Sagsfremstilling til møde i Viby Gymnasium og HF s bestyrelse den 1. marts 2007 Punkt. 3 Dagsordenspunkt: Forretningsorden for bestyrelsen. Sagsfremstilling: Bestyrelsens forretningsorden fastsættes i medfør af Bestyrelsesvedtægt for Viby Gymnasium og HF. Endvidere er der i Regnskabsinstruks for Viby Gymnasium og HF (1.1 Organisatorisk opdeling og tilhørsforhold), der bygger på Finansministeriets paradigme, taget stilling til rektors kompetence på en række områder. Bestyrelsen har på sit sidste møde drøftet hvilke elementer, forretningsordenen skal indeholde Indstilling: Beslutningspunkt Rektor indstiller, at bestyrelsen fastlægger forretningsordenen for dens arbejde. Bilag: 3.1 : Forslag til Forretningsorden for bestyrelsen for Viby Gymnasium og HF J. nr. 010307-670-2-Forretningsorden Sagsbehandler: ÅW
Bilag 3.1 Forretningsorden for bestyrelsen ved Viby Gymnasium og HF 1. Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver: Bestyrelsens opgaver Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder o fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik, o ansættelse og afskedigelse af rektor, o udpegning af intern revisor. o stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, it-organisation og budgettering, er ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre, at: o Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning, o der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt. o der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv. Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at: o sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse og gennemgår institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår og herunder at godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra. Medlemstal, konstitution mv. 2. Bestyrelsen består af i alt 10 medlemmer, jf. bestyrelsesvedtægten vedtaget 31.10.06. Den ene elevrepræsentant og den ene medarbejderrepræsentant har ikke stemmeret. Stk. 2. Bestyrelsen vælger en formand og en næstformand, der i tilfælde af formandens forfald overtager formandens funktioner. Er formanden ikke i stand til at varetage funktionen i mere end tre sammenhængende måneder (eksklusive juli måned), konstituerer bestyrelsen sig på ny. Stk. 3. Rektor og en anden ledelsesrepræsentant deltager i møderne uden stemmeret. Stk. 4. Bestyrelsen kan tillade ikke-medlemmer at deltage i bestyrelsens møder i nærmere angivet omfang.
3. Bestyrelsen funktionsperiode er 1. januar 2007 til 30. april 2010. Såfremt et medlem af bestyrelsen har permanent forfald, udpeges et nyt medlem. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 4. Bestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, se dog 7. Bestyrelsen fastsætter på årets sidste møde en mødeplan for det kommende år. Mødeplanen bekendtgøres på skolens hjemmeside og tilsendes bestyrelsen sammen med referatet. Stk. 2. Formanden tilrettelægger møderne i samarbejde med rektor. Rektor udsender normalt 8 hverdage inden hver ordinær mødedag en dagsorden eller en aflysning til medlemmerne. Dagsordenen eller aflysningen offentliggøres på skolens hjemmeside. Stk. 3. Hvis et medlem senest 5 hverdage forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal formanden sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde. 5. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. Stk. 2 Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. Stk. 3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand. Stk. 4. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt et sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand. 6. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav om det fra mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. Stk. 2. Indkaldelse af ekstraordinære møder skal normalt ske med mere end 3 døgns varsel og med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne. 7. Hvis medlemmerne er enige om det, kan rutinesager afgøres ved skriftlig behandling uden et møde. Som grundlag for behandlingen udsendes forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Medlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden og i bekræftende fald, om de kan tilslutte sig det udsendte forslag til afgørelse af sagen. Mødeledelse, beslutningsdygtighed og offentlighed 8. Bestyrelsens møder ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Normalt behandles sagerne i den rækkefølge, de er anført på dagsordenen; dette kan dog fraviges. Der kan også optages nye punkter på dagsordenen, såfremt der er enighed om det.
Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Sagerne afgøres ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 3. Møderne er som udgangspunkt offentlige, og dagsorden og normalt også bilag offentliggøres på skolens hjemmeside. Sager omfattet af forvaltningsloven, personsager, kontraktforhandlinger og lignende behandles for lukkede døre Stk. 4. Det er som udgangspunkt formanden, der afgør om en sag skal behandles for lukkede døre. Bestyrelsen kan dog ved en flertalsafgørelse omgøre formandens beslutning. Stk. 5. I sager, der behandles for lukkede døre, har alle tilstedeværende tavshedspligt. Retningslinier for bestyrelsens arbejde 9. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen. Stk. 2. Rektor skal, jf. 24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse: at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler, at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige, at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes, og at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer. Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutions økonomiske eller driftmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold. Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender, inden hvert møde, en dagsorden til medlemmerne, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. 4, stk. 2. Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer. Stk. 6. En gang årligt drøfter bestyrelsen praksis m. h. t. ansættelse og afskedigelse af personale. Stk. 7. Mindst en gang årligt tager bestyrelsen stilling til skolens udvikling, herunder til opfølgningen på tidligere beslutninger vedrørende målsætninger og strategi. Dette sker på grundlag af en redegørelse fra rektor. Stk. 8. En gang årligt drøftes bestyrelsens samarbejde med skolens ledelse og bestyrelsens kompetenceprofil. Mødepligt og habilitet 10. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder. Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at møde, skal meddele dette til formanden eller rektor senest dagen før.
Stk. 3. Såfremt et medlem mener, at der kan være tvivl om dets habilitet, skal medlemmet meddele dette til formanden, inden punktet behandles. Habiliteten afgøres af den samlede bestyrelse. Bestyrelsen kan også af egen drift drøfte et medlems habilitet. Stk. 4. Såfremt et medlem er inhabil, kan vedkommende ikke deltage i behandlingen af sagen. Der indkaldes ikke suppleant. Beslutninger og beslutningsreferat 11. Bestyrelsen tegnes af formanden og rektor. Ved formandens forfald tegnes bestyrelsen af næstformand og rektor 12. Bestyrelsens beslutninger udføres af rektor. Dog skal såvel formand som rektor underskrive aftaler inden for bestyrelsens kompetenceområde, med mindre dette er delegeret til rektor. 13. Rektor eller et andet medlem af ledelsen udfærdiger et beslutningsreferat af bestyrelsesmødet. Stk. 2. Et medlem af bestyrelsen, herunder elevrådsrepræsentanten, eller rektor kan forlange at få et særsynspunkt ført til referat. Stk. 3. Referatet forhåndsgodkendes af bestyrelsesformanden og tilsendes den øvrige bestyrelse. Stk. 4. Referatet lægges på skolens hjemmeside 1 uge efter, det er tilsendt bestyrelsen, med mindre et medlem modsætter sig dette. Beslutninger fra lukkede møder offentliggøres ikke. Stk. 5. Bestyrelsen underskriver referatet på sit næste ordinære møde. Stk. 6. Efter aftale med formanden kan rektor orientere om bestyrelsens arbejde og beslutninger. Godkendelse og fortolkning af forretningsordenen 14. Forretningsordenen træder i kraft, når den er vedtaget i bestyrelsen Stk. 2. Forretningsordenen underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen 15. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af bestyrelsen
Vedtaget på bestyrelsesmødet den 1. marts 2007 Niels Chr. Sidenius Anders Kühnau Poul Holst Jensen Stefan Møller Christiansen Sarah Høi Hanne Seyer-Hansen Lis Vivi Fonnesbæk Hansen Marianne Krog Marlene Stengaard Pedersen Katrine Line Kristoffersen Åge Weigelt