Lov- og Kommunikationsafdelingen Frederiksholms Kanal 21 1220 København K Tlf. 3392 5000 Fax 3392 5567 E-mail uvm@uvm.dk www.uvm.dk CVR nr. 20-45-30-44 Vejledning til ansøgning om midler fra Kompetencefonden 1. kvartal 2015 1. Om Kompetencefonden Ved overenskomstforhandlingerne 2013 blev det mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU) aftalt, at Kompetencefonden videreføres. 19. marts 2015 Sags nr.: 003.41V.541 Kompetencefondens formål er at give støtte til individuel kompetenceudvikling for medarbejdere ansat ved statens institutioner. Kompetenceudviklingsforløbene skal medvirke til at øge niveauet for medarbejdernes kompetencer og mobilitet og fokusere på udvikling af medarbejdernes brede kompetencer. Kompetencefondens midler kan tildeles alle medarbejdere, der er dækket af en overenskomst indgået mellem Finansministeriet og centralorganisationerne. 2. Fordeling af midler fra Kompetencefonden Kompetencefonden administreres af Kompetencesekretariatet, som hvert år fordeler midlerne mellem ministerområderne. Midlerne fordeles forholdsmæssigt efter lønsum. Undervisningsministeriet fordeler midlerne fra Kompetencefonden i puljer til de enkelte institutionsområder på grundlag af størrelse opgjort i årsværk. Herefter fordeles midlerne fra puljen til de institutioner, som har ansøgt. Det tildelte beløb vil afhænge af institutionens størrelse opgjort i årsværk.
2 Undervisningsministeriet fordeler midlerne i portioner à 10.000 kr.. Institutionen kan imidlertid godt dele det tildelte beløb op, så flere medarbejdere får del heri. Retningslinjer for anvendelse af Kompetencefondens midler samt ofte stillede spørgsmål findes på Kompetencesekretariatets hjemmesider: www.kompetenceudvikling.dk og www.kompetencefonden.dk. Det er en forudsætning for anvendelse af midlerne fra Kompetencefonden 1. kvartal 2015, at samarbejdsudvalget i den enkelte institution har fastlagt en strategi med principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats i institutionen herunder for anvendelsen af midler fra Kompetencefonden. at det udviklingsforløb, som støttes af midler fra Kompetencefonden, indgår som en del af en individuel udviklingsplan for den enkelte medarbejder. at der er tale om et længerevarende individuelt forløb. Yderligere er det er krav, at de gældende frister for disponering og anvendelse af midler fra Kompetencefonden overholdes. Den enkelte institution er forpligtet til at sikre, at anvendelsen af midler fra Kompetencefonden opfylder betingelserne herfor. Undervisningsministeriet har ikke fastsat yderligere kriterier for fordelingen. 4. Ansøgning om tildeling af midler fra Kompetencefonden Ansøgninger varetaget af lederforeninger m.v. Undervisningsministeriet har bemyndiget følgende lederforeninger m.v. til at varetage ansøgningsprocessen for kompetencefondens midler: Forstanderforeningen for AMU-centre Foreningen for Produktionsskoler/ Produktionshøjskoler (FPP) Lederforeningen for VUC Efterskoleforeningen Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler m.v.
De nævnte organisationer informerer selv om ansøgningsprocedurer. Institutioner, der tilhører førnævnte foreninger m.v., skal derfor rette henvendelse til den forening m.v., de hører under, for at få mere information om kriterier og ansøgningsfrist. 3 Efterskoleforeningen, Lederforeningen for VUC og Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler m.v. står endvidere for udbetalingen af midlerne til de enkelte institutioner på deres område. De øvrige lederforeninger indmelder deres fordeling til ministeriet, som så udbetaler til den enkelte institution. Læs mere om udbetalingsprocedure senere i vejledningen. Ansøgninger varetaget af Undervisningsministeriet Undervisningsministeriet er ansvarligt for ansøgningsprocessen og udbetaling for de øvrige institutioner. Ansøgningsproceduren er således: 1) Ministeriet sender pr. mail en udmelding om puljestørrelse samt ansøgningsfrist til hver enkelt institution. I e-mailen findes et link til et elektronisk ansøgningsskema, som anvendes af institutionens personaleansvarlige til at ansøge om midler. Ansøgningsskemaet består af 6 sider. Når alle felter er udfyldt, afsendes ansøgningsskemaet til ministeriet ved at klikke på Afsend besvarelse, hvorefter det er muligt at udskrive besvarelsen. Det er muligt at gemme en midlertidig besvarelse for så at vende tilbage og færdiggøre skemaet på et senere tidspunkt. Midlerne fordeles i portioner på 10.000 kr. efter hvor mange årsværk, der er på hver institution. Institutionerne skal derfor søge om hele portioner à 10.000 kr. Der er ikke fastsat en øvre grænse for, hvor mange portioner hver enkelt institution kan søge. 2) Institutionen udfylder det elektroniske ansøgningsskema. Ansøgningsskemaet skal være afsendt inden ansøgningsfristen den 1. maj 2015. For sent modtagne ansøgninger kommer ikke i betragtning. 3) Ministeriet udbetaler midlerne til den enkelte institution. 5. Udbetaling af midler fra Kompetencefonden Udbetalingen af midler fra Kompetencefonden foretages af Under-
visningsministeriet via den normale tilskudsudbetaling. I institutionernes tilskudsbrev vil beløbet fremgå under rubrikken Kompetencefond. Udbetalingen finder sted én gang for den samlede bevilling til institutionen for bevillingsperioden. Bemærk: I de tilfælde hvor lederforeningerne er blevet bemyndiget til at forestå hele administrationen af puljen, forestår lederforeningen udbetalingen. 4 Udbetalte midler fra Kompetencefonden skal indføres i institutionens ordinære regnskab, som er underkastet revision efter gældende regler herom. Eventuelle beløb udbetalt med urette vil blive krævet tilbagebetalt. 6. Frister for anvendelse og disponering af midler Kompetencefondsmidler for 1.kvartal 2015 har følgende frister for forbrug og disponering. 1. kvartal 2015 Midler skal være disponeret senest: Midler skal være forbrugt senest: 1. september 2017 1. september 2019 Midlerne anses som disponeret, når der er lagt en plan for anvendelsen af midlerne i forbindelse med et udviklingsforløb for en medarbejder. Midlerne er forbrugt, når de er blevet anvendt til betaling i forbindelse med en udviklingsaktivitet for en medarbejder. 7. Overskydende midler Midler, der ikke er forbrugt eller disponeret inden de anførte frister, skal tilbageføres til Undervisningsministeriet på kontonummer: 4069059473, Reg.nr.: 0216. Ved overførslen skrives i kommentarfeltet hvilket år midlerne er blevet tildelt samt institutionens navn. Ved tilbagebetaling gives besked til ministeriets kontaktperson for Kompetencefonden 8. Obligatorisk evaluering For at følge hvordan Kompetencefondens midler anvendes og administreres, samt hvilken effekt de har, bliver brugen af midlerne løbende evalueret. Evalueringen bygger på oplysninger fra de medarbejdere, der deltager i et udviklingsforløb, som er støttet af fonden. Oplysningerne
indtastes i et elektronisk skema af vedkomne medarbejdere. Evalueringen er obligatorisk. 5 Evalueringsskemaet findes på Kompetencesekretariatets hjemmeside (www.kompetencefonden.dk). Det er en forudsætning for, at medarbejderne kan udfylde evalueringsskemaet, at institutionen har indtastet medarbejderes e-mailadresse i evalueringssystemet. Institutionen skal bruge en pinkode for at indtaste oplysningerne. Denne kode har institutionen fået tilsendt fra Kompetencesekretariatet, som altid kan oplyse institutionens pinkode. Alle institutioner, som tildeles midler, oprettes i Kompetencesekretariatets evalueringssystem af Undervisningsministeriet umiddelbart efter tildeling af midler. Har institutionen tidligere modtaget midler, er den således allerede oprettet. Ved glemt pinkode kontaktes Kompetencesekretariatet. Evalueringsskemaerne samles i anonymiseret form i Kompetencefondens database, hvor kun udvalget for Kompetencefonden og Kompetencesekretariatet har adgang. De enkelte institutioner og ministerier har endvidere adgang til data inden for egne områder. 9. Konsekvens af fusioner Lederforeninger, der fordeler kompetencefondsmidler, skal overholde bestemte regler ved fordeling af midler efter en fusion. Når to forskellige institutionstyper fusionerer, er det afgørende for fordelingen af midlerne, hvilken institutionstype institutionen bliver efter fusionen. Det er den blivende/ nye institution, som modtager personalet, der modtager kompetencefondsmidlerne. Dette bevirker, at en given lederforening ikke længere skal fordele midler til institutioner, der er blevet en del af en anden institutionstype i forbindelse med en fusion. Fordelingen bliver foretaget af enten den modtagne lederforening, hvis lederforeningen er bemyndiget til at fordele midlerne, ellers fordeler Undervisningsministeriet midlerne. Der henvises til Kompetencesekretariatets hjemmeside www.kompetencefonden.dk, hvor der blandt andet findes en liste over de oftest stillede spørgsmål om Kompetencefonden og en sammenfatning af de eksisterende retningslinjer for anvendelse af Kompetencefondens midler. Der vil løbende blive informeret om Kompetencefonden på ovennævnte hjemmeside samt på Undervisningsministeriets hjemmeside www.uvm.dk.
6 10. Kontakt Spørgsmål vedrørende kriterier og formål bør så vidt muligt søges afklaret ved brug af ofte stillede spørgsmål, pjecer o.a. på Kompetencesekretariatets hjemmeside. Spørgsmål til ministeriets fordeling af midler rettes til kompetencefonden@uvm.dk eller undertegnede. Med venlig hilsen Mustapha Katamato Studentermedhjælp Direkte tlf. Mustapha.Katamato@uvm.dk Med venlig hilsen Mustapha Katamato Studentermedhjælp Direkte tlf. 3392 5029 Mustapha.Katamato@uvm.dk