Manual for rejseguider Regler for rejseguidetildeling...1 Afrejsebriefing...1 Ved afrejsen i København...1 Mødested...2 Fælles velkomst...2 Udlevering / tjek af billetter...2 Visum...2 Telefon...2 Check in...2 Sikkerhed...2 Bagage...3 Efter Check in...3 Guidens opgaver ved afrejse...3 Undervejs i flyet...4 Ved ankomst til destinationen...4 Overnatning før vidererejse...4 Forsinkelser...5 De første to døgn...5 Kontanter...5 Hvad får du betalt af Rotary...5 Hjemrejsen...5 Evaluering...5 God tur...5 Regler for rejseguidetildeling I det danske program for Rotary's Long Term Exchange er der tradition for, at der medfølger en eller to guider på flyrejsen, når de danske udvekslingsstudenter rejser ud. Guideantallet tildeles efter følgende regler: Hvis der er mellem 1 og 7 studenter til et land, rejser studenterne uden guide. Hvis der er mellem 8 og 14 studenter, tildeles en guide. Hvis der er 15 studenter eller derover, tildeles destinationen to rejseguider. Afrejsebriefing Rejseguider deltager i afrejsebriefingen efter aftale. Alle rejseguider instrueres af egen DC om opgaven i god tid inden. Ved afrejsen i København Mødetiden i Kastrup Lufthavn er 3 timer før afrejsetidspunktet. Denne tid anvendes til: kontrol af pas og visum fælles velkomst udlevering / tjek af billetter evt. ompakning af bagage check in afsked med familien security check afgang mod gate De 3 timer skal over holdes af alle, også af rejseguider, da der undertiden opstår situationer, hvor en person har glemt sit pas eller visum. De 3 timer gælder også, selv om der er tidlig afrejse fra Kastrup. 1
Mødested Vi mødes i opholdsområdet mellem terminal 2 og 3. Sørg for, at gruppen ikke spærrer for andre rejsende. Fælles velkomst skulle være fejl i datoer, så fortæl studenten, at det normalt ikke giver problemer. Lad studenten kontakte den kommende klubcounsellor eller værtsfamilie, og lad dem i fællesskab løse problemet efter ankomsten. Som guide skal du normalt kun have turistvisum, som du får i ankomstlufthavnen uden forudgående ansøgning. Kontroller på det pågældende lands hjemmeside, hvad der kræves. Til USA skal man på forhånd være registreret via internettet før afrejse (ESTA). Telefon Når alle studenterne er ankommet, byder du velkommen. Fortæl, hvad der vil ske indtil afgang og aftal tid og sted for afskeden med familien. Typisk er dette 5 kvarter før flyafgang ved mødestedet. Billetter Flybilletter udstedes for hovedpartens vedkommende som E tickets. Oplysninger om rejsen findes på rejsefanen på studentens side i databasen. Vouchers til eventuel hotelovernatning for både guider og de studenter, der skal overnatte på udrejsen, vil være sendt ud pr. mail inden. Unge, der flyver til Kastrup, skal selv sørge for indenrigsbilletten og skal have bagagen ud i Kastrup til nyt in check. Hvis der er problemer med visum, skal guiden håndtere dette, hvis muligt. Kontroller på forhånd, om din mobiltelefon virker i det pågældende land. Det er vigtigt, at det nummer du oplyser til de unge også virker, og at de unge kan kontakte dig på denne telefon. Sørg for at medbringe telefonnumre på relevante kontaktpersoner i Danmark samt på destinationen. Check in Du og din eventuelle medguide checker ind som de første. Derefter check in for udvekslingsstudenterne, som står i kø uden deres forældre og venner. Bagagen checkes ind til "Final destination", hvis muligt. Hjælp de unge, som har særlige problemer eller spørgsmål. Sikkerhed Visum Alle udvekslingsstudenter har visum klar hjemmefra. Hvis der mod forventning 2 Efter 11. september 01 er sikkerhedskravene strammet meget op. Afsæt god tid til security check og orienter på forhånd studenterne om, at de ikke må medbringe:
knive passere sakse strikkepinde væsker (lidt er tilladt i klar plastpose) De pins, som sidder i studenternes jakker, er normalt intet problem, når jakken lægges i en bakke på båndet. Bagage Bagagereglerne skal overholdes. Overvægt koster meget og skal betales af udvekslingsstudenten. Hvis du konstaterer overvægt, så bed udvekslingsstudenten reducere eller pakke om. Bemærk at tilladt overvægt i Københavns lufthavn ikke nødvendigvis gælder på en efterfølgende indenrigsflyvning i værtslandet. Studenterne skal også være forberedt på, at håndbagagen undertiden også vejes. Efter Check in Efter check in har udvekslingsstudenten "fri" til at tage afsked med familie og venner. På det aftalte tidspunkt mødes I ved trappen for et sidste foto, hvorefter du samler gruppen og går til security. Efter security går I samlet direkte til gaten. Der bliver således ikke mulighed for at gøre indkøb. Hvis du rejser med en stor gruppe, er det en god ide, at den ene guide går forrest og den anden bagerst og tager sig af bagtroppen. Kontroller, at alle studenter er med helt fremme ved gaten. Guidens opgaver ved afrejse Du har ansvaret for afrejsen, og du skal forud for rejsen udskrive en plan fra databasen over de unge, som du skal være guide for. Ved afrejsen bør du: Hilse på alle udvekslingsstudenter og deres familie, så de ved, hvem du er, og at du følger dem. Fortæl, at du har ansvaret for udrejsen. Kontrollere udvekslingsstudenternes pas og visum. Byde velkommen, når alle er kommet, og fortæl hvor og hvordan I checker ind. Fortæl også, at alle mødes og tager afsked med familien mindst 5 kvarter før flyafgang. Du og din evt. medguide checker først ind, og derefter assisterer du de unge ved check in. Hjælpe de unge, som har særlig bagage. Sørge for samlet afgang fra forhallen og kontroller, at alle unge følger med gennem securitycheck. Sørge for, at alle husker deres ting efter securitycheck. Være opmærksom på, hvem der har brug for lidt ekstra støtte. Nogle har svært ved at sige farvel, og andre skal flyve for første gang i deres liv. Orienterer de unge om reglerne for at medbringe frugt og mad. Det er oftest forbudt at tage med ind i ankomstlandet. 3
Undervejs i flyet Hvis gruppen ikke sidder samlet på udrejsen, må du forsøge med stewardessernes hjælp at få flyttet studenter, der sidder alene, så de kommer ind i gruppen. Det er ikke tilladt at opgradere din egen billet, da du skal være placeret i nærheden af de unge. De unge må ikke drikke alkoholiske drikke, men må nøjes med sodavand. Hvis du giver stewardesserne besked om dette, vil de sørge for ikke at servere øl, vin og spiritus. For nogle af de unge er det vanskeligt at sige farvel, så snak med dem, der har brug for det. Kort før ankomsten til destinationen skal der udfyldes de nødvendige indrejse og tolddokumenter. De udleveres normalt i flyet. Sørg for at alle har udfyldt dem korrekt, så I undgår problemer med immigrationsmyndighederne. Hjælp de unge, som har spørgsmål. Det er en god ide, at studenten har noteret pas og flynummer på et stykke papir, da det skal bruges flere gange. Studenten medbringer navn, adresse og telefonnummer på kontaktpersoner, herunder første værtsfamilie. Pas og billetter skal bæres tæt på kroppen under hele turen. Når I forlader flyet, skal du checke, at de unge har husket deres ting. Det sker desværre ofte, at nogen glemmer noget i bagagerummet eller i lommen foran sædet, og det er meget besværligt at få fat på "glemte sager". Ved ankomst til destinationen han/hun afhentes af sin værtsfamilie eller klubcounsellor. Hvis studenten skal rejse videre, er der to muligheder: 1. Nogle har bagagen checket ind til "final destination" og kan blot sætte bagagen på båndet 2. Andre skal checke ind igen og kan derefter aflevere bagagen. Du skal, som guide, forsøge at følge studenterne helt ud til gaten. Det kræver et "gæste boarding pass" at komme gennem security, og hvis ikke du har et sådant i forvejen, så kontakt indcheckningsskranken og fortæl, du er rejseguide for mindreårige. Hvis det ikke lykkes for dig at få et boardingpas, må du vente udenfor, mens studenterne sendes ind til gaten i god tid, før de skal flyve! Du må først forlade lufthavnen, når den sidste student er sendt med flyet og flyet er afgået. Overnatning før vidererejse På nogle destinationer er det nødvendigt at overnatte på hotel før videre flyvning. Dette er bestilt hjemmefra, og du får en voucher med som bevis på, at der er reserveret hotelværelse, samt at der er betalt hjemmefra. Når I skal videre, skal du være opmærksom på, at der om morgenen kan være meget lange check in køer. Tag derfor til lufthavnen i god tid! Billetterne er ugyldige, hvis I kommer for sent. Når I lander på første destination i værtslandet, vil det for nogle være "final destination", mens det for andre er transit. Alle skal gå til immigrationsmyndighederne for kontrol af pas og visum. Derefter afhente bagagen på bagagebåndet og gå gennem toldkontrollen. Hvis studenten ikke skal videre, skal du sikre, at 4
Forsinkelser Det forekommer undertiden, at fly forsinkes eller aflyses. Det sker også, at et fly flyttes fra en gate til en anden. Check derfor løbende afrejseinformationer på skærmene i lufthavnen. Hvis der opstår forsinkelser, som betyder, at Hvad får du som guide betalt af Rotary Der henvises til Rejseregler, der kan hentes på hjemmesiden Hjemrejsen Studenternes hjemrejser foregår altid uden guide, og bliver booket i perioden 5. 20. juli det følgende år. udvekslingsstudenten vil ankomme til sin "final destination" mere end to timer efter planlagt tid, bør du hjælpe studenten med at få kontakt til den pågældendes værtsfamilie / værtsklub og give besked om forsinkelsen. Hvis studenten slet ikke kan komme af sted den pågældende dag, men må vente til næste dag, må guiden være behjælpelig med hotelværelse. I første omgang lægger guiden ud for overnatningen, som Rotary refunderer efter fremsendelse af bilag. De første to døgn Husk, at du er med for at guide de unge. Derfor skal du orientere udvekslingsstudenterne skriftligt om, hvor og hvordan de kan træffe dig i minimum de to første døgn efter ankomst til destinationen. Kontanter Det er en god ide at medbringe kontanter i det pågældende lands valuta. Hermed har du mulighed for at betale for taxa eller købe et telefonkort. På enkelte sydamerikanske destinationer kan det dog være vanskeligt at købe valuta i Danmark. I disse tilfælde kan man medbringe dollars og veksle i lufthavnen. Evaluering Efter turen afleveres skriftlig evaluering til Rotarys rejsekoordinator. Faste evalueringspunkter er: Mødet i lufthavnen Check In Flyrejsen Ankomsttidspunkt Transfertid Rebooking Overnatningshotel Studenternes opførsel Antal Guides God tur Så er der blot tilbage at ønske både guider og udvekslingsstudenter en god og forhåbentlig problemfri udrejse. RDU Multidistrikt Danmark Denne manual er godkendt på Årsmødet for Distriktscounsellors 28.11.09. Redaktionelt rettet Marts 2014 KR/KNIC og 10.06.2014 (OP). 5