1 Hvad er et Underretningsbrev UDP? 2 Medarbejderen er flyttet, hvilken kommune får indberetningen. Hver gang en indberetning (anmeldelse, sygefraværssamtale eller ny refusionsanmodning) signeres, udsendes der et såkaldt underretningsbrev, som indeholder de indberettede oplysninger, som arbejdsgiveren eller A-kassen har indberettet. Underretningsbrevet tilgår den fraværende med henblik på kontrol af de indberettede oplysninger og evt. indsendelse af supplerende oplysninger. Hvem gør hvad med underretningsbrevene? Hver gang en indberetning signeres, udsender NemRefusion et underretningsbrev til den fraværende. NemRefusion stiller automatisk brevet til rådighed for kommunen (det vedhæftes indberetningen, som hentes ind i det kommunale fagsystem). Kan arbejdsgiveren eller A-kassen se underretningsbrevene i NemRefusion? Arbejdsgiver eller A-kasse har ikke adgang til at se underretningsbrevet. Det skyldes, at underretningsbrevet bl.a. fungerer som en kontrol af indberetningen. Hvordan forholder arbejdsgiver og kommunen sig? For visse indberetninger skal den fraværende besvare underretningsbrevet med supplerende oplysninger og returnere det til kommunen inden for en given tidsfrist. Svaret anvendes af kommunen i den videre sagsbehandling og kan derfor forsinke en refusionsudbetaling til arbejdsgiveren. NemRefusion sender indberetninger (uanset type) til den kommune, hvor borgeren ifølge CPR-registret har bopæl på signeringstidspunktet. Virksomheden kan ikke selv angive bopæls- eller opholdskommune, og dermed angive hvilken kommune indberetningen skal stilles til rådighed for. Derfor må kommunen selv sørge for at overflytte indberetningen til den relevante kommune. 3 Medarbejderen bor i udlandet, men arbejder for en virksomhed der er beliggende i Danmark Hvis den fraværende ifølge CPR-registret bor i udlandet, stilles indberetningen til rådighed for Virksomhedens bopælskommune bestemt ved det aktuelle P-nummer. 4 Hvordan får man lov til at udnytte muligheden for system-til-system adgang? For at benytte system-til-system løsningen, skal dit løn-, HR- eller fraværssystem kobles på NemRefusion. Kontakt derfor med din systemleverandør for at høre, om de tilbyder denne mulighed. Alle systemleverandører har mulighed for gratis at koble sig på NemRefusion og benytte de udstillede åbne services. På www.nemrefusion.dk kan du som systemleverandør læse mere om de udstillede services. Juni 2011 side 1
5 Status I NemRefusion kan en sag have følgende status: Kladde Indberetninger der ligger i NemRefusion, men endnu ikke er signeret. Signeret Indberetninger der er færdigudfyldte og klar til at blive hentet af kommunens system. Behandles Indberetninger der er hentet ind i kommunens system. Sagsbehandlet Anmeldelse eller anmodning der er færdigbehandlet i kommunen. Annulleret Signerede anmeldelser eller anmodninger, som er slettet. Konverteret Indberetninger der er konverteret fra papir-blanket. 6 Er det muligt at rette en allerede signeret indberetning? Eller kan jeg blot slette den jeg har oprettet og lave en ny? 7 Hvordan håndteres sletning af indberetninger og hvem kan gøre det? 8 Når kommunen annullere en indberetning 9 Kan jeg slette mine kladder? Også hvis de ligger i Venteregister? 10 Jeg har NemID, og kan ikke logge ind i Nem- En indberetning med status Signeret kan ikke rettes/slettes. Hvis status er Behandles eller Sagsbehandlet, kan den rettes eller annulleres. Rettelsen/annulleringen skal signeres med din digitale signatur. Bemærk at det kun er en anmeldelse, der kan rettes eller annulleres. Arbejdsgivere kan annullere deres egne anmeldelser, så længe anmeldelserne har status Behandles eller Sagsbehandlet. Annulleres anmeldelsen af arbejdsgiveren får kommunen automatisk besked. Er sagsbehandlingen af fraværet afsluttet af kommunen kan anmeldelsen ikke annulleres. Anmodninger kan ikke hverken rettes eller annulleres, når de først er signeret. Derudover slettes oplysninger i NemRefusion på følgende vis for at beskytte de fraværendes persondata: Signerede indberetninger slettes 24 måneder efter sidste fraværsdato. Kladder slettes 6 måneder efter oprettelsen. Læste meddelelser slettes efter 14 dage. Kommunen kan også annullere en indberetning, og i det tilfælde vil arbejdsgiver modtage en meddelelse om, at kommunen har annulleret indberetningen Ja, du kan slette alle kladder. Hvis du sletter en kladde, så bliver den også slettet i Venteregisteret I NemRefusion kan du kun logge ind med en digital medarbejdersignatur, og altså ikke med NemID. Juni 2011 side 2
Refusion. Hvad gør jeg? Hvis du allerede har en NemID, er det dog let at bestille en medarbejdersignatur til din virksomhed. Du kan på Virk.dk straksbestille, og med din NemID installere medarbejdersignaturen med det samme. Ring på 7220 0039 eller send e-mail support@eogs.dk Spørgsmål til bestillingen, modulet osv. bør rettes til DanID. Ring på 8030 7090 eller send besked fra til DanID fra www.netsdanid.dk (gå til OM NETS DANID, kontakt os, skriv til os for at sende beskeden) 11 Hvorfor kan anmeldelsen ikke signeres med det samme? 12 Hvad er venteregisteret? NemRefusion indeholder en række kontroller (valideringer) og regelsæt, som understøtter den gældende lovgivning omkring indberetninger af fravær og anmodninger om refusion. F.eks. Arbejdsgiverperiode: Anmeldelser for lønmodtagere, hvor der er en arbejdsgiverperiode på 21 dage, kan først signeres og stilles til rådighed for kommunen på dag 15 efter første fraværsdato. Reglen er implementeret på baggrund af drøftelser mellem Arbejdsmarkedsstyrelsen og KL. Er der grundlag for tidlig refusion - eksempelvis 55, 56 eller fleksjob - kan indberetningen signeres og stilles til rådighed for kommunen på datoen for dagpengerettens indtræden (typisk første fraværsdato eller dagen efter for de forsikrede arbejdsgivere). Hvis dette ikke er overholdt, kan anmeldelsen eller anmodningen ikke signeres og dermed ikke færdiggøres. OBS: Hvis du får meddelelse om at indberetningen først kan signeres senere og bliver lagt i venteregister, selvom ovenstående er overholdt, så kan det være at du har anført en fremtidig refusion-tildato eller en fremtidig sidste fraværsdag. Hvis det er tilfældet, kan du først signere din indberetning, når denne dato indtræder. Man kan altid gemme indberetninger som kladder, hvis ikke alle informationer er tilgængelige, eller indberetningen ikke overholder ovennævnte regler. Indberetningen bliver placeret i NemRefusions venteregister indtil datoen for mulig signering indtræder. NemRefusions venteregister er det register, som gemmer de indberetninger, der på baggrund af første fraværsdato eller seneste dato for indberettet refusionsanmodning, endnu ikke kan signeres og afleveres til kommunen. I venteregistret gemmes datoen for hvornår det er muligt at signere indberetningen og aflevere den til kommunen. Venteregistret kan ikke indeholde signerede indberetninger. Hvis f.eks. første fraværsdato er angivet med en fremtidig dato, Juni 2011 side 3
placeres anmeldelsen automatisk i venteregistret. Hvordan får jeg besked om indberetninger i venteregistret? Venteregistret indeholder en oversigt over arbejdsgiverens indberetninger, som endnu ikke er færdigbehandlede eller venter på at blive signeret, når det er muligt grundet tidsfristerne. I NemRefusion dannes der en række meddelelser, som man får vist, når en given dato indtræffer og indberetningen f.eks. kan signeres. Nye arbejdsgivere vil være tilmeldt alle meddelelser og det er den enkelte arbejdsgiveres Virk-administrator, der kan vælge til og fra i NemRefusions administrationsmodul. Se evt. mere i Brugervejledningens afsnit 3.7 og 3.10. 13 Jeg har sager, som er indsendt på papir, men som ikke er afsluttede, hvad sker der med dem når vi går over til NemRefusion? 14 Kan jeg stadig anvende papirblanketter? 15 Jeg kan ikke indberette, og tidsfristen er ved at løbe ud. Hvad gør jeg? 16 Hvor kan jeg se, hvilken blanket jeg skal bruge? 17 Kan man se hvem man har fået refusion for? Alle anmeldelser, som kommunen modtager på papir vil blive konverteret og ligge klar til at arbejde videre med i NemRefusion Fra 1. september 2011 er NemRefusion obligatorisk. Det betyder, at man ikke længere kan anmelde fravær eller anmode om refusion på papirblanketter. Gør man det alligevel vil man få et afslag fra kommunen og blive bedt om at foretage indberetningen i NemRefusion. Dispensationsreglerne i sygedagpengeloven er opdateret. Fra 1. juli 2011 har kommunen mulighed for at give dispensation, hvis overskridelsen af en frist skyldes driftsforstyrrelser af et omfang og en varighed, der har afskåret den selvstændige, arbejdsgiveren eller A- kassen fra at anmelde rettidigt. Driftsstatus kan ses på www.nemrefusion.dk I NemRefusion skal vælge om det er fravær pga. sygdom, barsel eller alvorligt sygt barn. Herefter sørger NemRefusion for, at du for får stillet de rigtige spørgsmål. I NemRefusion er det muligt at få en oversigt over de udbetalinger som virksomheden har modtaget fra kommunen på anmodninger, der er indberettet via NemRefusion. Der er to måder at se virksomhedens udbetalingsspecifikationer på. Via udbetalinger i den venstre menu, hvor udbetalingsspecifikationerne vises i en liste Via overblikssiden, hvor hver enkelt indberetning, der har en udbetaling tilknyttet, vil have vist et mønt-ikon Læs evt. mere i Brugervejledningens afsnit 3.8 Juni 2011 side 4