitationen til daghjem. Samlet score, Korrigeret vurdering
Samlet konklusion Mål: at borgerne ikke udsættes for unødvendig magt Det er tilfredsstillende, at der er udarbejdet en vejledning for håndtering af magtanvendelser, det anbefales dog at påføre en dato på proceduren for udarbejdelse/revision. Ligeledes er det tilfredsstillende, at der ikke ses beskrevet noget behov for anvendelse af magt. Mål: at procedure omkring dokumentation følges Det er tilfredsstillende, at der er udarbejdet en vejledning for hvordan en borger skal opstartes i tilbuddet, hvad der skal udfyldes med videre. Som ovenstående, anbefales det at der påføres en dato for udarbejdelse/revision af proceduren. Det er tilfredsstillende, at vejledningen om opstart af en borger på daghjemmet, i overvejende grad er fulgt. Der ses kun i en enkelt sag, at en del af afsnittet "Daghjem/støttende aktiviteter", ikke er udfyldt. Det er mindre tilfredsstillende, at der i de fleste sager ikke er noteret om der har været afholdt hjemmebesøg eller ej, forinden borgerens opstart i daghjemmet, som beskrevet i vejledningen. Endvidere er det tilfredsstillende, at det er beskrevet i enten notater eller handleplaner, hvilke tiltag man iværksætter, men det er mindre tilfredsstillende at der ikke er beskrevet evalueringer/opfølgninger på, hvordan det går med de iværksatte tiltag. Tilsynets vejledning: Gives som råd og vejledning Anbefaling: Gives på baggrund af at der ikke leves op til anerkendte faglige standarder, fremgår ikke direkte af lov eller politikker Procedurer/Retningslinjer: Procedurer/Retningslinjer: Fagligt indhold Såfremt der er gennemført eller fravalgt hjemmebesøg bør der være et notat omkring dette i journalen at der bør være dato for udarbejdelse af procedure/vejledninger og evt. revidering. At man løbende evaluerer de tiltag man iværksætter Henstillings: Gives hvis der ikke leves op til lovgivning eller politiske og forvaltningsmæssige krav
Straks påbud: Gives ved observationer, der overtræder lovgivningen og hvor borgernes sikkerhed eller retssikkerhed er truet Tilbage melding på Konklusionsdelen i Tilsynsrapport A: Mål: at der er foretaget en visitation og at formålet med indsatsen er beskrevet Borgerne henvist til daghjemmet på baggrund af en myndighedsafgørelse. Der er fra myndighedens side meget overordnet, angivet hvad formålet er for visitationen til daghjem. HANDLING: I den tilrettede Blomstermodel vil vi have ekstra fokus på at beskrive årsagen til visitationen under tilknytningsdelen. Mål: at borgerne ikke udsættes for unødvendig magt Det er tilfredsstillende, at der er udarbejdet en vejledning for håndtering af magtanvendelser, det anbefales dog at påføre en dato på proceduren for udarbejdelse/revision. Ligeledes er det tilfredsstillende, at der ikke ses beskrevet noget behov for anvendelse af magt. HANDLING: Dette er iværksat af Teamledergruppen. Leders bemærkninger til hvordan den fremadrettet Mål: at procedure omkring dokumentation følges Det er tilfredsstillende, at der er udarbejdet en vejledning for hvordan en borger skal opstartes i tilbuddet, hvad der skal udfyldes med videre. Som ovenstående, anbefales det at der påføres en dato for udarbejdelse/revision af proceduren. Det er tilfredsstillende, at vejledningen om opstart af en borger på daghjemmet, i overvejende grad er fulgt. Der ses kun i en enkelt sag, at en del af afsnittet
indsats vil blive i forhold til tilsynets konklusion Det er tilfredsstillende, at vejledningen om opstart af en borger på daghjemmet, i overvejende grad er fulgt. Der ses kun i en enkelt sag, at en del af afsnittet "Daghjem/støttende aktiviteter", ikke er udfyldt. Det er mindre tilfredsstillende, at der i de fleste sager ikke er noteret om der har været afholdt hjemmebesøg eller ej, forinden borgerens opstart i daghjemmet, som beskrevet i vejledningen. Endvidere er det tilfredsstillende, at det er beskrevet i enten notater eller handleplaner, hvilke tiltag man iværksætter, men det er mindre tilfredsstillende at der ikke er beskrevet evalueringer/opfølgninger på, hvordan det går med de iværksatte tiltag. HANDLING: Der er netop revideret Vejledning til fanebladene anvendt under Blomstermodellen som er forenklet efter aftale med de forskellige daghjem. Der er nu påsat dato på denne vejledning. Ligeledes er der i den tilrettede Vejledning skrevet en bemærkning om, at man skal notere i notat eller under Tilknytning i Blomstermodellen om der har været foretaget hjemmebesøg eller andet form i forbindelse med opstart. Daghjemmet på Toftebo Aktivitetscenter vil stramme op i forhold til at sikre, alle daghjemsbrugere er beskrevet i de nye fane-blade efter aftalt tidsinterval jf. Vejledningen. I de nye faneblade er der lavet en rubrik, hvor der noteres de aktive handleplaner. Det er dels for at støtte alle i at kende målene og de aftalte handlinger. Vi håber også det giver anledning til at vi derved lettere sikre evalueringsdelen også bliver strammet op.