Young Arbitrators Copenhagen (YAC) v/ Carsten Pedersen og Henriette Gernaa
Disposition: 01. Baggrund, tradition og typer 02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? 03. Regelgrundlaget 04. Hvordan fungerer det i praksis? 05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis 06. Opsamling, tips og faldgruber
01. Baggrund, tradition og typer
01. Baggrund, tradition og typer Udblik & indblik Angelsaksisk tradition Adopteret fra det internationale miljø Princippet kendes også fra retsplejeloven (RPL 297, ikrafttræden 1. januar 2007) Retten kan tillade, at der under sagens forberedelse indhentes en skriftlig parts- eller vidneerklæring, hvis det findes ubetænkeligt Modparten skal have adgang til at udtale sig om spørgsmålet
01. Baggrund, tradition og typer Udblik & indblik (forts.) Retssikkerhedsmæssige overvejelser Bevisumiddelbarhed? Det grundlovsfæstede mundtlighedsprincip I retsplejen gennemføres offentlighed og mundtlighed i videst muligt omfang, jf. 65(1)
01. Baggrund, tradition og typer Anvendelse Internationale voldgiftssager (voldgift med tilknytning til udlandet): Standard i internationale sager Der udveksles skriftlige vidneerklæringer i 87% af sagerne Data fra International Arbitration Survey 2012 National dansk voldgiftspraksis (voldgift uden tilknytning til udlandet) Nu også anvendt i danske sager Ingen statistik, men opadgående tendens
01. Baggrund, tradition og typer Typer af erklæringer 1. Witnesses of fact (witness statement, affidavit, etc.) 2. Expert witnesses (expert statement) Sagkyndig erklæring Hot topic: Skal bevisoptagelsen gøre brug af egne eksperter udmeldt af de respektive parter? Skal voldgiftsretten udmelde én autoritativ ekspert ( Mr Know-it-all )? Selvstændigt emne, der falder uden for dette oplæg Indgående behandlet og diskuteret på Voldgiftens Dag 2012 (Voldgiftsforeningen)
01. Baggrund, tradition og typer Typer af erklæringer (forts.) 1. Faktumerklæringer Klassisk vidneforklaring Hvad er passeret? Hvordan fungerer forretningsgangen? Etc.
01. Baggrund, tradition og typer Eksempel (klassisk faktumerklæring, ICC, internationale parter)
01. Baggrund, tradition og typer Typer af erklæringer (forts.) 2. Tekniske (faktum)erklæringer Forklaring om komplekst teknisk faktum; uden at være en sagkyndig vurderende erklæring Grænsen er hårfin (se eksempel på næste slide bemærkninger til eksperterklæring) Uden anden aftale skal vidner kun udtale sig om deres kendskab til faktum (gælder også i dansk civil retspleje, se f.eks. UfR 2008.1806Ø) Sagkyndige vurderinger afgives af et expert witness og skal indleveres efter de aftalte processuelle regler om syn og skøn / optagelse af ekspertise Tekniske (faktum)erklæringer ses ofte anvendt som erstatning for lange redegørelser i et processkrift
01. Baggrund, tradition og typer Eksempel (teknisk (faktum)erklæring, ICC, international voldgiftsret)
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift?
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? Anvendelse som en mulighed (dvs. et tilvalg) Fordele og muligheder Mere smidigt system for så vidt angår udenlandske vidner Parterne og dommere er bedre forberedt ved hovedforhandlingen Mindre risiko for overraskelser, der kan føre til omberammelse Mere koncentreret og kortere hovedforhandling Omkostninger?
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? Anvendelse som en mulighed (dvs. et tilvalg) (forts.) Ulemper og udfordringer Mundtlighed virker (mere) overbevisende? (retorisk argumentationslære) Uforberedte vidner/advokater giver dårlige erklæringer (som evt. lægges til grund) Timing man skal have identificeret og sikret sine vidner tidligt i processen Et sent vidnebevis kan blive afskåret afhængig af procesaftalen Voldgiftsretten får ikke nødvendigvis mulighed for at stille opklarende spørgsmål
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? Anvendelse som en nødvendighed Skriftlig behandling af sagen Voldgiftsloven 24(1): Voldgiftsretten afgør, omder skal holdes mundtlig forhandling i sagen, ellerom sagen skal afgøres på grundlag af skriftlig behandling. Voldgiftsretten skal dog på et passende tidspunkt under sagen holde mundtlig forhandling, hvis en part anmoder om det. Instituttets regler 22: Voldgiftsretten fastsætter, efter høring af parterne, tid og sted for mundtlig forhandling, og giver med rimeligt varsel parterne meddelelse herom. Instituttets regler 18(2): Behandlingen af voldgiftssagen sker i overensstemmelse med reglerne. Såfremt et spørgsmål ikke er omtalt i reglerne, afgøres spørgsmålet efter de regler, parterne i øvrigt har aftalt, eller i mangel af sådanne aftaler efter de regler, voldgiftsretten måtte bestemme.
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? Anvendelse som en nødvendighed fortsat Skriftlig behandling af sagen ICC regler art. 20(6): The arbitral tribunal may decidethe case solely on the documents submitted by the parties unless any of the parties requests a hearing. LCIA regler art. 19.1: Any party which expresses a desire to that effect [hearings] has the right to be heard orally before the Arbitral Tribunal on the merits of the dispute, unless the parties have agreed in writing on documents-only arbitration. SCC regler art. 27(1): A hearingshallbeheld ifrequestedby a party, or ifdeemedappropriateby the Arbitral Tribunal.
02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift? Anvendelse som en nødvendighed (forts.) Eksempel (uddrag fra beslutning fra voldgiftsretten, ICC, internationale parter, sole arbitrator)
03. Regelgrundlaget
03. Regelgrundlaget Reguleringen af skriftlige vidneerklæringer Voldgiftsloven er tavs vedrørende brugen af vidneerklæringer Regler vedtaget ved aftale: Instituttets regler 19(b) [ ] angivelse af parternes egne ekspertvidner, fremlæggelse af skriftlige vidneerklæringer mv. LCIA art. 20.3: Subject to any order otherwise by the Arbitral Tribunal, the testimony of a witness may be presented by a party in written form, either as a signed statement or as a sworn affidavit. SCC art. 28(2): The testimonyof witnessesor party-appointedexpertsmaybesubmittedin the form of signed statements.
03. Regelgrundlaget Reguleringen af skriftlige vidneerklæringer (forts.) Regler vedtaget ved aftale Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 3.2 og 3.3: [ ] Parterne kan fremlægge skriftlige vidneerklæringeri forbindelse med sagens forberedelse. Voldgiftsretten kan henstille, at en part fremlægger skriftlig erklæring fra de vidner, hvis forklaring parten ønsker at påberåbe sig. IBA s bevisoptagelsesregler art. 4(4): The Arbitral Tribunal may order each Party to submit within a specified time to the Arbitral Tribunal and to the other Parties Witness Statementsby each witness on whose testimony it intends to rely. IBA-reglerne anvendes i 60% af internationale voldgiftssager: 53% som vejledende regler 7% som bindende regler
04. Hvordan fungerer det i praksis?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvordan fungerer det i praksis? Det traditionelle system helt kort: Hver part fremlægger vidneerklæringer fra sine vidner på fastlagte tidspunkter Hvis relevant, kalder den ene part modpartens vidner til modafhøring Ellers lægges erklæringen til grund som vidnets forklaring
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvordan fastlægges rammerne? Bevisoptagelsen bør lægges i faste rammer fra starten af processen, men kan åbne mulighed for fleksibilitet forud for hovedforhandlingen: ICC opfordring: Prior to anyhearing, considerwhetherall witnessesneedto give oral evidence.this is a matter on whichthe parties counselcanconferand seekto reachagreement. (Pkt. 77 i ICC s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012)) Sondre: Aftalt i voldgiftsaftalen (f.eks. via IBA reglerne)? I så fald skal fravigelse ske med udtrykkeligt samtykke fra parterne; ellers problemer i forhold til New York konventionen, etc. Vedtaget ved beslutning af voldgiftsretten? Kan modificeres undervejs Pragmatiske hersker i udpræget grad i (dansk) voldgift
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Oversigt 1. Hvornår fremlægges erklæringerne? 2. Skal der være adgang for vidnerne til at svare med nye, supplerende erklæringer? 3. Mulighed for mundtlig afhøring?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Oversigt fortsat 4. Begrænsning i omfanget af vidner? 5. Begrænsning af, hvem en part kan føre som sit vidne? 6. Hvordan sikres det, at vidnerne taler/skriver sandt? 7. Må vidnerne fremlægge bilag til deres vidneerklæringer? 8. Andet?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 1. Tidspunkt for udveksling af erklæringer (1. runde)? Samtidigt eller konsekutivt? Sammen med processkrifter eller individuelt? Efter alt dokumentbevis er fremlagt? For example, consider whether it is preferable for witness statements to be exchanged after all documentson which the parties wish to rely have been produced, so that the witnesses can comment on those documents in a single statement (Pkt. 61 i ICC s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)?) Specifikke punkter 2. Skal der være mere end én erklæringsudveksling (2., 3., 4. [ ] runde), hvor vidnerne får mulighed for at forholde sig til øvrige vidners forklaringer? [ ] considerthe timing for the exchangeof suchstatements so as to minimizethe numberof rounds of statements thatarerequired. (Pkt. 61 i ICC s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012)) Ctr. værdien af, at indsigelser kommer på bordet inden hovedforhandlingen
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 3. Mulighed for mundtlig afhøring? a. Det traditionelle system: - Ingen direkte/hovedafhøring - Hvis relevant, kalder modparten vidnet til modafhøring The Parties may agree or the Arbitral Tribunal may order that the Witness Statement or Expert Report shall serve as that witness directtestimony. (IBA s bevisoptagelsesregler art. 8(4)) Cost and time can be saved by limiting or avoiding direct examination of witnesses. When appropriate, witness statements can substitute for direct examination at a hearing (Pkt. 78 i ICC s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012)) Modafhøring begrænset til temaer i skriftlig vidneerklæring eller fri?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter b. Det relative system: Hovedafhøring begrænses Sanity check af forudbestemte udsagn Væsentlige temaer defineret og aftalt forud for hovedforhandlingen Parterne skal tidligst muligt, og i god tid inden forberedelsens afslutning, angive de vidner, hvis forklaringer de agter at påberåbe sig, samt genstanden og de væsentlige temaer for vidneforklaringerne. (Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 3.1) Modafhøring begrænses ikke Modparten er i sine spørgsmål ikke begrænset af den indledende afhøring. Den anden part kan efterfølgende stille supplerende spørgsmål. Voldgiftsretten kan når som helst stille spørgsmål. (Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 7.6)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter c. Misforstået pragmatisme (?): - Fuld adgang til mundtlig afhøring Et vidne, der har afgivet en vidneerklæring, skal afgive mundtlig forklaring for voldgiftsretten, medmindre parterne aftaler andet. (Foreningens bevisoptagelsesregler, 3.5) Striking the balance between fairness and pragmatism? Omkostningstjenligt? Hvorfor så overhovedet aftale skriftlighed i bevisoptagelsen?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter Modafhøring Uanset valg af system bør en part altid kunne indkalde modpartens vidner til modafhøring Indgå aldrig aftaler, hvor denne mulighed afskæres (også af gyldighedshensyn)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Eksempel (ICC, international sammensætning af voldgiftsret)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Eksempel (international ad hoc (voldgiftsloven), ren dansk voldgiftsret)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Eksempel (Voldgiftsinstituttet, international, ren dansk voldgiftsret) Se beslutning i samme sag på næste slide (ændring af systemet)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Eksempel
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter Empiri Hvilket system foretrækkes? I 87% af internationale voldgiftssager udveksles skriftlige vidneerklæringer sammen med enten mundtlig hovedafhøring (48%) eller begrænset eller ingen mundtlig hovedafhøring (39%). 59% af aktørerne i det internationale voldgiftsmiljø finder, at brugen af skriftlige vidneerklæringer som erstatning for mundtlig hovedafhøring er et effektivt bevismiddel 90% af aktørerne vurderer, at modafhøring altid eller normalvis er et effektivt bevismiddel til at faktum-teste. (Kilde: International Arbitration Survey 2012)
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 4. Skal antallet af tilladte vidner begrænses? Every witness adds to the costs [ ] Costs can be saved by limiting the number of witnesses to those whose evidence is required on key issues.the arbitral tribunal may assist in identifying those issues [ ]. This whole process will be facilitated if the parties can reach agreement on non-controversial facts that do not need to be addressed by witness evidence. (Pkt. 60 i ICC s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012)) Skal alle vidner indlevere vidneerklæringer?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 5. Har en part property i egne og andre bestemte vidner? IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013) er tavs vedrørende denne problemstilling Tilsiger dette, at ingen part har property i vidner? Hvad betyder de advokatetiske regler i denne sammenhæng? Gælder reglerne vedrørende henvendelse til modpartens vidner også i voldgift? Skal der sondres mellem National voldgift? International voldgift?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 6. Hvordan sikres det, at vidnerne taler/skriver sandt? Each Witness Statement shall contain [ ] (d) an affirmation of the truth of the Witness Statement; and (e) the signature of the witness and its date and place. (IBA s bevisoptagelsesregler art. 4(5)) Hvad er retsfølgerne for et vidne ved ikke at tale (skrive) sandt under en voldgiftssag?
04. Hvordan fungerer det i praksis? Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)? Specifikke punkter 7. Må vidnerne fremlægge bilag til deres vidneerklæringer? - Hvordan skal bilag til vidneerklæringer navngives (nummereres/litreres)? Bilagene indgår normalt i bilagssamlingens/ekstraktens bilagskronologi, hvor det kan være hjælpsomt for voldgiftsretten at vide, om bilaget er fremlagt af en part eller (en parts) vidne? 8. Andet?
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis En skriftlig vidneerklæring bliver til 1. Advokaten afholder (private) møder med det kaldte vidne Kritik / diskussion: Advokaten holder møder med vidnet om dets forklaring uden modpartens og/eller voldgiftsrettens deltagelse (?) 2. Advokaten bånder eller noterer vidnets udsagn
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.) 3. Advokaten konciperer herefter et udkast til erklæring, eller vidnet skriver selv et udkast efter en skabelon A Party Representative may assist Witnesses in the preparation of Witness Statements and Experts in the preparationof Expert Reports. (IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013), pkt. 20) Kun udsagn, som vidnet selv har formuleret, bør indgå i udkastet A Party Representative should seek to ensure that a Witness Statement reflects the Witness s own accountof relevant facts, eventsand circumstances. (IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013), pkt. 21)
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.) Advokaten konciperer [ ] (fortsat) Det bør tilstræbes at ramme vidnets eget sprog og formuleringer Kan give udfordringer, hvis vidnet ikke eller vanskeligt begår sig på det vedtagne sprog Kritik / diskussion: Will facts cease to exist, because they are ignored (?) Facts do not cease to exist because they are ignored (Aldous Huxley)
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.) 4. Vidnet gennemgår udkastet til erklæring og indarbejder eller gør opmærksom på ændringer 5. Advokaten implementerer ændringer og søger afledte spørgsmål opklaret og indarbejdet 6. Vidnet giver grønt lys til at låse erklæringen 7. Advokaten gør en execution version klar til underskrift 8. Vidnet underskriver og erklærer sig enig i korrektheden af indholdet 9. Erklæringen indleveres/udveksles i sagen
05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.) Indhold / stilistik : Vidneerklæringer ses i praksis at være både beskrivende og argumenterende (lidt a la processkrifter) Der kommenteres på: Dokumentbevis Andre vidne- og eksperterklæringer Modpartens processkrifter/synspunkter Etc.
06. Opsamling, tips og faldgruber
06. Opsamling, tips og faldgruber Man bør altid overveje 1. Omkostninger Kan sagen bære en skriftlig vidneproces, som jævnligt viser sig omkostningstung? Modellen egner sig som regel godt til internationale sager, men overvej alligevel nødvendigheden (omkostninger) i mindre sager
06. Opsamling, tips og faldgruber Man bør altid overveje (forts.) 2. Skal der vedtages bindende regler for erklæringsoptagelsen eller blot guidelines? 3. Hvilke indskrænkninger i bevisoptagelsen kan accepteres i den konkrete sag, herunder i forhold til mundtlig hoved- og modafhøring?
06. Opsamling, tips og faldgruber Man bør altid overveje (forts.) 4. Advokaten skal altid afstemme forventningerne til aftalen med klienten, herunder i forhold til en evt. indskrænkelse af partsforklaringen (f.eks. kun skriftlig erklæring) Visse parter har en klar forventning om at skulle tale sin sag mundtligt for voldgiftsrettens dommere uanset (dusinvis) af skriftlige vidneindlæg Eksempler: Visse typer af handelsagenter og eneforhandlere ( one-man-shops ) Andre udenlandske parter agerende lokalt uden nærmere tilknytning til seat of arbitration
06. Opsamling, tips og faldgruber Man bør altid overveje (forts.) 5. Er det muligt at sikre alle relevante vidners tilgængelighed tidligt i processen? Et sent vidnebevis kan blive afskåret afhængig af procesaftalen Hvordan håndterer man relevante vidner, der ikke agter at deltage i voldgiftsforhandlingerne? Pragmatisme Danske domstoles bistand Haagerkonventionen
06. Opsamling, tips og faldgruber Man bør altid overveje (forts.) 6. Skal man acceptere, at der på et forud fastlagt tidspunkt falder et jerntæppe, som afskærer yderligere erklæringer efter X-antal udvekslinger? Omkostninger Praktiske erfaringer?
Spørgsmål
Tak for opmærksomheden