Rengøringsmanual Januar 2015 Bilag 5, Rengøringsmanual Side 1 af 17 1
HVEM HAR ANSVARET FOR RENGØRINGSAFTALEN? Det er Vej- og Ejendomscenter, der for Ringsted Kommune har det overordnede ansvar for leverandøraftalen og for Controllerfunktionen. Ringsted Kommune: Kontaktperson: Det er den enkelte lokalitets ledelse, der i forhold til den løbende ydelse har ansvaret for, at samarbejdet med leverandøren fungerer og at Controlleren involveres hvis nødvendigt. HVEM LEVERER RENGØRINGEN? Det er xxxxxxxxxxxxx, som udfører rengøringsarbejdet ved Ringsted Kommunes lokaliteter: Leverandør: Kontaktansvarlig: HVEM LEVERER CONTROLLERFUNKTIONEN? Der er indgået aftale med en rådgiver, som udfører opfordrede og uopfordrede controllerbesøg. Controller: Kontaktperson:
Indholdsfortegnelse Denne Rengøringsmanual beskriver Ringsted Kommunes vilkår for rengøringsydelser. I manualen kan du læse om, hvem der gør rent, samt hvor tit og hvor meget, der bliver gjort rent. 1. Inden der bliver gjort rent...4 2. Hvor bliver der gjort rent?...6 3. Hvor tit bliver der gjort rent?...7 4. Hvis der ikke er gjort rent...8 5. Hoved-/ekstrarengøring...8 6. Rengøringskvalitet...9 7. Controllerfunktion... 13 8. Ordforklaringer og definitioner... 14 9. Kontaktpersoner... 16 Leverandøren har i samarbejde med de enkelte lokaliteter ansvar for, at den aftalte rengøringsydelse leveres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende vilkår. Hvis der er kritik af ydelsen, eller hvis der er oplysninger om mindre/kortvarige ændringer i samarbejdsgrundlaget, skal lokaliteten henvende sig til leverandørens kontaktperson. Hvis dette ikke giver det ønskede resultat kontaktes Controlleren. Rengøringsmanual Ringsted Kommune 2015
1. Inden der bliver gjort rent Inden leverandøren gør rent, skal der være ryddet op og gjort klar til rengøring. Det er lokalitetens ansvar, at der er ryddet op og klargjort. DET BETYDER, AT LOKALITETEN SELV SKAL SØRGE FOR, AT almindeligt affald er smidt i affaldsbeholdere tungt og/eller stort affald er fjernet borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende er ryddet af inventar er sat på plads - stole og taburetter skal hænges op, hvis det er muligt (eller sættes omvendt på bordene efter aftale) service, flasker og lignende er fjernet der er vasket op spild er tørret op gulvarealer er ryddede for personlige ejendele og andre midlertidige ting tørre tavler af med tør eller fugtig klud/svamp grovskylle/-rengøre laboratorievaske, samt skylle udslagsvaske og kummer for kemikalierester, farve og andet spild/affald holde rent på hårde hvidevarer og køkkeninventar i hjemkundskabslokaler samt på høvlbænke og lignende arbejdsborde renholde, flytte og nedtage diverse børnelokaleudsmykning grovfeje hjemklasser, faglokaler, grupperum o.l. rengøre og rydde op i værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne
almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske, hårde hvidevarer, køkkeninventar og køkkenskabe skifte og vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj, tøj, klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder, madrasser m.v. tømme børnegarderober mindst en gang om ugen flytte eller sammenrulle lege- og støvmåtter sørge for almindelig daglig renholdelse af børneborde og -stole i daginstitutioner og SFOer sammenrulle og flytte måtter i opholdsrum, hvis der ønskes rengjort under dem rengøre skærmfronte, tastaturer og mus Alle overflader, som er over 3 meter fra gulv, er ikke omfattet af rengøringen. Sådanne opgaver udføres kun efter forudgående aftale (se hoved-/ekstrarengøring). HVIS DER ER RYDDET OP OG KLARGJORT BLIVER DER GJORT RENT PÅ ALLE SYNLIGE OG TILGÆNGELIGE OVERFLADER, INKLUSIVE: på overflader, som kræver flytning af almindeligt mindre inventar (stole, borde, bænke, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende) og arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber, pc-tastatur og lignende) på overflader, som kræver flytning af mindre effekter og udsmykningsgenstande i begrænset omfang, fx 1-2 potteplanter i en almindelig vindueskarm, eller 1-2 billeder eller tilsvarende på et skrivebord Hvis det er umuligt at gøre rent ifølge rengøringsplanen, eksempelvis på grund af ændring i den almindelige brug af lokalerne (featureuger på skoler o. lign.), kan lokaliteten vælge, at arbejdskraften bliver overført til anden beskæftigelse indenfor det planlagte arbejdstidsrum.
2. Hvor bliver der gjort rent? For alle lokaliteter er der udarbejdet entydige skitsetegninger og lokalefortegnelser. For hvert lokale på lokalefortegnelsen, står der, om lokalet bliver gjort rent og i givet fald, om det er efter renhedsgrad 1 eller 2 (se afsnit 6 om Rengøringskvalitet). Hvis lokaliteten ændrer i lokalernes anvendelse eller de fysiske rammer i forhold til skitsetegninger og lokalefortegnelser, skal det meddeles til Controlleren, som vil sørge for opdatering. RENGØRINGEN I LOKALERNE For at opretholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø, udfører leverandøren som minimum følgende rengøringsopgaver: FOR ALLE LOKALITETER GÆLDER DET, AT DER: I toiletter, baderum, omklædningsrum og klinikker, skal alle naturlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole- /bænkflader, kontakter, gelændere), alle sanitære installationer og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet, rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode I indgangspartier med tilhørende gange, trapper, elevatorer og lignende, samt i hjemkundskab, kantine, tekøkkener og lignende rengøres gulve dagligt med en fugtig eller våd metode I daginstitutioner rengøres børnemøbler, som supplement til den daglige renholdelse der udføres af lokalebrugerne, én gang ugentligt Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og garderober rengøres minimum to gange månedligt med en fugtig eller våd metode
Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang månedligt Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves minimum en gang hver måned. FOR DAGINSTITUTIONER GÆLDER DET OGSÅ, AT: øvrige naturlige berøringsflader på og nær toiletter (eksempelvis på døre, karme og skillevægge) og gulvet i grupperum dagligt skal aftørres med en fugtig eller våd metode Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt Selvom ovennævnte overflader umiddelbart ser rene ud i forhold til rengøringskvaliteten jf. punkt 6, inden rengøringen påbegyndes, må ovenstående rengøringsopgaver ikke springes over. 3. Hvor tit bliver der gjort rent? Lokaliteterne rengøres følgende antal dage (mandag - fredag/lørdag): Lokalitet Dage pr. år Skoler og tandpleje 200 SFO områder 225 1 Bibliotek 302 Ældre og Bo- Centre? 253 Alle øvrige 245 Lokaliteter hvor særlige forhold er gældende kan afvige fra ovenstående. Kontakt Controlleren hvis der opstår tvivl. 1 Der vil hvert skoleår kunne ske en ændring i forhold til hvilke SFOer der er åbne i de forskellige skoleferier
4. Hvis der ikke er gjort rent Hvis der ikke er ryddet op eller klargjort, inden leverandøren gør rent, kan man heller ikke forvente en ordentlig rengøring. Leverandøren har i disse tilfælde pligt til at oplyse lokaliteten, hvis de ikke kan udføre rengøringsarbejdet eller opnå den fastlagte kvalitet. HVOR BLIVER DER IKKE GJORT RENT? overflader som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende ledninger, stikdåser og lignende (de udgør en sikkerhedsmæssig risiko for rengøringen) overflader, som ikke er synlige eller til at komme til på grund af manglende oprydning eller klargøring hærværk, fx graffiti, skridmærker op af vægge og spildt væske i større mængder personlig lokaleudsmykning LEVERANDØREN SØRGER IKKE FOR: blomsterpasning og lignende afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende teknisk renhold af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf, inklusive skærm og tastatur på pc er 5. Hoved-/ekstrarengøring Hvis der er behov for hoved- eller ekstrarengøring, er der i budgettet afsat ekstra 7 % af rengøringsvederlaget på den enkelte lokalitet.
HVORNÅR ER DER BEHOV FOR HOVED- ELLER EKSTRARENGØRING? Behovet kan fx opstå: over 3 meter fra gulvet, bag større inventar der kan flyttes, ved behov for nedvaskning af vægge, døre, karme og lignende, samt for at fjerne hærværkslignende besmudsninger ved polishforsegling, oliering eller lignende hvis der skal gøres grundigere rent end den almindelige rengøring (se skemaet på side 11) Hoved- eller ekstrarengøring må ikke erstatte manglende udførelse af den almindelige rengøring. Leverandøren skal løbende og mindst to gange årligt oplyse lokaliteten, hvor der er behov for hoved- eller ekstrarengøring og i hvilket omfang. Hoved-/ekstrarengøring bliver kun udført efter forudgående aftale om omfang, forventet timeforbrug og/eller pris. 6. Rengøringskvalitet Der bliver gjort rent ud fra, hvilken kvalitet der skal være efter endt rengøring. Derved bliver der taget højde for den ofte meget varierende belastning. RENHEDSGRADER Rengøringskvaliteten er defineret ud fra 2 renhedsgrader: RENHEDS- GRAD 1 I alle våde og følsomme rum, og i rum med andre særlige forhold (eksempelvis repræsentationsværdi) bliver der gjort rent efter renhedsgrad 1.
Det er fx på toiletter, i baderum, saunaer, omklædningsrum, skyllerum, køkkener og tekøkkener, kantiner, klinikker og visse mødelokaler og receptioner. Når der er gjort rent, må der ikke være affald nogen steder løst snavs, pletter eller fladesnavs på inventar pletter på vægge løst snavs på gulvet Der kan være snavs i meget begrænset omfang, fx på steder der ikke umiddelbart kan ses eller på steder, som ikke er i nærheden af de personer, der holder sig i lokalet. Der må kun være ubetydeligt løst snavs på vægge og lofter ubetydelige pletter på gulve ubetydeligt fladesnavs på vægge og gulve begrænsede pletter og fladesnavs på loftet RENHEDSGRAD 2 I alle lokaler, som ikke er omfattet af renhedsgrad 1, bliver der gjort rent efter renhedsgrad 2. Renhedsgrad 2 tillader i begrænset omfang nogle snavstyper nogle steder. Som hovedregel må der kun være snavs hvor det ikke er direkte iøjnefaldende eller generende. I lokalerne må der efter rengøring: ikke være affald nogen steder kun være ubetydeligt løst snavs, pletter og fladesnavs på inventar og gulve kun være begrænset løst snavs, pletter og fladesnavs andre steder I lokaler, hvor der aldrig opholder sig personer i længere tid, eller hvor der kun sjældent kommer personer, skal renhedsgrad 2 kun leveres én gang om ugen. Dette er eksempelvis i arkiver, depoter, kældergange og kælderrum, bagtrapper og lignende. På næste side kan du se et skema med kvalitetsdefinitionerne.
SKEMA MED KVALITETSDEFINITIONER: Tilstand efter rengøring af: Særlige primærlokaler inklusive våde rum. Eks.: Toiletter, baderum, garderober, kantiner, klinikker m.m. Tilstand efter rengøring af: Almindelig primær- og sekundærlokaler. Eks.: Klasser, kontorer, gangarealer, trapper, depoter, m.m. Renhedsgrad 1 Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * * Lofter * * * * * * * Renhedsgrad 2 Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * Lofter * * * * * * *** Intet smuds Omhyggelig kontrol må ikke afsløre urenheder ** Ubetydeligt smuds Omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikkepersonnære, eller ikke umiddelbart synlige overflader (eks. vandrette flader over nåhøjde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar). På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som - uanset korrekt udført rengøring - ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er opløst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber). * Begrænset smuds Urenheder må ikke virke iøjefaldende og/eller generende, men smudset kan forholdsvist let findes.
KVALITETSKONTROL Leverandøren aftaler hver måned et servicebesøg med lokaliteten, for en drøftelse af samarbejdet med og kvaliteten af rengøringen. I forbindelse med servicebesøget fremlægger leverandøren en egenkontrol af kvaliteten og lokaliteten udfylder en servicerapport med angivelse af tilfredsheden med samarbejdet og kvaliteten, samt eventuelle øvrige bemærkninger. Der skal ved angivelse af karakteren, anvendes en skala for både kvaliteten og samarbejdet svarende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af overensstemmelsen mellem det aftalte og det leverede, i perioden fra sidste servicebesøg: Tilfredshedsdefinition Meget tilfreds Fuld overensstemmelse, eventuelt med en ekstra indsats og/eller en ekstra god service Tilfreds Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke betydende mangler eller afvigelser Utilfreds Manglende overensstemmelse, på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som dog er blevet rettet efter henvendelse herom Meget utilfreds Ingen overensstemmelse på grund af generelle mangler eller afvigelser, eller på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter henvendelse herom Farvekode 3 Blå 2 Grøn 1 Gul 0 Rød Leverandøren samler resultaterne fra alle servicebesøgerne i en oversigt, der sendes til Controllerfunktionen. På baggrund heraf gennemfører Controlleren uanmeldte besøg på lokaliteterne og statusmøder med leverandøren.
HVORDAN BEDØMMER MAN KVALITETEN AF RENGØRINGEN? Når man bedømmer, om rengøringen er udført til den aftalte kvalitet, sker det ved en visuel kontrol. Det kan fx være ved almindelig anvendelse af lokalet. Der kan også kontrolleres for snavs på ikke umiddelbart synlige steder, fx ved at kigge under løst og fast inventar, og ved at stå op på en stol eller lignende og kigge på høje skabe, lamper m.v. 7. Controllerfunktion For at sikre at samarbejdet med leverandøren sker med størst mulige faglighed og præcision, har Ringsted Kommune, aftalt en controllerfunktion med Controllerfunktion. Den enkelte lokalitet skal kontakte Controlleren, hvis der: er spørgsmål til rengøringsydelsen eller -aftalen opstår tvivl om rengøringsarbejdets omfang eller kvalitet mangler afklaring af definitioner eller grænseflader planlægges ændringer i lokalitetens eller enkeltlokalers anvendelse eller funktion planlægges en flytning eller lukning af lokaliteten ønskes hjælp og vejledning til etablering eller forbedring af måttesystemer, indretning af rengøringsrum, valg af overfladematerialer eller lignende skal ske om- eller tilbygning eller andre bygningsmæssige ændringer som influerer på rengøringsarbejdet (herunder også indskrænkning, udvidelse eller væsentlige ændringer i inventarmængde eller -type)
8. Ordforklaringer og definitioner For at undgå tvivl om de forskellige ord og begrebers betydning, kan denne liste bruges som vejledende. HVOR SKAL DER GØRES RENT? INVENTAR, fx møbler, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler, vindueskarme, el-kontakter, håndgreb, papirkurve, rulleborde, billeder, håndvask 2, toiletkummer 2, spejle 2 og internt glas inkl. glasdøre, udvendigt på teknisk udstyr (computere, skærme, kopimaskiner, scannere, telefoner og lignende). VÆGGE, fx døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl. inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/-sprosser GULVE, fx gulvbelægninger, fodpaneler, dørtrin, måtter, gulvriste (afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og beslag LOFTER, fx riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning, ventilationsriste/-udsugninger og belysning monteret i eller på loft HVAD SKAL FJERNES VED RENGØRING? AFFALD - kasserede og tabte emner uden værdi, fx visne blade, clips, madrester, papirstykker, cigaretskod, m.m. LØST SNAVS - urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen, fx Tørt: Aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv Flydende: Pløre, væske, snesjap m.m. FAST PLET - urenheder og spild, som hist og her har hæftet sig, fx fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridmærker, vandpletter, kalk, rust og kaffepletter 2 Inklusive fliser/flisekanter
FAST FLADE - samlinger af urenheder og spild, som i flader har hæftet sig, fx ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende ØVRIGE BEGREBER MINDRE URENHEDER - på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader, hvor urenhederne ikke sænker den generelle helhedsvurdering af lokalets/objektgruppens rengøringskvalitet/- tilstand. Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til personnære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet. UBETYDELIGE URENHEDER - på personnære eller umiddelbart synlige overflader, hvor fejl eller mangler i rengøringen, fx clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse Disse fejl/mangler må som udgangspunkt ikke må kunne konstateres. PERSONNÆRE OVERFLADER som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse UMIDDELBART SYNLIGE OVERFLADER - frie overflader, som kan ses ved almindelig brug af og/eller færdsel i lokalet. FINGERMETODE - berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud
9. Kontaktpersoner RINGSTED KOMMUNE Leverandørnavn? KONTRAKTANSVARLIG DRIFTSANSVARLIG Der er tilknyttet 3 serviceledere i kontrakten. CONTROLLERFUNKTION Kontakt