Sekretariat: Marie Schack Københavns Kommune Conni Christiansen Region H, Center for Sundhed

Transkript

1 er Møde i: Arbejdsgruppen Sundheds-it og elektronisk kommunikation Dato: Torsdag den 1. december 2016 Kl.: 14:00-16:00 Sted: Københavns Kommune, Sjællandsgade 40 Bygning H lokale 302 Deltagere: Formandskab: Mette Grønholt Harbo Københavns Kommune Niels Reichstein Larsen Region Hovedstaden Dagsordenspunkter Fra kommunerne Mette Herbert Hørsholm Kommune - afbud Helle Gudnitz Københavns Kommune Lisa Jeppesen Glostrup Kommune Jakob Sylvest Lyngby-Taarbæk Kommune - afbud Fra praksis Niels Dreisler PLO - afbud Peter Schulz-Larsen KaP H - afbud Fra Region Hovedstaden: Martin Thor Hansen - CIMT Vivi Søndergård CIMT Jesper Lihn Center for Sundhed Lena Andersen Salomon Bispebjerg-Frederiksberg Hospital Marie Louise Shee Region Hovedstadens Psykiatri Sekretariat: Marie Schack Københavns Kommune Conni Christiansen Region H, Center for Sundhed 1. Tilbagemelding fra it-sou kick-off somatik (15 min) 2. Opstart på It-sou psyk (10 min) 3. Opfølgning på arbejdsplan (60 min) (arbejdsplaner skal fremsendes forud for mødet) 4. Generisk drejebog for implementering/opgradering af Medcom-standarder (25 min) 5. Evt. (5 min)

2 0. Siden sidst Vivi Søndergård fra CIMT blev budt velkommen. Vivi er indtil videre substitut for Karin Nielsen. Der blev orienteret om, at der nu fra de centrale myndigheder bliver oprettet de længe efterspurgte test-cpr numre. Dette vil gøre det muligt at teste i produktionsmiljøerne forud for egentlig idriftsættelse. Københavns Kommune og Sundhedsplatformen går i gang med at teste epic-care link imellem Københavns Kommunes Center for kræft og Sundhedsplatforms Hospitalerne. Københavns Kommunes medarbejdere bliver oprettet som eksterne brugere af sundhedsplatformen og får med epic care link læseadgang til patienternes journaler og prøvesvar mm.. Regionens Enhed for Evaluering og Brugerinddragelse skal evalueretesten. Testen vil foregå i 8 uger i marts og april. På grundlag af evaluering skal styregruppen for Sundhedsplatformen tage beslutning om dette skal tilbydes alle kommuner. Arbejdsgruppen vil blive orienteret om evalueringen, når den foreligger. 1. Tilbagemelding fra it-sou kick-off Sagsfremstilling D. 14/11 blev der afholdt kick-off for it-sou medlemmer med deltagelse af 22 kommuner og samtlige hospitaler. Sundheds-it s arbejdsplan blev fremlagt og samarbejdsmodellen mellem it-sou, SOU og Sundheds-it blev drøftet. Følgende pointer blev påpeget af it-sou: It-sou stillede spørgsmålstegn ved, at det alene er den tekniske og ikke den organisatoriske implementering, der ligger i it-sou. Sundheds-it påpegede, at ansvaret for implementering ligger i SOU, og at det derfor er SOU, der er ansvarlig for at tildele opgaven til it-sou. Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på, at SOU ikke må blive et forsinkende led, og at det kan være en fordel at aftale særlige overleveringsprocedurer. Der var ønske om, at den fælles afrapporteringsskabelon fra it-sou til Sundheds-it ligner afrapporteringen til SOU mere. Der er en stram tidsplan for implementering af den nye KM-aftale (grp 1). Det blev aftalt at: It-sou fremover modtager dagsorden og referat fra Sundheds-it At fællesmøde mellem it-sou og Sundheds-it afholdes med passende mellemrum Sundheds-it havde en længere drøftelse omkring samarbejdsrelationen mellem it-sou, SOU og Sundheds-it mhp en smidig opgaveoverlevering og opfølgning på Sundhedsit s arbejdsområder. Sundheds-it gruppen er af den opfattelse, at det er SOU som har ansvaret for implementeringen af diverse produkter fra Sundheds-it gruppen. Da it-sou formelt konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 2

3 hører under samordningsudvalgene er det også dem, der har det formelle ansvar for at videredelegere evt. opgaver i den forbindelse til it-souerne. Det blev aftalt at redigere i den tidligere udarbejdede organisationstegning, så den klart afspejler dette. For at udgå at samordningsudvalgene med deres kun 4 årlige møder bliver et forsinkende led, blev det aftalt, at når der sendes implementeringsopgaver til samordningsudvalgene skal it-sou samtidig orienteres herom. Det er også samordningsudvalgene, der har ansvaret for opfølgningen på implementeringen. Det er derfor samordningsudvalgene, it-sou skal rapportere til. Sundheds-it gruppen vil gerne have en afvigelsesrapportering fra SOU. Det blev aftalt, at sekretariatet udarbejder et brev til samordningsudvalgene omkring ovenstående. Den justerede organisationstegning medsendes og den nye aftale for det ambulante område bruges som case. Der skal udarbejdes en skabelon til afrapportering fra samordningsudvalg til Sundheds-it. Endelig blev det aftalt at invitere formænd for it-sou erne til at deltage i næste møde i sundheds it. 2. Opstart på It-sou psyk Det er blevet besluttet at oprette ét samlet it-sou psyk med deltagelse af de kommuner, der kan MedCom-meddelelser. De øvrige kommuner kan koble sig til gruppen, når det er relevant. Foreløbig tidsplan for opstart af gruppen: Q1 2017: udpegning af it-sou medlemmer fra de 4 MedCom-kommuner. Udpegningen sker på første møde i SOU i Q2 2017: etablering af it-sou psyk og information vedr. opgaver fra holdet omkring pilotundersøgelsen som kører Q Sundheds-it gruppen tog orienteringen til efterretning. Det blev påpeget, at de kommuner, der har besluttet at indkøbe/er i færd med at planlægge implementering af it-systemer som kan håndtere MedCom meddelelser, også bør inviteres til at deltage i it-sou psyk. SOU skal gøres opmærksom på vigtigheden af dette. Det blev endvidere bemærket, at it-sou psyk bør have en tæt tilknytning til arbejdsgruppen, således at it-sou bliver understøttet i dette nye område. Det blev aftalt, at Jesper Lihn tager kontakt til Anne Hertz for at få en status oprettelse af it-sou psyk. Bornholm kører somatik og psykiatri sammen. Niels Reichstein kan kontaktes for deltagelse fra Bornholm. konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 3

4 På næste møde skal der forelægges en status for området. 3. Opfølgning på arbejdsplan (Tovholdere for arbejdsgrupper) Gr. 1: Digital kommunikation for områderne ambulant/akut/børn&unge (somatik og psykiatri) (Lena og Lisa) Der er en mindre forsinkelse i forhold til oprindelig tidsplan vedr. aftale for det ambulante område Omkring implementering af aftale for det ambulante område blev der peget på, at det vil fremme implementeringen, at medlemmer fra arbejdsgruppen præsenterer aftalen for samordningsudvalgene. Det blev påpeget, at implementeringsplan blev godkendt på sidste møde. Her blev der også orienteret om at aftalen har været i høring i kommunerne, hos praksis og på hospitalerne. Den videre er den blevet gennemgået på it-sou kick off. Der er ved at blive udarbejdet tryk af aftalen og quick guide som sendes med at samordningsudvalget til brug for deres implementering. Vedrørende det akutte ambulante område er MedCom med udgangspunkt i en spørgeskemaundersøgelse ved at udarbejde analyse for området. Det er forventningen, at medlemmerne af MedComs arbejdsgruppe får den til gennemlæsning primo januar, og at den efterfølgende bliver behandlet i MedCom10- koordinationsgruppen den 19. januar for at endelig at blive behandlet på MedComs styregruppemøde den 3. marts Mette Harbo deltager i styregruppemøde og udbad sig en opsummering inden mødet For børneområdet er der i regionen gennemført en spørgeskemaundersøgelse som viser, at der er behov for kommunikation mellem kommuner og hospitaler, særligt når børn udskrives fra hospitalet og har behov for hjælp fra kommunerne. Afrapportering af spørgeskemaundersøgelsen forelægges på næste møde. Gr. 2: Digital kommunikation for psykiatrien (Helle og Marie Louise) Arbejdet med kommunikationsaftalen er godt i gang. Der er trukket på ressourcer, som har deltaget i arbejdsgruppen vedr. samarbejdsaftale og i arbejdsgruppen omkring den nye kommunikationsaftale fra det somatiske område. Der forventes et råudkast til kommunikationsaftale inden jul. Denne skal benyttes i pilottesten mellem de psykiatriske centre og de 4 pilotkommuner. Erfaringerne fra pilottest skal indgå i endelig kommunikationsaftale for området. Området er afgrænset til indlagte voksne. Selve pilottesten er udskudt til Q2 2017, hvor de psykiatriske centre er kommet over på sundhedsplatformen. I den forbindelse bliver der åbnet for alle tværsektorielle standarder. Det blev foreslået, at kommunerne orienteres herom via KKR. konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 4

5 Gr. 3: Hjemmepleje-/hospitalstandarderne og genoptræningsplanen 7 CSC-kommuner mangler stadig opgradering til de 4 hjemmepleje- /hospitalsmeddelelser og GGOP. Derfor er implementeringen ikke tilendebragt. Det er forventningen, at CSC kommunerne bliver opgraderet i løbet af januar Gr 4. Diverse analyser (Mette Herbert og Jakob) Præhospital indsats Der er samlet materiale fra det præhospitale samarbejde omkring Hillerød Hospital. Dog mangler der viden om i hvilket omfang det nuværende arbejde i regionen er eneste relevante informationskilde til analysen, eller om der efterspørges radikalt anderledes tilgange til informationsflow. Det er ved at blive afdækket, om der er nationale ambitioner, som vi evt. kan læne os op ad. Sundheds-it foreslår, at arbejdsgruppen afgrænser analysen, således at der kan afrapporteres i Q Privathospitaler og speciallæger MedCom arbejder nationalt med at sikre et bedre informations flow mellem privathospitaler, sundhedsjournalen på sundhed.dk og kommuner. Derfor anbefales det, at analysen pauseres, indtil arbejdet i MedCom-regi er afsluttet. Jobcentre Arbejdsgruppen arbejder p.t. på at skabe overblik over, hvor mange kommuner som anvender den blanket, der findes til kommunikation med regionen. Anvendelsesgraden må dernæst være udslagsgivende for de anbefalinger, som gruppen skal give videre. Herudover er det tillige ambitionen i projektet at spørge - lidt bredere - ind på jobcentrenes behov for elektronisk dialog. Sundheds-it foreslår, at arbejdsgruppen afgrænser analysen, således at der kan afrapporteres i Q Gr 5. Ledelsesoverblik (Conni) Ledelsesoverblikket for elektronisk kommunikation indeholder nu udvikling i ambulante notater. Afslutning Det blev aftalt, at sekretariatet opdaterer arbejdsplanen med ovenstående og fremsender til gruppen til kvalitetstjek forud for afrapportering til DAS. Bilag: Gældende arbejdsplan. 4. Generisk drejebog for implementering/opgradering af MedCom-standarder Sagsfremstilling Kommunerne og Region Hovedstaden har indsamlet erfaringer med opgraderinger af MedCom standarder og ibrugtagning af Sundhedsplatformen. På baggrund af disse har Region Hovedstaden i samarbejde med kommunerne udarbejdet et udkast til en konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 5

6 generisk drejebog til fremtidig brug for opdatering/implementering af elektroniske meddelelser på tværs af sektorerne. Formålet med en generisk drejebog er at sikre tilstrækkelig planlægning, koordinering og opfølgning på ændringer ifm. elektronisk kommunikation, på tværs af kommuner, regioner og praksis. Drejebogen skal fungere som et konkret, operationelt værktøj, som alle parter bidrager aktivt til og som fra gang til gang har forskellige tovholdere, alt efter hvilken organisation, der ejer den pågældende opgradering Drejebogskonceptet har været anvendt af kommuner og Region Hovedstaden i forbindelse med opgraderinger i oktober, samt ved Rigshospitalets overgang til Sundhedsplatformen 5. november Brugerne har udtrykt tilfredshed med konceptet. Den generiske udgave af drejebogen er i høring hos udvalgte centrale funktioner hos Region Hovedstaden, herunder systemforvaltere og Datakonsulenter samt hos kommunerne. Fristen for høringen er den 25. november På mødet vil arbejdsgruppen blive forelagt en sammenfatning af de indkommende bemærkninger. Det foreslås, at arbejdsgruppen godkender, at der nedsættes en mindre gruppe som frem mod næste møde i arbejdsgruppen justerer drejebogen med henblik på endelig godkendelse. Det forslås endvidere, at tovholder for gruppen udpeges blandt Sundheds-it s medlemmer, og at de øvrige medlemmer kommer med input til deltagere i gruppen. Tilbagemeldingerne fra dem der har benyttet drejebogen er gode. Flere af dem der har haft drejebogen til kommentering peger dog på, at den er meget kompleks. Det blev besluttet at benytte drejebogen i forbindelse med overgangen for de resterende 7 CSC-kommuner og deres overgang til de nye hjemmepleje- /hospitalsmeddelelser og nye genoptræningsplaner. Den blev endvidere besluttet, at CIMT bliver tovholder for drejebogen. Fra kommunal side skal Pia Wisbøl fra Herlev kommune spørges, om hun vil stå som tovholder. Conni tager kontakt til Pia. Evt. problemer i forbindelse med benyttelse af drejebog skal rapporteres til Sundheds-it. Samordningsudvalg og it-sou skal orienteres herom. 5. Eventuelt Niels Reichstein efterspurgte om det er muligt for hospitaler at sende henvisninger til praksis. Det blev aftalt at tage direkte kontakt til Niels, hvis man sidder inden med viden for området. konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 6

7 Opgaver inden næste møde Sekretariatet udarbejder et brev til samordningsudvalgene omkring samarbejdsmodellen. Den redigerede organisationstegning medsendes. Den nye aftale for det ambulante område bruges som case. Sekretariatet udarbejder en skabelon til afrapportering fra samordningsudvalg til Sundheds-it. Punkter til næste møde Formænd for it-sou inviteres til en afklaring af samarbejdsmodellen Status for oprettelse af it-sou psyk Jesper Lihn kontakter Anne Hertz Gr. 1: Afrapportering af spørgeskemaundersøgelsen på børneområdet Conni kontakter Pia Wisbøl omkring ejeskab til drejebog. konklusioner 1. december 2016 Sundheds-it & elektronisk kommunikation Side 7