KONKLUSIONER Møde i: Arbejdsgruppen Sundheds-it og elektronisk kommunikation Dato: Torsdag den 11. februar 2016 Kl.: 14:00-16:00 Sted: Københavns Kommune Sjællandsgade 40, bygn. I, 3. sal Lokale 402 Deltagere: Formandskab: Mette Grønholt Harbo Københavns Kommune Niels Reichstein Larsen Region Hovedstaden Fra kommunerne Mette Herbert Hørsholm Kommune Helle Gudnitz Københavns Kommune Lisa Jeppesen Glostrup Kommune Jakob Sylvest Lyngby-Taarbæk Kommune Fra praksis Niels Dreisler PLO Fra Region Hovedstaden: Karin Nielsen Region Hovedstaden, CIMT Jesper Lihn Region Hovedstaden, Center for Sundhed Lena Andersen Salomon Bispebjerg-Frederiksberg Hospital Marie Louise Shee Region Hovedstadens Psykiatri Sekretariat: Marie Schack Københavns Kommune Conni Christiansen Region Hovedstaden, Center for Sundhed Afbud fra Peter Schulz-Larsen KAP-H Dorte Kristine Kemper Leo Region Hovedstaden, CIMT
Dagsordenspunkter 1. Velkommen til nyt medlem i Sundheds-it 2. Opfølgning på projektgrupper og plan for samarbejde med it-sou 3. Godkendelse af kommissorium for it-sou 4. Orientering vedr. overgangen til den nye version af de 4 hjemmepleje/hospitalsmeddelelser 5. Kommunikation i psykiatrien a. Tilbagemelding på oplæg til DAS b. Status på arbejdsplan: kortlægning af landskab og videre forløb 6. KL Dialogportalen det kan vi bruge den til 7. Brugerinddragelse 8. Evt. 1. Velkommen til nyt medlem i Sundheds-it Dorte Kristine Kemper Leo, CIMT er indtrådt i stedet for Jonas Egebart. Dorte Kemper Leo havde meldt afbud, så vi siger velkommen på næste møde. Til gengæld var det Mette Herberts første møde i gruppen. Mette er direktør for det sociale område og sundhedsområdet i Hørsholms Kommune. Bilag Arbejdsgruppens sammensætning 2. Opfølgning på projektgrupper/plan for samarbejde med it-sou Med afsæt i drøftelsen på sidste møde har sekretariatet udarbejdet en plan for organisering og samarbejde med samordningsudvalg og it-sou, herunder roller og ansvar for tovholder og sekretariat. Formandskabet vil på mødet gennemgå planen, herunder roller og ansvar samt næste step for arbejdet i projektgrupperne. Inden mødet skal tovholdere: o være klar over hvilke områder, de er tovholder for o have kontaktet potentielle medlemmer af projektgruppen eller have en plan for, hvem der skal kontaktes Næste step: o tovholder udarbejder en arbejdsplan og milepælsplan i samarbejde med projektgruppen o projektgruppen vurderer evt. udfordringer ift. den arbejdsplan, der er godkendt af DAS o er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 2
Arbejdsgruppen godkendte plan for organisering og samarbejde med samordningsudvalg og it-sou, herunder roller og ansvar for tovholdere og sekretariat. Det er tovholdernes opgave at udarbejde arbejdsplan og milepælsplan for deres projekt. Det blev aftalt, at sekretariatet snarest udsender procesplan for dette arbejde, så det kan danne udgangspunk for en samlet opdateret arbejdsplan for sundheds-it, der skal foreligges for DAS den 13. maj. Procesplanen vil blandt andet indeholde en skabelon til indberetning af projekternes arbejdsplan/milepælsplan. Endvidere skal navne på deltagere i de enkelte projektgrupper indmeldes til sekretariatet. Det blev aftalt, at såfremt tovholderene har problemer med at finde egnede deltagere til deres projektgruppe, kan der indsendes en funktionsbeskrivelse til sekretariatet, som så vil være behjælpelig med at finde egnede kandidater. Når der foreligger en af DAS godkendt arbejdsplan for sundheds-it gruppen, vil formandsskabet tage på roadshow til samordningsudvalgene for at præsenterer sundheds-it gruppes arbejdsfelt og dermed de projekter, som samordningsudvalgene/it-sou erne skal være med til at løfte/implementere. Der var følgende kommentarer til de enkelte projekter Projekt 1 Kommunikationsaftale vedrørende ambulant-, akut-, og børneområde. MedCom er ved at starte op på et arbejde med udvikling af standarder til det ambulante område. Endvidere blev der henvist til udkast til en kommunikationsaftale for det ambulante område som ligger fra den tidligere arbejdsgruppe. Projekt 2 Implementering af digital kommunikation og udarbejdelse af kommunikationsaftalen for psykiatrien. På den regionale banehalvdel er der så småt startet op på en businesscase for området. Projekt 3 Opdatering af hjemmepleje hospitalsmeddelelser og genoptræningsplaner. Gruppen er godt i gang og har peget på udfordringer for området se punkt 4. Det blev aftalt, at Karin Nielsen, er tovholder for projektet. Projekt 4. Diverse analyser af behov for muligheder for digital kommunikation. Det blev her aftalt, at Conni Christiansen fremsender de udkast til analyser, som den tidligere arbejdsgruppe har udarbejdet. Projekt 5. Forsat udvikling af ledelsesoverblik og implementering af digitale LÆ blanketter på hospitalerne. Det blev aftalt, at den ledelsesinformation som regionen udarbejder omkring digital kommunikation præsenteres for arbejdsgruppen på næste møde. Endvidere blev det aftalt, at Karin Nielsen indgår i arbejdet. Bilag: Oplæg til organisering af samarbejdet it-sou Oplæg til gruppedannelse er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 3
3. Godkendelse af kommissorium for it-sou Kommissoriet for it-souerne er tilpasset den foreslåede organisering af arbejdet. Kommissoriet skal godkendes endeligt af DAS d. 11 marts 2016. Der blev fremsat ønske om en ens mødekadence for alle it-souerne - eksempelvis møder i forlængelse af sundheds-it gruppen har afholdt møde. Det blev aftalt at foreslå en mødekadence på minimum 4 årlige møder. Vedrørende formandsskabet for it-sou blev det aftalt at der udpeges en fra regionen og en fra kommunerne til at varetage det delte formandskab. Det blev også aftalt, at det er samordningsudvalget, der udpeger formandsskabet og repræsentanter til it-souerne. Det blev aftalt, at udkast til it-sou kommissorium med ovenstående tilføjelser sendes i en lynhøring til formandskaberne for samordningsudvalgene. Sekretariatet står for denne proces. Endelig blev der peget på en problemstilling med, at Rigshospitalet ikke har et /indgår i et samordningsudvalg. Det blev aftalt, at dette vil blive løftet op til Den Administrative Styregruppe i forbindelse med forelæggelse af udkast til revideret kommissorium for it-sou. Bilag: v 09 kommissorium it-sou 4. Orientering vedr. overgangen til den nye version af de 4 hjemmepleje/hospitalsmeddelelser Det er planlagt, at kommuner og region samtidig overgår til den nye version 1.03 af hjemmepleje/hospitalsmeddelelserne pr. 2. maj 2016. Der er imidlertid opstået usikkerhed omkring dette er muligt for alle parter. Nedenstående er en status på udfordringer i forbindelse med overgangen til version 1.03 af hjemmepleje/hospitalsmeddelelserne pr 2. maj 2016. Status: Kommuner med Avaleo kan allerede nu håndtere 1.03 Kommuner med KMD vil blive opgraderet til at kunne håndtere 1.03 inden 2. maj Kommuner med CSC har anmodet om at blive opgraderet til 1.03 inden 2. maj, alternativt inden 21. maj, men afventer dato fra CSC Regionen hospitaler, som ikke er overgået til den nye sundhedsplatform(sp), vil i en overgangsperiode kunne modtaget/sende begge versioner Regionens hospitaler som overgår til SP vil alene kunne håndtere version 1.03 er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 4
Det er således CSC kommunerne, der er udfordringer med i forhold til opgradering til 1.03. CSC afhjælper de kommuner som ikke kommer på i den første opgradering med en Edico løsning. Løsningen konverterer kommunikation fra hospitalerne, således at CSC kommuner kan læse de nye versioner af Plejeforløbsplanen og Udskrivningsrapporten. Tilbage er udfordringen at hospitaler der overgår til sundhedsplatformen ikke vil kunne læse en version 1.02 af indlæggelsesrapporten fra CSC kommunerne. Her kan det blive nødvendigt i en overgangsperiode at ringe. Herlev-Gentofte Hospital overgår den 18. maj, som det første hospital til Sundhedsplatformen. Kommunerne har følgende systemer: System Avaleo KMD CSC Kommune Gribskov, Halsnæs, Hillerød, Hørsholm, Lyngby-Tårbæk, Rudersdal Ballerup, Bornholm, Brøndby, Frederiksberg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Helsingør, Herlev, Hvidovre, Høje-Tåstrup, Ishøj, København (sundheds og omsorg - SUF), Vallensbæk Albertslund, Allerød, Dragør, Egedal, Fredensborg, Frederikssund, Glostrup, København (socialområdet SOF), Rødovre, Tårnby På mødet blev der orienteret om problemer med at gennemføre end - to end test af forsendelse af de nye standarder, da Sundhedsstyrelsen har besluttet, at man ikke må bruge fiktive cpr nr. i produktionsmiljøet. Vedlagt referatet er en nærmere beskrivelse af problemstillingen. Arbejdsgruppen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at orienteringen omkring overstående området går videre til Den Administrative Styregruppe (DAS). Endvidere blev det besluttet at anmode MedCom om at arbejde for at opgraderinger fremover foregår mere gnidningsfrit. Bilag Ingen 5. Kommunikation i psykiatrien a. Tilbagemelding på oplæg til DAS b. Status på arbejdsplan: kortlægning af landskab og videre forløb Der er blevet udarbejdet et oplæg til DAS omkring udfordringerne vedrørende digital kommunikation på det psykiatriske/socialpsykiatriske område - se vedhæftede bilag. Her blev det foreslået er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 5
at der igangsættes en kortlægning af de 29 kommuners it-landskab ift. implementering af MedCom-beskeder på socialpsykiatriområdet. at det i denne proces afklares, om det er hensigtsmæssigt at planlægge en række pilot-projekter med de kommuner, som er klar. [Foreløbigt referat fra DAS]: DAS godkendte igangsættelsen af kortlægning af kommunernes it-landskab i forhold til implementering af MedCom-beskeder på socialpsykiatriområdet. DAS godkendte desuden, at det i denne proces afklares, om det er hensigtsmæssigt at planlægge en række pilotprojekter med de kommuner, som er klar. Kommunerne tilkendegav på mødet, at der er stor interesse for at komme i gang med såvel kortlægning som pilotprojekter. Sekretariatet er i gang med en opdatering af it-landskabet se vedhæftede bilag. Det videre arbejde med planlægning/igangsættelse af pilotprojekter for området foreslås at indgå i projektgruppe 2 Implementere digital kommunikation og udarbejde kommunikationsaftaler for psykiatrien. Næste step: planlægge pilotprojekt udvælge kommuner som igangsætter pilotprojekt Arbejdsgruppen tog orienteringen til efterretning og godkendte at arbejdet med planlægning/igangsættelse af pilotprojekter for området indgår i projektgruppe 2 Implementere digital kommunikation og udarbejde kommunikationsaftaler for psykiatrien. Bilag: Udkast til redegørelse om forsinkelser vedr. indsats 16 2016-02-01 Region Hovedstaden_Systemer_kommuner og region_samlet oversigt 6. KL Dialogportalen det kan vi bruge den til Sekretariatet har oprettet en gruppe i KL Dialogportalen, som vi kan bruge til at dele dokumenter og finde information om kommende møder. Sekretariatet viser portalen frem og kommer med oplæg til, hvordan vi kan anvende portalen i praksis. Arbejdsgruppen godkendte, at Dialogportalen anvendes som dialogredskab for arbejdsgruppen. er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 6
Det blev aftalt, at når sundheds-it arbejdsplan er endelig på plads, skal it-sou medlemmer og andre relevante personer have adgang til sundheds-it område på dialogportalen - Bilag: Ingen 7. Brugerinddragelse DAS har forespurgt om hvilke indsatser i 2016, der kunne have et udvidet fokus i forhold til brugerinddragelse. DAS har nedsat en midlertidig arbejdsgruppe vedr. brugerinddragelse Aktivt samarbejde med borgere og pårørende, som har følgende forslag til, hvordan borgere kan inddrages: Inviter faste borgerrepræsentanter med i møderne Inddrag resultater fra brugerundersøgelser Gå i borgerens fodspor eller inviter nogle, der har. Send udkast til oplæg til kommentering, fx i Patientinddragelsesudvalget (PIU) Opret fokusgrupper med borgerrepræsentanter Brug Case fortællinger Arbejdsgruppen skal tage en kort drøftelse af, hvorvidt brugerinddragelse er relevant i arbejdsgruppens arbejde, samt evt. af hvor og hvordan brugere kan involveres. Arbejdsgruppen havde en diskussion omkring inddragelse af borgere i gruppens arbejde. Der blev peget på, at det er et meget teknisk forum, som primært tager afsæt i implementeringen af allerede udarbejdede kommunikationsstandarder. En mulighed for borgerinddragelse kunne være i forbindelse med prioritering af gruppens opgaver ved udarbejdelse af de årlige arbejdsplaner. En anden mulighed er inddragelse af relevante fora, fx Patientinddragelsesudvalget (PIU) i reviewprocesser. Arbejdsgruppen vil løbende overveje om og i givet fald hvordan det kan være relevant med brugerinddragelse. Bilag Ingen er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 7
8. Eventuelt Der var ingen punkter til eventuelt. PUNKTER TIL NÆSTE MØDE Gennemgang af ledelsesoverblik for elektronisk kommunikation. OPGAVER: Sekretariatet Sender udkast til revideret it-sou kommissorium i lynhørings hos formandskab for samordningsudvalget er gjort svarfrist den 26. feb., Udarbejder og udsender procesbeskrivelse for projektgruppernes udarbejdelse af arbejdsplan/milepælsplan Udarbejder orienteringssag til DAS omkring sag nr. 4 Udfordringer ved opgradering til ny version af hjemmepleje hospitalsmeddelelserne Conni: Sender diverse materialer fra den tidligere arbejdsgruppe til projekt nr. 4 diverse analyser er fra mødet den 11. feb 2016 i Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 8