AARHUS UNIVERSITET ARTS LAMU-møde i ACA den 8. maj 2015 Kl. 10:30-12:00 Dagsorden Aarhus bygning 1431, lokale 013-015. Emdrup lokale A204 Mødedeltagere: Medarbejdere Berit Granum Lars Friis Birgitte Katrine Adams Candy Joan Clifforth Aino Lea Winther-Pedersen (Næstformand) Ledere Signe Hvid Maribo Lars Mitens Ole Jensen (formand) Fraværende: Referent: Anne Risager, ACA Ole Jensen Administrationschef Bemærk: Mødet indledes med punkterne A-D med LSU (kl. 10.30-11.00) 30. april 2015 1. Godkendelse af dagsorden (kl. 11.00-12.00) Side 1/2 2. Mødeform Mødestruktur (herunder geografisk spredning) Hjemmeside Motivering: Orientering/drøftelse Bilag: Samlet oversigt over medlemmer og suppleanter LSU/LAMU. 3. Orientering vedr. afrapportering til HAMU Motivering: En status vedr. LAMU s bidrag til denne afrapportering. Bilag: Mail fra vicedirektør Louise gade (AU HR): Opfølgning på nærværende ledelse og individuelle stresssymptomer på vegne af HSU og HAMU. 4. Drøftelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2015 - Herunder eventuelle udeståender fra tidligere AMO - Prioritering af emner/fokusområder for LAMU/AMG i 2015. Motivering: Jf. AU s regler skal LAMU udarbejde den årlig arbejdsmiljødrøftelse. Input og kommentarer modtages for at kunne godkende denne. Deadline er inden sommerferien. Bilag: Udkast til årlig arbejdsmiljødrøftelse 2015. 5. Orientering vedr. repræsentation i hhv. FAMU og AAMU Motivering: Orientering v. Ole Jensen. 6. Uddannelse/kurser Administrationscenter Arts Aarhus Universitet Tåsingegade 3 8000 Aarhus C Mobil: 60202739 E-mail: oj@au.dk arts.au.dk
AARHUS UNIVERSITET ARTS Motivering: Orientering og drøftelse. 7. Næste møde Side 2/2 8. Eventuelt Fælles LSU/LAMU kl. 10:30-11:00 A. Status vedr. organisering (ACA) Motivering: Status efter afslutningen af de organisatoriske forandringer efter universitetsledelsens beslutning i oktober 2014. B. Drøftelse af arbejdsmiljøstatistik Motivering: AU HR udarbejder fire gange om året tal for sygefravær, arbejdsskader og brug af psykologhjælp. Statistikken vil fra og med første kvartal 2015 vise tal for ACA. Drøftelse af hvordan vi vil arbejde med problemstillingen fremadrettet. Bilag: AM-statistik for 2014. C. Nyt om ACA Motivering: Gensidig informering om emner og sager, som er vigtige eller fylder meget i dagligdagen. D. Byggeplaner i Emdrup Motivering: AU er ved at forberede et byggeprojekt, som skal flytte ST s nuværende aktiviteter i Risø til campus Emdrup. Der orienteres om status og planer for projektet, som også indebærer flytninger/rokader i ACA på campus Emdrup. Ole Jensen Formand
Oversigt over LSU og LAMU medlemmer i ACA pr. april 2015 Navn Titel Telefon Mobil Enhed Lokation Email Udvalg Rolle LSU LAMU Aino Lea Winther-Pedersen Projektøkonom 8715 1828 Arts Økonomi Emdrup alwp@au.dk LAMU Næstformand x Anne Risager AC-fuldmægtig 8715 6789 2216 4099 Arts Bygningsservice Aarhus annmr@au.dk LAMU Referent LAMU Berit Granum Ekspeditionssekretær 8715 1876 2497 0073 Arts Bygningsservice Emdrup begr@au.dk LAMU Medarbejder x Birgitte Katrine Adams Korrespondent 8716 3528 Arts Studier Aarhus birgitte.adams@au.dk LAMU Medarbejder x Candy Joan Clifforth Kontorfuldmægtig 8715 1865 Arts Studier Emdrup candy@au.dk LAMU Medarbejder x Lars Friis Maskinmester, BSS og Arts 2021 2332 Arts Bygningsservice Aarhus larsfriis@au.dk LAMU Medarbejder x Lars Mitens Teknisk chef, AU 87 15 28 97 28992240 Arts Bygningsservice Aarhus mitens@au.dk LAMU Leder x Signe Hvid Maribo Kommunikationschef 87 15 30 16 60156955 Arts Kommunikation Aarhus shm@au.dk LAMU Leder x Ole Jensen Administrationschef 60 20 27 39 60202739 Administrationscenter Arts Aarhus oj@au.dk LAMU+LSU Leder x x Marianne Bach Birn HR-Supporter 2166 5813 Arts HR Aarhus mbb@au.dk LSU Medarbejder x Anders Gade Jensen Ph.d.-administrator 8715 2412 Arts PHD og Internationalisering Aarhus andersgade@au.dk LSU Medarbejder x Bettina Houlberg Chefsekretær 5144 3013 5144 3013 Administrationscenter Arts Aarhus bho@au.dk LSU Referent LSU Ivy Kirkelund Studieadministrator 8715 3626 Arts Studier Aarhus ivykirkelund@au.dk LSU Næstformand x Knud Holt Nielsen Kommunikationsrådgiver 87 16 35 43 20476643 Arts Kommunikation Emdrup khni@au.dk LSU Medarbejder x Leo Normann Pedersen Uddannelseschef 87 16 26 61 21337952 Arts Studier Aarhus lenp@au.dk LSU Leder x Marianne Ester Back Kommunikationsrådgiver 2856 1380 Arts Kommunikation Aarhus meba@au.dk LSU Suppleant for Knud Holt nielsen Rikke Petersen Kontorfuldmægtig 8715 1693 Arts Studier Emdrup ripe@au.dk LSU Medarbejder x Sigurbjørg Olsen Christensen Rengøringsassistent 28992182 Arts Bygningsservice Aarhus teksoc@au.dk LSU Medarbejder x Steen Weisner Funktionschef 87 15 34 04 40100175 Arts PHD og Internationalisering Aarhus steen.weisner@au.dk LSU Leder x Thomas Degn Nielsen It-supportchef 87 15 29 43 20369225 IT Support Aarhus tni@au.dk LSU Leder x Tomas Breddam HR-partner Arts HR Emdrup tb@au.dk LSU Rådgiver x Torben Sommer Ejendomsservicemedarbejde r 8715 0536 2899 2191 Arts Bygningsservice Aarhus tekts@au.dk LSU Medarbejder x Anette Vilstrup Kruse Afdelingsleder 8715 2798 Arts Studier Aarhus slavavk@au.dk LSU Suppleant for næstformand, Ivy Kirkelund Ditte Jessing Biblioteksleder AU Uddannelse - Library Emdrup dije@au.dk LSU Leder x Zbigniew Sobkowicz Bibliotekar 8716 2348 AU Uddannelse - AUL, AR, Nobel Aarhus zs@au.dk LSU Medarbejder x Opdateret den 30. april 2015
Anne Risager Fra: Vicedirektør, AU HR Sendt: 25. marts 2015 09:27 Til: Dekan, Science and Technology; Søren Bom Nielsen; Michelle H. Williams; Thomas Skjødeberg Toftegaard; Klaus Lønne Ingvartsen; Erik Baatrup; Olav W. Bertelsen; Anders Branth Pedersen; Lotte Thue Pedersen; Jens Barfod; Uffe Pilegård Larsen; Steen Henrik Møller; John Kapstadt; Jens Bøgestrand; Stig Ravn; Jørgen Brøchner Jespersen; Peter Hald; Niels Hertel; Lene Bongaarts; Palle Jørgensen; Ove Edlefsen; Dorthe Bødker Jensen; Dorete Weysmann Jensen; Marlene Venø Skjærbæk; Dorthe Haagen Nielsen; Erik Steen Kristensen; Karen Eberhardt Henriksen; Hans Brix; Peter Henriksen; Lars Birkedal; Lars Henrik Andersen; Jens Bech Andersen; Thomas Skjødeberg Toftegaard; Morten Dam Rasmussen; Birgit Schiøtt; Henrik Helligsø Jensen; Niels Ovesen Nygaard; Anne Winding; Erik Østergaard Jensen; Conni Edith Simonsen; Jørgen Kjems; Hanne Bach; Bent Lorenzen; Louise Kold-Petersen; Hans-Peter Degn; Sita Malene Jensen; Mette Bader; Aino Lea Winther-Pedersen; Arne Kjær; Niels Overgaard Lehmann; Bjarke Paarup; Claus Holm; Ole Jensen; Charlotte Palludan; Per Dahl; Marie Vejrup Nielsen; Anne Møldrup Overballe; Carsten Sestoft; Else Thousig; Dinna Sigaard Bruun Hansen; Dekan, Arts; Jane Kraglund; John Westensee; Pia Vestgård Kristensen; Ole Rahn; Søren Michael Nicholson; Susanna Holm Nielsen; Louise Gade; Kristian Thorn; Niels Damgaard Hansen; Helle Colding Seiersen; Claus Palle; Anders Kragh Moestrup; Anna Mette Morthorst; Uffe Henrik Engberg; Søren Harbo Jensen; Gitte Bak Ditlefsen; Kjeld M. Søndergaard; Søren Dam; Lykke Ankersen; Leif Østergård Mikkelsen; Steen Harrit Jakobsen; Nikolaj Harbjerg; Kirsten Jensen; Niels Jørgen Rasmussen; Jacob Kjær Eskildsen; Christa Thomsen; Karen Brunsø; Carsten René Jørgensen; Tine Sommer; Allan Würtz; Thomas Pallesen; Torben K. Jensen; Børge Obel; Per Henriksen; Mikkel Nørgaard; Lone Larsen; Carsten Dalsager; Anja Zimmerdahl; Niels Jørgen Relsted; Jonas Kretzschmar Fink; Anette Storgaard; Jane Frølund Irming; Kirsten Jakobsen; Lene Bavnbek Enevoldsen; Anita Birch Trosborg; Henrik Friis Bach; Anja Zimmerdahl; Christina Uldum; Merete Elmann; Søren Risløv Staugaard; Jane Frølund Irming; Marianne Mikkelsen; Anne-Dorte Bruun Nielsen; Bente Mosgaard Jørgensen; Bibiana Paluszewska; Birgitte Langsted; Caroline Adolphsen; Carsten Jensen; Christa Thomsen; Inger Larsen; Jacob Kjær Eskildsen; Karen Elmeland; Mariann Jette Hansen; Marie Louise Bro Pold; Mimi Yung Mehlsen; Nikolaj Harbjerg; Per Svejvig; Pernille Mortensen; Poul Erik Borg; Steffen Korsgaard; Svend Hylleberg; Tinna Meyer; Vibeke Asmussen Frank; Kristjar Skajaa; Thomas G. Jensen; Ellen Frandsen Lau; Søren K. Kjærgaard; Christian Lindholst; Marianne Hokland; Peder Søndergaard Madsen; Jakob Bønløkke; Tina Bach Aaen; David Christian Evar Kraft; Anna-Marie Engberg Christensen; Majken Sand; Vibeke Heitmann Gutzke; Per Højgaard Christensen; Lene Grønkjær; Lina Waldstrøm Asmussen; anebjergchr@gmail.com; Allan Flyvbjerg; Anne Marie Bundsgaard; Bertha P. Beck Mortensen; diana.gyldenloeve@2ki.au.dk; Annette Kudahl Jensen; Karin Møller Borup Jensen; Kim Sørensen; Peter Holm-Nielsen; Steffen Junker; Jens Munk Heidmann; Vibeke Heitmann Gutzke Cc: Karina Krogsdal-Wogensen; Birgitte Langsted; Birgit Honoré; Dorthe M. Andersen; Louise Gade Emne: Opfølgning på nærværende ledelse og individuelle stresssymptomer på vegne af HSU og HAMU Kære FSU/ASU og FAMU/AAMU HSU og HAMU har d. 6/11 2014 besluttet, at der på tværs af universitetet skal sættes fokus på to vigtige parametre fra APV handleplanen for det psykiske arbejdsmiljø på AU: En nærværende ledelse: Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. Reducere individuelle stress symptomer: Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. De to fokuspunkter er kommunikeret ud via AU s arbejdsmiljønyhedsbrev (november 2014), hjemmesiden http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/psykisk apv 201516/ og til FAMU/AAMU i november/december 2014. Mange udvalg har indskrevet de to fokuspunkter i deres handlingsplaner og Årlige arbejdsmiljødrøftelser som fokusområder i 2015. HSU og HAMU besluttede, at der på næste HSU HAMU fællesmøde i juni 2015 skal afrapporteres, hvordan der følges op på disse to punkter fra fakulteter og administrationen. Jeg skal derfor anmode om en status fra Jer inden den 19. maj 2015. 1
Begge punkter er indsatser, som er meget betydende for arbejdsmiljøet på AU, hvilket blev bekræftet i problemanalysen. Netop fokus på udvikling af det nære arbejdsmiljø er et godt og nødvendigt afsæt for APV 2015/2016. HSU og HAMU anerkender, at der er lagt et stort arbejde i handlingsplaner og opfølgning, samt at der en række steder allerede aktivt arbejdes med de to indsatsområder. FSU/ASU og FAMU/AAMU har derfor frit råderum til at aftale hvilke tiltag der iværksættes eller blot fortsættes indenfor fokuspunkterne nærværende ledelse og reducere individuelle stresssymptomer at aftale i hvor høj grad LAMU/LSU skal give input til FAMU/AAMU/FSU/ASU Afrapportering fra fakultet/administrationen til HSU og HAMU med deadline 19. maj 2015 er derfor: Fakultetets/administrationens opdaterede handlingsplan Angive status (rød gul grøn) på hvor langt fakultetet/administrationen vurderer, at de er nået inden for de to fokuspunkter nærværende ledelse og individuel stress. Såfremt de to fokuspunkter ikke allerede fremgår af fakultetets/administrationens psykiske APV handlingsplan bedes de indskrevet med tiltag og rød gul grøn vurdering. Emne Tiltag Vurdering (rød gul grøn) Evt. statusbeskrivelse Nærværende ledelse xxxx xxxx Individuel stress xxxx xxxx Rød: Tiltaget er blevet identificeret og beskrevet. Gennemførslen af tiltaget er endnu ikke påbegyndt eller er påbegyndt men der udestår stadig et væsentligt arbejde. Gul: Der er gennem en periode arbejdet med tiltaget. Arbejdet med tiltaget er godt i gang og forventes afsluttet inden årets udgang. Grøn: Tiltaget er gennemført. Den reelle effekt af tiltagene vil blive målt i den psykiske APV primo 2016. Men venlig hilsen, Louise Gade Med venlig hilsen Louise Gade vicedirektør Direkte tlf.: 871 53528 Mobil: 20117298 E-mail: lg@au.dk http://au.dk/da/lg@adm Aarhus Universitet HR Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 871 50000 E-mail: auhr@au.dk http://www.au.dk/da/adm/puk 2
AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på www.at.dk Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet 2015-04-28 Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer LAMU Administrationscenter Arts Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde findes ikke Formand: Ole Jensen Næstformand: Aino Lea Winther-Pedersen Medlemmer: Lars Friis, Berit Granum, Lars Mitens, Signe Hvid Maribo, Ole Jensen, Aino Lea Winther-Pedersen, Birgitte Katrine Adams, Candy Joan Clifforth Status og oversigt for hvordan der er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet: Administrationscenter Arts er etableret som organisatorisk enhed efter Universitetsledelsens beslutning i august 2014. Indledningsvis er de arbejdsmiljømæssige forhold dækket af et interimsudvalg. Der har ikke været arbejdsulykker i perioden. Der er i Emdrup taget hånd om en tæt på ulykke med afmærkning af risiko for fald pga. niveauskift. Efter valg til arbejdsmiljøgrupper for ACA i februar 2015 blev LAMU dannet ved virkning fra marts 2015. Hovedparten af medarbejderne i ACA arbejder i hovedsagen fortsat på de arbejdspladser, som de hidtil har haft i Emdrup hhv. Aarhus. Der har været enkelte flytninger og ændringer i referenceforhold. Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver Prioriteringsrækkefølge: Fysisk arbejdsmiljø sikring af vore arbejdspladsers indretning fortsat er hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Herunder skal udestående fra Arbejdstilsynets besøg, seneste APV eller nye problemer behandles. I Emdrup indføres evakueringskonceptet (kendt fra Aarhus) og der skal planlægges øvelse i samarbejde med resten af Campus Emdrup. Psykisk arbejdsmiljø med opfølgning på de initiativer der ligger i de hidtidige planer særlige fokus på nærværende og annerkendende ledelse, arbejdsbelastning og sygefravær. Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer) Fortsat arbejde med det psykiske arbejdsmiljø, revurdere handlingsplan og udarbejde en revideret plan, hvor dette er nødvendigt i lyset af de seneste organisatoriske ændringer i området, særlig fokus skal lægges på nærværende ledelse, arbejdsbelastning, trivsel og håndtering af de ændringer som etableringen af ACA har medført for medarbejderne Arbejdsmiljøgrupperne planlægger en rundering af kontorer/arbejdspladser, herunder drøftes arbejdsmiljø og bemærkninger til forholdene lokalt med de medarbejder der træffes. Herunder drøftes kontrol af værktøj og hjælpemidler med de ansvarlige ledere. Opfølgning på rapporterede ulykker og evt. tage en drøftelse af Nær ved -begivenheder med medarbejdere og lederne. Gennemførelse af fysiske APV ultimo 2015 (AU HR s plan)
AARHUS UNIVERSITET ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens) Der sigtes på at samarbejdet mellem LAMU og LSU for ACA tilrettelægges med fælles møder for at orientering, samspil og implementering af løsninger i ACA lettes. Arbejdet i Arbejdsmiljøgrupperne skal i gang lokalt. Vedr. handlingsplanen for den psykiske APV skal følges op på planens aktiviteter og overvejes om der skal etableres yderligere aktiviteter og hvorledes medarbejdere/ledere i de forskellige enheder involveres. Ressourcer til at opfylde strategiens mål (behov for uddannelse/kurser/konsulenter) Deltagelse i Arbejdsmiljøkursus for de repræsentanter, der ikke har uddannelsen. Dato: Dato: Arbejdsgiverrepræsentant Formand: Ole Jensen Medarbejderrepræsentant Næstformand: Aino Lea Winther-Pedersen